單證回收清理方案

單證回收清理方案單證回收清理方案是企業(yè)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在眾多單證中，我們需要對(duì)其進(jìn)行分類整理、歸檔保存和定期清理。單證分類整理對(duì)于企業(yè)來說，單證種類繁多，且與企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密相關(guān)，因此很有必要對(duì)單證進(jìn)行分類整理。分類整理可以依據(jù)單證種類、單證來源、單證使用頻率等方面進(jìn)行。根據(jù)單證種類分類根據(jù)單證種類進(jìn)行分類是最常見和最基本的分類方法。根據(jù)單證的種類把它們分為兩類：財(cái)務(wù)類單證和業(yè)務(wù)類單證。財(cái)務(wù)類單證財(cái)務(wù)類單證主要指能夠反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、財(cái)務(wù)業(yè)績(jī)的單證，如會(huì)計(jì)憑證、發(fā)票、收據(jù)等。每個(gè)單證都存在相應(yīng)的規(guī)范，需要按照規(guī)范進(jìn)行歸檔保存，以便于主管部門的審查和監(jiān)督。業(yè)務(wù)類單證業(yè)務(wù)類單證主要指與企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相關(guān)的單證，如合同、報(bào)價(jià)單、出貨單等。這些單證需要按照業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分類整理，并嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部的審核流程，以保證業(yè)務(wù)的順暢進(jìn)行。根據(jù)單證來源分類根據(jù)單證來源進(jìn)行分類是在分類整理中的一個(gè)細(xì)分類別。單據(jù)來源主要可以分為三種：內(nèi)部單據(jù)、外部單據(jù)和自制單據(jù)。內(nèi)部單據(jù)內(nèi)部單據(jù)主要是內(nèi)部資金往來單據(jù)，例如公司內(nèi)部調(diào)撥單、借款單等。這類單據(jù)一般采用固定格式，且可以批量產(chǎn)生，因此可以采用信息化系統(tǒng)管理。外部單據(jù)外部單據(jù)主要是與供應(yīng)商、客戶簽署的合同、協(xié)議等單據(jù)，也包括外部銷售訂單、采購(gòu)訂單等單據(jù)。這類單據(jù)既可以采用電子化管理，也可以在紙質(zhì)形式上進(jìn)行管理。自制單據(jù)自制單據(jù)主要指企業(yè)內(nèi)部制定的單據(jù)，例如調(diào)整規(guī)程、流程規(guī)范等。這些單據(jù)通常不涉及財(cái)務(wù)、經(jīng)濟(jì)等方面的問題，不需要上級(jí)批準(zhǔn)，但也應(yīng)該按照業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分類保存。根據(jù)單證使用頻率分類根據(jù)單證使用頻率分類是依據(jù)單證的使用頻率對(duì)其進(jìn)行分類管理。將單證分成高頻使用單證、低頻使用單證和不再使用的單證三類。高頻使用單證高頻使用單證主要是指經(jīng)常用到的單證，例如采購(gòu)單、銷售單、應(yīng)收賬款單等，這些單證可以采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)處理能力。低頻使用單證低頻使用單據(jù)主要是指不經(jīng)常使用的單據(jù)，例如前期制定的企業(yè)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。這些單據(jù)沒有使用頻率，但是需要進(jìn)行保存?zhèn)浒?。不再使用的單證不再使用的單證主要是指在業(yè)務(wù)活動(dòng)中已經(jīng)停用的單證，這些單證可以按照規(guī)定的期限分批進(jìn)行清理。單證歸檔保存歸檔保存是單證管理中一個(gè)極其重要的環(huán)節(jié)。企業(yè)需要根據(jù)單證的分類和來源等細(xì)節(jié)分別進(jìn)行歸檔，以便于管理和查詢。歸檔方式可以采用電子檔案管理系統(tǒng)或紙質(zhì)檔案管理體系進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行美觀整齊、防止灰塵污染、以及避免火災(zāi)、水災(zāi)等事故的損失，而實(shí)施電子歸檔應(yīng)保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。歸檔期限歸檔期限是指單據(jù)需要保存?zhèn)浒傅哪晗?。不同的單?jù)種類有不同的歸檔期限，按照規(guī)定的期限分批進(jìn)行歸檔。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等10年合同協(xié)議原件、檔案20年招標(biāo)投標(biāo)文件5年變更通知、調(diào)價(jià)通知、調(diào)度單3年進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證、客戶資料、生產(chǎn)記錄3年公司規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范5年其他紙質(zhì)和電子檔案3年單證定期清理定期清理單證可以保障企業(yè)的內(nèi)部管理有序高效。清理時(shí)可以分為主動(dòng)清理和被動(dòng)清理。主動(dòng)清理主動(dòng)清理主要是指工作人員根據(jù)企業(yè)內(nèi)部規(guī)定對(duì)單證定期進(jìn)行審查、清理。主動(dòng)清理可以制定清理計(jì)劃，保障清理工作按計(jì)劃進(jìn)行。被動(dòng)清理被動(dòng)清理主要是指在清理期限到期、仍未清理的單證，需要進(jìn)行強(qiáng)制清理。被動(dòng)清理主要是由企業(yè)內(nèi)部主管部門進(jìn)行，保障歸檔