會務組工作方案

會務組分工及工作方案一、工作目標及主要任務全力做好有關會務組工作，確保座談會的順利進行。主要任務：擬定本組工作方案；負責座談會的接待工作；負責禮品、紀念品、簽到表、座次牌的設計制作；負責準備會議資料；負責座談會期間各項活動的后勤保障工作。二、人員安排負責人：劉芳三、會務準備 （一）場景布置（協(xié)助廣告公司）：1.（1）40周年華誕展及各專科展牌；（2）彩虹門、氣球、橫幅、儀式啟動幻影球、相關牌匾、禮炮、鮮花等；（3）音響的調配；（4）相關歌曲的準備（國歌、院歌、背景音樂等）；（5）新院區(qū)項目、科研中心、生殖中心啟動儀式及博士后工作站掛牌儀式的相關準備工作；（6）“千人宣言”儀式的準備工作；（7）頒獎證書的準備；（8）院慶工作牌的統(tǒng)一制作。2.會場座椅的擺放（按不同顏色座椅區(qū)分ABCD區(qū)，方3.擺放主席臺；4.準備嘉賓名牌；5.準備嘉賓胸花（院外所有嘉賓）、附院院慶小手旗；6.擺放礦泉水；7.準備會議資料及禮品裝袋；8.在會場一角設薩斯風、鋼琴現(xiàn)場演奏；9.會場衛(wèi)生間的指示牌（通知資產管理部做好清潔衛(wèi)生工作）。▲資料袋內物品：（1）產品介紹（2）座談會專題片DVD（3）座談會活動手冊（4）紀念品（二）嘉賓接待劉芳姜芳榕1.慶典大會當天提前到大會現(xiàn)場，熟悉嘉賓坐席；2.迎接嘉賓，指引嘉賓到報到處簽到（協(xié)助禮儀小姐及義工）；3.協(xié)助嘉賓領取會議資料及禮品，指引嘉賓就坐（協(xié)助禮儀小姐及義工）；4.所有嘉賓入場完畢，工作人員到指定區(qū)域就坐；5.慶典大會結束，工作人員指引嘉賓離場乘車。（三）嘉賓簽到劉芳1.負責嘉賓簽到（準備嘉賓簽名冊或簽名卷軸）；2.及時核對到會嘉賓名單（準備一份參加慶典嘉賓名單）；3.準備文房四寶若干，以便有需要的嘉賓題字；4.負責會議資料及禮品的發(fā)放及保管工作。（注：前一天晚上已到賓館簽到的嘉賓，不再簽到及發(fā)放資料袋，只在會場擺放議程單張。）（四）應急工作劉芳1.負責因天氣等原因主會場轉移工作；2.在附院禮堂做好備用會場的準備工作；3.突發(fā)事件的緊急處理（協(xié)同院慶活動應急組）；4.現(xiàn)場保健醫(yī)生及常用藥品的準備；5.由附院員工組成觀眾預備隊伍，約100人，在現(xiàn)場觀眾過少時到場就坐，避免冷場。四、時間安排及分工根據工作內容，會務組分為后勤保障小組、禮品小組，分別負責座談會前和座談會期間的所有后勤保障工作，禮品設計、制作、發(fā)放等工作，座談會接待、引導工作。具體時間安排及分工如下表：座次時，由于會場座位不夠而需要加排座位，我們考慮到若安排不好將影響與會人員的情緒，便與黨校等單位聯(lián)系，搬來統(tǒng)一的會議椅作為加排，并電話通知安排坐加排的與會人員，向他們說明情況，做好解釋，得到了與會人員的理解和支持。象這樣的細節(jié)問題，在會務工作中經常出現(xiàn)，只有細節(jié)考慮具體、安排到位，在做會務準備工作時才能有條不紊、主動從容，從而保證會議質量和效果。二、從細節(jié)上做到會中服務到位會中服務是辦會工作的重要一環(huán)，做好會中服務，要對細節(jié)細心觀察，只有把握好每一個細小環(huán)節(jié)，才能使每一次會議開得井然有序。首先，要對會議中的一些常規(guī)性的細節(jié)服務進行規(guī)范，針對同類型的會議，要規(guī)范服務標準，做到有章可循。如縣委常委會議具有很強的政治性和嚴肅性，其會務工作標準高、要求嚴，服務不能隨意化、簡單化，我們除保證會場整潔等基本要求外，還從細節(jié)上把握，規(guī)范服務標準，提高服務質量，專門制定了《縣委常委會議服務工作規(guī)程》，其中規(guī)定將茶杯放在與會人員右側，將統(tǒng)一制作的標簽牌放在與會人員的左側，話筒的傾斜度大概一致，對資料的分發(fā)根據會議議程按由上至下的順序擺放在與會人員會議桌上的正前方，側看要求基本成一條直線等，這些細節(jié)上的規(guī)范，保證了會議桌上的整個擺設整齊劃一；另外要求在開會前30分鐘打開音響設備、視天氣情況開啟空調、會議中每隔30分鐘添加一次開水等，有效降低了服務工作對會場秩序和會議氛圍的影響，便于維護嚴謹的會場秩序、嚴肅的會場氛圍。其次，由于會中服務還具有不確定性，這就要求會議服務人員發(fā)揮好主觀能動性，從小處入手，細心觀察、善于把握細節(jié)，把握好與會人員的服務需求，如在一次會議上需傳達學習上級領導的講話精神，我們便找到這名領導同志的講話，復印發(fā)給每位與會領導，這一服務舉措，雖然領導沒有要求，但我們提前、主動搞好服務，確保了從細節(jié)上做到服務到位。三、從細節(jié)上做到會后整理到位辦會工作是個整體的動態(tài)過程，不但要搞好會前準備、會中服務，還要搞好會后服務，但以往工作中我們往往忽略了會后整理工作。對此，我們從細節(jié)入手，在一個會議召開后，既及時將會議記錄、會議資料等進行整理，又及時整理好會場，如對縣委常委會議、書記辦公會議等決策性會議及時整理會議記錄，形成會議紀要，并把握好形成會議紀要的時間要求；對部署工作、布置任務等全縣性工作會議及時整理會議資料。對會議資料進行整理雖然沒有明確要求，但體現(xiàn)了辦公室服務工作的主動性、細節(jié)性，既有利于規(guī)范對會議資料的分類、保管、存檔，又便于以后查找和翻閱相關資料。我們對每次全縣性大會和重要工作會議的會務安排、領導講話、政策文件等裝訂成冊，分送給相關領導和科室，做到會議內容一目了然，以便于領導查閱資料，便于督查