汽車銷售公司財(cái)務(wù)管理制度

汽車銷售公司財(cái)務(wù)管理制度銷售公司財(cái)務(wù)管理制度(試行)金龍聯(lián)合汽車工業(yè)(蘇州)有限公司01月目錄TOC\o"1-1"\h\z\u第一章總則 3第二章整車發(fā)票管理規(guī)定 3第三章貨款回籠管理 4第四章市場(chǎng)部銷售費(fèi)用管理 4第五章內(nèi)勤費(fèi)用管理 6第六章出差待遇 7第七章票據(jù)報(bào)銷規(guī)定 9第八章辦公用品管理規(guī)定 9第九章附則 10第一章總則蘇州金龍銷售公司(下列簡(jiǎn)稱銷售公司)財(cái)務(wù)管理制度是為了確保銷售公司會(huì)計(jì)核算正常進(jìn)行,增強(qiáng)財(cái)務(wù)信息的精確性、及時(shí)性,以滿足公司經(jīng)營(yíng)決策需要。本制度涉及整車發(fā)票管理規(guī)定、貨款回籠管理規(guī)定、市場(chǎng)部銷售費(fèi)用管理規(guī)定、內(nèi)勤費(fèi)用管理規(guī)定、出差待遇管理規(guī)定、票據(jù)報(bào)銷管理規(guī)定、辦公用品配備管理規(guī)定、附則八部分。本制度合用于銷售公司全部部門和人員。第二章整車發(fā)票管理規(guī)定整車發(fā)票是指公司為購(gòu)車客戶和經(jīng)銷商開(kāi)具的購(gòu)車發(fā)票。整車發(fā)票的開(kāi)具金額應(yīng)以銷售合同上的實(shí)際價(jià)格為根據(jù)。由于車輛配備更改而造成銷售價(jià)格變更的,需要提出書面申請(qǐng),并注明因素,由銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)確認(rèn);對(duì)開(kāi)具發(fā)票有特殊規(guī)定的,須由銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)書面同意。涉及接車和送車在內(nèi),全部新車必須當(dāng)天發(fā)車,當(dāng)天開(kāi)發(fā)票,如有特殊因素規(guī)定緩開(kāi)發(fā)票的,必須事前由市場(chǎng)部提出書面申請(qǐng)并經(jīng)銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)同意后方可執(zhí)行;因特殊因素需換開(kāi)發(fā)票的客戶,需要市場(chǎng)部經(jīng)理填寫<更改發(fā)票告知單>并寫明重開(kāi)發(fā)票的因素,附上原發(fā)票一并退交給銷售公司,并由銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)同意后,方予以換開(kāi)發(fā)票。全部人員(含客戶)在財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取發(fā)票時(shí),必須在<發(fā)票領(lǐng)取登記冊(cè)>上簽名備查,根據(jù)市場(chǎng)部規(guī)定寄出發(fā)票的,由財(cái)務(wù)人員登記并保存寄件存根。已開(kāi)具的發(fā)票經(jīng)手人要妥善保管,如發(fā)現(xiàn)丟失,由當(dāng)事人出具檢查,每份發(fā)票罰款5000-10000元。第三章貨款回籠管理整車貨款(涉及預(yù)付款)原則上以銀行匯票(或可確認(rèn)的電匯)接受,市場(chǎng)部業(yè)務(wù)人員在收到匯票后一種工作日內(nèi)以特快專遞方式寄回銷售公司。以現(xiàn)金形式支付的,業(yè)務(wù)員不允許私自截留使用,必須在收到現(xiàn)金1個(gè)工作日內(nèi),足額匯至蘇州金龍公司指定帳號(hào),否則視情節(jié)輕重予以行政和經(jīng)濟(jì)處分。銀行匯票和現(xiàn)金以外的其它結(jié)算方式,事前必須提出書面申請(qǐng),由銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)同意后方可執(zhí)行。商業(yè)承兌匯票一律不予接受。各市場(chǎng)部經(jīng)理及業(yè)務(wù)人員必須確保貨款按期足額回籠,具體規(guī)定以下:對(duì)自行提車顧客,在確認(rèn)顧客付清全款后,方可辦理交接車手續(xù);對(duì)規(guī)定送車的客戶,客戶支付余款后業(yè)務(wù)員將電匯憑證或匯票復(fù)印件注明合同編號(hào)并于當(dāng)天傳真回銷售公司,銷售公司確認(rèn)款到后,派送車員將車輛送達(dá)目的地交接車。如有特殊狀況需經(jīng)銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)同意。各市場(chǎng)部經(jīng)理和業(yè)務(wù)員經(jīng)手的每一筆訂單,都必須善始善終,每月回款統(tǒng)計(jì)中,如有尾款、送車費(fèi)等未收款項(xiàng),銷售公司以<催款告知書>書面告知各市場(chǎng)部經(jīng)理,接到告知后15個(gè)工作日尚不能回款的,扣發(fā)當(dāng)月考核工資,并計(jì)入當(dāng)月考核。銷售公司領(lǐng)導(dǎo)書面同意的周轉(zhuǎn)車、分期付款和可延期付款不計(jì)入考核。每七天銷售公司財(cái)務(wù)部須做出<銷售貨款回籠周報(bào)表>。第四章市場(chǎng)部銷售費(fèi)用管理各市場(chǎng)部費(fèi)用指標(biāo)由銷售公司根據(jù)年度任務(wù)的需要提出申請(qǐng),經(jīng)銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)同意,蘇州金龍公司財(cái)務(wù)部審核,并經(jīng)蘇州金龍公司總經(jīng)理同意后生效。對(duì)每月寄回的報(bào)銷票據(jù),市場(chǎng)部經(jīng)理訂立報(bào)銷意見(jiàn),市場(chǎng)管理部匯總后,提交銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)審批,同意后,由蘇州金龍公司財(cái)務(wù)部復(fù)核無(wú)誤后予以報(bào)銷。如未準(zhǔn)時(shí)寄回票據(jù),引發(fā)的備用金緊缺自行解決。市場(chǎng)部銷售費(fèi)用分兩部分:業(yè)務(wù)費(fèi)用和固定費(fèi)用。其中固定費(fèi)用由公司承當(dāng)。業(yè)務(wù)費(fèi)用駐外業(yè)務(wù)員的住宿用的房租費(fèi)和水電費(fèi);通訊費(fèi):涉及手機(jī)、傳真和固定電話費(fèi)用;辦公費(fèi):涉及傳郵差、復(fù)印等費(fèi)用;交通費(fèi):涉及市區(qū)出租費(fèi)用、過(guò)路過(guò)橋費(fèi)、油費(fèi)和停車費(fèi);差旅費(fèi):涉及車船費(fèi)、住宿費(fèi)及房帖、伙食補(bǔ)貼等補(bǔ)貼;招待費(fèi)。固定費(fèi)用分公司或辦事處的開(kāi)辦費(fèi)用(含固定資產(chǎn)的費(fèi)用):如辦事處的房租、裝修、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話機(jī)、空調(diào)、辦公桌和辦公家具等用品發(fā)生的費(fèi)用及辦事處發(fā)生的水電費(fèi);駐點(diǎn)租車費(fèi)用或自用車輛購(gòu)置發(fā)生的費(fèi)用;廣告費(fèi);全國(guó)性的地區(qū)會(huì)議或以公司名義組織召開(kāi)的座談會(huì)、展銷會(huì)的費(fèi)用;各市場(chǎng)部為上客運(yùn)等級(jí)、環(huán)保目錄等政策性攻關(guān)(含因此來(lái)蘇考察)發(fā)生的費(fèi)用。根據(jù)銷售公司規(guī)定的各市場(chǎng)部的銷售費(fèi)用指標(biāo),由市場(chǎng)部經(jīng)理按照銷售公司財(cái)務(wù)規(guī)定的原則和規(guī)定認(rèn)真審核和管理所屬人員的費(fèi)用支出。超出規(guī)定原則的票據(jù),業(yè)務(wù)人員要寫明用途或因素,市場(chǎng)部經(jīng)理要訂立意見(jiàn),每月由市場(chǎng)管理部匯總,銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)同意,并經(jīng)蘇州金龍公司財(cái)務(wù)部審核,蘇州金龍公司總經(jīng)理同意后方可報(bào)銷;如果超出各市場(chǎng)部費(fèi)用指標(biāo)額度,公司將暫停報(bào)銷。市場(chǎng)部經(jīng)理在上述規(guī)定費(fèi)用指標(biāo)內(nèi)統(tǒng)一管理銷售額1‰的費(fèi)用,用于開(kāi)拓重點(diǎn)市場(chǎng),保持行業(yè)管理部門良好關(guān)系及大宗客戶公關(guān)等費(fèi)用;除此額度外,市場(chǎng)部全部業(yè)務(wù)人員應(yīng)參考其銷售額,按照銷售公司規(guī)定的費(fèi)用指標(biāo)合理使用費(fèi)用。市場(chǎng)部經(jīng)理不得惡意控制所屬業(yè)務(wù)人員的費(fèi)用使用和報(bào)銷,如發(fā)現(xiàn)這類行為,銷售公司將予以行政和經(jīng)濟(jì)處分。年終考核費(fèi)用超標(biāo)的,超標(biāo)部分由市場(chǎng)部人員自行承當(dāng);年終考核費(fèi)用有節(jié)余的,節(jié)余部分按比例予以適宜獎(jiǎng)勵(lì)(詳見(jiàn)<銷售業(yè)務(wù)管理制度>)。銷售公司根據(jù)需要將在省會(huì)都市設(shè)立辦事處,辦事處租金由公司承當(dāng),其它計(jì)入各市場(chǎng)部費(fèi)用。辦事處電話費(fèi)用由市場(chǎng)部經(jīng)理負(fù)責(zé)管理,銷售和售后服務(wù)共同使用,各承當(dāng)50％。國(guó)際長(zhǎng)途一律不予報(bào)銷。市場(chǎng)部辦事處的籌建由市場(chǎng)部經(jīng)理根據(jù)該市場(chǎng)部業(yè)務(wù)狀況提出申請(qǐng),并設(shè)計(jì)具體籌建方案,方案應(yīng)涉及裝修方案及費(fèi)用預(yù)算等,報(bào)市場(chǎng)管理部審核,銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)同意,蘇州金龍公司財(cái)務(wù)部復(fù)核后,經(jīng)蘇州金龍公司總經(jīng)理同意后執(zhí)行。該項(xiàng)費(fèi)用由公司承當(dāng)。備用金管理:年初市場(chǎng)部經(jīng)理、業(yè)務(wù)員、見(jiàn)習(xí)生分別按每人二萬(wàn)、一萬(wàn)二千和五千的原則從財(cái)務(wù)部預(yù)支費(fèi)用,每年年終止算一次,還清借款,對(duì)需要再借款者,視完畢任務(wù)狀況,酌情借給。對(duì)駐外業(yè)務(wù)人員規(guī)定每月報(bào)銷一次,其它人員出差返回后即時(shí)報(bào)銷;每月10日前將上月全部票據(jù)和報(bào)銷闡明以特快專遞寄至銷售公司財(cái)務(wù)部。市場(chǎng)部經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)銷票據(jù)的進(jìn)行審核和簽字;對(duì)不能反映票據(jù)真實(shí)內(nèi)容及需要闡明的報(bào)銷票據(jù),經(jīng)辦人必須填寫”報(bào)銷闡明”表格(附后),由市場(chǎng)部經(jīng)理簽字。每月初市場(chǎng)部經(jīng)理按照費(fèi)用指標(biāo)核算我市場(chǎng)部上月的費(fèi)用,如超出規(guī)定費(fèi)用指標(biāo),超出部分的票據(jù)請(qǐng)暫不要粘貼報(bào)銷以免丟失,即超出費(fèi)用暫不予報(bào)銷。第五章內(nèi)勤費(fèi)用管理銷售公司內(nèi)勤費(fèi)用指標(biāo)由銷售公司根據(jù)年度任務(wù)的需要提出申請(qǐng),經(jīng)銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)同意,蘇州金龍公司財(cái)務(wù)部審核,并經(jīng)蘇州金龍公司總經(jīng)理同意后生效。銷售公司內(nèi)勤各部門每年年初向銷售公司財(cái)務(wù)部提交本部門當(dāng)年的費(fèi)用預(yù)算,由財(cái)務(wù)部審核,銷售公司總經(jīng)理審批,同意后按照預(yù)算費(fèi)用執(zhí)行。內(nèi)勤各部門預(yù)算內(nèi)費(fèi)用按照預(yù)算原則實(shí)報(bào)實(shí)銷,由各部門經(jīng)理按照銷售公司財(cái)務(wù)規(guī)定的規(guī)定和原則,訂立報(bào)銷意見(jiàn),提交銷售公司總經(jīng)理審批,同意后,由銷售公司財(cái)務(wù)部復(fù)核無(wú)誤后予以報(bào)銷。內(nèi)勤各部門如果費(fèi)用超出預(yù)算,需提交申請(qǐng),列出費(fèi)用超支因素,提交銷售公司總經(jīng)理審批,蘇州金龍公司財(cái)務(wù)部審核,經(jīng)蘇州金龍公司總經(jīng)理同意后方可報(bào)銷。內(nèi)勤部門在費(fèi)用使用中充足體現(xiàn)厲行節(jié)省的原則。銷售公司內(nèi)勤人員憑<出差申請(qǐng)表>出差,辦理借款和報(bào)銷手續(xù),其報(bào)銷費(fèi)用由所屬部門經(jīng)理審核后,經(jīng)銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)簽字同意報(bào)銷。第六章出差待遇銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)、各部門經(jīng)理及內(nèi)勤人員出差,按蘇州金龍公司的規(guī)定原則執(zhí)行。住宿費(fèi)用原則:總經(jīng)理:實(shí)報(bào)實(shí)銷;總經(jīng)理助理以上:四星級(jí)(含)下列飯店實(shí)報(bào)實(shí)銷;部門經(jīng)理級(jí)人員:三星級(jí)(含)下列飯店實(shí)報(bào)實(shí)銷;其它人員:在180元/天(單趟平均)的限額內(nèi),憑正式發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷。住勤補(bǔ)貼:不分級(jí)別,40元/天;市內(nèi)交通費(fèi):不分級(jí)別,35元/天。駐外市場(chǎng)部經(jīng)理和銷售業(yè)務(wù)人員出差原則:住宿:在省會(huì)都市規(guī)定租房,以確保安全和節(jié)省費(fèi)用,租房費(fèi)用按照1000元/人原則補(bǔ)貼,超出此原則的由個(gè)人承當(dāng);在其它地區(qū)開(kāi)展業(yè)務(wù),市場(chǎng)部經(jīng)理住宿原則250為三星級(jí)(含)下列飯店實(shí)報(bào)實(shí)銷,其它人員不超出150180元/日;住宿費(fèi)憑住宿發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷,住宿發(fā)票必須寫明起止日期、天數(shù)和姓名。住勤補(bǔ)貼:40元/日。交通費(fèi):市內(nèi)交通費(fèi)平均不超出35元/日,憑發(fā)票報(bào)銷,發(fā)現(xiàn)大量連號(hào)無(wú)合理闡明的和弄虛作假的,當(dāng)月市內(nèi)交通費(fèi)全部不予報(bào)銷。省內(nèi)業(yè)務(wù)原則上以火車和長(zhǎng)途客車為重要交通方式。招待費(fèi):元/次下列的餐費(fèi)、招待費(fèi)和禮物購(gòu)置費(fèi)用,由市場(chǎng)部經(jīng)理對(duì)我市場(chǎng)部規(guī)范和管理;元/次以上的招待費(fèi)、餐費(fèi)及禮物費(fèi),一律要事先請(qǐng)示銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)同意,未經(jīng)同意私自操作的,不予報(bào)銷。辦公費(fèi):市場(chǎng)部辦公用品的購(gòu)置,必須嚴(yán)格按照本規(guī)定中有關(guān)辦公用品配備與發(fā)放規(guī)定執(zhí)行,否則不予報(bào)銷。醫(yī)療費(fèi):100元/次以上的醫(yī)療費(fèi)需由縣級(jí)以上醫(yī)院出具的診療證明(即病歷),報(bào)銷時(shí)附上,否則不予報(bào)銷。銷售公司司機(jī)出差原則:短途出差(200公里以內(nèi),含蘇州六縣市),不給補(bǔ)貼;對(duì)于送車、參展、參加實(shí)驗(yàn)等涉車差旅人員:住宿費(fèi):采用全額包干方法,120元/天;與參展公司統(tǒng)一安排住宿等特殊狀況,可在180元/天以內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷;住勤補(bǔ)貼:40元/天;行車補(bǔ)貼:0.15元/公里。各內(nèi)勤部門、市場(chǎng)部人員手機(jī)報(bào)銷原則。人員實(shí)報(bào)實(shí)銷超額部分只報(bào)50%超額部分只報(bào)25%市場(chǎng)部經(jīng)理≤2500元>2500元<3500元≥3500元銷售業(yè)務(wù)人員≤元>元<3000元≥3000元內(nèi)勤部門經(jīng)理≤800元<1000元>800元≥1000元內(nèi)勤部門業(yè)務(wù)人員≤400元<600元>400元≥600元≤200元<300元>200元≥300元司機(jī)≤400元>400元<600元≥600元市場(chǎng)部經(jīng)理和銷售業(yè)務(wù)員的手機(jī)費(fèi)用從所屬市場(chǎng)部的銷售費(fèi)用中支出。第七章票據(jù)報(bào)銷規(guī)定收據(jù)、虛假發(fā)票和非本業(yè)務(wù)區(qū)域的一切票據(jù)不予報(bào)銷(含未經(jīng)同意的跨省車票、機(jī)票)。涂改、偽造票據(jù)一律不予報(bào)銷,并視情節(jié)輕重分別予以行政和經(jīng)濟(jì)處分。超出本規(guī)定有關(guān)原則的票據(jù)一律不予報(bào)銷。根據(jù)公司財(cái)務(wù)規(guī)定,對(duì)報(bào)銷的發(fā)票作以下規(guī)定:辦公用品發(fā)票,應(yīng)附上由賣方填寫及加蓋公章的明細(xì)品名、單價(jià)、總價(jià)等的清單,在清單上注明用途;招待費(fèi)用禮物發(fā)票應(yīng)在”報(bào)銷闡明”表格中注明贈(zèng)予對(duì)象及時(shí)間;餐飲發(fā)票應(yīng)在”報(bào)銷闡明”表格中注明每筆開(kāi)支的宴請(qǐng)對(duì)象、金額及時(shí)間,超出前述規(guī)定原則的還需注明同意領(lǐng)導(dǎo)以備考核備查;每次報(bào)銷如沒(méi)有附加”報(bào)銷闡明”表格,銷售公司一律不予報(bào)銷。票據(jù)粘貼按照交通費(fèi)、住宿費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)、醫(yī)療費(fèi)分類粘貼,不能混淆。全部報(bào)銷發(fā)票必須將日期、客戶名稱(即公司名稱、住宿費(fèi)為人個(gè)姓名)填寫清晰,否則不予報(bào)銷。每月10日前報(bào)銷上個(gè)月的有關(guān)票據(jù),逾期下個(gè)月進(jìn)行。第八章辦公用品管理規(guī)定銷售公司全部業(yè)務(wù)部門和人員配備通訊工具(電話、傳真機(jī)),必須事先填寫<辦公用品購(gòu)置申請(qǐng)表>,由銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)同意,由內(nèi)務(wù)部指定人員購(gòu)置并作為固定資產(chǎn)登記。未經(jīng)同意私自購(gòu)置的,將不予報(bào)銷機(jī)身費(fèi)用;遺失再購(gòu)的將不予報(bào)銷購(gòu)機(jī)費(fèi)用,只報(bào)銷話費(fèi)及服務(wù)費(fèi)。各市場(chǎng)部、各職能部門的大宗耐用辦公用品(單件價(jià)值500元以上)購(gòu)置,由使用部門填寫<辦公用品購(gòu)置申請(qǐng)表>,由銷售公司總經(jīng)理或總監(jiān)同意,由蘇州金龍公司財(cái)務(wù)部審核并經(jīng)蘇州金龍公司總經(jīng)理同意后安排購(gòu)置,并作為固定資產(chǎn)登記。蘇州金龍公司財(cái)務(wù)部和銷售公司指定人員對(duì)上述用品分別造冊(cè)登記,作為公司固定資產(chǎn),并擬定保管人,丟失和損壞視情節(jié)輕重予以罰款和賠償解決。未經(jīng)同意私自購(gòu)置的,不予報(bào)銷。價(jià)值較高的辦公用品如車輛、電腦、手提電腦,由銷售公司統(tǒng)