檔案管理制度

風電場檔案管理制度第一章總則第一條為加強國電電力山西新能源開發(fā)有限公司（下列簡稱“公司”）檔案管理工作，進一步明確檔案歸檔規(guī)定，以有效地運用和保護檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及上級檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定，特制訂本制度。第二條本制度所指檔案是指公司在各項活動中形成的對我司、對國家、對社會含有運用、保存價值的多個文獻、材料、合同等，涉及不同的載體形式。第三條檔案是公司和風電場的貴重財富，任何部門和個人不得以任何形式和手段將應歸檔的文獻、材料、合同等據(jù)為己有。第四條本制度合用于公司下屬各風電場。第二章組織體系和責權(quán)劃分第五條公司綜合管理部是公司本部檔案的管理部門。公司人事檔案由人力資源部自行建檔保管，財務檔案由財務產(chǎn)權(quán)部建檔。其它需要歸檔的材料，各風電場應在對初始材料進行整頓后，按規(guī)定在綜合管理部的指導下及時歸檔。第六條公司下屬各風電場在風電場綜合樓設立檔案室，配備檔案管理兼職人員，負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織所屬風電場的檔案管理工作。第七條公司本部各部門應設兼職檔案人員，負責本部門形成的應歸檔文獻材料的積累、整頓和準時向檔案室歸檔的工作。第八條檔案專兼職人員應有高度的事業(yè)心和責任感，良好的職業(yè)道德，含有專業(yè)知識和檔案管理知識，并熟悉和理解公司的各項管理活動。第三章保密規(guī)定第九條檔案保密工作關(guān)系到黨和國家以及公司的根本利益，檔案工作人員在整頓案卷、提供運用過程中以及在業(yè)余生活中，應嚴格恪守保密工作的有關(guān)規(guī)定，如出現(xiàn)失、泄密現(xiàn)象應受到認真追查、嚴肅解決。第十條嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，凡屬機密文獻、機密檔案資料，須經(jīng)主管領導同意，方可提供借閱。交接文獻應當面交清，嚴格推行登記簽字手續(xù)，使用單位和個人有責任保守機密。第十一條檔案工作人員調(diào)離時，應將保管的全部檔案交接清晰，并有交接統(tǒng)計。第十二條銷毀文獻資料必須按規(guī)定列出銷毀清冊，經(jīng)領導同意，明確監(jiān)銷人，方可銷毀。第四章歸檔范疇第十三條但凡反映本風電場工作活動、含有查考運用價值的文獻材料均屬歸檔范疇。第十四條上級機關(guān)的文獻材料歸檔范疇：（一）上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議重要文獻材料，參會人員在會議結(jié)束后，將文獻材料整頓完畢，及時歸檔；（二）上級機關(guān)頒發(fā)的涉及我司主管業(yè)務并需要執(zhí)行的文獻，以及非我司主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文獻，由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）進行收文解決，并將紙質(zhì)文獻進行掃描，文獻在辦公系統(tǒng)自動化中流轉(zhuǎn)結(jié)束后，打印簽批單，將紙質(zhì)文獻、電子文檔同時歸檔；（三）黨和國家領導人及國電集團領導等對本公司工作的重要批示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的聲像等材料，由各部門整頓完畢后，及時移交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔；（四）公司代上級機關(guān)草擬并被采用的文獻的最后初稿和印本，由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）直接將紙質(zhì)文獻、電子文檔歸檔；（五）上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)公司的文獻（涉及報紙、刊物轉(zhuǎn)載），文獻由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）送批，并進行歸檔。第十五條公司部門及各風電場的文獻材料歸檔范疇：（一）公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、黨委會議、總經(jīng)理辦公會議、領導班子工作例會、年度工作會議、年度黨建工作會議及其它公司級的會議統(tǒng)計、紀要、文獻材料，其它專業(yè)會議文獻材料，會議結(jié)束后一周內(nèi)歸檔；（二）各部門承接的公司頒發(fā)的（涉及轉(zhuǎn)發(fā)及與其它單位聯(lián)合頒發(fā)的）多個正式文獻的簽發(fā)稿、印制稿以及重要文獻的修改稿；（三）我司的請示與上級機關(guān)的批復文獻，下級單位的請示與我司的批復；（四）公司及各部門業(yè)務活動中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；（五）公司與有關(guān)單位訂立的多個合同、合同書、意向書等文獻材料，公司多個授權(quán)委托書；（六）內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料，領導的批示和公司調(diào)查所形成的報告和材料；（七）公司黨委、工會和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作活動中形成的重要文獻材料；（八）反映公司業(yè)務活動和科學技術(shù)管理的專業(yè)文獻材料；（九）公司檢查下級單位工作、調(diào)查研究形成的重要文獻材料；（十）公司或公司匯總各單位的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（涉及多媒體）；（十一）公司形成的財務報表、憑證、賬薄、審計、監(jiān)察等文獻材料；（十二）公司領導及業(yè)務人員在公務活動中，所形成的重要信件、電報、電話統(tǒng)計，從外單位帶回的與本公司有關(guān)的文獻材料；（十三）公司及公司同意的有關(guān)區(qū)域變化、解決有關(guān)糾紛、征用土地以及基本建設工程施工、竣工文獻材料，公司直接管理的科研、生產(chǎn)、建設項目的科技文獻材料；（十四）有關(guān)公司融資、收購兼并資產(chǎn)等一系列文獻材料，財產(chǎn)、物資交換的憑證、清冊；（十五）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構(gòu)、人員編制等文獻材料；（十六）公司制訂的工作制度、方法、細則、條例、章程等材料；（十七）公司的歷史沿革、大事記、年鑒，反映公司重要活動事件的簡報、刊物等文獻材料；公司主辦的刊物、內(nèi)部信息、簡報等資料；（十八）公司（涉及上報和下批）干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術(shù)職務評定、聘任，黨員、團員、干部、工人名冊、報表，紀律檢查，職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、離休、轉(zhuǎn)正、評殘、撫恤、死亡等工作及干部獎懲等文獻材料；（十九）公司辦理的干部、工人的轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團、工會組織介紹信及存根；（二十）公司與境外機構(gòu)訂立的公約、議定書、協(xié)定、合同、換文和參加國際會議的有關(guān)文獻及機關(guān)外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、統(tǒng)計、聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮物清單、工作來往文獻等。第十六條我司實物歸檔范疇：（一）參加國內(nèi)外重大活動的獎品及各級領導機關(guān)授予的獎品，涉及：獎旗、獎狀、證書、獎牌、獎杯等；（二）名人書畫、贈品、重要工程的模型等，涉及：領導題詞、名人書畫、國內(nèi)外友人贈給的有歷史見證意義的饋贈品、紀念品、簽到簿、貴重圖片等；（三）有關(guān)的重要證件，涉及：營業(yè)執(zhí)照、房屋產(chǎn)權(quán)證、土地使用證、作廢印章、牌匾等。第十七條我司聲像歸檔范疇：（一）上級領導來公司視察工作、專業(yè)檢查等活動的聲像材料，上級頒發(fā)給公司獎品和證書所形成的聲像材料；（二）反映公司歷史線索、概貌的聲像材料和公司自制或合作制作的專項錄像片、新聞錄像片等資料；反映公司重要職能活動的多個重要會議的聲像材料；公司多個重要簽字典禮的聲像材料；統(tǒng)計公司重大事件（涉及重大事故）的聲像材料；公司歷屆領導人參加重要業(yè)務活動的聲像材料；公司大型慶典活動、文娛體育活動形成的聲像材料；（三）外國來賓來公司進行考察、技術(shù)交流活動以及公司組織的外事活動形成的聲像材料；（四）其它含有保存價值的聲像材料。第十八條同級單位和非附屬單位的文獻材料：（一）同級單位和非附屬單位頒發(fā)的非我司主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文獻；（二）有關(guān)業(yè)務單位對公司工作檢查形成的重要文獻；（三）同級單位和非附屬單位與我司聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文獻。第十九條下級單位的文獻材料：（一）下級單位報送的重要的工作計劃、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務預算、決算等；（二）下級單位報送的重要的科技文獻材料；（三）下級單位報送的法規(guī)性備案文獻。第五章歸檔時間第二十條公司發(fā)文，文獻辦理完畢后，紙質(zhì)、電子文獻一起交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第二十一條公司收文：總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）收到文獻后登記并將全文掃描，保存紙質(zhì)文獻歸檔，電子文獻在辦公自動化中流轉(zhuǎn)，辦理完畢后，打印解決簽與紙質(zhì)文獻一并及時歸檔。第二十二條合同合同：簽字蓋章后，合同正本及有關(guān)報審資料在一種月內(nèi)交由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第二十三條簽報：公司本部簽報由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）統(tǒng)一編號、送閱，年終直接歸檔，如有秘件，可由起草部門自行送閱，解決完畢后，及時交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第二十四條審計案件：審計文獻材料的歸檔工作，在案件辦結(jié)后一月內(nèi)，交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第二十五條案件檔案：紀檢監(jiān)察案件材料的歸檔工作，由紀檢監(jiān)察辦公室管理。第二十六條信訪、上訪材料：由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）統(tǒng)一編號、送閱，辦結(jié)后及時歸檔。第二十七條會計檔案：由財務產(chǎn)權(quán)部按照歸檔規(guī)定負責整頓、裝訂成冊，及時歸檔保管。第二十八條人事檔案：由人力資源部按照歸檔規(guī)定負責整頓、裝訂成冊，及時歸檔保管。第二十九條科技檔案：科技、科研材料于項目鑒定驗收或評獎后一種月內(nèi)向總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）移交歸檔。第三十條實物及聲像檔案：貴重禮物和獎杯、獎牌等，在一種月內(nèi)及時向總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）登記造冊。需由部門保管的，經(jīng)總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）同意，可由部門保管。錄音、錄像、照片、光盤隨有關(guān)文獻材料一同移交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第三十一條基建工程或其它技術(shù)項目的項目檔案，特別是合同，在任務完畢后或告一段落時，應將應歸檔的文獻材料及時向總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第三十二條其它需歸檔文獻材料：（一）會議文獻：參加各類會議人員在會后一周內(nèi)及時按歸檔范疇，將文獻交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔；（二）無編號文獻：如會議統(tǒng)計、紀要，大事記，工作計劃、總結(jié)，調(diào)研報告、考察報告、名冊、外事合同、簡報及刊物等，由有關(guān)人員每月將文獻材料收集齊全后，下月前15日移交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第三十三條其它納入公司歸檔范疇的文獻材料，各部門應及時歸檔。第六章歸檔規(guī)定第三十四條公司本部各部門領導是各部門歸檔工作的負責人，應主動按照本規(guī)定做好歸檔工作。第三十五條列入公司歸檔范疇的文獻材料，各項手續(xù)應完備，正件與附件及印件與底稿齊全，且及時上傳電子文檔，做到歸檔率、完整率、精確率100%，除人事檔案、財務檔案分別由人力資源部、財務產(chǎn)權(quán)部建檔外，其它文獻材料由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）檔案管理人員按檔案管理規(guī)定進行建檔。第三十六條歸檔的文獻材料必須筆跡清晰、工整，紙張及文獻格式符合規(guī)范規(guī)定（涉及文字修改，簽字等不能超出左側(cè)裝訂線），書寫材料應有助于長久保存，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水和復寫紙。第三十七條歸檔的文獻材料必須是原件，文獻材料不完整、不精確、不系統(tǒng)的，檔案管理人員不能鑒定、驗收。第三十八條歸檔的文獻材料如不符合上述規(guī)定，檔案管理人員有權(quán)規(guī)定有關(guān)人員進行重新整頓和補充。第三十九條公司各部門和全體員工有責任、有義務按照公司各類文獻材料歸檔范疇、時間規(guī)定，及時進行歸檔。對于不及時歸檔的部門和個人，檔案管理人員有權(quán)督促其歸檔，對屢催不歸檔的，公司將按有關(guān)管理規(guī)定進行處分。第七章檔案的保管規(guī)定第四十條接受檔案應認真驗收、并辦理交接手續(xù)。第四十一條寄存檔案應有專用庫房和專用柜，做到辦公、閱覽、庫房三分開，庫房應含有防火、防盜、防潮、防蟲、防灰、防光直射等安全方法。第四十二條定時檢查庫房的安全方法，并做好溫濕度的調(diào)節(jié)和監(jiān)測統(tǒng)計。第四十三條案卷排列應科學，便于運用和保管。第四十四條底圖入庫應認真檢查其修改、補充狀況、底圖寄存以平放為宜。第四十五條實物檔案的保管規(guī)定：實物檔案庫房陳列架必須結(jié)實合用，并且符合“防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防有害氣體、防盜”等規(guī)定。檔案人員應對實物檔案的管理狀況定時組織檢查、鑒定。如果無保存價值的實物檔案，經(jīng)登記造冊后，由主管領導同意，定時銷毀。第四十六條聲像檔案和紙質(zhì)檔案采用同一分類法，分柜保管。寄存膠片、照片、磁帶等要用特制的密封盒，溫度、濕度、通風適合規(guī)定。膠片庫房應設立在沒有空氣污染和物理性污染的地段。聲像檔案入庫應進行必要的檢查，已污染的聲像材料應進行技術(shù)解決，接觸聲像材料應戴干凈的手套、避免汗?jié)n污染。第四十七條定時進行庫藏檔案的清理、校對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案應及時進行修復。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時要闡明因素，保存根據(jù)。第八章檔案的保管期限第四十八條公司各部門及各風電場歸檔文獻材料保管期限分為永久、長久、短期三種。長久為16～50年，短期為5～下列。專門檔案（如財務檔案、審計、監(jiān)察檔案）按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四十九條檔案管理人員應對的分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)公司工作的需要和積累財富的需要，全方面擬定檔案的保存價值，精確鑒定檔案的保管期限。第五十條但凡反映公司重要職能活動和歷史面貌，對公司、國家建設和歷史研究有久遠運用價值的文獻材料，列為永久保管。重要涉及：（一） 公司營業(yè)執(zhí)照；（二） 機構(gòu)演變及領導任免（處級以上）；（三） 年度綜合報表；（四） 房屋產(chǎn)權(quán)證；（五） 重要的合同合同；（六） 法定代表人委托授權(quán)書；（七） 政策法規(guī)性文獻；（八） 重要的會議紀要、文獻材料；（九） 重要的請示、批復；（十） 直屬上級單位頒發(fā)的屬于我司主管業(yè)務并應貫徹執(zhí)行的重要文獻材料等；（十一）有關(guān)公司融資、收購兼并資產(chǎn)等材料。第五十一條但凡反映公司普通工作活動，在較長時間內(nèi)對我司有查考運用價值的文獻材料，列為長久保管。重要涉及：（一） 普通工作問題的文獻材料；（二） 普通會議文獻；（三） 人事管理工作形成的普通性文獻材料；（四） 直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于我司并貫徹執(zhí)行的普通性文獻材料等；（五） 基層公司報送的重要總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表。第五十二條但凡在