圖書館自動化集成管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

圖書館自動化集成管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

具體意見如下。1.1文件資源建設(shè)1.1.1打印測定申請。根據(jù)初測定市文獻(xiàn)信息搜集步驟:我館采訪部門將征訂單發(fā)放給有關(guān)院、系、所進(jìn)行初選,然后返還給圖書館,由圖書館加以平衡然后作出決定,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后填寫訂單,最后填寫預(yù)訂卡。我館目前已建立圖書館自動化集成管理系統(tǒng),文獻(xiàn)采訪由計算機參與處理。1.1.2確認(rèn)登錄階段驗收登錄是由計算機采訪子系統(tǒng)完成的。1.1.3文獻(xiàn)編目管理子系統(tǒng)包括文獻(xiàn)分類與主題標(biāo)引以及圖書著錄,這些工作都是利用文獻(xiàn)編目管理子系統(tǒng)(依照機讀目錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)范,建立圖書館中央書目數(shù)據(jù)庫和預(yù)編庫,提供編目過程中有關(guān)查重,數(shù)據(jù)輸入,卡片輸出等功能環(huán)境)進(jìn)行的。1.1.4著錄文獻(xiàn)目錄信息我館自動化集成管理系統(tǒng)中的編目子系統(tǒng)采用窗口形式向編目人員提供有關(guān)著錄字段的標(biāo)識,編目人員將待編文獻(xiàn)的信息,著錄在相關(guān)字段的空格中,眾多的文獻(xiàn)目錄信息記錄,就構(gòu)成了圖書館的文獻(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫。1.1.5組織包括館藏文獻(xiàn)布局、文獻(xiàn)排列和文獻(xiàn)保護(hù)工作。1.2圖書館管理服務(wù)1.2.1圖書的流通借閱分為外借服務(wù)和內(nèi)閱兩種,這些服務(wù)是通過流通管理子系統(tǒng)實現(xiàn)的。包括①文獻(xiàn)流通事務(wù)管理;②流通管理查詢;③用戶管理;④統(tǒng)計報表生成與打印。1.2.2復(fù)制及視聽服務(wù)1.2.3聯(lián)機書目檢索子系統(tǒng)(OPAC)取代了卡片目錄或書本式目錄。一次輸入目錄信息,可以提供多種檢索途徑,并且可同時滿足圖書館工作人員和用戶檢索目錄的需要,檢索查詢方便、快速、準(zhǔn)確。1.2.4讀者的宣傳輔導(dǎo)包括定期刊發(fā)新書通報、圖書館工作簡報;新生入館教育、信息檢索課教育等。1.2.5參考咨詢工作具體工作如下:受理咨詢課題;分析研究;查找文獻(xiàn)資料;答復(fù)咨詢并建立檔案。我館建立了參考咨詢子系統(tǒng),采用在線咨詢方式實時解答讀者提出的各類關(guān)于如何利用圖書館資源的問題。2現(xiàn)有工作流程的優(yōu)缺點知識管理是指一個組織整體上對知識的獲取、存儲、學(xué)習(xí)、共享和創(chuàng)新的管理過程,目的是提高組織中知識工作者的生產(chǎn)力,提高組織的應(yīng)變能力和反應(yīng)速度,不斷創(chuàng)新,增強核心競爭力。我館目前的工作流程,具備了對文獻(xiàn)資料進(jìn)行搜集、整理、保管和利用等圖書館的基本功能,并在從傳統(tǒng)圖書館向虛擬圖書館轉(zhuǎn)化的過程中,也做了大量有益的工作。比如自行研制了西南交大圖書館自動化集成管理系統(tǒng),建立了采訪管理、文獻(xiàn)編目、流通管理等多個子系統(tǒng),其功能也是在不斷完善之中。并且在四川省高校中我館圖書館自動化程度也是屬于前列。但隨著信息技術(shù)與信息社會的發(fā)展,圖書館的功能和社會作用有了新的特質(zhì),內(nèi)涵和外延都有了擴大和延伸,管理方式有從靜態(tài)到動態(tài)、從單向到多向、從被動到主動服務(wù)的發(fā)展趨勢。雖然我館計算機在軟硬件方面都較先進(jìn),但在知識共享、主動信息服務(wù)以及業(yè)務(wù)創(chuàng)新方面還有待加強?，F(xiàn)有工作流程的優(yōu)、缺點:(1)文獻(xiàn)信息搜集階段:基本能滿足學(xué)?？蒲?、教學(xué)的需要。在該流程中,采訪工作人員與學(xué)?？蒲胁块T以及各類讀者的信息需求未能建立直接、及時的聯(lián)系機制或反饋機制。(2)驗收登錄階段:驗收登錄采用了計算機采訪子系統(tǒng)進(jìn)行,節(jié)約了時間,提高了效率。但我館未對經(jīng)費管理、贈送交換和各類采訪統(tǒng)計報表進(jìn)行計算機管理,不易查找與共享。(3)文獻(xiàn)加工整理階段:由于采用了計算機編目子系統(tǒng),套錄國家圖書館書目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的MARC格式,節(jié)省了人力。還應(yīng)根據(jù)用戶需求,對信息網(wǎng)絡(luò)上特定領(lǐng)域信息資源進(jìn)行挖掘、采集、加工整理和進(jìn)行有序化的資源重組。(4)文獻(xiàn)組織階段:適用于傳統(tǒng)圖書館的文獻(xiàn)收藏和保存。但在新的信息載體大量進(jìn)入圖書館收藏范圍時,信息的存儲和保護(hù)及安全問題又成為擺在我館面前的新問題。(5)用戶服務(wù)階段:圖書的流通借閱以及公共檢索工作已基本滿足讀者的需求。但隨著圖書館內(nèi)涵向情報化、信息化的延伸,讀者服務(wù)工作在閱讀輔導(dǎo)、參考咨詢、情報服務(wù)等高層次的多功能的服務(wù)將占主導(dǎo)地位。我館在讀者的宣傳輔導(dǎo)和參考咨詢工作方面還有很深的潛力可挖?？傊?如何準(zhǔn)確判斷和發(fā)掘讀者所需的信息,并深入到教學(xué)科研中跟蹤其課題的發(fā)展方向,如何準(zhǔn)確、快速地將讀者需要的信息及時傳遞到讀者手中,將圖書館的服務(wù)真正融入到教學(xué)科研中,成為學(xué)校發(fā)展不可缺少的重要環(huán)節(jié),這需要用知識管理的思想進(jìn)行圖書館業(yè)務(wù)流程的重組。3基于用戶目標(biāo)的知識捕獲管理知識管理的最終目標(biāo)是為用戶提供各種高質(zhì)量的服務(wù),以改善知識的傳播、利用和創(chuàng)造,這些服務(wù)應(yīng)盡可能地滿足每個用戶的興趣和需求。它從用戶目標(biāo)和環(huán)境出發(fā),進(jìn)行知識的收集與捕獲管理。主要包括:(1)對外部知識及內(nèi)部知識尤其是隱含知識的跟蹤和捕獲;(2)進(jìn)行知識的組織和檢索管理;(3)進(jìn)行知識和知識匹配傳送管理;(4)進(jìn)行知識利用的管理?；谥R管理理論,筆者認(rèn)為我館工作新流程應(yīng)作如下調(diào)整:3.1知識收集步驟3.1.1注重讀者交流和反饋采訪工作人員應(yīng)對我校國家級重點學(xué)科、四川省重點學(xué)科等各類信息進(jìn)行重點采集,同時也要目標(biāo)明確、持之以恒地搞好虛擬館藏建設(shè)。采訪人員要加強與讀者第一線工作部門以及學(xué)科館員的聯(lián)系,及時掌握讀者對信息使用效果的反應(yīng)并了解學(xué)校各課題項目組的科研水平。另外還需進(jìn)行各種相關(guān)統(tǒng)計并對其數(shù)據(jù)加以分析研究,不斷完善采訪計劃,做到既滿足讀者不同的閱讀需求又能在眾多出版機構(gòu)中選出令人滿意的出版物。應(yīng)在網(wǎng)上發(fā)布預(yù)定圖書期刊信息,也可請學(xué)科帶頭人或讀者通過校園網(wǎng)提出采購建議或意見,實行網(wǎng)上選書,加強與讀者的交流與反饋。利用網(wǎng)絡(luò),搭建起讀者與工作人員之間溝通的橋梁。3.1.2收集,整合信息資源應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)信息導(dǎo)航與服務(wù)。圖書館應(yīng)當(dāng)設(shè)法為用戶提供網(wǎng)絡(luò)信息導(dǎo)航系統(tǒng),把常用數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)址或者相關(guān)主題的網(wǎng)上資料匯集起來,有針對性地對某重點學(xué)科網(wǎng)上有價值的信息資源進(jìn)行采集、加工和整合。使用數(shù)據(jù)庫手段,輔以動態(tài)網(wǎng)頁訪問技術(shù),快速準(zhǔn)確地為重點學(xué)科師生提供有價值的文獻(xiàn)信息服務(wù),是當(dāng)前圖書館提高自身學(xué)科信息服務(wù)能力和水平的有效途徑。3.2顯示所在的學(xué)科知識組織是對文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行分析。首先要找出圖書館中的重要知識、核心知識,然后將其公布,并顯示所在的位置。重點學(xué)科是高校開展科研,創(chuàng)造高水平和高質(zhì)量標(biāo)志性科研成果的重要陣地。我館應(yīng)適應(yīng)重點學(xué)科的發(fā)展需要,進(jìn)行重點學(xué)科知識組織與管理,構(gòu)建重點學(xué)科信息資源體系,深化信息服務(wù)工作。3.2.1開展重點學(xué)科文獻(xiàn)服務(wù)工作,提高某重點學(xué)科讀者的思建立學(xué)科館員制度,是提高圖書館學(xué)科服務(wù)水平的有效手段。組織一批既熟悉本館所擁有的各類信息資源,又具有較強的信息檢索、信息組織能力,而且具備某個學(xué)科專業(yè)學(xué)歷,了解重點學(xué)科教學(xué)科研現(xiàn)狀的資深圖書館員承擔(dān)起專門為某重點學(xué)科讀者提供深層次的對口信息服務(wù)工作。這種模式,不僅有利于高校的重點學(xué)科建設(shè),方便廣大教學(xué)科研人員,最大限度地滿足他們的信息需求,也有利于對重點學(xué)科專業(yè)文獻(xiàn)信息的開發(fā)與利用,更可以提高圖書館在學(xué)校的地位與作用。3.2.2強化情報咨詢服務(wù),重視和培養(yǎng)讀者的情報意識由于圖書館和情報工作一樣著重對信息資源進(jìn)行收集整理和傳播,知識情報一體化是不可避免的。因此,重視和培養(yǎng)閱覽室工作人員的情報意識,強化情報咨詢服務(wù)也是十分必要的。隨著圖書館內(nèi)涵向情報化、信息化的延伸,讀者服務(wù)工作在閱讀輔導(dǎo)、參考咨詢、情報服務(wù)等高層次的多功能的服務(wù)將占主導(dǎo)地位。3.2.3查詢和整理方法作為一個知識交流、使用和創(chuàng)新的中介機構(gòu)及學(xué)習(xí)型組織,除了顯性知識,還要想辦法挖掘、獲取、轉(zhuǎn)化和儲存所有對讀者和圖書館有用的隱性知識,運用最新的人工智能型檢索工具來查詢有用信息,加以篩選、整理和分類,并能按照個別研究人員的興趣和需要自動提供。外部知識分為個人的和組織的兩種。需制訂長期、中期乃至短期規(guī)劃,按照計劃定期請專家講解最新的業(yè)務(wù)技術(shù)、管理技術(shù)和經(jīng)營思想,隨時關(guān)注讀者、書商以及同行的發(fā)展及成長,在交流與關(guān)注中增進(jìn)學(xué)習(xí),并將在交流中學(xué)到的知識整理成規(guī)范的文檔,定期更新,使之成為圖書館內(nèi)部可共享的知識。3.2.4知識地圖系統(tǒng)的建立,應(yīng)根據(jù)第一組織知識地圖的創(chuàng)建就是要把分散的圖書館知識的分布圖整合起來,按照知識的邏輯,形成圖書館的知識地圖系統(tǒng)。對于今后的數(shù)字圖書館來說,應(yīng)該是以知識單元為基礎(chǔ)的知識組織。它是在信息獲取和信息預(yù)處理的基礎(chǔ)上,通過知識挖掘,對信息進(jìn)行精簡、提取,發(fā)現(xiàn)隱含在信息中的有用知識單元并對其進(jìn)行整合與組織的過程。3.2.5電子傳媒對于電子傳媒隨著科技文獻(xiàn)量的激增和電子傳媒方式的多樣化,科研工作者時常感嘆查找文獻(xiàn)的費時費力,甚至在新的電子傳媒面前感到很不適應(yīng)。因此,圖書館要主動與科研部門聯(lián)系,了解其進(jìn)行的重點專題,并對重點學(xué)科及專題等的知識加以系統(tǒng)化之后再傳遞給用戶,便于科研工作者及教師能集中精力搞科研和教學(xué),以加快知識的傳播和應(yīng)用。3.2.6圖書館為用戶提供的信息服務(wù)科學(xué)發(fā)展使得科學(xué)分支越來越細(xì),學(xué)科交叉,學(xué)科滲透,人們從事的工作更具專業(yè)化和創(chuàng)新性,人們不再滿足于圖書館為其提供某專題文獻(xiàn)資料這種一般性服務(wù),而要求對知識信息進(jìn)行分析、歸納、綜合,提供以解決問題、形成方案為目標(biāo)的信息服務(wù)。圖書館可以與相關(guān)專業(yè)院、系專家合作建立起以重點學(xué)科導(dǎo)航為基礎(chǔ)的專家系統(tǒng),以滿足用戶的更高需求。3.3知識產(chǎn)品的對象知識服務(wù)是帶有前導(dǎo)性的一種研究活動,是對信息資源的深層次開發(fā)和利用。我館知識服務(wù)的對象是決策機構(gòu)、教學(xué)和科學(xué)研究機構(gòu)的特殊用戶,它以信息的搜尋、組織、分析、重組的知識和能力為基礎(chǔ),根據(jù)用戶的問題和環(huán)境,融入用戶解決問題的過程之中,提供能夠有效支持知識應(yīng)用和知識創(chuàng)新的服務(wù)。因此,知識服務(wù)對促進(jìn)知識的傳遞、利用和轉(zhuǎn)化具有非常重要的意義。3.3.1添加和整理,成環(huán)文獻(xiàn)產(chǎn)品在信息報導(dǎo)服務(wù)中,應(yīng)該把分散在不同文獻(xiàn)中的同一內(nèi)容和同一主題的知識和信息,加以發(fā)掘、整理和集中,編輯成一種新的文獻(xiàn)信息產(chǎn)品。另外,在綜合消化多種知識的基礎(chǔ)上形成再生性文獻(xiàn)信息產(chǎn)品。如面向領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的決策信息;面向教學(xué)、科研單位的學(xué)術(shù)及科研信息等。這樣,主動傳遞文獻(xiàn)信息的形式將大大地發(fā)展起來。3.3.2資源組織與用戶滿意這是按用戶要求制定特殊用戶界面的技術(shù),是為用戶個人搜集和組織數(shù)字化資源提供的一種工具。利用這種工具,可以方便地搜集、組織和維護(hù)數(shù)字圖書館網(wǎng)站提供的資源以及萬維網(wǎng)上的各種資源的鏈接,將個人所需要的資源組織在自己專門的個性化界面中。用戶滿意是個性化服務(wù)的出發(fā)點和歸宿。主動服務(wù)是個性化服務(wù)的基本模式,按照用戶的檢索要求和檢索特點主動提供用戶所需要的知識信息,在整個服務(wù)過程中體現(xiàn)出主動服務(wù)的思想。3.3.3基于知識管理策略下的用戶信息共享所謂網(wǎng)絡(luò)定題情報服務(wù),就是由用戶在網(wǎng)上給出所需研究課題的信息主題,圖書情報人員借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息資源,通過多種途徑、多種技術(shù)方法及多種形式,滿足用戶需求的信息服務(wù)過程。知識管理是把信息轉(zhuǎn)化為知識,用知識指導(dǎo)決策付諸實施,再把實施結(jié)果轉(zhuǎn)化為效益的重要手段,它運用集體的智慧提高應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力,為網(wǎng)絡(luò)用戶實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供新的途徑。同時,就網(wǎng)絡(luò)定題情報服務(wù)機構(gòu)內(nèi)部來看,如何識別、獲取、開發(fā)、分解、儲存、傳遞知識,從而使每個工作人員在最大限度地貢獻(xiàn)知識的同時,也能享用他人的知識,是知識管理的最終目標(biāo)。3.3.4發(fā)揮用戶反饋的作用成立讀書會,目的是在加強圖書館文獻(xiàn)宣傳力度的同時,進(jìn)一步加強與用戶的交流和溝通,從而形成良好的意見及建議的反饋渠道,使得圖書館的發(fā)展永遠(yuǎn)都能圍繞用戶,真正做到以人為本。3.3.5圖書館知識管理的動力—鼓勵職工知識交流與共享,并建立創(chuàng)新機制知識交流是知識內(nèi)部流動的一項重要工作,只有交流才能使每個館員不斷豐富知識,兩種不同思想交流后,各自就有了兩種思想,這兩種思想碰撞就可能產(chǎn)生新的思想。交流的目的就是為了創(chuàng)新,知識創(chuàng)新既是圖書館知識管理的直接目標(biāo),也是圖書館知識管理的主要動力。事實證明,最有效的促使職工知識共享的措施是以創(chuàng)新者名字來命名他們所提供的技術(shù)竅門。3.4圖書館應(yīng)該建立知識管理3.4.1提高館員的信息整合和服務(wù)水平信息化社會是以知識信息為戰(zhàn)略資源,依靠知識和智慧,憑借網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)求生存、求發(fā)展的社會。在這樣的信息環(huán)境里,圖書館員必須具備復(fù)合型的知識結(jié)構(gòu),成為用知識信息和信息技術(shù)武裝起來的信息化專門人才,以便應(yīng)對信息量越來越大、傳遞速度越來越快,以及用戶獲取和處理信息的方式和能力越來越強的新局面;每一個館員都需要通過不斷學(xué)習(xí)具備相應(yīng)的信息整合和信息服務(wù)能力,強化讀者服務(wù)水平;為了適應(yīng)日益變化的環(huán)境,館員不僅要具備多種知識,更需要掌握探究知識的技能,能把不同的知識融會貫通,加以整合,更好地為讀者服務(wù)。3.4.2材料整理、共享需專門的知識管理人員將圖書館的技術(shù)訣竅、最佳實踐經(jīng)驗、經(jīng)營戰(zhàn)略整理成文字材料,予以分類存檔,以供圖書館成員共享。這樣可避免由于知識共享不夠、信息交流不暢引起的不同部門