出口操作說明書

南北外貿ERP系統(tǒng)操作闡明書—出口流程目錄1.系統(tǒng)慣用工具按扭 32.自營進口操作流程 53.業(yè)務流程模塊詳解 63.1客戶申請模塊 63.3.1核心描述 63.1.2客戶申請 63.2商品明細設立模塊 83.2.1核心描述 83.2.2商品明細設立 83.3簽約管理模塊 93.3.1自營進口合同 93.3.2國內銷售合同 123.4國內收款登記 133.5付匯申請 153.6財務實付 163.7信用證開證 183.8進口采購發(fā)票 193.9費用發(fā)票 213.10付費用申請 213.11發(fā)貨單 223.12進口國內銷售發(fā)票 233.13資金收付 233.14決策查詢 241.系統(tǒng)慣用工具按扭新窗口打開新的系統(tǒng)界面關閉現(xiàn)在界面 重新登錄：若打開軟件一段時間不對其進行操作，顧客將會與服務器斷開聯(lián)系，需重新登錄方可繼續(xù)使用。 計算器郵件系統(tǒng) 在線協(xié)助：提供與現(xiàn)在單據(jù)有關的協(xié)助信息 拷貝（Ctrl＋C）：拷貝數(shù)據(jù)項 粘貼（Ctrl＋V）：粘貼數(shù)據(jù)項 剪切（Ctrl＋X）：剪切數(shù)據(jù)項 切換顯示/隱藏 查看明細單據(jù)編輯鎖定 查詢（Ctrl＋F）：根據(jù)單據(jù)查詢具體信息 存盤（Ctrl＋S）：保存單據(jù)數(shù)據(jù) 刷新：刷新數(shù)據(jù)庫，獲得最新統(tǒng)計 顯示打印預覽 打?。–trl＋P）：打印現(xiàn)在單據(jù) 第一條統(tǒng)計：返回到首紀錄 上一條統(tǒng)計：統(tǒng)計向上移一位： 下一條統(tǒng)計：統(tǒng)計向下移一位： 最后一條統(tǒng)計：快速查找最后一條統(tǒng)計 在現(xiàn)在統(tǒng)計中插入一條新統(tǒng)計（Ctrl＋N） 在整個單據(jù)最后添加新統(tǒng)計（Ctrl＋M） 刪除現(xiàn)在統(tǒng)計（Ctrl＋Y） 重打開過濾條件界面?zhèn)渥ⅲ寒旑櫩桶咽髽朔诺侥骋话粹o上時系統(tǒng)自動會顯示出該按鈕的注釋。如果按鈕為灰色表達現(xiàn)在功效不可使用。新建一種單據(jù) 表達在任何單據(jù)界面中選中某一種或者是多個單據(jù)，然后點擊該按鈕就可進入該單據(jù)的數(shù)據(jù)顯示界面。可復制所選中單據(jù)中的內容查詢該單據(jù)審批狀況2.代理出口操作流程3.業(yè)務流程模塊詳解為了便于直觀的描述代理出口的流程操作形式，下面便以一種模擬的業(yè)務卷宗形式，對該種業(yè)務在南北軟件中如何操作做具體闡明。3.1關聯(lián)方資料菜單位置：基礎信息/關聯(lián)方管理/公司關聯(lián)方管理客戶涉及公司的國內外客戶、供應商以及倉儲公司等，業(yè)務員應及時錄入公司已有的，為后續(xù)單據(jù)操作做好基礎工作。如果新增關聯(lián)方，業(yè)務員需收集關聯(lián)方資料，然后系統(tǒng)外遞交給IT人員，由IT錄入系統(tǒng)。核心信息涉及：【基礎信息】：客戶名稱、客戶類型、客戶簡碼、國別地區(qū)、稅務登記號、地址、電話、傳真、可占用預收（資金成本單中取預收代理項目款的數(shù)據(jù)）【聯(lián)系人】：姓名、電話、傳真、email；【商務信息】：開戶銀行、銀行地址、幣別、swiftcode；【開票信息】：客戶名稱、發(fā)票昂首、結算幣種、單位簡稱、稅號、銀行名稱、銀行賬戶、地址3.2商品明細設立模塊菜單位置：基礎信息/商品貨品管理/公司商品管理1、業(yè)務員錄入公司已有的商品明細，為背面的業(yè)務流程做好基礎。2、對于新增的商品明細應，業(yè)務員應及時錄入，由于商品設立是業(yè)務開展的基礎。3、項目管理部使用ZF零件號，業(yè)務部使用海關商品管理3.3代理出口合同菜單位置 零庫存出口/簽約管理/委托代理出口合同功效及使用闡明例：新建合同HPWK17A-13，委托方為HANSPRIESGMBH&CO.KG，利潤方式為代理費率1%打開合同界面，如圖：點擊新建單據(jù)，會出現(xiàn)以下圖所示界面：合同號系統(tǒng)根據(jù)編碼規(guī)則自動生成選項合同所屬項目號，并錄入紅色字段信息3、完畢合同數(shù)據(jù)錄入后，點擊提交審批，合同通過審批，并最后身效后，才可在系統(tǒng)中進行下一步的操作。3.4零庫存出口合同菜單位置 零庫存出口/簽約管理/零庫存出口合同功效及使用闡明例：新建零庫存出口合同HPWK17A-13HT，代理合同為HPWK17A-13，出口客戶為HANSPRIESGMBH&CO.KG；點擊新建單據(jù)，會出現(xiàn)以下圖所示界面：空白合同闡明：因代理出口業(yè)務在拿到委托方實際出口單據(jù)前，出口商品信息是無法確認的，但這會已經(jīng)會有預收外匯了，因此能夠在系統(tǒng)中建立空白的代理出口合同新建后，選擇代理出口合同選擇出口的客戶，提交生效3.5出口收匯登記菜單位置 零庫存出口/出口資金收付/出口收匯登記認領流程國內收款登記例：預收國外客戶HANSPRIESGMBH&CO.KGUSD3387.00，，收款單編號10CKSHDJ-0000007登記人：會計認領人：業(yè)務員打開國內收款登記界面，如圖：點擊“新建單據(jù)”，出現(xiàn)以下圖所示界面：1、財務人員登記完畢后，點擊“提交認領”；2、業(yè)務員可在菜單：零庫存出口/出口金收付/單據(jù)認領中將該款項認領，以下圖：找到對應款項，并且光標停留在對應行上，點擊按鈕“認領”，彈出認領對話框，選擇對應來款客戶，然后點擊確認。出現(xiàn)下圖界面3、認領后，業(yè)務員需將款項拆分到合同上，在收款子類型選擇預收外匯-出口合同，然后在出口合同號選擇對應的零庫存出口合同號，并且在原幣金額處輸入認定到該合同下的金額，最后點擊按鈕“分拆確認”。3.6付款申請菜單位置 零庫存出口/出口資金收付/出口費用付款申請操作流程圖功效及使用闡明例：支付國內供應商寧波市北侖鈞凱汽車配件有限公司預付金額9749.50打開付費用申請界面，如圖：點擊“新建單據(jù)”，出現(xiàn)以下圖所示界面：選擇收款方后，點擊按鈕“取銀行賬號”，系統(tǒng)會將供應商對應銀行賬戶信息取出由于本次付款為預付款（尚未收到供應商貨款發(fā)票），付款子類型選擇預付采購貨款，并且在出口同號處選擇對應零庫存出口合同號，然后輸入要支付的金額輸入完數(shù)據(jù)后，提交審批審批通過后，財務人員打印紙質付款申請交由總經(jīng)理簽字，確認后，出納人員在實際支付平臺進行付款支付確認3.7財務實付菜單位置 財務解決/收付款工作臺/財務付款工作臺功效及使用闡明例：對上述付匯申請做財務實付打開財務付款工作臺，點擊查詢，可查看全部付款申請，如圖：點擊“打開明細”，彈出以下界面：選擇要進行實付的單據(jù)，點擊“進入該任務”，如圖：財務輸入支付日期、銀行、匯率，點擊“付款確認”。如有銀行費發(fā)生，錄入銀行費金額，并點擊“分攤財務費用”，系統(tǒng)自動將銀行費攤到合同上；如果是使用購匯來進行付匯，輸入購匯單號，系統(tǒng)自動帶出賬戶和匯率。3.8信用證收證菜單位置 零庫存出口/信用證管理/信用證到證登記操作流程同收款登記財務人員錄入公司收證信息，提交到待認領平臺業(yè)務人員在單據(jù)認領菜單，像做收款認領同樣認領信用證業(yè)務人員將信用證拆分到合同，然后提交生效。3.9出運單菜單位置 零庫存出口/出運管理/出運單操作權限：業(yè)務員收到委托方提供的出口貨品清單后，在系統(tǒng)中拷貝對應出口合同生成出運單，系統(tǒng)自動將出口合同中定義的委托結算信息帶入到出運單中在出運商品界面，輸入出口商品輸入完畢后，將出運單提交至待出運狀態(tài)，在該狀態(tài)，業(yè)務能夠制作《出口報關單證》和《出口結匯單證》出口報關單退單后，財務人員在《出口報關單證》處，錄入真實報關單號擬定數(shù)據(jù)無誤后，將出運單提交生效3.10出口費用發(fā)票3.11自營出口銷售發(fā)票菜單位置 零庫存出口/出口資金收付/自營出口銷售發(fā)票操作權限：業(yè)務員功效及使用闡明

出運單生效后，在系統(tǒng)中會自動生成一張自營出口銷售發(fā)票，本張發(fā)票作為賬務做應收賬款使用，銷售發(fā)票的金額等于出運單的金額，并且發(fā)票號與出運單編號一致。如果由于后期增加了費用，需要調節(jié)發(fā)票金額，能夠使用自營出口銷售發(fā)票上的調節(jié)發(fā)票功效，點擊發(fā)票上的按鈕“制作調節(jié)發(fā)票”點擊后跳出以下界面，在彈出框的下面界面的調節(jié)時機出運金額這欄，錄入增加或者減少的金額即可（例如：原出運金額一萬美金，后期增加了某些費用，需要調節(jié)收匯金額，增加200美金，那么制作調節(jié)發(fā)票時，在調節(jié)時機出運金額這欄，輸入200），然后點擊確認，系統(tǒng)會新增一張調節(jié)發(fā)票，用作收匯。3.12付費用申請菜單位置 零庫存出口/出口資金收付/出口費用付款申請操作權限：業(yè)務員功效及使用闡明本菜單登記出口貨款和費用的支付申請，只是在費用類型分辨是貨款還是費用預付款必須新建單據(jù)，然后輸入有關紅色信息。如果是收到發(fā)票的付款申請，可由有關的進口費用發(fā)票直接生成付款申請。3.13資金跟蹤表菜單位置 代理進口/綜合業(yè)務/資金跟蹤審批表操作權限：業(yè)務員功效及使用闡明例：制作合同DLHT-TEST01的資金跟蹤表打開資金跟蹤表界面，以下圖：點擊新建單據(jù)合同種類選擇“進口/內貿采購合同”，然后拷貝在合同號處拷貝或者是輸入DLHT-TEST01在預估費用明細頁面，選擇本次預估的費用，并點擊按鈕【預估確認】在主界面點擊按鈕【計算預計利潤】提交資金跟蹤審批表3.14退稅申報菜單位置 財務解決/出口退稅/退稅申報操作權限：退稅專人功效及使用闡明退稅專人在退稅申報菜單登記申報退稅統(tǒng)計新建單據(jù)，選擇出口出運單點擊按鈕【取退稅金額】，將對應出運單的退稅金額帶出來。3.15實收出口退稅款登記菜單位置 財務解決/出口退稅/實收出口退稅登記操作權限：退稅專人功效及使用闡明新建實收退稅登記，將對應退稅賬戶的收款登記到系統(tǒng)中實收退稅登記提交生效后，將對應退稅款人領導申報數(shù)據(jù)上，然后提交生效4.自營出口操作流程自營出口與代理出口操作不同處闡明4.1出口合同為主合同，出口合同與國內采購合同的對應關系為1：X4.2無需制作出口合同，一種出口合同就代表一次出口訂單4.3自營出口合同不能做空白合同解決，操作以下菜單位置 自營出口/出口簽約/出口合同功效及使用闡明點擊菜單，彈出出口合同維護界面點擊新建單據(jù)，會出現(xiàn)以下圖所示界面：錄入出口合同、價格條款以及其它合同條款在商品明細界面輸入出口的商品、數(shù)量、銷售金額和傭金方式（系統(tǒng)默認無傭金，付傭為暗傭，扣傭為明傭）在主界面的收匯方式明細界面