商務(wù)郵件禮儀.格式

郵件禮儀目錄一、 關(guān)于標(biāo)題一一電子郵件的靈魂所在二、 關(guān)于稱呼與問候——細(xì)節(jié)中體現(xiàn)尊重三、 正文——關(guān)乎成敗的主干部分四、 結(jié)尾簽名一一彰顯你的職業(yè)化五、 正確使用發(fā)送、抄送、密送一、關(guān)于標(biāo)題——電子郵件的靈魂所在主題要提綱挈領(lǐng)，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。如果在未寫明標(biāo)題的情況下不小心點(diǎn)擊了發(fā)送鍵，也請追加一封郵件對此疏忽表示歉意。標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。附上郵件出處。。對外郵件，最好寫上來爭*公司的郵件，如：分點(diǎn)渠道陳節(jié)雷，以便對方一目了然又便于留存；對內(nèi)郵件，要加上部門和姓名，如：運(yùn)營管理部陳節(jié)雷。標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著!”一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理?；貜?fù)對方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。示例:無任何內(nèi)容禮I旁點(diǎn)察詛招商容無任何內(nèi)容禮I旁點(diǎn)察詛招商容I胡尋刃II年5月汨閘件是松擬寄送參亦之物斛需求，請悠審聞!謝武山二、關(guān)于稱呼與問候一一細(xì)節(jié)中體現(xiàn)尊重恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度1）郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼如：“各位同事”、“各位領(lǐng)2） 如果對方有職務(wù)，應(yīng)胺職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。3） 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。4） 稱呼是第一行頂格寫。2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語1） 最簡單的開頭寫一個(gè)“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。2） 結(jié)尾常見的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮。'注意,在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，卜祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。示例:關(guān)于鄉(xiāng)亦開發(fā)所需物料的申請一謝瑋山收件人?諾占直鄆氫晴％ Hi即廢洋打卞辦H左躺嚮倉畢山dgElK）稱呼沒有頂格，問候語沒有換行空兩格樣板店就吉-王萌萌蘭1王萌尊收件人yengjic抄送：陳節(jié)蠱謝武山i-r：□祥珈古磁總結(jié)王蘆M.gpl必3上各悅項(xiàng)導(dǎo)：附戶勺疑板店汗笈總籍?詩奄閱！王萌或2011.05.03武漢分點(diǎn)的日工作日志-反9出電M燕收杵人：陳節(jié)鋰M-'JJ-■luotiTiiyoTicjis：耶耐的各位頤導(dǎo)：惋們奸1*宵対的內(nèi)容內(nèi)武汶靈工范朋嚴(yán)今m（20tl.5.9Jr柞日志，誥査艮昵聞n祝：工詐匣心！鹽快樂t］疔令點(diǎn)文化際有跟金司按漢甘槍可落款沒有空兩格凹門年胡0日落款沒有空兩格三、正文一一關(guān)乎成敗的主干部分Email正文要簡明扼要，行文通順1） 若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對對方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。2） Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述3） 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。注意Email的論述語氣1） 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。2） 尊重對方，請、謝謝之類的敬語要經(jīng)常出現(xiàn)。3） 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢査合理提示重要信息。不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度選擇合適的語言和字體中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙,特別對商務(wù)郵件。合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚?？梢耘浜蠄D表加以闡述。不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。附件

1） 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；2） 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理;3） 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明|,特別是帶有多個(gè)附件時(shí)；4） 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；5） 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；6） 如果附件過大（不宜超過2MB）,應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。示例:石冢莊井各司任杰杰E.石冢莊井各司任杰杰E.遼倍日志JdttruiejLt蟻件A ftg.陳節(jié)雷九如多辦樣板店幵發(fā)總^_2Jchurinn^cTiM^c.搜世：吁節(jié)= 翎就山Pl"二］$■心料妙弁也坦雄一制利1 :e：F^lXr含日丄作財(cái)務(wù)部日抿二、甲日計(jì)剤暫無三，花求和建快鄭州井成記皐-.、?=Knra呢：*as?.KfcTtJSJHR占■-注假￡杲1“inn戔于平8峋買戰(zhàn)功菜便羽憒的契如1，:01（:廿點(diǎn)駱島〉HJlTMtHlL收啟新砒生狒抄適易邯］盂華車匪節(jié)=讎誓 7跑伴打?qū)τ诖T平&豳成曰魁刪朋i.wt型g V.01家胡區(qū)口磁上集以.熱EL^ID月.亂昭護(hù)有4剛成功購農(nóng)気ffL對干fcE-t-=SFJ,曰0□工作kBia垃標(biāo)訶認(rèn)為莊童點(diǎn)枱則亞跟［為箱了科固PtJfi戀春店茂tt質(zhì)用戶|削跆呦館貞奸開*豐人展岀甜栩觸買索倒千。?目量的提訕詳見附帕儕穎導(dǎo)手以并示］曙瑯20101101結(jié)尾簽名彰顯你的職業(yè)化結(jié)尾簽名彰顯你的職業(yè)化結(jié)束語必不可少，如果你怕忘記了，不如把這部分內(nèi)容設(shè)計(jì)在簽名里簽名信息不宜過多簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，-般不超過4行。不要只用一個(gè)簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。五、正確使用發(fā)送，抄送，密送要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。TO,CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息1） 在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。2） 如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。3） 不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。示例：渠道中心工悸周報(bào):1lrd