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人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部文獻(xiàn)管理體系執(zhí)行程序目錄一、建立文獻(xiàn)管理體系的目的……………2二、文獻(xiàn)管理體系定義………………………2三、文獻(xiàn)公布類型………………2四、文獻(xiàn)公布形式………………2五、文獻(xiàn)管理原則…………………2六、文獻(xiàn)類別………………………3七、文獻(xiàn)收發(fā)流程………………4八、文獻(xiàn)保管、借閱管理………………………4九、文獻(xiàn)管理體系表單模板和行文原則格式……………………4

一、建立文獻(xiàn)管理體系的目的1.加強(qiáng)事業(yè)部文獻(xiàn)管理，規(guī)范事業(yè)部行文程序；2.強(qiáng)化文獻(xiàn)體系為決策服務(wù)的作用；3.凡事做到有據(jù)可查，成為內(nèi)控管理中復(fù)查、稽核的重要而有效的手段。二、文獻(xiàn)管理體系定義1.本體系范疇僅指全部經(jīng)事業(yè)部行政辦和有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)的收發(fā)文；2.全部文獻(xiàn)的收發(fā)、分類、歸檔、借閱均歸由事業(yè)部行政辦統(tǒng)一管理。三、文獻(xiàn)公布類型1.上行文：經(jīng)營管理事業(yè)部向公司或政府有關(guān)職能部門的一種行文2.平行文：經(jīng)營管理事業(yè)部與其它事業(yè)部之間的一種行文3.下行文：經(jīng)營管理事業(yè)部對所屬各職能部門及各團(tuán)體的一種行文四、文獻(xiàn)公布形式1.對內(nèi)公布：紙質(zhì)、OA辦公系統(tǒng)2.對外公布：紙質(zhì)、公司網(wǎng)站、信箱五、文獻(xiàn)管理原則1.保密原則：但凡牽涉公司重大商業(yè)機(jī)密的文獻(xiàn)須有嚴(yán)格的保密方法予以保障，有關(guān)負(fù)責(zé)人須訂立保密合同；2.歸口管理，專人負(fù)責(zé)原則：文獻(xiàn)的收發(fā)、分類、歸檔及借閱必須由歸口部門指定專人負(fù)責(zé)；3.實(shí)效性原則：文獻(xiàn)的解決與執(zhí)行要講求效率，以追求文獻(xiàn)的實(shí)際效用為目的；4.原則化、規(guī)范化原則：全部文獻(xiàn)的格式、流程及檔案管理均須遵照所制定的規(guī)范原則，以使文獻(xiàn)管理系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)高效、有序。六、文獻(xiàn)類別經(jīng)營管理事業(yè)部文獻(xiàn)體系分為外部來文和內(nèi)部文獻(xiàn)。外部來文外部來文為政府有關(guān)職能部門、行業(yè)協(xié)會、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位的外來文獻(xiàn)。按來源可分為：政府有關(guān)職能部門行業(yè)協(xié)會、社會團(tuán)體、民間組織公司或其它事業(yè)部其它企事業(yè)單位等2.內(nèi)部文獻(xiàn)內(nèi)部文獻(xiàn)為經(jīng)營管理事業(yè)部內(nèi)部的多個告知、決定、報告、請示、計劃、總結(jié)和有關(guān)資料等文獻(xiàn)。內(nèi)部文獻(xiàn)按類別可分為：①行政管理類文獻(xiàn)a.經(jīng)營管理事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)構(gòu)成及變更，職能部門構(gòu)成及變更b.經(jīng)營管理事業(yè)部重大活動c.行政事務(wù)d.公司文化e.法律事務(wù)f.勞動合同管理，社會保險、薪酬福利、職務(wù)任免，績效等g.員工教育和培訓(xùn)h.消防保衛(wèi)i.外事工作②經(jīng)營管理類文獻(xiàn)a.事業(yè)部經(jīng)營戰(zhàn)略、計劃總結(jié)、多個統(tǒng)計報表b.資產(chǎn)管理、產(chǎn)權(quán)變動c.公司宣傳d.商務(wù)合同e.物資采購、保管和使用f.招投標(biāo)管理③設(shè)備物品類文獻(xiàn)材料a.購置設(shè)備物品的審批，購置合同等b.設(shè)備的驗(yàn)收和安裝調(diào)試c.設(shè)備物品的使用、維護(hù)和更新七、文獻(xiàn)收發(fā)流程1.收文管理流程行政辦簽收來文、登記→行政辦主任審視解決→主管副總/總經(jīng)理批示→行政辦下發(fā)批示解決文獻(xiàn)→有關(guān)部門經(jīng)理接受解決→行政辦歸檔管理2.發(fā)文管理流程發(fā)文部門起草公文→發(fā)文部門經(jīng)理審視→主管副總審核→總經(jīng)理審批→行政辦校稿、打印、蓋章、發(fā)出→行政辦接受反饋并存檔八、文獻(xiàn)保管、借閱管理1.文獻(xiàn)由歸口部門負(fù)責(zé)收集并及時移交到行政辦，行政辦指定專人統(tǒng)一管理。2.因工作需要借閱文獻(xiàn)時，須填寫《文獻(xiàn)借閱審批單》（見【附件二】），并經(jīng)對應(yīng)審批人同意后借閱，償還時文獻(xiàn)管理員應(yīng)及時歸檔。3.借閱人必須保持資料的完整性，不得破損。4.如文獻(xiàn)已過保存期限，須填寫《文獻(xiàn)銷毀申請單》（見【附件四】）并經(jīng)對應(yīng)審批人同意后銷毀。九、文獻(xiàn)管理體系表單和行文原則格式【附件一】文獻(xiàn)歸檔記錄表模板文獻(xiàn)歸檔記錄表序號歸檔日期文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)編號歸檔人經(jīng)辦人備注12345678910備注：標(biāo)有密級的文獻(xiàn)應(yīng)在備注中寫明。

【附件二】文獻(xiàn)借閱審批單模板文獻(xiàn)借閱審批單編號：借閱申請部門申請人文獻(xiàn)名稱借閱日期償還日期借閱目的：部門經(jīng)理審批主管副總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批【附件三】文獻(xiàn)借閱記錄表模板文獻(xiàn)借閱記錄表文獻(xiàn)名稱編號借閱類型借閱時間返還時間借閱人簽字保管人簽字□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制□借閱□復(fù)制【附件四】文獻(xiàn)銷毀申請表模板文獻(xiàn)銷毀申請表文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)類別歸屬部門正/副份數(shù)保存期限銷毀因素經(jīng)手人部門負(fù)責(zé)人審核行政辦經(jīng)手人行政辦負(fù)責(zé)人復(fù)核總經(jīng)理審批備注【附件五】發(fā)文申請表模板發(fā)文申請表文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)類別文獻(xiàn)份數(shù)緊急程度密級起草部門負(fù)責(zé)人發(fā)文闡明：審批意見：終審意見：□同意公布、實(shí)施，公布日期年月日□請修改、補(bǔ)充、核算□暫緩公布不予同意簽字：年月日填報闡明：1.文獻(xiàn)類別涉及：規(guī)定、決定、決策、告知、通報、請示、報告、批復(fù)、函和會議紀(jì)要等。2.文獻(xiàn)密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。3.緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。4.各級別文獻(xiàn)對應(yīng)由總經(jīng)理、主管副總經(jīng)理或部門經(jīng)理進(jìn)行審批，并訂立終審意見（文獻(xiàn)級別遵照事業(yè)部文獻(xiàn)管理制度中的規(guī)定）。5.發(fā)文申請表后需附擬發(fā)文獻(xiàn)的正文。【附件六】文獻(xiàn)發(fā)放記錄表模板文獻(xiàn)發(fā)放記錄表序號發(fā)文日期文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)類別文獻(xiàn)編號發(fā)文部門收文部門備注部門經(jīng)辦人部門經(jīng)辦人12345678910填報闡明：屬于密級的文獻(xiàn)和緊急程度為特急或急的文獻(xiàn)應(yīng)在備注中標(biāo)明?！靖郊摺渴瘴挠涗洷砟０迨瘴挠涗洷硇蛱柺瘴娜掌谖墨I(xiàn)名稱文獻(xiàn)類別文獻(xiàn)編號收文部門轉(zhuǎn)呈部門發(fā)文部門備注部門經(jīng)辦人部門經(jīng)辦人部門經(jīng)辦人12345678910填報闡明：屬于密級的文獻(xiàn)和緊急程度為特急或急的文獻(xiàn)應(yīng)在備注中標(biāo)明?！靖郊恕可闲形母袷侥０宀课墨I(xiàn)編號：簽發(fā)人： 有關(guān)的請示/報告 年月日（印章）主題詞:主送：抄送:

【附件九】平行文格式模板有關(guān)的函特此函詢/復(fù)函/函告發(fā)文單位年月日

【附件十】下行文格式模板經(jīng)營管理事業(yè)部文獻(xiàn)編號：有關(guān)的告知/批復(fù)/決定/批示：