有限公司合同管理辦法

有限公司合同管理方法總則第一條為規(guī)范公司及控股子公司的合同管理，維護公司正當權(quán)益，提高公司經(jīng)濟效益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》（下列簡稱《合同法》）及其它法律法規(guī)的規(guī)定，特制訂本方法。第二條本方法所指的合同，是公司及所屬各單位和控股子公司根據(jù)《合同法》及其它法律法規(guī)的規(guī)定，以公司法人名義對外訂立的合同（涉及含有合同性質(zhì)的意向書、合同書、責(zé)任書、公司章程等）。第三條公司合同管理是指對合同的審批、檢查、考核、監(jiān)督和管理，涉及資信調(diào)查、意向接觸、商務(wù)談判，合同的訂立、推行、變更與解除及糾紛解決等全過程的管理。第四條公司的合同管理實施歸口訂立、分級管理制度，法人委托制度，合同專用章制度和其它基礎(chǔ)管理制度等。第五條合同管理是公司生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的一項重要內(nèi)容，各單位應(yīng)強化合同管理各項職能，認真貫徹合同管理各項制度，嚴格恪守、切實執(zhí)行本制度。管理機構(gòu)及職責(zé)第六條公司的合同管理機構(gòu)是公司法律顧問室。公司所屬分支機構(gòu)及控股子公司應(yīng)根據(jù)本單位實際狀況，設(shè)立合同管理機構(gòu)或指定部門歸口管理，各重要業(yè)務(wù)部門應(yīng)有合同管理人員、合同承接人員。第七條公司合同執(zhí)行兩級管理制度。公司本部及所屬部門的各類合同和公司各分支機構(gòu)、控股子公司的對外合資合作（公司章程）、聯(lián)營協(xié)作、承包租賃、借貸擔(dān)保、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、財產(chǎn)保險、等重大合同由公司合同管理機構(gòu)統(tǒng)一負責(zé)管理，合同文本主辦單位應(yīng)備有一份，實施兩級共管；日常性購銷合同和普通性項目合同等由各分支機構(gòu)、控股子公司合同管理機構(gòu)負責(zé)管理。第八條公司合同管理機構(gòu)的重要職責(zé)是：（一）制訂完善合同管理制度．提高合同管理水平；（二）監(jiān)督和檢查公司本部（含所屬部門）及各分支機構(gòu)、控股子公司合同的訂立、推行合同及合同管理狀況，對存在問題提出整治意見；（三）負責(zé)審查第七條所列權(quán)責(zé)范疇內(nèi)的合同，為合同訂立部門提供必要的法律協(xié)助；（四）參加公司重大合同的起草、招投標、談判、簽約、推行和糾紛等工作；（五）配合有關(guān)部門辦理合同的報批、報備、鑒證、公證等事項；（六）負責(zé)公司及控股子公司合同管理人員的培訓(xùn)、考核，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；（七）負責(zé)合同管理工作的考核、評比、總結(jié)和交流。第九條公司各分支機構(gòu)、控股子公司合同管理機構(gòu)或歸口管理部門的職責(zé)是：（一）負責(zé)制訂本單位合同管理實施細則等有關(guān)管理制度；（二）負責(zé)審查本單位的合同，對需要報請公司審批、備案，或需鑒證、公證的合同，辦理申報手續(xù)；（三）負責(zé)本單位合同管理人員的培訓(xùn)、考核工作；（四）負責(zé)或參加合同糾紛事宜的解決；（五）負責(zé)合同的資料匯總、分類、歸檔保管及有關(guān)臺帳的設(shè)立、統(tǒng)計和上報等基礎(chǔ)工作；（六）配合公司法律顧問室的工作，并提供必要的協(xié)助。第十條合同承接人員的重要職責(zé)（一）按委托范疇和權(quán)限辦理合同的訂立、變更、解除等有關(guān)事宜；（二）按規(guī)定程序提請有關(guān)方面審查所經(jīng)辦的合同；（三）對所簽合同負有認真執(zhí)行的責(zé)任，隨時檢查合同推行狀況；（四）對合同推行過程中發(fā)生的問題和糾紛應(yīng)采用必要方法，并及時報告，維護公司的正當權(quán)益；（五）保管與合同有關(guān)的資料。如合同書、信函、數(shù)據(jù)電文（涉及電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)文獻等）、電話統(tǒng)計和對方當事人資信等材料。合同推行完畢后及時整頓移交給合同管理員歸檔；（六）負責(zé)或參加合同糾紛事宜的解決；（七）協(xié)助配合公司法律顧問室工作。第十一條兼職合同管理員的重要職責(zé)：（一）參加有關(guān)合同的談判和協(xié)助合同承接人員起草和訂立合同；（二）負責(zé)合同的初步審查，避免不完善或不正當?shù)暮贤霈F(xiàn)；（三）檢查合同的訂立和推行狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時整治或向有關(guān)部門反映；（四）負責(zé)建立本單位合同檔案、臺帳、統(tǒng)計和上報工作；（五）負責(zé)本部門合同專用章的保管，并做好合同專用章使用登記；（六）參加合同糾紛事宜的解決；（七）協(xié)助配合公司法律顧問室的工作。第十二條合同管理員、合同承接人員必須經(jīng)公司法律顧問室考核同意后擔(dān)任?？己藘?nèi)容涉及：對經(jīng)濟合同法和有關(guān)法津的理解、掌握與運用能力和合同管理水平。合同的訂立第十三條訂立合同必須恪守國家法律法規(guī)和政策，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償、誠實信用的原則。第十四條凡進行商品交易或經(jīng)濟協(xié)作活動，除即時清結(jié)、無風(fēng)險外，都必須訂立書面合同。合同當事人協(xié)商一致同意修改、變更、解除合同的文書、信函、傳真、電子郵件等，視為合同的構(gòu)成部分。第十五條訂立合同必須以公司法人名義，必須經(jīng)公司法定代表人授權(quán)委托，必須按照規(guī)定的權(quán)限和程序通過同意，必須使用公司法人公章或合同專用章。按合同性質(zhì)應(yīng)當使用公司法人公章或須經(jīng)公司法定代表人簽章的，應(yīng)按合同涉及的內(nèi)容報對應(yīng)合同管理機構(gòu)審查，并經(jīng)法人代表或委托人同意，方可訂立。第十六條在合同訂立之前，合同主辦部門應(yīng)當進行審查，認真調(diào)查、理解對方當事人的狀況，涉及但不限于：（一）審查工商執(zhí)照或個人身份證明、授權(quán)委托書等，審核對方當事人與否含有訂立合同的主體資格和代理權(quán)限，合同內(nèi)容與否符合經(jīng)營范疇；（二）凡涉及須經(jīng)國家行政許可的產(chǎn)品和勞務(wù)，應(yīng)查明對方當事人與否含有經(jīng)營、安全等資格，并規(guī)定對方當事人提供經(jīng)營、安全等許可證書；（三）理解對方當事人的主營業(yè)務(wù)、經(jīng)營業(yè)績、財務(wù)狀況、資信狀況（提供資產(chǎn)負債表、開戶銀行出具的資金證明和注冊會計師的驗資報告等）、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量和實際履約能力等；（四）對技術(shù)、建筑、聯(lián)營、兼并、合資、合作等重要合同應(yīng)進行必要的可行性調(diào)查。擔(dān)保合同，必須查明確保人的確保資格和確保能力，被確保人的償還債務(wù)能力，對抵押、質(zhì)押、留置的財產(chǎn)應(yīng)查明其權(quán)利歸屬。第十七條合同的內(nèi)容應(yīng)當含有下列重要條款：（一）當事人的名稱（或姓名）和住所。確保合同主體真實、正當；（二）合同標的。必須符合國家法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定的規(guī)定；（三）數(shù)量和質(zhì)量。應(yīng)符合國家計量法規(guī)和質(zhì)量法規(guī)之規(guī)定，寫明計量單位、計量辦法、正負尾差、合理磅差、自然損耗等，寫明質(zhì)量原則、技術(shù)規(guī)定、檢測和驗收辦法及質(zhì)量責(zé)任等；（四）價款或酬金。應(yīng)符合國家物價法規(guī)和金融法規(guī)，寫明總價、單價、支付日期、結(jié)算方式等；（五）推行的期限、地點和方式。推行日期應(yīng)標明年、月、日，分期推行的應(yīng)標明分期推行之數(shù)量，推行地點應(yīng)謹慎選擇，標明全稱，屬于代運制的應(yīng)明確使用何種運輸工具及運輸費用的承當者；（六）違約責(zé)任。有法定違約規(guī)定的標明合使用方法定違約規(guī)定，其它的應(yīng)寫明違約金的數(shù)額或計算辦法，同時應(yīng)明確哪些情形屬于違約，應(yīng)承當何種違約責(zé)任；（七）根據(jù)法律規(guī)定或合同性質(zhì)必須含有的條款。（八）解決合同糾紛的條款。應(yīng)注明糾紛協(xié)商不成時采用訴訟或仲裁辦法解決，謹慎選擇訴訟地或仲裁地，盡量爭取我方所在地為管轄地。（九）當事人雙方商定并協(xié)商一致的其它條款。（十）法律規(guī)定的或按合同性質(zhì)必須含有的條款。第十八條合同簽約時，應(yīng)寫明合同的使用期限、簽約地點、日期、簽約各方的全稱，并由簽約代表簽名并加蓋簽約各方的公章或合同專用章，合同文本多頁的，應(yīng)注意加蓋騎縫章。第十九條凡須呈報上級主管部門審核、見證、同意的，或須報工商管理部門鑒證、公證處公證的合同，當事人必須在合同訂立前辦理有關(guān)手續(xù)。第二十條嚴禁公司內(nèi)部職能部門、非法人單位等未經(jīng)授權(quán)對外訂立合同，或超越授權(quán)期限、授權(quán)范疇對外訂立合同。第二十一條合同文本必須清晰、完整。合同份數(shù)以合同當事人的實際需要而定，合同正本交合同管理員保管，不得遺失，合同承接人員只留合同副本或復(fù)印件。凡屬公司管理的合同均應(yīng)報公司法律顧問室備案，凡需經(jīng)財務(wù)結(jié)算的合同，應(yīng)向財務(wù)部門交送合同正本一份。合同的起草、審查與審批第二十二條合同主辦部門起草合同時，根據(jù)合同的性質(zhì)，必要時應(yīng)將合同文稿報有關(guān)業(yè)務(wù)部門會審，征求有關(guān)方意見。采購、銷售等業(yè)務(wù)部門采用格式文本、示范文本對外訂立合同的，其合同文本應(yīng)報公司法律事務(wù)機構(gòu)審核并備案，若有修改，需重新審核、備案。第二十三條合同經(jīng)有關(guān)部門會審后，主辦部門應(yīng)當及時填寫《合同審查表》（一式兩份），由所在單位、部門負責(zé)人訂立意見，隨同合同文稿、附件等有關(guān)文獻資料一并報送對應(yīng)的法律顧問室或合同管理員審核。合同訂立后，主辦單位應(yīng)將合同正本或復(fù)印件、《合同審查表》一份交由法律顧問室備案。第二十四條公司及控股子公司對外訂立的合同、合同等，涉及重組改制、投資、技術(shù)合同、租賃承包、對外融資、擔(dān)保、破產(chǎn)、解散等重大事項，應(yīng)報公司法顧問室審核。特別重大合同，由公司法律顧問室出具書面法律意見書，并報上級主管部門審查。屬于普通性設(shè)備、材料、原料的購銷合同和普通性的勞務(wù)合同等，由公司分支機構(gòu)、控股子公司法律顧問室負責(zé)審查，未設(shè)法律顧問室的，由指定的合同管理員進行審查。第二十五條法律顧問室或合同管理員對送審的合同，應(yīng)根據(jù)本方法的規(guī)定認真審查，并訂立意見。合同審查的重要內(nèi)容涉及：合同的正當性1、主體正當。當事人應(yīng)含有訂立、推行該合同的權(quán)利能力和行為能力；2、內(nèi)容正當。合同內(nèi)容應(yīng)符合國家的法律法規(guī)、政策的強制性規(guī)定，不得損害國家、集體或第三人的利益；當事人的意思表達真實一致，不得采用欺詐、脅迫、乘人之危的手段訂立合同，不得訂立顯失公平的合同；3、形式正當。凡法律、行政法規(guī)規(guī)定采用書面形式的，應(yīng)當采用書面形式；4、程序正當。訂立合同的有關(guān)程序應(yīng)符合有關(guān)法律、政策的規(guī)定。（二）合同的周密性1、合同的條款與否齊備；2、合同的條款與否完善；3、合同的文本與否規(guī)范；4、合同的文字與否規(guī)范、精確；5、合同的有關(guān)手續(xù)與否完備。（三）合同的可行性1、當事人雙方資信可靠，有履約能力；2、可獲得一定的社會、經(jīng)濟利益；3、選擇適宜的確保方式；4、違約責(zé)任條款的齊備性、可行性和合理性。第二十六條對合同管理部門合同審查提出的意見，主辦部門應(yīng)對合同文稿加以修改完善。若無法按合同管理部門提出的意見進行修改的，主辦部門應(yīng)將理由向合同審查部門反饋。第二十七條合同通過會稿、審查后，由主辦部門按業(yè)務(wù)的管理權(quán)限報法定代表人或其授權(quán)人同意后，方可訂立。合同的推行、變更與解除第二十八條合同成立生效后，各方當事人應(yīng)當按照合同商定全方面推行自己的義務(wù)，并應(yīng)當遵照誠實信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣推行告知、協(xié)助、保密等義務(wù)。第二十九條合同推行過程中，需要變更、解除的，應(yīng)在法律規(guī)定或合同商定的條件下，在合理期限內(nèi)與合同對方當事人進行協(xié)商，書面函告，限期對方回復(fù)。第三十條變更、解除合同應(yīng)采用書面形式（涉及當事人雙方的信函、電傳等）。未達成變更、解除合同或同意前，原合同仍有效，應(yīng)繼續(xù)推行。第三十一條合同承接人在收到對方規(guī)定變更或解除合同的正式文獻、信函后，必須及時請求領(lǐng)導(dǎo)立刻解決，并在使用期限內(nèi)正式回復(fù)對方。因承接人員因素逾期回復(fù)，造成嚴重后果的，承接人員應(yīng)承當對應(yīng)的責(zé)任。涉及經(jīng)濟糾紛復(fù)電或復(fù)函，須經(jīng)合同管理部門同意后方能發(fā)出。第三十二條變更、解除合同的手續(xù)所需的審批權(quán)限和程序，與原合同訂立的審批和程序相似。同時應(yīng)注意下列事項：（一）有擔(dān)保條款的合同或擔(dān)保合同的被擔(dān)保人發(fā)生變更，應(yīng)征得原擔(dān)保人同意，并在變更合同中加蓋原擔(dān)保人印章；（二）經(jīng)上報公司同意成立的合同，變更、解除合同達成后，需報請公司同意后，方能生效；（三）經(jīng)公證成立的合同，當事人之間達成變更、解除合同后，應(yīng)報原公證機關(guān)備案；（四）聯(lián)營、承包、租賃、涉外等合同的變更解除時，法律有規(guī)定特別程序的，應(yīng)按特別程序辦理。第三十三條合同的變更、解除，應(yīng)符正當律的規(guī)定，因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律另有規(guī)定外，有過失的一方應(yīng)承當對應(yīng)的責(zé)任。雙方的責(zé)任應(yīng)在變更、解除合同的合同中加以明確。第三十四條發(fā)生法定能夠解除合同情形的，合同承接人員應(yīng)立刻報告本單位領(lǐng)導(dǎo)及合同審批人，由合同審批人在征求合同管理部門的意見后，決定與否依法解除合同。依法解除合同的，合同承接人員應(yīng)書面告知對方，合同自告知達成時解除。法定解除合同涉及下列幾方面情形：因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；在合同推行期限屆滿之前，對方明確表達或者以自己的行為表明不推行重要義務(wù)；對方遲延推行重要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未推行；對方的嚴重違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；法律規(guī)定的其它情形。合同糾紛的解決第三十五條公司及控股子公司在推行合同過程中產(chǎn)生糾紛的，應(yīng)按《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國民事訴訟法》等有關(guān)法律法規(guī)之規(guī)定，根據(jù)本方法規(guī)定的程序妥善解決。第三十六條合同糾紛由合同主辦部門負責(zé)解決。涉及幾個部門（單位）的糾紛，由重要責(zé)任部門（單位）負責(zé)解決，重要責(zé)任部門（單位）不明確的，由公司或各單位合同管理部門指定。負責(zé)解決糾紛的部門（單位）需法律協(xié)助的，可提請本單位或公司法律顧問室配合或解決。第三十七條解決合同糾紛的原則（一）以事實為根據(jù)，以法律為準繩，法律沒有明確規(guī)定的以國家政策或合同有效條款為準。（二）以雙方協(xié)商解決為基本辦法，協(xié)商不成時，建議采用仲裁方式解決，同時應(yīng)注意及時確認債權(quán)，避免超出訴訟時效，以及采用必要的保全方法。（三）因?qū)Ψ截?zé)任引發(fā)的合同糾紛，應(yīng)注意保障本公司正當權(quán)益不受損害，因我方責(zé)任引發(fā)的合同糾紛，應(yīng)尊重對方的正當權(quán)益，主動承當責(zé)任，并盡量采用補救方法，減少損失，因雙方責(zé)任引發(fā)的合同糾紛，應(yīng)實事求是，分清責(zé)任，合情合理解決。第三十八條發(fā)生合同糾紛時合同承接人應(yīng)及時向所屬部門（單位）的分管領(lǐng)導(dǎo)請示，并按有關(guān)規(guī)定協(xié)商解決。對重大合同糾紛，合同承接單位應(yīng)提出解決意見，報公司法律顧問室審核，經(jīng)總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，組織實施。凡需向人民法院或合同仲裁機關(guān)起訴（申請）、應(yīng)訴的，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人同意、授權(quán)、并明確授權(quán)范疇。第三十九條凡由公司或各單位合同管理部門解決的合同糾紛，有關(guān)部門（單位）應(yīng)主動配合，及時主動地提供任何必要的有關(guān)證據(jù)。第四十條合同糾紛經(jīng)協(xié)商達成一致意見的，應(yīng)訂立書面合同，并由雙方授權(quán)代表簽字并加蓋法人公章。第四十一條合同糾紛達成合同后，或合同仲裁的調(diào)解書、仲裁裁決及人民法院的調(diào)解書、判決書正式生效后，合同承接人員應(yīng)負責(zé)監(jiān)督貫徹執(zhí)行。對方當事人逾期不推行已發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁裁決或判決書的，應(yīng)報請公司或各單位合同管理部門依法向人民法院申請強制執(zhí)行。第四十二條合同糾紛解決并執(zhí)行完畢后，應(yīng)及時將有關(guān)材料交合同管理部門或合同管理員存檔。授權(quán)委托與合同專用章管理第四十三條授權(quán)委托權(quán)屬公司法定代表人。凡以本公司法人名義對外訂立合同或辦理合同有關(guān)事務(wù)，必須經(jīng)公司法定代表人書面授權(quán)委托。第四十四條授權(quán)委托分常年委托與臨時委托兩種。常年委托合用于公司日常購銷及普通性業(yè)務(wù)，每年授權(quán)一次；臨時委托合用于解決特殊的重大合同事務(wù)；第四十四條公司法定代表人委托代理人，屬常年委托的，應(yīng)經(jīng)公司法律顧問室考核合格，并按規(guī)定程序辦理合同委托代理證書后，方可從事代理活動。屬臨時委托的，委托代理人應(yīng)及時報公司法律顧問室備案。第四十五條公司或各單位合同管理部門有權(quán)對代理人的代理活動進行檢查、監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告法定代表人，方便及早做出對應(yīng)解決。第四十七條授權(quán)委托按下列程序進行：所在部門（單位）提出申請；合同管理部門審核；公司法定代表人授權(quán)。第四十八條授權(quán)委托書應(yīng)含有下列內(nèi)容：（一）委托人與被委托人的名稱、姓名、職務(wù)；（二）委托事項；（三）委托權(quán)限范疇、轉(zhuǎn)委托條件；（四）委托日期及期限；（五）其它法律規(guī)定或委托雙方商定的事項。第四十九條委托代理人的代理行為應(yīng)符合有關(guān)法律規(guī)定，不得超越代理范疇、代理權(quán)限和代理期限實施代理行為，不得損害公司利益。委托代理人應(yīng)對授權(quán)委托書妥善保管，避免遺失，不得將授權(quán)委托書轉(zhuǎn)借別人或挪作其它證明。代理人工作調(diào)動或辭職時應(yīng)將授權(quán)委托書上繳公司或各單位合同管理部門。第五十條公司原則上只對采購、銷售等普通性購銷業(yè)務(wù)使用合同專用章，其它合同均采用公司公章。合同專用章僅限于規(guī)定的范疇內(nèi)使用，不得在其它業(yè)務(wù)范疇使用。凡未加蓋公司公章或合同專用章的合同，財務(wù)部門不得辦理結(jié)算手續(xù)。第五十一條合同專用章由公司合同管理部門統(tǒng)一編號、刻制和頒發(fā)，其它任何單位和個人嚴禁自行刻制、使用。第五十二條合同專用章的使用實施專人管理，由各單位合同管理部門指定人員或業(yè)務(wù)部門合同管理員負責(zé)。印章保管人應(yīng)嚴格控制使用、妥善保管，對合同專用章的使用實施登記制度，登記內(nèi)容涉及使用日期、使用人員、簽約內(nèi)容、簽約份數(shù)等有關(guān)事項。合同專用章若有遺失，應(yīng)立刻報告合同管理部門，及時登報聲明作廢。第五十三條對攜帶蓋有合同專用章的空白合同文本，必須經(jīng)公司合同管理機構(gòu)審核，分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并進行登記、編號和回收，嚴防丟失。合同的基礎(chǔ)管理與檢查監(jiān)督第五十四條對外訂立合同的部門（單位）應(yīng)建立合同管理臺帳，臺賬的內(nèi)容重要涉及：序號、合同號、合同類別、合同標的（數(shù)量、金額）、簽約單位、簽約時間、推行期限、推行狀況、備注等。備注欄重要應(yīng)記載合同的變更、注銷、調(diào)節(jié)等事項。臺帳應(yīng)當逐日填寫，做到精確、及時。第五十五條公司及各分支機構(gòu)、控股子公司應(yīng)建立合同檔案管理制度，加強對合同檔案的管理。合同檔案管理規(guī)定：（一）每一份合同都應(yīng)有一種編號，不得重復(fù)或遺漏；（二）每一份合同在推行完畢之后，必須由合同管理員或承接人員將合同檔案的文字材料加以系統(tǒng)整頓，由合同管理部門及時歸檔；檔案次序目錄為：合同正本、副本及附件、合同訂立、推行、變更或解除等的信函、數(shù)據(jù)電文、電話統(tǒng)計、視聽資料及其它有關(guān)文書，合同分批推行的狀況統(tǒng)計、鐵路運單、發(fā)貨單等復(fù)印件，公證、鑒證文書、視聽資料等，合同糾紛解決統(tǒng)計。（三）凡參加合同往來，追索貨款、合同修訂、協(xié)商、談判等活動的工作人員，對涉及合同實質(zhì)性問題的狀況均應(yīng)有書面報告，簽名后及時上交歸檔；（四）合同檔案由公司及各單位檔案部門統(tǒng)一管理，借閱和復(fù)制合同檔案，必須辦理同意手續(xù)。第五十六條公司建立《合同狀況月報表》制度?！逗贤瑺顩r月報表》公司及控股子公司合同管理部門負責(zé)管理，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按統(tǒng)一表式于每月七日前將上月合同訂立