當(dāng)前工程年檔案管理工作現(xiàn)狀及對策分析

當(dāng)前工程檔案管理工作現(xiàn)狀及對策分析摘要：本文從工程檔案重要性入手對當(dāng)前工程檔案管理工作的現(xiàn)狀和管理對策進行分析，并總結(jié)了這兩方面的內(nèi)容，詳細(xì)闡述了檔案管理制度不完善、對檔案管理工作不夠重視、缺乏懂工程技術(shù)和檔案管理的全能人才的工作現(xiàn)狀，以及一些對策措施。關(guān)鍵詞：公路工程；檔案管理；管理對策道路工程的檔案管理是道路管理工作的基礎(chǔ)，具有一定專業(yè)性。道路工程檔案管理工作伴隨著公路發(fā)展，并貫穿整個發(fā)展階段。從工程設(shè)立到建設(shè)，再到竣工后的管理。當(dāng)前道路工程檔案在工程建設(shè)中占有非常重要的位置，是道路工程的整體反映。現(xiàn)階段道路工程飛速發(fā)展，也暴露出一些問題，相關(guān)人員應(yīng)及時采取合理的措施，保證檔案信息的準(zhǔn)確（性）與完整（性）。工程項目相當(dāng)于一個類型的信息資源庫，不僅僅是項目建設(shè)的真實反映和描述，還是項目建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)以及借鑒資料，也可以作為建設(shè)單位維權(quán)的憑證或者依據(jù)。

（一）加強項目檔案管理是工程創(chuàng)優(yōu)的必備條件。項目建設(shè)檔案工作是項目工程建設(shè)的重要組成部分，無論是創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)工程獎，亦或是項目建設(shè)驗收，都迫切需要檔案的支撐。工程上，在竣工驗收階段，原則上要把工程全部檔案資料作為驗收工程質(zhì)量的重要子項，項目檔案驗收不合格，全盤否定該項目總體驗收計劃。

（二）要提高項目建設(shè)的管理水平，必須加強對項目檔案的管理。檔案資料是最原始真實全面的，是工程的建設(shè)過程、結(jié)果以及竣工后各項建設(shè)的重要參考資料，從這些資料中可以總結(jié)經(jīng)驗提高水平，完善從設(shè)計到運行的每一個環(huán)節(jié)。各級領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視建設(shè)項目檔案工作；加強對建設(shè)項目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；定期召開建設(shè)項目檔案工作會議；加強建設(shè)項目檔案管理制度建設(shè)。

（三）企業(yè)要想持續(xù)發(fā)展就必須做好檔案的管理工作。如天津市的解放橋由法國一家橋梁公司承建，至今已有八十多年歷史，橋體出現(xiàn)故障，需要維修，找遍了市檔案館的檔案，無法找到橋相關(guān)的檔案，卻在法國的這家橋梁公司找到了設(shè)計圖紙等大量資料，省下許多人力和財力。以上例子證明了項目建設(shè)檔案管理的重要作用和地位以及管理人員所要履行的管理責(zé)任的重大。

（四）加強項目建設(shè)檔案管理作為戰(zhàn)略選擇?，F(xiàn)代企業(yè)產(chǎn)權(quán)權(quán)責(zé)明確，政企分開，管理科學(xué)。企業(yè)檔案不僅是產(chǎn)權(quán)劃分的依據(jù)，科學(xué)管理的基礎(chǔ)，而且還可以作為企業(yè)維權(quán)的一項依據(jù)。在生產(chǎn)建設(shè)中，檔案應(yīng)用在各方面，系統(tǒng)的檔案是科學(xué)決策的重要依據(jù)，能夠使決策者制定出的工作方案切實可行，減少人力物力的浪費。

一、當(dāng)前工程檔案管理工作的現(xiàn)狀道路工程在建設(shè)中，不斷產(chǎn)生新的工程檔案，基本特點有：建設(shè)項目多、工期長、投資大，并具有一定專業(yè)性。所以道路工程的第三桿管理工作存在很多困難，進而影響工程建設(shè)，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：（一）對檔案管理沒有正確認(rèn)識，對檔案管理工作不夠重視。我國城市不斷發(fā)展，道路建設(shè)也日益繁榮，所以人們關(guān)注的焦點集中在道路工程的建設(shè)方面，重視工程的進度和質(zhì)量，對檔案信息卻不夠重視。在我國，很多建設(shè)工程都將大部分精力放在實體工程質(zhì)量、工程進度和核心工程方面，常常在工程竣工前，才想起檔案信息，于是緊急調(diào)集人員對檔案信息進行管理和補齊，但是這種方法，常常造成檔案信息不準(zhǔn)確和錯誤。在工程建設(shè)期間，輕視檔案只重視工程，檔案歸檔不及時。

（二）檔案人員素質(zhì)需要進一步提高。

當(dāng)前道路施工單位的檔案信息通常有現(xiàn)場作業(yè)人員進行管理，但是這些人員技術(shù)性較差，業(yè)務(wù)水平和管理水平不高，導(dǎo)致檔案信息管理工作的效率不高，并且不夠規(guī)范。雖然一些單位專門配備了檔案管理人員，進行檔案管理工作，這些人員只擁有較豐富的檔案管理知識，卻不夠了解道路工程建設(shè)，整理出的檔案信息與實際應(yīng)用不符。很多項目管理人員沒有達到規(guī)范要求，主動完成工作，思路不開闊以至于歸檔資料不全；施工隊伍流動性大，使檔案管理工作脫節(jié)，部門間缺乏必要的溝通，具體工作沒有落實到具體人員。

（三）加強探索實踐以實現(xiàn)“文化上同心跨越”的目標(biāo)。工程參建單位文化管理理念存在差異，工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，給檔案的規(guī)范管理帶來一定的影響。因此加強探索與實踐非常關(guān)鍵。

（四）檔案管理制度不完善道路建設(shè)單位和施工單位，沒有給與檔案管理足夠多的重視，雖有建立了一些檔案管理制度，但是不夠完善，無法保證檔案管理工作能夠正常開展[1]。道路工程建設(shè)時間長，人員經(jīng)常調(diào)動，人員交接時，檔案信息交接不到位，導(dǎo)致檔案信息遺失，最后要依靠相關(guān)記錄進行尋找，造成檔案管理工作的一些損失，這種情況在道路建設(shè)中很常見，所以相關(guān)單位應(yīng)建立完善的檔案管理制度。二、管理工作現(xiàn)狀的對策分析項目建設(shè)檔案作為一種歷史記錄是工程管理的重要組部分。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。只有重視才會做好項目檔案管理工作。因此，從監(jiān)與管兩方面入手，企業(yè)要將檔案工作作為工作計劃擺上重要議事日程并列入工程條款，用法律來約束，到先期入檔，與工程建設(shè)同步進行直至結(jié)束，達到很好的控制。

（二）提高要求，加強檔案過程控制。

1.審批工程建設(shè)嚴(yán)格化。工程建設(shè)中的審批文件作為項目建設(shè)的重要合法依據(jù)，所以，各部門要分健全制度，規(guī)范要求完善計劃，落實材料收集的各項條款。

2.工程施工嚴(yán)格化。管理人員要嚴(yán)格按照制度的標(biāo)準(zhǔn)加強對各單位在各階段的材料工作的監(jiān)督審查，從初期到工程結(jié)束都要按標(biāo)準(zhǔn)仔細(xì)落實。做好在業(yè)主單位的設(shè)計施工與協(xié)調(diào)監(jiān)理的配合工作，在全體參建人員參與下完善收集的資料檔案，注意在施工以及竣工驗收階段遵循規(guī)律統(tǒng)籌安排規(guī)劃。嚴(yán)把材料質(zhì)量關(guān)，及時發(fā)現(xiàn)文件的問題并解決，跟蹤建檔，保證按照標(biāo)準(zhǔn)進行。用規(guī)范的管理確保竣工檔案的高質(zhì)量高水平和檔案的真實準(zhǔn)確性。管理人員要主動學(xué)習(xí)，跟蹤管理每一個階段的資料，提高效率，優(yōu)化每一步工作，做到精細(xì)。

3.竣工驗收嚴(yán)格化。保證工程與檔案同步嚴(yán)格驗收，總結(jié)完成檔案收集。加強檢查整理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，降低損失。首先，檔案部門必須參加竣工驗收，審閱工程檔案是竣工驗收的法定內(nèi)容，檔案部門參加竣工驗收，是保證工程檔案資料質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門及時解決。在掌握驗收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質(zhì)量。其次，強化對重點檔案的收集。項目檔案驗時抽查重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。項目建設(shè)單位一定要把項目文件的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關(guān)單位，及時收集項目建設(shè)有關(guān)文件材料。根據(jù)項目檔案驗收的工作實踐，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來的，沒有經(jīng)過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存，但必須要加蓋完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。

4.歸檔規(guī)范化，保證電子信息真實有效。數(shù)字化技術(shù)對于檔案的收集整理十分重要，所以，在各單位規(guī)范紙質(zhì)文檔的同時要確保電子文檔及時歸檔，保證檔案的方便有效使用。信息的發(fā)展提供了更多的管理技術(shù)與課題，實現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理的要求，完善信息檔案體系，把檔案的軟件管理與各項網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)鹊焦ぷ髋c實際相結(jié)合，有序規(guī)范地完成電子檔案的收集與整理，加強信息的分享與溝通?？傊?，檔案是不可再生的寶貴資源。一份完整有效的檔案不僅僅是一個工程的體現(xiàn)，更是特殊的信息資源。對于企業(yè)實現(xiàn)目標(biāo)至關(guān)重要。作為檔案管理者必須轉(zhuǎn)變思想，提高意識，順應(yīng)時代發(fā)展，向現(xiàn)代化信息化轉(zhuǎn)變。

檔案需要管理，更是為了利用，開發(fā)利用好檔案資源，有助于企業(yè)培養(yǎng)精英人才，建精品工程，實現(xiàn)更好發(fā)展。各部門要齊心協(xié)力為企業(yè)的發(fā)展壯大提供有效服務(wù)。結(jié)束語：通過上文對工程檔案管理工作現(xiàn)狀和對策的分析，可以得出道路工程檔案在工程建設(shè)中具有重要意義，直接關(guān)系到道路施工的進度和質(zhì)量。相關(guān)人員可以通過建立管理體系，完善管理制度、創(chuàng)造管理氛圍、重視管理工作，指派全能性人才開展檔案管理工作，這些措施改善檔案管理工作