采購(gòu)專項(xiàng)審計(jì)流程

采購(gòu)專項(xiàng)審計(jì)流程一、對(duì)公司采購(gòu)制度完善性檢查、評(píng)價(jià)審計(jì)準(zhǔn)備1、制度與流程：（1）收集公司采購(gòu)管理制度，評(píng)價(jià)相關(guān)的采購(gòu)管理控制措施是否完備，采購(gòu)活動(dòng)各階段是否都有相關(guān)的管理規(guī)范。（2）對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的審核確認(rèn)、標(biāo)書制作、招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、合同管理、驗(yàn)收、退貨、款項(xiàng)支付等主要業(yè)務(wù)的管理制度進(jìn)行分析，判斷其與公司政策是否存在差異以及差異的合理性，判別其對(duì)實(shí)際工作能否起到管理控制作用。（3）用Visio等制圖軟件繪制采購(gòu)流程圖，判斷其制度方面是否存在控制缺失或薄弱環(huán)節(jié)，同時(shí)確認(rèn)采購(gòu)流程的效果與效率?，F(xiàn)場(chǎng)審計(jì)對(duì)準(zhǔn)備階段的問題、初步判斷進(jìn)行核實(shí)，并與采購(gòu)部門的員工充分溝通，對(duì)現(xiàn)有的采購(gòu)制度作出客觀評(píng)價(jià)?！疽蟆客ㄟ^以上檢查，對(duì)采購(gòu)管理制度體系的完整性、預(yù)算管理體系的健全和有效性、業(yè)務(wù)流程的清晰與否以及主要內(nèi)部控制環(huán)節(jié)是否存在、是否有實(shí)際控制力度等問題做出客觀評(píng)價(jià)，提出合理建議。二、采購(gòu)管理主要業(yè)務(wù)工作的內(nèi)控情況檢查1、供應(yīng)商管理階段審計(jì)準(zhǔn)備（1）收集供應(yīng)商管理制度；（2）了解供應(yīng)商管理系統(tǒng)；（3）了解重要物資、固定資產(chǎn)價(jià)格收集系統(tǒng)及系統(tǒng)內(nèi)價(jià)格信息的來源；（4）獲取人事組織架構(gòu)圖。現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)從供應(yīng)商管理系統(tǒng)獲取本年度主要供應(yīng)商清單，新進(jìn)、淘汰供應(yīng)商清單，以100%的比率查核新進(jìn)、淘汰的供應(yīng)商的引進(jìn)、確認(rèn)、淘汰是否按制度執(zhí)行，提供的資料是否支持其操作。以此來確認(rèn)供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度是否有效執(zhí)行。是否存在采購(gòu)參與供應(yīng)商評(píng)價(jià)，供應(yīng)商管理系統(tǒng)口令密碼簡(jiǎn)單易被猜測(cè)，員工被離職、調(diào)崗權(quán)限未及時(shí)注銷的情況。從價(jià)格收集系統(tǒng)調(diào)取重要物資及固定資產(chǎn)價(jià)格進(jìn)行整年度或者幾個(gè)年度的價(jià)格分析性復(fù)核，或者借助第三方單位核實(shí)價(jià)格是否合理。對(duì)于價(jià)格不合理的，則通過印制假名片或者虛構(gòu)單位，對(duì)材料價(jià)格進(jìn)行單獨(dú)詢價(jià)，以確保采購(gòu)價(jià)格真實(shí)合理。抽查10-20家公司主要供應(yīng)商資質(zhì)文件：包含營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織代碼證、法人代表身份證，從工商局的官方網(wǎng)站調(diào)查了解該法人的真實(shí)合理性。通過將法人代表資料與人事入職登記資料核對(duì)或者電話聯(lián)系供應(yīng)商，確認(rèn)法人代表或者公司負(fù)責(zé)人是否為公司員工或家屬。價(jià)格管理部門是否充分利用了各種價(jià)格來源渠道，建立起容量豐富的價(jià)格信息資料庫(kù)；對(duì)于獲取的各種信息源，是否按照本公司的物資種類進(jìn)行了適當(dāng)分類?！疽蟆客ㄟ^核對(duì)、分析性復(fù)核、電話訪談等方式，確保供應(yīng)商管理人員已經(jīng)保證虛假供應(yīng)商及劣質(zhì)供應(yīng)商及時(shí)得到淘汰，入圍供應(yīng)商清單基本符合公司要求。2、采購(gòu)申請(qǐng)審批階段審計(jì)準(zhǔn)備（1）了解采購(gòu)部門招標(biāo)方式、評(píng)標(biāo)和中標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)；（2）收集非招投標(biāo)采購(gòu)制度；（3）收集緊急采購(gòu)管理制度。現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)招投標(biāo)采購(gòu)從財(cái)務(wù)明細(xì)賬抽查6-9筆（可分原材料、固定資產(chǎn)和辦公用品）需招投標(biāo)的大金額采購(gòu)，檢查招標(biāo)過程資料的完整性、主要控制環(huán)節(jié)的完備性和合理性。對(duì)于重大物資或者固定資產(chǎn)采購(gòu)，對(duì)于參與報(bào)價(jià)的供應(yīng)商是否設(shè)置了供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制，如設(shè)置年?duì)I業(yè)額、公司規(guī)模等。采購(gòu)業(yè)務(wù)招標(biāo)書是否詳細(xì)具體，涉及到所采購(gòu)物資的具體規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求。對(duì)于參與招標(biāo)的單位，邀標(biāo)應(yīng)該高于5家，如果實(shí)際應(yīng)標(biāo)數(shù)低于3家，是否廢標(biāo)，未廢標(biāo)的是否提報(bào)公司高層審批。對(duì)于常規(guī)物資的采購(gòu)的招投標(biāo)檢查是否為隨機(jī)從供應(yīng)商系統(tǒng)內(nèi)篩選，如為新進(jìn)供應(yīng)商是否按照供應(yīng)商管理制度進(jìn)行了考核。參與報(bào)價(jià)的單位是單獨(dú)報(bào)價(jià)，還是集體參與報(bào)價(jià)，對(duì)于集體參與報(bào)價(jià)的，考慮是否存在綁標(biāo)的可能，應(yīng)建議單獨(dú)與競(jìng)標(biāo)單位分別邀標(biāo)報(bào)價(jià)。是否提供了樣品，樣品的質(zhì)量是否符合公司要求，是否由使用部門或者技術(shù)部門出具了相關(guān)的報(bào)告、是否要求對(duì)方出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。采購(gòu)人員不得參與評(píng)標(biāo)。評(píng)標(biāo)過程記錄是否完整，技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)評(píng)定方法是否合理，是否有技術(shù)部提供技術(shù)指標(biāo)。定標(biāo)程序是否符合集團(tuán)及公司制度要求，定標(biāo)理由（質(zhì)量最優(yōu)、價(jià)格最低、送貨時(shí)間最短，更多最新審計(jì)干貨，請(qǐng)關(guān)注公眾號(hào)內(nèi)審網(wǎng)）是否充足。非招投標(biāo)采購(gòu)對(duì)于重復(fù)購(gòu)置的物資，如價(jià)格明顯高出前次購(gòu)買所確定標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)劃價(jià)，應(yīng)將其作為重點(diǎn)審計(jì)對(duì)象，審計(jì)是否存在問題。是否存在非采購(gòu)人員采購(gòu)，或者非采購(gòu)人員采購(gòu)后未由采購(gòu)部門、使用部門主管追認(rèn)審批的情況。比價(jià)基礎(chǔ)是否一致，如物資的規(guī)格、型號(hào)、性能、采購(gòu)是否有預(yù)算，非預(yù)算內(nèi)的物資采購(gòu)是否采購(gòu)量大于公司需求，采購(gòu)的物資是否符合公司要求。詢價(jià)、議價(jià)、比價(jià)有書面記錄，如為電話詢價(jià)，而對(duì)方未對(duì)報(bào)價(jià)做確認(rèn)則此類詢價(jià)認(rèn)為不合宜。定點(diǎn)或者指定采購(gòu)是否定期做材料、物資、服務(wù)的質(zhì)量評(píng)估。對(duì)于質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重問題的是否要求對(duì)方賠償或者限期整改。緊急采購(gòu)是否定點(diǎn)采購(gòu)或者協(xié)議公司，如指定的超市、五金公司、文具用品，低于一定金額的采購(gòu)，是否有發(fā)票。是否以適當(dāng)形式事先通知價(jià)格信息部門，并于規(guī)定時(shí)日內(nèi)補(bǔ)齊辦妥有關(guān)手續(xù)?；セ菀棕洸少?gòu)對(duì)于互惠易貨采購(gòu)是否真實(shí)合理，對(duì)方物資的公允價(jià)值如何確認(rèn)?！疽蟆拷Y(jié)合后面的合同履行、現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)，實(shí)質(zhì)性判斷以上采購(gòu)提交、審批的真實(shí)合理性。3、合同管理制定審計(jì)準(zhǔn)備了解公司合同管理（包括審批、存檔、臺(tái)帳管理等）的制度、流程要求，實(shí)際操作管理模式，判斷其與集團(tuán)制度規(guī)范是否一致，差異合理性，內(nèi)部控制環(huán)節(jié)是否健全?，F(xiàn)場(chǎng)審計(jì)抽取固定資產(chǎn)、原材料、辦公用品、服務(wù)合同各3份，檢查其起草、法務(wù)審核、管理層審批、檔案管理等工作流程是否符合公司要求。檢查所抽取合同內(nèi)容的合理性：確認(rèn)合同關(guān)鍵條款（數(shù)量、質(zhì)量、顏色等）是否與招標(biāo)書內(nèi)容一致。如存在差異，差異是否合理。檢查格式合同的版本、內(nèi)容與集團(tuán)示范合同要求是否相符。通過檢查法務(wù)審核章或者法務(wù)審核記錄，檢查非格式合同是否經(jīng)法務(wù)人員審核。檢查合同主要條款是否存在約定不足、不詳、條款缺陷、不妥或不具操作性，能否在維護(hù)公司利益的基礎(chǔ)上力求公平、公正。合同內(nèi)是否對(duì)供應(yīng)商逾期交貨造成的財(cái)務(wù)損失和處理有規(guī)定。檢查合同的實(shí)際執(zhí)行情況：根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際進(jìn)展情況，檢查合同中關(guān)于采購(gòu)、付款、驗(yàn)收付款是否得到執(zhí)行。檢查合同中約定的獎(jiǎng)罰條款是否得到執(zhí)行。檢查合同付款臺(tái)帳是否清晰、及時(shí)，并做到與起草部門、檔案保管部門及時(shí)核對(duì)，有無(wú)超出合同約定的款項(xiàng)支付，是否由未經(jīng)法務(wù)人員審核的合同。合同是否編號(hào)，檔案保管室是否防火防水，適于安全保管?！疽蟆客ㄟ^對(duì)以上檢查，對(duì)公司合同簽署、審批、履行等主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制情況做出客觀評(píng)價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，揭示風(fēng)險(xiǎn)，提出建議。4、驗(yàn)收入庫(kù)審計(jì)準(zhǔn)備了解公司倉(cāng)庫(kù)管理（驗(yàn)收入庫(kù)、出庫(kù)）的制度收集出入庫(kù)單和臺(tái)帳?，F(xiàn)場(chǎng)審計(jì)是否采購(gòu)人員參與驗(yàn)收。主要物資采購(gòu)是否有技術(shù)部相關(guān)人員參與驗(yàn)收?；蛘哂蓪?duì)方出具。驗(yàn)收時(shí)，是否按照合同核對(duì)具體的數(shù)量，重量，品相等，對(duì)于出現(xiàn)瑕疵的物品是否要求對(duì)方退貨，或者減免相應(yīng)的應(yīng)付款項(xiàng)，或者對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行處罰。出入庫(kù)單是否為訂本式，是否聯(lián)號(hào)；對(duì)倉(cāng)庫(kù)所有物資設(shè)置了臺(tái)帳。對(duì)于長(zhǎng)期未使用的資產(chǎn)是否編制了閑置資產(chǎn)清單。通過對(duì)使用部門的員工使用評(píng)價(jià)，了解采購(gòu)的質(zhì)量是否真實(shí)合理。計(jì)量器具是否經(jīng)過國(guó)家法定檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)并出具了書面證明；內(nèi)部計(jì)量部門是否定期檢查和校對(duì)計(jì)量器具；計(jì)量器具的操作是否正確合規(guī)；抽查計(jì)量記錄并核對(duì)實(shí)物數(shù)量，驗(yàn)證計(jì)量的準(zhǔn)確性。審查采購(gòu)物資途中損耗。包括：是否制訂了合理的路耗標(biāo)準(zhǔn)；實(shí)際損耗是否控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi)；損耗的處理是否合理。物資是否按分區(qū)及編號(hào)有序排放；物資包裝、標(biāo)示是否符合規(guī)范；易燃、易爆、劇毒等危險(xiǎn)物資是否隔離存放；庫(kù)房防火、防盜、防潮等措施是否到位。通過員工訪談等方式，鎖定需要抽驗(yàn)質(zhì)量的物資，審計(jì)部和質(zhì)檢部門對(duì)物品進(jìn)行再次審計(jì)抽查，以確保采購(gòu)物資的質(zhì)量。對(duì)供應(yīng)商提供生產(chǎn)該產(chǎn)品的材料成本、人工成本、制造成本、管理成本、運(yùn)費(fèi)、毛利率等數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)核（這個(gè)一般企業(yè)很少，制造企業(yè)也很少，備查。）【要求】通過對(duì)以上檢查，對(duì)公司物資驗(yàn)收入庫(kù)做出客觀評(píng)價(jià)，揭示風(fēng)險(xiǎn)，提出建議。5、財(cái)務(wù)支付款階段審計(jì)準(zhǔn)備了解公司財(cái)務(wù)支付款制度應(yīng)付、預(yù)付款的明細(xì)賬?，F(xiàn)場(chǎng)審計(jì)是否按合同要求支付款，是否存在提前付款的情況是否存在對(duì)方無(wú)法提供銀行開戶賬戶，而是由他人代付，這種情況要考慮是否存在舞弊。是否存在預(yù)付款長(zhǎng)期掛賬的情況，而相應(yīng)的服務(wù)和商品并未獲得。檢查現(xiàn)有的支付款方式是否充分享受了“融資”的好處，是否要對(duì)支付款方式進(jìn)行調(diào)整?！疽蟆客ㄟ^對(duì)以上檢查，對(duì)公司支付款做出客觀評(píng)價(jià)，揭示風(fēng)險(xiǎn)，提出建議。三、后續(xù)追蹤審計(jì)審計(jì)準(zhǔn)備將本年審計(jì)報(bào)告涉及采購(gòu)部門的問題，按照對(duì)公司造成的損失的嚴(yán)重性進(jìn)行分類歸總。所需資料審計(jì)報(bào)告、