南昌校區(qū)社團(tuán)聯(lián)合會檔案管理制度

南昌校區(qū)社團(tuán)聯(lián)合會檔案管理制度南昌校區(qū)社團(tuán)聯(lián)合會檔案管理制度

第一章總則

第一條為規(guī)范南昌校區(qū)社團(tuán)聯(lián)合會（以下簡稱聯(lián)合會）的檔案管理工作，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。

第二條本制度適用于聯(lián)合會的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。

第三條聯(lián)合會應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，明確檔案的歸檔、存檔、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)的責(zé)任和流程，以確保檔案的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性。

第四條聯(lián)合會應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理能力和文化素質(zhì)。

第五條聯(lián)合會檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反檔案管理工作的紀(jì)律和規(guī)范。

第二章檔案管理責(zé)任和流程

第六條聯(lián)合會應(yīng)當(dāng)明確檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人，建立檔案管理的工作制度。

第七條聯(lián)合會檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的歸檔、存檔、借閱和銷毀等工作，由專門的檔案管理員負(fù)責(zé)具體的操作和管理。

第八條檔案管理員應(yīng)當(dāng)具備相關(guān)的檔案管理專業(yè)知識和操作技能，嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)定和制度。

第九條檔案管理員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案的安全性和完整性。在檔案存儲和借閱過程中，應(yīng)當(dāng)做到記錄清楚、操作準(zhǔn)確、保密可靠。

第十條檔案管理員應(yīng)當(dāng)對檔案進(jìn)行分類、整理和編目，確保檔案的有序管理。對于電子檔案，應(yīng)當(dāng)設(shè)置安全權(quán)限，確保檔案的保密性。

第十一條檔案管理員應(yīng)當(dāng)做好檔案的安全防范工作，確保檔案的防火、防水、防盜等安全措施的落實(shí)。

第十二條聯(lián)合會檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期組織檔案檢查和檔案整理工作，及時清理無效檔案，確保檔案的及時維護(hù)和更新。

第三章檔案的歸檔、存檔和借閱

第十三條聯(lián)合會對于具有歷史、學(xué)術(shù)或行政價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔。歸檔前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行密級評定和鑒定工作。

第十四條歸檔檔案應(yīng)當(dāng)按照文件柜號碼、檔案編號、文件題名等進(jìn)行標(biāo)識和登記，確保檔案的準(zhǔn)確歸檔和查找。

第十五條存檔檔案應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檢查和保管，確保檔案不受損壞和滅失。

第十六條紙質(zhì)檔案的借閱應(yīng)當(dāng)通過書面申請的方式進(jìn)行，電子檔案的借閱應(yīng)當(dāng)通過系統(tǒng)授權(quán)的方式進(jìn)行，明確借閱的目的和使用期限。

第十七條檔案的借閱應(yīng)當(dāng)記錄借閱人姓名、檔案借閱時間、歸還時間等信息，并由檔案管理員進(jìn)行審核和歸還確認(rèn)。

第十八條檔案的借閱期限原則上不超過30天，借閱期滿后，應(yīng)當(dāng)及時歸還并注銷借閱記錄。

第四章檔案的銷毀和移交

第十九條聯(lián)合會應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定，對無效檔案進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審批并留存銷毀記錄。

第二十條檔案銷毀應(yīng)當(dāng)采用安全可靠的方式，確保檔案的徹底銷毀，不得泄露檔案內(nèi)容。

第二十一條檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立檔案移交制度，及時將具有歷史價(jià)值的檔案移交給相關(guān)的檔案館、檔案庫等單位。

第五章法律責(zé)任

第二十二條對于不按照本制度及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案管理的，將依照校規(guī)進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

第二十三條對于人為破壞、篡改檔案內(nèi)容的，將依法追究刑事責(zé)任，并進(jìn)行紀(jì)律處分。同時要追究相關(guān)責(zé)任人的民事賠償責(zé)任。

第六章附則

第二十四條檔案管理制度的解釋權(quán)歸聯(lián)合會所有。

第二十五條本制度自發(fā)布之日起生效。第七章檔案管理培訓(xùn)和評估

第二十六條聯(lián)合會應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)水平，確保他們能夠熟練掌握檔案管理知識和操作技能。

第二十七條檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案分類與歸檔、檔案存儲與保管、檔案借閱與查詢、檔案銷毀與移交等方面的知識。培訓(xùn)形式可以是講座、培訓(xùn)班、書面材料等多種形式。

第二十八條檔案管理人員參加培訓(xùn)后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行考核評估，評估內(nèi)容包括理論知識和實(shí)際操作能力。通過考核評估后，檔案管理人員可以獲得相應(yīng)的資質(zhì)證書或職稱。

第八章檔案管理的安全保密

第二十九條聯(lián)合會檔案管理部門負(fù)責(zé)確保檔案的安全性和保密性。對于涉及個人隱私、機(jī)密文件等敏感檔案，應(yīng)當(dāng)采取特殊保密措施，嚴(yán)格限制檔案的查閱權(quán)限。

第三十條檔案管理人員在處理檔案過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容和個人隱私。對于違反保密規(guī)定的行為，將依法追究相應(yīng)責(zé)任。

第九章檔案安全防護(hù)措施

第三十一條聯(lián)合會檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案安全防護(hù)措施，包括防火、防水、防盜等，確保檔案的安全保存。

第三十二條檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期檢查檔案存儲環(huán)境和設(shè)施設(shè)備，確保其符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并及時進(jìn)行維修和更新。

第三十三條對于電子檔案，應(yīng)當(dāng)建立安全備份系統(tǒng)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。對于重要的電子檔案，還可以采用加密技術(shù)等措施，增加其安全性。

第十章檔案管理的電子化

第三十四條聯(lián)合會應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理的電子化工作，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，提高檔案管理的效率和便捷性。

第三十五條電子檔案應(yīng)當(dāng)具備完整性、真實(shí)性和可驗(yàn)證性，采用合法有效的技術(shù)手段加密存儲，確保電子檔案的安全性。

第三十六條電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，避免因設(shè)備故障造成電子檔案的丟失或損壞。

第十一章檔案管理的法律保障

第三十七條聯(lián)合會應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理的合法性和規(guī)范性。

第三十八條聯(lián)合會檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時了解和掌握檔案管理的法律法規(guī)動態(tài)，及時更新檔案管理制度和流程。

第三十九條在檔案管理工作中，對于涉及行政、法律糾紛的檔案，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)法律程序進(jìn)行處理，并妥善保管相關(guān)的證據(jù)材料。

第十二章法律責(zé)任和追究

第四十條對于故意破壞、篡改檔案內(nèi)容，或者不按照規(guī)定進(jìn)行檔案管理的，將依法追究刑事責(zé)任，并進(jìn)行紀(jì)律處分。

第四十一條對于檔案管理人員違反保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容和個人隱私的，將依法追究相應(yīng)的法律責(zé)任，并進(jìn)行紀(jì)律處分