第5章 筆頭溝通技能

第二篇個人溝通技能第5章筆頭溝通：報告寫作本章基本要點筆頭溝通的作用、類型、特點及局限性受眾導向的信息組織原則筆頭溝通的語言組織和邏輯、結構筆頭溝通的寫作過程1.筆頭溝通的作用和類型

筆頭溝通的作用(1)信息易于記錄和永久保存(2)使不在溝通現場的受眾能得到真實的信息(3)信息傳遞速度快（讀比聽快）(4)可以更多關注細節(jié)方面的信息(5)比口頭表達采用更為精確的用詞1.筆頭溝通的作用和類型

筆頭溝通的類型（P109）（1）紙張溝通（包括紙質信件、報告、傳真等）書寫形式：古豎寫，今橫寫（yes,no)漢字的深意：團隊，產與産，義與義（2）機器網絡溝通（包括電子郵件、QQ、MSN、電話、電子會議系統(tǒng)等）寫信很短2受眾導向的文字組織原則筆頭溝通的重要前提——對受眾的分析受眾導向的文字組織原則（1）受眾對信息的第一反應會是什么（2）受眾到底需要多少信息（3）以何種方式編輯信息以激發(fā)受眾興趣（1）受眾對信息的第一反應（是否有興趣）用主題句或首段顯示信息的重要性和相關性把應付諸實施的內容盡量簡化對信息內容的實施，設定可行的截止日期信息越短越好（2）分析受眾到底需要多少信息受眾對于討論主題知道多少受眾對信息主題的常識來自平時閱讀還是個人經驗要受眾支持你的觀點，他們需要你提供哪些信息

例子：有個學生問某教授：“老師，您認識百歲老人文懷沙嗎？”“我仔細考證過相關資料，他最多98歲”，“聽說他很有才華，是真的嗎？”“聽說他年輕的時候就好色，現在98了還好色！”如何編輯信息以激發(fā)受眾興趣站在受眾的立場為他們提供積極信息向受眾提供你們共同的經歷、興趣、目標和價值觀，用一致的感覺加強說服力注意受眾對于文章的語言、結構和格式的偏好

例子：Ｐ１１１3筆頭溝通的語言組織技能筆頭溝通的語言組織邏輯：運用演繹、歸納等推理方法，建立在論證、論據及結構的有機結合的基礎上組織信息內容。(1)最高層次邏輯：報告結構

(2)中間層次邏輯：每個論點(3)基礎層次邏輯：每一句話

例子：Ｐ１１２4筆頭溝通的寫作過程（1）收集材料文獻材料第一手調查材料（2）組織觀點觀點分組選擇觀點和素材歸納標題論據和結論編排（3）提煉材料概括主要觀點選擇論證材料快速說服對方惜字如金（4）起草文稿電腦寫作一氣呵成避免邊改邊寫不拘泥寫作順序（5）修改文稿注意時間間隔層次性修改寫作過程的五階段圖5報告的書寫報告的概念報告是一種搜集研究事實的人與由于某種目的而要求看報告的人之間的信息或建議的交流形式。報告的最終作用通常是作為行動和決策的基礎。報告的類型

具體請看P115成功報告要具備的條件（1）報告內容應該統(tǒng)一（2）報告內容應該完整（3）所有的信息應該準確（4）基于邏輯分析和材料分類的寫作（5）內容表述方式恰當（6）報告寫作風格應簡單精煉，便于閱讀（7）盡量使所有可能的讀者都易于了解報告的基本結構1.內容簡介2.報告正文3.最后部分參考P118-119Requisite:writingreportforyourleaderUnderstandingandThinkingPreparationOutlineLayout

StyleandExpressionProcessofreportwritingSkills&AttentionsConclusion報告寫作的基本要點Understanding:

聽取領導的要求；Thinking:

結合自己理解，再與領導溝通Viewpoints:

高屋建瓴、領會意圖、提煉核心、把握主要思想Evidences:

平時積累、資料收集、建立數據庫、歸類整理Structuring:

正敘、倒敘、插敘、演繹、歸納、例證（枚舉）、反證（排除）5.1UnderstandingandThinking5.2PreparationforWriting思想準備：一般提前1-1.5個月做準備材料準備：根據領導意圖，平時有心收集