如何制作報告書-講師課程

<如何制造報告書>講師養(yǎng)成課程子曰會Presentispresent!.13:0013:3014:0014:3015:0015:3016:0016:3017:00業(yè)務報告的定義業(yè)務報告的方法11月26日如何制作有效的報告書如何有效地使用圖表的方法<如何制作報告書>講議練習<如何制造報告書>課程時間表.Module1:何謂業(yè)務的報告業(yè)務報告的方法.所謂業(yè)務的報告?把指點需求的意圖和本身所掌握的信息，有效率的轉達、并共享或援助決策。.匯報的要領〔1〕向給您〔〕的人匯報?！?〕從〔〕說起。〔3〕再闡明〔〕和〔〕〔4〕最后闡明〔〕的意見?！?〕把現(xiàn)實和〔〕加以區(qū)別闡明?！?〕拿出根據和資料來闡明現(xiàn)實?！?〕業(yè)務過程中出現(xiàn)〔〕也要報告.TP匯報方法〔要領〕〔1〕要向給您指示的人匯報?！?〕從結果說起?！?〕闡明呵斥這個結果的緣由?！?〕對經過加以闡明。〔5〕最后闡明本人的意見?！?〕把現(xiàn)實和個人看法加以區(qū)別闡明?！?〕拿出現(xiàn)實根據和資料來闡明。(8)業(yè)務過程中出現(xiàn)的困難也要報告結果緣由經過意見.想一想什么時候需求做中間匯報？什么時候需求做口頭匯報？什么時候需求做書面匯報？匯報前應做哪些預備？應該在什么時候做匯報呢？.TP什么時候需求做中間匯報？1〕所進展的任務需求較長的時間2〕在任務途中有不測事情發(fā)生3〕不能按指示的方法來完成任務4〕可以預見結果什么時候需求做口頭匯報？1〕匯報日常業(yè)務的進展情況2〕需求馬上處理時3〕出差途中有緊急事情時4〕做匯報之前什么時候需求做書面匯報？1〕上司要求書面報告時2〕報告內容復雜時3〕有必要傳閱、保管、記錄報告內容時4〕報告中出現(xiàn)數(shù)字和稱號時報告前的預備〔1〕根據5W2H原那么來預備?！?〕決議是采用書面報告還是口頭報告方式?！?〕確定報告的時間和場所?！?〕預備一下必要的資料和記事本。匯報的時機〔1〕原那么上遵守原來定好的時間?！?〕提早完成義務時可當即作出報告。.[事例]幾天前我接到了課長的指示：了解倉庫庫存情況，今天早晨作出匯報?？勺蛱煊捎诓科钒l(fā)送的事情外出了一天，前天又由于參與洗衣機經銷商會議忙了一天。今天早晨課長在早會時問起：“XXX，倉庫庫存情況能否調查了？〞我應該如何匯報呢？匯報實習1.[事例]今天11點左右有個找課長，恰巧他不在。在LG產電任務的X課長想從我們公司索取人事制度方面的資料。X課長自稱是與我們課長同時進公司的好朋友。聽說課長外出了，他向我問起關于人事資料的情況，可我對此不大了解，真不知該如何是好。也許由于我沒有直接了當?shù)幕卮穑麊栠^課長何時回公司就放了。不久，課長回來了。應該向課長匯報嗎？匯報實習2.1.結果：對不起，課長。我還沒有調查倉庫庫存情況。2.緣由經過：最近幾天真實太忙。事前沒有向您匯報，給這次會議增添了費事，真對不起。3.意見：今天能拿出一些時間。可以的話中午12點鐘給您報告。1.結果：課長，11點左右，LG產電的X課長來找您。2.原因：他想索取我們公司關于人事制度方面的資料3.經過：我由于對此不大了解，因此沒能給他回答。他問了您什么時候回公司后就掛了。TP：參考.您是公司的銷售人員。如今您正同太平洋百貨商談進我們公司產品的事情。H公司的物產也在給太平洋百貨報價，和我們競爭太平洋百貨的定單。今天去太平洋百貨探聽到的音訊是：好象太平洋百貨要定H公司的貨。和我們公司的報價相比，H公司的報價要低5%?？烧撡|量太平洋百貨的擔任人覺得還是我們公司的產品好。假設我們公司的報價肯降低2%，估計太平洋百貨有能夠進我們的貨。不過您還沒從百貨擔任人那里得到確認。對于這種情況將如何匯報呢？[事例]匯報實習3.TP：參考1.結果：好似太平洋百貨要定H公司的系統(tǒng)。2.原因：由于H公司的報價比我們的低5%。3.經過：可是太平洋百貨的人覺得還是我們的質量和實力好4.意見：我覺得假設我們降價2%的話，獲得訂單的能夠性很大。.Module2:如何制造有效的報告書.Communication是為了把處理問題的活動聯(lián)絡到成果的重要階段。再好的提案，假設Communication做不好，也不能聯(lián)絡到成果。處理問題的活動與顧客的對話，交涉樹立對課題的處理方案 -樹立戰(zhàn)略 -改善業(yè)務 -組織設計各種指示,報告,聯(lián)絡LogicalCommunication讓人了解.讓人產生同感.使人信任.使人產生熱情成果使顧客等各種有利害關系的人，能按照本人的方案走.對建議書,報告,企化等要得到上司的贊同LogicalCommunication.Communication不是僅僅靠說來進展的。要思索對方的情況和了解程度，并需求有邏輯地整理本人的意見/想法來表示的技巧。Communication的Step本人要向對方解釋的課題是什么？能否可以給對方稱心的回答?對方所等待的回答是什么？對課題的對方的了解程度如何？能否表現(xiàn)自若?傳達方法,地點能否適宜?有邏輯地整理本人想說的事情和該說的事情思索到對方的情況，把本人的邏輯思想改換成對方容易接受的message為了在短時間內使對方容易了解，研討好制造資料的方法和說話的技巧。Communication轉換IssuePoint對方的ActionCommunicationStep想法.傳達建議或報告的人所要講的中心內容有兩種，一種是約請某種必要的Action的情況，另外一種是提供某種評價和判別的情況簡單的概括起來說呢。。。能壓服對方接受下這樣的結論的理由.有實施和判別兩種下這個結論的理由有幾種 第一,-------------, 第二,-------------, 第三,-------------.結論等于Action的情況,向對方提供能采取行動的詳細的方式.必要的措施為大體分為○,△,×三種. ○是-------------, △是-------------, ×是-------------,想用這樣的方式.方法根據結論構成要素核心內容例回答以下問題的構成要素.重復ABLevel的構成實際的飛躍怎樣說話沒有頭緒呀？這又是什么意思?。窟@話好似剛剛說過，實際的飛躍要檢討的內容中，是不是落下了A’部分？A’A沒有意義的話就講到這里，其主要中心是什么？沒有壓服力的回答的共同缺陷.為了更有壓服力,應根據根本原那么，陳列好個別要素/Message的內容根本原那么一個Message下面有很多LevelMessage群.同樣Level的Message群屬于一個Type，要有邏輯地按照一定順序陳列.Message應該從重要的開場傳達.?一直要思索聽取/接受報告的人。構成主要Message(GoverningThought)SubMessageSubMessageSubMessage重要程度Message的陳列.PyramidStructure的類型Deductive(演繹式)-講解型-Inductive(歸納式)-列舉型/并列型-思想方式:明確理由來到達一個結論, 讓人對此有確信。強調結論?要強調到達結論的“流程〞?列舉支持結論的理由(Why)和方法(How)，比強調其本身。構造:結論情況判別規(guī)范判別內容(問題點)(對策)普通不是MECE結論接近MECE.演繹式的例結論判別規(guī)范判別內容Rule勝利法那么普通實際結論=Rule判別規(guī)范察看事項(找出共同點)思想方式例爺爺最終還是要去世的哺乳類必定死去爺爺是人類，也是哺乳類人必定會死去孔子??????爺爺也去世了金日成也逝世了歸納式的例判別規(guī)范判別內容察看事項察看事項察看事項.制造有效的報告書的概念報告書(Manual化)是報告(Manual)是一種與他人溝通的手段，其Data必需得到正確分類并整理，處置其Design應該做得益于對方的了解。0無約束，本人很方便0其結果他人無法了解0難以表達最普遍和有創(chuàng)意的內容0必需確認Presentation的T.P.O0必需對概念/要求進展正確的分類和整理0作設計應作得益于了解ABCABC-Issue,Data混亂,觀看不便-Issue,Data分類整理得能讓人一看了解本人的了解與他人溝通.普通制造報告書(Package)的時候，為了讓人容易了解其流程，在很多情況下，把整體的StoryLine，用講解型的構造來構成結論(GoverningThought)情況問題點對策WhyWhyHowWhyWhyHow報告書的順序是 ①結論→情況→問題點→對策或者 ②情況→問題點→對策→結論可以根據報告內容選擇?大的Pyramid的GoverningThought是OverallGoverningThought(整體想說的),應該以CompleteMessage的方式表示出來。?小的Pyramid的GoverningThought是把Why或How等的「部分」Crystallize的Message報告書整體的構造.以PyramidStructure所構成的論點直接構本錢論。顧客需求的變化是..本公司的現(xiàn)狀是..這樣一來本公司..(戰(zhàn)略方向)緒論要點(Storyline)顧客Needs的變化本公司的現(xiàn)狀戰(zhàn)略方向以后的推進方案結論緒論(背景,推進的經過,報告目的)結論(以后的Step)規(guī)范Package的Image.A12Message的邏輯的展開YX甲乙丙丁Z庚庚戊報告書報告書的構造A1甲乙(1)(2)--

2甲乙--3乙--丙-甲乙.SummarytextSubSummarytextSupportingChart11111報告書的構造.“文件應在看文件的人和運用者的立場上制造.〞.報告.帳表頁面的構成要素與意義①①信息扼要記述圖表所表達的信息之中心的文章初期的信息.整個資料以金字塔形組成之后，思索前后頁面的聯(lián)絡，最終對字句加以修整.

②②標題囊括圖表所表達之信息的語句，以分析名居多。對于聽取文件的聽眾來說，為了使他們迅速，正確的了解，標題是必需的。為此也會將資料的年度或單位記載標題下面。也有時在左右的圖表上分別標上標題后，在中央加上總標題。③③圖表雖然信息明確的記述了文件的論點，但大部分是籠統(tǒng)的，對方不見得可以了解。圖表那么用來以詳細的現(xiàn)實，證明信息，并獲得對方的支持。即是圖表頁面的主體。④④頁腳注對于出如今圖表上的信息起補充作用的角色。即記載于圖表內，雖然因此圖表會變的混亂，妨礙主要信息的傳達，但是為了資料的完好性，不得不記載必要的信息。⑤⑤資料名顯示所援用的資料的來源，成為資料信任度的目的。而且為了以后的驗證更是不可或缺。⑥⑥頁面號碼有助于資料編制時的任務效率，資料保管時的平安。頁面添加時最好標上分類號碼。.ABC?用于圖表頁面格式以外的成分??附表將某一概念的整體，用圖表表示，并依次闡明構成要素時運用。??標簽用于標示特定圖表資料的性質不同于其前后延續(xù)的圖表資料時。??旗幟用于記載所提資料之特定部分的意義。亦可作為簡易圖表上的強調手段。??手指記號以手指記號指示的文章，是記載信息(圖表)上附帶浮現(xiàn)的概念。有時亦扮演下一頁信息的銜接角色。.制造報告帳表內容時的本卷須知

用本人掌握的概念在Communiction的觀念上重新制造.圖表的活用→符和對方‘認識范圍’的Design用于Communication手段的圖表應在掌握對方認識范圍的限制下制造.圖表的種類和用途<圓圖表>Message:我社的市場占有率占太平洋地域最高北中部北東部太平洋南中部南東部.Message：30歲未滿的職員中持有碩士學位的占10%全體職員100%30歲以上30歲未滿100%研討生畢業(yè)大學畢業(yè)高等學校畢業(yè)圖表的種類和用途<圓+棍形圖表>.Message：由于適用全新的時間管理制度進而大大減少了一切任務時間<棍形圖表>圖表的種類和用途印刷排版編輯擬初步方案采用前采用后.Message：每個地域的新制品的打折幅度有很大差距。<棍形圖表>圖表的種類和用途ABCDEF打折幅最大打折幅最小.Message：消費是費用上升的最大要素<豎向棍形圖表>圖表的種類和用途A/S設計消費流通銷售.19901991199219931994199519961997Message：新的運營組織勝利地把赤字轉換成黑字。<豎向棍形圖表>圖表的種類和用途.9596979899000104年Message：參照最近成果時預料生長率是不現(xiàn)實的。圖表的種類和用途<曲線圖>.Message：累進消費量不斷地添加，但每月消費量有明顯的差距。<棍形圖表&豎向棍形圖表>圖表的種類和用途1234567月累進消費量.Message：職員的年齡層與競爭社有明顯的優(yōu)勢。<豎向棍形圖表>圖表的種類和用途30歲以上30~3435~3940~4445~4950~5455歲以下競爭社自社年齡.Message：大部份的銷售在30$與50$之間構成圖表的種類和用途<矩形圖>銷售數(shù)量10203040506070$銷售規(guī)模.Message：價錢下跌和銷售量添加有銜接性價錢銷售量預測Pattern圖表的種類和用途<點圖表>.Message：1997年的銷售占有率和資產對比收益率之間沒有關連競爭社D自社競爭社B競爭社C競爭社A31.8%19.3%16.6%12.4%10.1%14.7%8.3%15.9%22.4%9.8%圖表的種類和用途<棍形圖表>.Message：1997年的銷售占有率和資產對比收益率之間沒有關連.圖表的種類和用途<曲線圖>ABA:銷售占有率B:資產對比收益率.ABAACD?參照.Message：如今的費用構造創(chuàng)出適當?shù)睦麧櫪麧櫩勺兝麧櫣潭ɡ麧櫲缃窨偸杖胭M用($)總費用銷售損益分岐點銷售量圖表的種類和用途.圖表的種類和用途Message:我們在市場占有優(yōu)勢.利益構成(單位:$100萬)＞51~5＜5市場吸引力事業(yè)才干.比較構造：比較各部位的大小(多少%)→圓，棍比較工程：比較對象的順序(比~大，比~小)→橫向/豎向棍形時間的推移：根據時間順序的變化(變化，上升，增減)→豎向/曲線圖比較分布：包含范圍的工程數(shù)量(頻度，分布，范圍)→矩形圖相關比較：變數(shù)之間的關系(有關，無關等)→點，雙橫向棍形運用何種圖表.構造工程推移分布相關圓橫向

曲線圖點豎向.運用圖表時的本卷須知圖表是一種重要的言語形狀。精心研制設計成的圖表比起把數(shù)據一表的方式能更迅速.明確的傳達信息.決議圖表即不是數(shù)據也不是測定基準.那就是他得短音訊,也就是他想表達的中心,他想強調的要點.越簡單越好.只在能正確轉達他的短音訊時運用圖表.圖表是時間性的輔助資料.圖表不是他想轉達的言語和文章的媒體.把視覺資料當作轉達短音訊的輔助手段.這樣它才會發(fā)揚很好的效果..各組實習利用適當?shù)膱D表表達出下面提示的內容,但必需按帳表的格式制造.※問題中的數(shù)據是為了實習而加以修正的數(shù)據..問題1根據下面的數(shù)據用圖表表達2001年自社牙膏的M/S各品牌的M/S品牌(制造社)市場占有率(%)Clinx(LG)SongYum(T)Dr.Sedoc(CJ)PerioeCool(LG)2080(AK)其它38%25%17%11%4%5%(ACnielsen).問題