基于金蝶K3ERP系統(tǒng)之采購管理詳細(xì)業(yè)務(wù)流程

***************ERP管理信息系統(tǒng)采購管理詳細(xì)業(yè)務(wù)流程創(chuàng)立日期:****控制編碼: ****當(dāng)前版本: V1.0發(fā)布日期：編制/業(yè)務(wù)：會(huì)簽/生產(chǎn)：會(huì)簽/物控：會(huì)簽/質(zhì)量：審核/ERP工程負(fù)責(zé)人：批準(zhǔn)/副總經(jīng)理：文檔控制更改記錄日期作者版本更改參考審閱職位簽字分發(fā)編碼地點(diǎn)和位置目錄TOC\o"2-3"\h\z\u文檔控制2更改記錄2審閱2分發(fā)21．采購管理根底數(shù)據(jù)41.1供給商編碼41.2采購人員41.3供給商檔案41.4供給商價(jià)格檔案41.5物料采購信息檔案41.6采購關(guān)鍵參數(shù)設(shè)置42．供給商管理流程52.1供給商新增流程圖及說明52.2供給商變更流程圖及說明62.3采購詢報(bào)價(jià)流程圖及說明72.4合格供給商評估流程圖及說明82.5樣品需求管理流程圖及說明93．采購和委外業(yè)務(wù)管理流程103.1采購訂單流程圖及說明103.2采購訂單變更圖及說明113.3采購訂單退貨流程圖及說明123.4委外訂單流程圖及說明133.5返修委外訂單流程及說明153.6委外訂單變更流程及說明163.7委外訂單退貨流程圖及說明174．單據(jù)、報(bào)表184.1采購單據(jù)184.2采購報(bào)表184.3委外單據(jù)184.4委外報(bào)表181．采購管理根底數(shù)據(jù)1.1供給商編碼供給商分類〔〕+流水號1.2采購人員工號編碼+1.3供給商檔案主要數(shù)據(jù)列：供給編碼、名稱、1.4供給商價(jià)格檔案主要數(shù)據(jù)列：1.5物料采購信息檔案采購單位、主要供給商、采購提前期、最小訂購量〔可選項(xiàng)〕1.6采購關(guān)鍵參數(shù)設(shè)置1〕采購訂單和委外訂單必須有價(jià)格才能下達(dá)2〕采購員無關(guān)閉采購和委外訂單權(quán)限3〕采購員只能參照采購申請單生成采購訂單4〕委外關(guān)鍵物料沒配套發(fā)夠物料無法做委外入庫2．供給商管理流程2.1供給商新增流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0采購員根據(jù)與供給商業(yè)務(wù)跟進(jìn)情況，對達(dá)成初步合作意向的潛在供給商建立“供給商檔案〞。把附表單上傳到系統(tǒng)。ERP采購/采購員&"供給商調(diào)查表"2.0對于潛在供給商，如果需要進(jìn)一步開展為交易供給商，需由采購員提出“供給商資質(zhì)申請〞經(jīng)采購部長初步審批后，提交公司技術(shù)、質(zhì)量部門進(jìn)展審核。ERP采購/采購員采購/部長&"審核申請表"、"供給商開發(fā)申請表"3.0采購、技術(shù)、質(zhì)量部門對新供給商進(jìn)展評估打分，填寫審批意思。手工技術(shù)、質(zhì)量、采購/負(fù)責(zé)人&"供給商評估表"4.0對于評審?fù)ㄟ^的新供給商，由申請人通知供給商檔案管理員，在K3系統(tǒng)中進(jìn)展“轉(zhuǎn)交易供給商〞操作，供給商檔案管理員在系統(tǒng)中核對“供給商資質(zhì)申請表〞及相關(guān)審核情況無誤后，進(jìn)展“轉(zhuǎn)交易供給商〞操作。ERP供推中心/文員&"合格供給商審批表"2.2供給商變更流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0采購員根據(jù)與供給商變更信息，填寫“供給商變更申請表〞注：只涉及到變更名稱、走變更單據(jù)流程，其它變更直接通知供推中心文員變更即可；手工采購/采購員&"供給商變更申請表"〔制單〕2.0采購部長審核“供給商變更申請表〞手工采購/部長&"供給商變更申請表"〔審核〕3.0采購主管副總審批“供給商變更申請表〞手工采購/主管副總&"供給商變更申請表"〔審批〕4.0對審批后的供給商信息，由申請人通知供推中心文員，在K3維護(hù)“供給商檔案〞操作。把供給商核準(zhǔn)通知單或變更通知上傳到系統(tǒng)ERP供推中心/文員&"供給商檔案"2.3采購詢報(bào)價(jià)流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0有新材料需要采購，或現(xiàn)在采購價(jià)格需要調(diào)整時(shí)，由采購員錄入“報(bào)價(jià)單〞，把附表上傳到K3系統(tǒng)；ERP采購/采購員"供給商報(bào)單"&"報(bào)價(jià)單"〔制單〕2.0采購部長審核“報(bào)價(jià)單〞ERP采購/部長&"報(bào)價(jià)單"〔審核〕3.0生產(chǎn)總監(jiān)核準(zhǔn)“報(bào)價(jià)單〞手工生產(chǎn)/生產(chǎn)總監(jiān)&"報(bào)價(jià)單"〔核準(zhǔn)〕4.0采購主管副總批準(zhǔn)“報(bào)價(jià)單〞手工采購主管副總&"報(bào)價(jià)單"〔批準(zhǔn)〕5.0報(bào)價(jià)單審批完成后，由供推中心文員對K3根底檔案中采購價(jià)格檔案進(jìn)展更新。ERP供推中心/文員&供給商價(jià)格檔案2.4合格供給商評估流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0采購部針對合格的A類、B類供給商提出評估，填寫“供給商月考核表〞手工采購/采購員&"供給商月考核表"〔制單〕2.0采購部與質(zhì)量對A類、B類供給商進(jìn)展評分手工采購、質(zhì)量/部長&"供給商月考核表"〔會(huì)簽〕3.0將評估結(jié)果錄入K3系統(tǒng)“供給商評分表〞，把附表上傳到K3ERP采購/采購員&"供給商評分表"4.0把評估不合格的供給商暫停交易ERP采購/采購員2.5樣品需求管理流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0技術(shù)部根據(jù)新產(chǎn)品提出樣品試制申請，錄入K3ERP技術(shù)部/工程師&樣品試制申請單"工作聯(lián)絡(luò)書"2.0采購部通知供給商打樣、送樣，并接收樣品ERP采購/采購員&樣品收樣3.0把樣品交給技術(shù)部或質(zhì)量進(jìn)展樣品檢驗(yàn)ERP采購/采購員技術(shù)部/工程師&樣品交接4.0樣品合格后進(jìn)展確認(rèn)封樣，把簽字完畢的的“樣品確認(rèn)單〞上傳到K3ERP采購/采購員&"樣品確認(rèn)單"3．采購和委外業(yè)務(wù)管理流程3.1采購訂單流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0根據(jù)不同的物料類型生產(chǎn)用物料由物料需求運(yùn)算模塊自動(dòng)生成采購申請，PMC審核后打印給采購部；平安庫存控制的物料，由PMC生成采購申請，審核后打印給采購；非生產(chǎn)物料，由申請人手工錄入采購申請，并由各部門負(fù)責(zé)對采購申請單進(jìn)展審核后打印給采購；ERP生產(chǎn)部/PMC各部門/文員&"采購申請單"2.0采購員依據(jù)采購申請單、采購價(jià)格，選擇供給商生成采購訂單。ERP采購/采購員&"采購訂單"〔制單〕3.0采購訂單經(jīng)過采購經(jīng)理審核后，采購員打印采購訂單給供給商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。ERP采購/采購部長技術(shù)部/工程師&"采購訂單"〔審核〕4.0供給商送貨到達(dá)后，由采購員依據(jù)采購訂單，在“供給商送貨單〞簽名確認(rèn)訂單號。手工采購/采購員&"供給商送貨單"5.0物控收貨后，根據(jù)倉管員確認(rèn)的“供給商送貨單〞開具“收料通知單〞，免檢的物料直接做入庫，抽檢或全檢的物料交質(zhì)檢部對物料進(jìn)展檢驗(yàn)。ERP物控/文員&"采購入庫單"6.0根據(jù)“收料通知單〞對物料進(jìn)展檢驗(yàn)，并將檢驗(yàn)結(jié)果錄入“來料檢驗(yàn)單〞，判定合格物料，交倉管員辦理入倉，不合格物料通知采購部門處理，視生產(chǎn)情況退貨或申請?zhí)夭?；ERP質(zhì)量部/檢驗(yàn)員&"來料檢驗(yàn)單"、"不良品處理單"、"特采單"7.0根據(jù)“來料檢驗(yàn)單〞“不良品處理單〞做入庫業(yè)務(wù)，合格及讓步接收的入良品倉，退貨的入不良品倉；ERP物控/文員&"外購入庫單"3.2采購訂單變更圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0PMC方案員補(bǔ)生產(chǎn)方案調(diào)整情況提出采購變更申請，編制“采購變更聯(lián)絡(luò)函〞，PMC主管審核打印給采購；手工生產(chǎn)部/PMC&"采購變更聯(lián)絡(luò)函"2.0采購部根據(jù)“采購變更聯(lián)絡(luò)函〞在K3中錄入“采購變更通知單〞，采購部長審核后通知ERP工程師；ERP采購/采購員采購/采購部長&"采購變更通知單"3.0ERP工程師根據(jù)“采購變更聯(lián)絡(luò)函〞和“采購變更通知單〞執(zhí)行變更單生效或關(guān)閉采購訂單ERPERP/工程師4.0采購訂單尾數(shù)關(guān)閉：延期1個(gè)月，生產(chǎn)不需要的采購訂單尾數(shù)，由采購員提出“采購訂單關(guān)閉申請〞聯(lián)絡(luò)函，PMC審核確認(rèn)，ERP工程師執(zhí)行手工關(guān)閉手工ERP采購/采購員生產(chǎn)部/PMCERP/工程師&"采購訂單關(guān)閉申請"3.3采購訂單退貨流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0批量退貨：采購員根據(jù)質(zhì)量部的不合格檢驗(yàn)報(bào)告及時(shí)參照采購訂單生成“退貨退知單〞，采購部長審核后打印給倉庫；零星退貨：采購員根據(jù)不良品倉的物料手工錄入“退貨退知單〞采購部長審核后打印給倉庫；ERP采購/采購員采購/部長&"退貨通知單"2.0物控根據(jù)“退貨通知單〞生成“紅字外購入庫單〞處理實(shí)物退貨；ERP物控/文員&"采購?fù)素泦?3.4委外訂單流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0根據(jù)不同的物料類型由物料需求運(yùn)算模塊自動(dòng)生成采購申請，PMC審核后打印給采購部；其它零星的委外需求由申請人手工錄入采購申請，并由各部門負(fù)責(zé)對采購申請單進(jìn)展審核后打印給采購；ERP生產(chǎn)部/PMC各部門/文員&"采購申請單"2.0采購員依據(jù)采購申請單、采購價(jià)格，選擇供給商生成委外訂單。ERP采購/采購員&"委外訂單"〔制單〕3.0委外訂單經(jīng)過采購部長審核后，采購員打印委外訂單給供給商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。ERP采購/采購部長&"委外訂單"〔審核〕4.0采購員根據(jù)委外訂單做原材料的“委外加工出庫〞，系統(tǒng)能根據(jù)委外產(chǎn)品的BOM自動(dòng)生成委外加工需發(fā)出的材料清單，委外加工出庫〞打印簽字交給倉庫發(fā)料；ERP采購/采購員&"委外加工出庫單"〔制單〕5.0倉管員發(fā)料后，物控文員根據(jù)倉管員簽字的“委外加工出庫單〞審核K3單據(jù)ERP物控/文員&"委外加工出庫單"〔審核〕委外異常處理：退換料：經(jīng)質(zhì)量部確認(rèn)后，采購作“紅字委外出庫單〞，再以“藍(lán)字委外加工出庫單〞補(bǔ)料給供給商補(bǔ)料：采購提出補(bǔ)料申請，采購部部長審核后，物控參照生成“委外加工出庫單〞ERP采購/采購員物控/文員&"委外加工出庫單"〔制單〕&"委外加工出庫單"〔審核〕6.0供給商送貨到達(dá)后，由采購員依據(jù)委外訂單，在“供給商送貨單〞簽名確認(rèn)訂單號。手工采購/采購員&"供給商送貨單"7.0物控收貨后，根據(jù)倉管員確認(rèn)的“供給商送貨單〞開具“收料通知單〞，免檢的物料直接做入庫，抽檢或全檢的物料交質(zhì)檢部對物料進(jìn)展檢驗(yàn)。ERP物控/文員&"委外入庫單"8.0根據(jù)“收料通知單〞對物料進(jìn)展檢驗(yàn)，并將檢驗(yàn)結(jié)果錄入“來料檢驗(yàn)單〞，判定合格物料，交倉管員辦理入倉，不合格物料通知采購部門處理，視生產(chǎn)情況退貨或申請?zhí)夭?；ERP質(zhì)量部/檢驗(yàn)員&"來料檢驗(yàn)單"、"不良品處理單"、"特采單"9.0根據(jù)“來料檢驗(yàn)單〞“不良品處理單〞做入庫業(yè)務(wù)，合格及讓步接收的入良品倉，退貨的入不良品倉；ERP物控/文員&"委外入庫單"10.0月末本錢會(huì)計(jì)按委外訂單，根據(jù)“委外入庫單〞對委外加工發(fā)出的材料進(jìn)展核銷。ERP財(cái)務(wù)/本錢會(huì)計(jì)3.5返修委外訂單流程及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0因材料原因產(chǎn)生不良導(dǎo)致的返修或改制，采購員錄入委外訂單時(shí)委外類型選擇“返修訂單〞ERP采購/采購員&"委外訂單"〔制單〕2.0委外訂單經(jīng)過采購部長審核后，采購員打印委外訂單給供給商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。ERP采購/采購部長&"委外訂單"〔審核〕3.0如需進(jìn)展委外投料變更處理，由采購員提出申請，采購部長執(zhí)行投料變更單，不需則跳過此步。ERP采購/采購部長&"委外投料變更單"3.6委外訂單變更流程及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0PMC方案員按生產(chǎn)方案調(diào)整情況提出委外變更申請，編制“委外變更聯(lián)絡(luò)函〞，PMC主管審核打印給采購；手工生產(chǎn)部/PMC&"委外變更聯(lián)絡(luò)函"2.0采購部根據(jù)“委外變更聯(lián)絡(luò)函〞在K3中進(jìn)展委外訂半單變更；ERP采購/采購員3.0委外訂單增加：變更后需追加委外材料出庫數(shù)量；ERP采購/采購員&"委外加工出庫單"4.0委外訂單減少或取消：變更后則需追回局部材料或全部材料退回；ERP采購/采購員&"紅字委外加工出庫單"3.0ERP工程師根據(jù)“采購變更聯(lián)絡(luò)函〞和中止的委外訂單，查看委外在制品數(shù)量為零后關(guān)閉委外訂單ERPERP/工程師4.0委外訂單尾數(shù)關(guān)閉：延期1個(gè)月，生產(chǎn)不需要的委外訂單尾數(shù)，由采購員提出“采購訂單關(guān)閉申請〞聯(lián)絡(luò)函，PMC審核確認(rèn)，ERP工程師執(zhí)行手工關(guān)閉注：一定要在制品數(shù)量為零的委外訂單才能關(guān)閉手工ERP采購/采購員生產(chǎn)部/PMCERP/工程師&"委外訂單關(guān)閉申請"3.7委外訂單退貨流程圖及說明序號步驟說明處理部門/崗位輸入&輸出相關(guān)政策1.0由于供給商原因不良可返修退貨：采購員根據(jù)質(zhì)量部的不合格檢驗(yàn)報(bào)告及時(shí)參照委外訂單生成“退貨退知單〞，采購部長審核后打印給倉庫；ERP采購/采購員采購/部長&"退貨通知單"2.0物控根據(jù)“退貨通知單〞生成“紅字委外入庫單〞處理實(shí)物退貨；ERP物控/文員&"委外退貨單"3.0假設(shè)因?yàn)楣┙o商原因不良造成不可返修，做報(bào)廢處理，要扣除加工費(fèi)和材料費(fèi)用,采購部核算損失，供給商確認(rèn)后，用負(fù)數(shù)“其他應(yīng)付單〞記錄扣款沖減應(yīng)付帳款。負(fù)數(shù)其他應(yīng)付單可以與采購發(fā)票一起核銷。ERP物控/文員&"采購?fù)素泦?4.0委外物料的報(bào)廢，由采購員提出申請，采購部長審核，主管副總審批后，倉庫用“其它出庫單〞出庫當(dāng)廢品處理或供給商收回ERP采購/采購員采購/部長物控/文員"委外物料報(bào)廢單"&"其它出庫單"4．單據(jù)、報(bào)表4.1采購單據(jù)"供給商調(diào)查表"FM-PD-001A：采購員制單—采購部長審核"審核申請表"FM-PD-034A：采購員制單—采購部長審核—生產(chǎn)總監(jiān)審批"供給商開發(fā)申請表"FM-PD-035A：采購員制單—采購部長審核—生產(chǎn)總監(jiān)審批"供給商評估表"FM-PD-002A：采購員制單—采購部長審核—生產(chǎn)總監(jiān)審批"合格供給商申批表"FM-PD-036A：采購員制單—采購部長審核—生產(chǎn)總監(jiān)核實(shí)羅總審批"供給商報(bào)價(jià)單"：供給商蓋章"采購報(bào)價(jià)單"：采購員ERP制單—采購部長審核—生產(chǎn)總監(jiān)核實(shí)羅總審批—供推中心文員維護(hù)價(jià)格檔案"采購申請單"：PMC申請單：PMC制單—PMC審核其它部門申購單：部門文員制單—部門負(fù)責(zé)人審核"采購訂單"：采購員制單—采購部長審核"供給商送貨單"：供給商簽字蓋章—采購員簽字—倉管員簽字"特采申請單"：采購員制單—采購部長審核—各部門會(huì)簽"采購變更聯(lián)絡(luò)函"：PMC方案員制單—PMC主管審核"采購訂單變更單"：采購員制單—采購部長審核—ERP工程師生效"采購訂單關(guān)閉申請"：采購員制單—采購部長審核—PMC確認(rèn)ERP工程師關(guān)閉訂單"采購?fù)素浿獑?：采購員制單—采購部長審核"采購?fù)素泦?：物控文員制單—倉管員簽名—物控部長審核4.2采購報(bào)表采購訂單執(zhí)行匯總表、明細(xì)表〔供給鏈－采購管理－采購訂單〕：采購主管、采購員采購訂單全程跟蹤表〔供給鏈－采購管理－采購訂單〕：采購主管、采購員采購匯總