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文檔簡介
全省工商系統(tǒng)公文寫作培訓(xùn)二0一0年十月二十二日
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱關(guān)于文書、公文、文件的概念
★文書概念最為廣泛,它是一切機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人形成并使用的文字材料的統(tǒng)稱,包含了公務(wù)文書和私人文書。
★文件通常是指《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定的14種黨的機(jī)關(guān)公文和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的13類14種行政公文。
★公文是公務(wù)文書的簡稱,通常指黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和其它社會組織使用的文書。
因此,三者緊密聯(lián)系,又互相區(qū)別。
今天講的公文處理主要是指文件的辦理。
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱
提綱一、公文種類;
四、公文的格式與要素標(biāo)識;三、公文寫作的基本方法;
五、公文處理應(yīng)注意的事項(xiàng);六、公文處理中存在的問題。二、行文規(guī)則;
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱一、行政機(jī)關(guān)(事業(yè)單位)公文種類及適用范圍(之一)
1.命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。
3.公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
2.決定適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
4.通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱一、行政機(jī)關(guān)(事業(yè)單位)公文種類及適用范圍(之二)
5.通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。
7、議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。
6.通報(bào)適用于表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
8.報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱一、行政機(jī)關(guān)(事業(yè)單位)公文種類及適用范圍(之三)10、批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。
9.請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
12.函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
11.意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
13.會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱二、行文規(guī)則1.能不發(fā)的盡量不發(fā);(一)確有必要,注重實(shí)效的原則
3.能聯(lián)合發(fā)文不要單獨(dú)發(fā)文;2.能以部門發(fā)的不以局名義發(fā)文;存在問題:文件多、文字長。
4.傳達(dá)上級文件不照搬照抄;
5.文字盡可能精煉,篇幅盡可能短。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱二、行文規(guī)則
公文中涉及其他部門職責(zé)的,或需聯(lián)合發(fā)文的:
(二)主辦為主,充分協(xié)調(diào)的規(guī)則
2.意見不一致時(shí),主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào);1.主動征求有關(guān)部門意見;存在問題:不協(xié)調(diào)、難協(xié)調(diào)、矛盾上交;主要負(fù)責(zé)人出面少;不說明理由。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱二、行文規(guī)則
1.不越級受理上行文;不越權(quán)行文處理屬下級職權(quán)范圍的事項(xiàng);下級機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的事項(xiàng)不應(yīng)請示上級,不制發(fā)與上級規(guī)定相悖的公文。(三)按隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文的規(guī)則
2.在發(fā)文機(jī)關(guān)和行文內(nèi)容上不得超越權(quán)限。3.在行文方向上,要注意上行文、下行文和平行文的使用對象。
4.在文種的使用上,要注意各文種的適用范圍。(函、意見可以上行、下行和平行;通知、紀(jì)要可以平行和下行;報(bào)告、請示上行;其余文種基本上為平行或下行。)妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱二、行文規(guī)則
1.在規(guī)定時(shí)限辦文或按時(shí)回復(fù),不能回復(fù)的,要說明理由;(四)明確時(shí)限,按時(shí)辦文的規(guī)則
3.請示上級批準(zhǔn)的事項(xiàng),應(yīng)提前上報(bào),一般事項(xiàng)不少于兩周,緊急事項(xiàng)不少于5個(gè)工作日,特別緊急事項(xiàng),應(yīng)在文中說明緊急原因和本部門處理的經(jīng)過。
2.部門之間征求意見或會簽文件時(shí),協(xié)辦部門應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)予以回復(fù),特殊情況不能回復(fù)的,應(yīng)主動與主辦部門聯(lián)系,否則為失職,主辦部門可視為無意見而繼續(xù)辦文;存在問題:不明確時(shí)限;不按時(shí)辦文;不說明原因。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱二、行文規(guī)則1.一般只送一個(gè)主送機(jī)關(guān);(五)“請示”應(yīng)一文一事的規(guī)則
3.請示不能同時(shí)抄送下級機(jī)關(guān)。
2.請示問題涉及其他部門的,用抄送形式;存在問題:一文多事、多頭主送。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱二、行文規(guī)則
1.部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外,不得向本部門機(jī)關(guān)以外的其他機(jī)關(guān)制發(fā)政策性和規(guī)范性文件,不得代替部門審批下達(dá)應(yīng)由部門審批下達(dá)的事項(xiàng);(六)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)一般不對外行文的規(guī)則
2.部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)與相應(yīng)的其他機(jī)關(guān)進(jìn)行工作聯(lián)系,只能信函的形式行文。
存在問題:越權(quán)行文,越權(quán)審批。
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱二、行文規(guī)則
1.主送黨委、政府的請示、意見、報(bào)告,必須由發(fā)文單位的主要負(fù)責(zé)人簽發(fā);(七)上行文由主負(fù)責(zé)人簽發(fā)的規(guī)則
3.特殊情況(主要負(fù)責(zé)人外出學(xué)習(xí)、考察或離職)可由主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā),發(fā)文時(shí)應(yīng)隨文書面說明情況。
2.主要負(fù)責(zé)人指單位的正職或主持工作的負(fù)責(zé)人;
存在問題:多個(gè)副職簽發(fā)文件;或主持工作副職簽發(fā)不說明原因。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱三、公文寫作的基本方法
(一)公文的主旨。公文的主旨是公文表達(dá)的中心思想和基本觀點(diǎn)。確立公文主旨應(yīng)當(dāng)做到正確、集中、鮮明和新穎。
1.正確。符合法律和黨和方針政策;符合客觀實(shí)際。
2.集中。一個(gè)中心;一般一文一事。
3.鮮明。表明態(tài)度;達(dá)到目的。
4.新穎。創(chuàng)新;新情況、新問題,新辦法、新舉措。
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱三、公文寫作的基本方法(二)公文的選材。
公文的材料是作者用來表現(xiàn)主旨的事實(shí)和依據(jù)。
★分類
1.理性材料和事實(shí)材料;
2.直接材料和間接材料;
3.現(xiàn)實(shí)材料和歷史材料;
4.具體材料和概括材料。
★選材
1.圍繞主旨選材;2.選擇真實(shí)、準(zhǔn)確的材料;
3.選擇典型、新穎的材料。
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱三、公文寫作的基本方法
(三)公文的結(jié)構(gòu)。
公文的結(jié)構(gòu)就是公文內(nèi)容的組合和構(gòu)造。包括開頭和結(jié)尾、段落和層次、過渡和照應(yīng)。
★開頭部分。開門見山、直切主題、統(tǒng)領(lǐng)全文、一目了然。
1.根據(jù)式。簡要說明行文的依據(jù)。如“根據(jù)”、“遵照”等。
2.目的式。直敘行文目的。如“為了”、“為”等。
3.導(dǎo)語式。簡要揭示公文的主旨。常用于請示、報(bào)告等。
4.表態(tài)式。直接表明態(tài)度。多用于批復(fù)、復(fù)函等。
5.致意式。多用于禮儀文書。如賀電等。
6.綜合式。通常是下行文中對上述某幾種方法的綜合運(yùn)用。
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱三、公文寫作的基本方法(三)公文的結(jié)構(gòu)。
★主體部分。主體部分是正文的核心內(nèi)容。應(yīng)緊扣主題,觀點(diǎn)明確,段落清楚,層次分明。
1.縱向組合結(jié)構(gòu)。一是直敘式。通常按時(shí)間先后、以事情發(fā)展過程為序縱向展開。用于內(nèi)容比較單一,敘事性強(qiáng)的文種。二是遞進(jìn)式。按提出問題(翔實(shí)、簡明)、分析問題(有理有據(jù))、解決問題(明確具體、切實(shí)可行)的思路安排結(jié)構(gòu)。常用于論理性較強(qiáng)的文種。
2.橫向組合結(jié)構(gòu)。一是簡單列舉式。圍繞主旨,逐項(xiàng)逐條并列排出。多用于法律、規(guī)章和政策性強(qiáng)的規(guī)范性公文。二是總分并列式。按照總分思路展開,并列的各部分按邏輯關(guān)系分別圍繞主旨闡述一個(gè)問題。
3.縱橫交叉式結(jié)構(gòu)。常用于內(nèi)容豐富、容量較大、篇幅較長的公文。但應(yīng)有主有從。
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱三、公文寫作的基本方法(三)公文的結(jié)構(gòu)。
★結(jié)尾部分。應(yīng)簡潔明快,首尾呼應(yīng),言盡意明。
1.專用語式。指公文結(jié)尾使用規(guī)范的專用尾語。如“特此請示,請予批準(zhǔn)”、“特此致函,請予支持”等。
2.總結(jié)式。公文結(jié)尾時(shí),對全文作概括和深化,以使讀者進(jìn)一步理解全文,加深印象。多用于篇幅較長的公文以及調(diào)查報(bào)告、總結(jié)等。
3.要求式。結(jié)尾時(shí)再強(qiáng)調(diào)行文目的或提出具體要求
4.鼓舞式。提出希望,發(fā)出號召、鼓舞斗志。多用于決定、通報(bào)。
5.說明式。對主體部門未盡事宜作必要的補(bǔ)充說明,如生效時(shí)間。多用于法規(guī)性公文。
6.自然結(jié)束式。主體部分意盡言止,不另結(jié)尾。
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱三、公文寫作的基本方法(四)公文的用語。
公文用語屬于應(yīng)用語體,既應(yīng)體現(xiàn)莊重、準(zhǔn)確、樸實(shí)、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的特點(diǎn)。又要符合語法、修辭、邏輯等方面的要求。
1.數(shù)字的運(yùn)用?;鶖?shù)(一、二、三),序數(shù)(第一,第二,第三),分?jǐn)?shù)(幾分之幾),倍數(shù)(一倍,五倍),概數(shù)(多少、若干、以上)。
2.簡縮語(簡語和縮略語)的運(yùn)用。簡語原語的簡稱,如中共中央、政協(xié)等??s略語即數(shù)詞縮語,如“三講”、“三包”。
3.模糊詞語的運(yùn)用。如“進(jìn)一步”、“提高了”,意思清楚,但程度模糊。結(jié)尾時(shí)再強(qiáng)調(diào)行文目的或提出具體要求
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱三、公文寫作的基本方法(五)公文的起草。關(guān)鍵是要把握四點(diǎn):
1.領(lǐng)會意圖,明確目的。根據(jù);解決什么問題;達(dá)到什么目的。
2.把握內(nèi)容,確定對象。解決的重點(diǎn)問題;受文的對象、范圍;方法、步驟、措施。
3.收集材料,構(gòu)思結(jié)構(gòu)。政策依據(jù);材料選擇;草擬提綱;征求意見。
4.奮筆疾書,文不厭改。集體起草與統(tǒng)稿;個(gè)人起草與勇于負(fù)責(zé);修改范圍:內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、文字;修改方法:先總后分(先通覽后細(xì)察、先總體后分層)、誦讀法、求請法、暫擱法。
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱三、公文寫作的基本方法(六)公文的校對。要高度重視公文校對及校對符號的運(yùn)用。秘書人員應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成良好的運(yùn)用公文校對符號的習(xí)慣。1.初校;2.復(fù)校;
3.第一讀者;
4.校對符號的運(yùn)用。
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱四、公文的格式與要素標(biāo)識
公文格式是公文的門面和形象,分為眉首、主體、版記三部分,由約16項(xiàng)基本要素組成。公文必須保持莊重、大方的形象和統(tǒng)一、規(guī)范的格式。這不僅是公文法定的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和特定的效用在形式上的體現(xiàn),也是公文處理手段逐步信息化、規(guī)范化的客觀需要。公文格式是否統(tǒng)一、規(guī)范,直接反映了單位公文處理水平和工作態(tài)度,文秘部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)把好格式關(guān)。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱四、公文的格式與要素標(biāo)識
(一)眉首部分1.公文份數(shù)序號;
2.秘密等級和保密期限;
3.緊急程度;
4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識;
5.發(fā)文文號;
6.簽發(fā)人。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱四、公文的格式與要素標(biāo)識
(二)主體部分
1.公文標(biāo)題;
2.主送機(jī)關(guān);
3.公文正文;
4.附件及說明;
5.成文日期;
6.印章;
7.附注。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱四、公文的格式與要素標(biāo)識
(三)版記部分
1.主題詞;
2.抄送機(jī)關(guān);
3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱眉首正文妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱正文版記妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱眉首正文版記妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱四、公文的格式與要素標(biāo)識
(三)注意事項(xiàng)
1.在公文格式方面,要掌握各個(gè)要素的位置和具體要求。要素標(biāo)識發(fā)生錯(cuò)誤,就會違背行文規(guī)則、違反行文關(guān)系,影響行文效果。
2.要注意印章位置和用印要求。
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱四、公文的格式與要素標(biāo)識
印章的位置和用印要求:
★只蓋一個(gè)印章的單一機(jī)關(guān)發(fā)文
1.落款處(成文日期之上)不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只標(biāo)識成文日期。
2.成文日期橫向距離右空4字,縱向距離依印章大小而定,其標(biāo)準(zhǔn)為印章加蓋在成文日期上,上距正文1行之內(nèi)。
3.下套方式:適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。加蓋時(shí)印章的圖案和文字不壓成文日期,僅以下弧壓在成文日期上。
4.中套方式:適用于印章下弧有文字的印章。印章的中心線壓在成文日期上。二O一O年五月十日二O一O年五月十日
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱四、公文的格式與要素標(biāo)識
印章的位置和用印要求
★兩個(gè)印章的位置和用印要求聯(lián)合行文的用?。簝蓚€(gè)單位聯(lián)合行文應(yīng)將成文日期拉開,左右各空7字,主辦單位印章在前,兩個(gè)印章均壓成文日期,相距不超過3MM。
二O一O年五月十日
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱四、公文的格式與要素標(biāo)識印章的位置和用印要求
★三個(gè)以上印章的位置和用印要求
三個(gè)以上單位聯(lián)合行文,上行時(shí),行文單位都要署單位名稱,將印章加蓋在單位名稱上;印章每排最多3個(gè);最后1排的1個(gè)或2個(gè),應(yīng)居中排布;成文日期標(biāo)識在最后1排印章之下空一行的位置,右空2字。
省工商局省消保委省質(zhì)監(jiān)局省食監(jiān)局省衛(wèi)生廳
二O一O年五月十日
妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱五、公文處理時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)事項(xiàng)(一)防止請示與報(bào)告不分。為防止請示、報(bào)告不分的現(xiàn)象,需要對請示、報(bào)告的聯(lián)系與區(qū)別加以界定。
1、聯(lián)系:同屬上行文,都是下級機(jī)關(guān)行文。不能用于平行或不相隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)的行文。
2、區(qū)別:一是兩者的作用不同;二是行文時(shí)間不同;三是內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同;四是上級機(jī)關(guān)處理的方法不同。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱五、公文處理時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)事項(xiàng)
(二)注意函與批復(fù)的運(yùn)用。函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng),函具有與其他主要文種一樣的法定效力。批復(fù)使用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。只適用與上級對下級行文。平行關(guān)系和不相隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)、部門之間行文,只能選用“函”和“復(fù)函”文種,不得用“請示”和“批復(fù)”文種。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱五、公文處理時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)事項(xiàng)
(三)正確使用意見文種?!耙庖姟笔切略黾拥奈姆N,適用于對重要問題提出見解和處理方法。意見可平行、下行和上行。1.“意見”上行時(shí),應(yīng)按照請示性公文的程序和要求處理。上級機(jī)關(guān)一般應(yīng)予以答復(fù)。2.“意見”下行時(shí),有明確要求的,下級機(jī)關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行;無要求的,下級機(jī)關(guān)參照執(zhí)行。3.“意見”平行時(shí),發(fā)文機(jī)關(guān)提出的意見僅供對方參考。注意“意見”與“報(bào)告”的區(qū)別以及與其他文種的重疊。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱五、公文處理時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)事項(xiàng)(四)首頁必須顯示正文。為防止變造公文,要求公文的首頁必須顯示正文,當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)、主送機(jī)關(guān)較多,以至首頁不能顯示正文時(shí),可以采取以下辦法變通:1.公文標(biāo)題中可以不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān);2.將主送機(jī)關(guān)移至版記部分置于抄送之上;3.適當(dāng)縮小發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識中發(fā)文機(jī)關(guān)的字體;4.適當(dāng)縮小首頁的字距、行距。采取以上辦法中1種就可以達(dá)到目的,則不應(yīng)采取兩種方法。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱五、公文處理時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問題
(五)印章應(yīng)與正文同處一面。為了防止偽造公文,公文落款(印章)必須與正文同處以面,不應(yīng)再采取“此頁無正文”的辦法處理。采取的方法主要是加大或縮小公文的字距和行距。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱五、公文處理時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問題(六)聯(lián)合行文的會簽、用印、排序和發(fā)文字號。1.一般由主辦機(jī)關(guān)先簽署意見,協(xié)辦單位依次會簽;一般不使用復(fù)印件會簽。2.行政機(jī)關(guān)聯(lián)合向上行文,由主辦單位加蓋印章即可。3.行政機(jī)關(guān)行文,主辦機(jī)關(guān)排列在前;行政機(jī)關(guān)與同級或相應(yīng)單位聯(lián)合行文,按照黨、政、軍、群的順序排列。4.聯(lián)合行文標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號;與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,原則上應(yīng)使用排列在前機(jī)關(guān)的發(fā)文字號,也可協(xié)商確定,但只標(biāo)注1個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。妙筆生花的公文寫作之道之三十二:公文寫作培訓(xùn)提綱六、公文處理中存在的主要問題
近年來,全省工商系統(tǒng)制發(fā)的公文總體比較規(guī)范,公文質(zhì)量有了明顯提高,但也存在一些問題,主要有:
1.公文尤其是請示類公文未經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或主持工作負(fù)責(zé)人簽發(fā),并且未按一文一事的原則上報(bào);2.報(bào)告與請示未嚴(yán)格加以區(qū)分,有的報(bào)告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng);
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