會(huì)議組織與管理

1會(huì)議概述2會(huì)務(wù)工作流程3會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容4常用會(huì)議的組織程序5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談6技能訓(xùn)練會(huì)議組織與管理

教學(xué)目的

通過(guò)本模塊的學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書(shū)工作。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)會(huì)議籌備工作；會(huì)議方案的制作；會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的操作程序與方法；案例分析。2、教學(xué)難點(diǎn)會(huì)議方案的制作；會(huì)場(chǎng)的布置；案例分析；技能訓(xùn)練。案例分析：請(qǐng)柬發(fā)出之后

某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。接到請(qǐng)柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢(xún)問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫(xiě)在請(qǐng)柬上，等開(kāi)會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門(mén)道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題呢？前言會(huì)議概論一、會(huì)議的涵義

會(huì)議是“由有關(guān)組織召開(kāi)的聽(tīng)取情況、討論問(wèn)題和布置工作的集會(huì)”。二、辦會(huì)的涵義

辦會(huì)就是指秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)人員操辦會(huì)議事項(xiàng)、是秘書(shū)工作的基本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會(huì)議文件、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)務(wù)接待、會(huì)議議題與議題磋商、生活安排、會(huì)議記錄、掌握會(huì)議進(jìn)展和會(huì)后貫徹工作等等。

第一節(jié)會(huì)議的特點(diǎn)作用與種類(lèi)一、會(huì)議的主要特點(diǎn)

１、集體性；２、程序性；３、公開(kāi)性；4、規(guī)范性。二、會(huì)議的作用1、會(huì)議體現(xiàn)了民主。2、會(huì)議交流了信息。3、會(huì)議統(tǒng)一了集體認(rèn)識(shí)和行為。4、會(huì)議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。

三、會(huì)議的種類(lèi)

1.按規(guī)模分：

特大型（萬(wàn)人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。

2.按性質(zhì)分：

法定性、決策性、專(zhuān)業(yè)性、動(dòng)員性、紀(jì)念性、外事性、專(zhuān)題性、綜合性。

3、按時(shí)間分：定期和非定期。

4、按出席對(duì)象分：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì).

5、按召開(kāi)方式分：電話(huà)會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。

6、公司常見(jiàn)會(huì)議類(lèi)型：

經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東大會(huì)和董事會(huì)、客戶(hù)咨詢(xún)會(huì)、展覽會(huì)、訂貨會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì).新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。

四、會(huì)議的要素１、形式要素：名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。２、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。４、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

大家談

你參加過(guò)一些什么樣的會(huì)議？你是否喜歡這些會(huì)議？為什么？

第二節(jié)會(huì)議秘書(shū)工作的基本任務(wù)一、組織的工作

1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；

2、根據(jù)議題安排議程、日程；

3、發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；

4、對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；

5、布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；

6、印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；

7、負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；

8、會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；

9、會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；

10、會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車(chē)、參觀、文體娛樂(lè)活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。

11、會(huì)議的結(jié)束收尾工作。二、文書(shū)工作

1、會(huì)議文書(shū)的起草；

2、會(huì)議文書(shū)編寫(xiě)；

3、會(huì)議文書(shū)印發(fā)及管理。

三、生活管理工作

1、與會(huì)人員的食宿管理；

2、會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；

3、會(huì)議的交通保障；

4、會(huì)議的文化活動(dòng)；

5、與會(huì)人員的醫(yī)療保健。

四、安全保衛(wèi)工作

1、會(huì)議的保密工作；

2、會(huì)議的警衛(wèi)工作；

3、會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱(chēng)確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定與會(huì)者名單會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會(huì)人員離會(huì)會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道第三節(jié)會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容一、指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則

1、準(zhǔn)備充分；２、組織嚴(yán)密；３、服務(wù)周到；４、確保安全。二、會(huì)前準(zhǔn)備工作

1、確定會(huì)議主題與議題

確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。2、確定會(huì)議名稱(chēng)

會(huì)議名稱(chēng)一般由“單位+內(nèi)容+類(lèi)型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格

確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4、確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期

會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。5、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類(lèi)會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類(lèi)型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。

6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書(shū)組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會(huì)人員名單

出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。

8、確定會(huì)議地點(diǎn)

要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。9、安排會(huì)議議程與日程會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。

某單位年度工作總結(jié)會(huì)議議程表

1、各單位年度工作匯報(bào)

2、本年度工作的總結(jié)發(fā)言

3、表彰先進(jìn)個(gè)人和單位

4、有關(guān)下年度工作的目標(biāo)和計(jì)劃

某單位年度總結(jié)大會(huì)日程安排日期時(shí)間內(nèi)容安排地點(diǎn)主持參加人備注3、9上午9：00報(bào)到花園酒店大會(huì)議廳XXXXXX9：30會(huì)議開(kāi)始，張書(shū)記致開(kāi)幕詞大會(huì)議廳XXX全體職工9：40李市長(zhǎng)：年度總結(jié)報(bào)告大會(huì)議廳XXX全體職工11：00各部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)發(fā)言大會(huì)議廳XXX全體職工11：30表彰先進(jìn)單位和個(gè)人大會(huì)議廳XXX全體職工12：00大會(huì)結(jié)束10、制發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的種類(lèi)有書(shū)信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書(shū)面、口頭、電話(huà)、郵件。

11、制作會(huì)議證件

代表證出席證會(huì)議正式證件列席證來(lái)賓證旁聽(tīng)證會(huì)議證件工作證會(huì)議工作證件記者證出入證會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱(chēng)、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。

12、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿、其他發(fā)言材料、開(kāi)幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。

13、安排食住行

⑴會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.

⑵會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿(mǎn)足與會(huì)人員住宿上的要求。

⑶安排好會(huì)議用車(chē)，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。

14、制定會(huì)議預(yù)算方案

文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。

15、布置會(huì)場(chǎng)

（1）會(huì)場(chǎng)的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡(jiǎn)潔。喜慶、儒雅、簡(jiǎn)單、樸素。

（2）會(huì)場(chǎng)的類(lèi)型及布局

①小型會(huì)議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長(zhǎng)方形。

②中型會(huì)議室。

“而”字型、半圓型、課堂型。③大型會(huì)議室。

禮堂型、眾星拱月型。

（3）會(huì)場(chǎng)的布置

①主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱(chēng)；二是要簡(jiǎn)化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。主席臺(tái)坐次禮堂型教室型會(huì)場(chǎng)

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語(yǔ)、、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

會(huì)標(biāo)會(huì)徽

16、檢查會(huì)場(chǎng)

（1）

方式一種是聽(tīng)取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場(chǎng)檢查。

（2）檢查的內(nèi)容

A.文件的材料準(zhǔn)備情況。

B.會(huì)場(chǎng)布置情況。

C.會(huì)議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內(nèi)容。問(wèn)題討論

1、會(huì)議議程與日程的區(qū)別。

2、簡(jiǎn)述擬訂會(huì)議議程與日程表的方法。

3、選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素?4、應(yīng)如何做好會(huì)場(chǎng)的布置工作？

5、怎樣制定會(huì)議籌備方案？

6、怎樣發(fā)放會(huì)議通知？

7、怎樣才能做好會(huì)議的食宿工作？

8、會(huì)前檢查工作包括哪些內(nèi)容？三、會(huì)中服務(wù)工作

1、報(bào)到及接待工作

（1）與會(huì)人員的接送;

（2）會(huì)議交通工具的安排;

（3）與會(huì)人員返回時(shí)，車(chē)、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購(gòu)買(mǎi);

（4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織;

（5）其他屬于招待方面的工作。

2、組織簽到

（1）秘書(shū)人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計(jì)算機(jī)簽到。3、做好會(huì)議記錄（1）會(huì)議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

①記錄頭:

會(huì)議名稱(chēng)；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人）；會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人、會(huì)議主要議題。

②記錄主體

與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。③記錄尾部

散會(huì)。主持人、記錄人簽字。

（2）會(huì)議記錄的要求

準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。

（3）會(huì)議記錄的重點(diǎn)

會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。（4）會(huì)議記錄方法

①記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來(lái)，其他的可簡(jiǎn)要記錄.

②漏記的內(nèi)容先作記號(hào)，然后對(duì)照錄音帶修改，或請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)。③與會(huì)者提的意見(jiàn)、建議，要記人名。（5）會(huì)議記錄的修改

①定稿打印前，請(qǐng)主席簽字批準(zhǔn)。

②與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書(shū)可改。

③會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)。4、確保會(huì)議期間信息的溝通（1）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.①秘書(shū)要多聽(tīng)、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。

②深入會(huì)議，掌握第一手資料。

③注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。

④注重實(shí)效，并收集反饋信息。⑵會(huì)議期間的對(duì)外宣傳①妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。②注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。③選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則。④收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo).⑤為領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)記者招待會(huì)提供資料。5、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（1）類(lèi)型綜合型、專(zhuān)題型、實(shí)錄型。（2）格式報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。（3）要求簡(jiǎn)練、快捷、準(zhǔn)確。

6、值班保衛(wèi)工作（1）值班工作秘書(shū)人員要堅(jiān)守值班崗位，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。（2）保衛(wèi)工作

①重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)④會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi)

7、會(huì)議保密工作

⑴會(huì)前保密工作①涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員。②召開(kāi)比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書(shū)部門(mén)要與保衛(wèi)、保密部門(mén)取得聯(lián)系，共同采取保密措施。③根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

④選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話(huà)進(jìn)行防竊密、泄密檢測(cè)。

⑵會(huì)中保密工作

①加強(qiáng)保密教育。

②加強(qiáng)文件管理。

③加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。

⑶會(huì)后保密工作

①做好保密文件的回收工作。

②秘密文件通過(guò)機(jī)要通信部門(mén)遞送。

③對(duì)會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查。

8、會(huì)議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好會(huì)議車(chē)輛管理工作。

(4)做好財(cái)務(wù)管理工作。

(5)安排好會(huì)議的文化生活。

(6)做好會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生工作。問(wèn)題討論

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容有哪些？

2、如何做好會(huì)議記錄？

3、如何做好會(huì)議期間的信息溝通？

4、會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？

5、會(huì)議后勤保障工作包括哪些？

四、會(huì)后整理工作

1、安排與會(huì)人員離會(huì)

2、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要

3、會(huì)議的宣傳報(bào)道4、會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔

5、會(huì)議總結(jié)工作

6、會(huì)后催辦和反饋工作

相關(guān)知識(shí)

發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng)一般的會(huì)議只發(fā)一次正式通知，有些會(huì)議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會(huì)人需做大量會(huì)前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會(huì)議;

對(duì)于一些區(qū)域性、全國(guó)性乃至國(guó)際性會(huì)議，需要安排與會(huì)人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)附上會(huì)議通知回執(zhí)，以便會(huì)務(wù)人員安排