物業(yè)管理操作記錄控制工作程序

物業(yè)管理操作記錄控制工作程序本文提要：當(dāng)操作記錄超過(guò)規(guī)定保存期限時(shí),由部門(mén)責(zé)任人填寫(xiě)《過(guò)期操作記錄處理登記表》,連同過(guò)期操作記錄一并送管理處客服中心文員,由管理處決定處理方式統(tǒng)一處理,并記錄在《過(guò)期操作記錄處理登記表》中。對(duì)需要長(zhǎng)期保存的操作記錄,各部門(mén)按公司相關(guān)檔案管理制度執(zhí)行。

1.0程序目的

通過(guò)對(duì)管理處所有與管理有關(guān)的記錄的標(biāo)識(shí)、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理之控制,確保記錄完整、準(zhǔn)確、清晰,以證明物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量滿足規(guī)定要求,管理處的管理體系在有效地運(yùn)行,并為實(shí)現(xiàn)可追溯性及采取糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)。

2.0適用范圍

適用于管理處所有與管理有關(guān)記錄的管理和控制。

3.0主要職責(zé)和權(quán)限

3.1管理處負(fù)責(zé)監(jiān)督《操作記錄控制程序》執(zhí)行和管理處所有操作記錄表格的管理。

3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)與本部門(mén)工作相關(guān)的質(zhì)量記錄的領(lǐng)用、收集、整理、標(biāo)識(shí)、歸檔、貯存、保存。

4.0工作程序

4.1.1質(zhì)量記錄表格的名稱(chēng)、編號(hào)及版次由管理處負(fù)責(zé)編制,確保每種表格均有唯一的名稱(chēng)和編號(hào)。具體編號(hào)方法參照《文件控制程序》執(zhí)行。

4.1.2對(duì)規(guī)定有"記錄編號(hào)"的操作記錄由操作記錄填寫(xiě)人按時(shí)間日期順序進(jìn)行編號(hào)填寫(xiě),確保每份記錄均有唯一的記錄編號(hào)。編號(hào)方式如下:

□□-□□-□□-□□

分序號(hào)(必要時(shí)加,如01、02)

日期(如‘09’表示9日)

月份(如‘08’表示8月)

年份(如‘07’表示20**年)

4.1.3外購(gòu)的操作記錄空白表格采用原表格編號(hào)或不做表格編號(hào)和記錄編號(hào)要求。

4.1.4管理處所有操作記錄空白表格由管理處客服部文員統(tǒng)一管理,并編制《操作記錄表格一覽表》,隨操作記錄空白表格一起發(fā)給各部門(mén)責(zé)任人。各部門(mén)必須按規(guī)定使用操作記錄表格。

4.2質(zhì)量記錄的收集、歸檔、檢索、貯存及防護(hù)

4.2.1填寫(xiě)的操作記錄由各部門(mén)定期收集并按類(lèi)別分別裝訂成冊(cè),并基本保證編號(hào)的順序,以便檢索。

4.2.2各部門(mén)責(zé)任人在接收操作記錄表格時(shí),應(yīng)注意檢查操作記錄項(xiàng)目填寫(xiě)是否齊全,確保所收集的操作記錄有效。

4.2.3各部門(mén)責(zé)任人應(yīng)將操作記錄表格保存在適宜的環(huán)境中,防止操作記錄被更改、丟失或破壞,必要時(shí)應(yīng)采取防潮、防鼠措施,確保操作記錄的完好。

4.3操作記錄的查閱、.保存期限及過(guò)期的處理

4.3.1管理處負(fù)責(zé)編制《操作記錄表格一覽表》,在表中規(guī)定操作記錄的保存期限和其它需注意事項(xiàng),當(dāng)管理體系文件發(fā)生更改變動(dòng)時(shí),管理處應(yīng)相應(yīng)修訂《操作記錄表格一覽表》,具體執(zhí)行參考《文件控制程序》。

4.3.2當(dāng)業(yè)主(住戶)或管理處人員需要查閱記錄時(shí),須經(jīng)管理處主任及經(jīng)理同意,由部門(mén)責(zé)任人協(xié)助查閱,防止操作記錄被損壞或更改。

4.3.3當(dāng)操作記錄超過(guò)規(guī)定保存期限時(shí),由部門(mén)責(zé)任人填寫(xiě)《過(guò)期操作記錄處理登記表》,連同過(guò)期操作記錄一并送管理處客服中心文員,由管理處決定處理方式統(tǒng)一處理,并記錄在《過(guò)期操作記錄處理登記表》中。對(duì)需要長(zhǎng)期保存的操作記錄,各部門(mén)按公司相關(guān)檔案管理制度執(zhí)行。

4.4操作記錄空白表格的增加、更改

4.4.1各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際工作的需要,增加或更改現(xiàn)有的操作記錄空白表格,具體由使用部門(mén)提出申請(qǐng),填寫(xiě)《管理體系文件更改申請(qǐng)表》,按照《文件控制程序》執(zhí)行。

4.4.2管理處客服中心文員在收到經(jīng)過(guò)審批的《管理體系文件更改申請(qǐng)表》后,應(yīng)及時(shí)撤回作廢舊有的操作記錄空白表格,同時(shí)發(fā)放新的空白表格。

4.4.3對(duì)新增或取消操作記錄空白表格的情況,管理處客服中心文員還應(yīng)更改《操作記錄表格一覽表》,具體按照《文件控制程序》執(zhí)行。

4.5其他要求

使用操作記錄空白表格的人員應(yīng)清楚地填寫(xiě)表格中的各項(xiàng)內(nèi)容,需要簽名時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按要求執(zhí)行,確保操作記錄完整、準(zhǔn)確、清晰,如實(shí)反映實(shí)際情況。

5.0支持性文件

5.1《操作記錄表格一覽表》

6.0質(zhì)量記錄

6.1《過(guò)期操作記錄處理登記表》

篇2：ISO9000文件-質(zhì)量記錄控制工作程序

公司程序文件版號(hào):A

修改號(hào):0

EJ-QP6.5質(zhì)量記錄的控制頁(yè)碼:1/2

1.目的:

建立質(zhì)量記錄的收集、編目、查閱、傳遞、標(biāo)識(shí)、保存等管理程序,以確保服務(wù)滿足規(guī)定要求,能提供足夠的有效證據(jù)。

2.適用范圍:

適用于本公司質(zhì)量記錄的管理。

3.引用文件:

3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.16章

3.2ISO9002標(biāo)準(zhǔn)第4.16章

4.職責(zé):

各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)確保本公司所產(chǎn)生、發(fā)出的質(zhì)量記錄與本部門(mén)質(zhì)量工作有關(guān)的記錄按規(guī)定的程序收集、傳遞、標(biāo)識(shí)、編目和保存。

5.工作程序:

5.1質(zhì)量記錄的收集、傳遞:

5.1.1各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)確保本部門(mén)所產(chǎn)生的質(zhì)量記錄及本部門(mén)質(zhì)量記錄分門(mén)別類(lèi)得到完整收集,并按有關(guān)信息反饋渠道及流程及時(shí)傳遞。

5.2標(biāo)識(shí)、書(shū)寫(xiě):

5.2.1負(fù)責(zé)人應(yīng)確保本部門(mén)產(chǎn)生或收集的質(zhì)量記錄數(shù)據(jù),所記錄的內(nèi)容(項(xiàng)目)等進(jìn)行必需的標(biāo)識(shí),標(biāo)識(shí)應(yīng)與質(zhì)量記錄所記錄的內(nèi)容一一對(duì)應(yīng),易于查閱。

5.2.2所有的質(zhì)量記錄應(yīng)字跡清楚,基本內(nèi)容齊全,能分清各類(lèi)名稱(chēng)等。每一份質(zhì)量記錄均應(yīng)有日期。

5.2.3所有記錄中的數(shù)據(jù)不允許用涂改液涂改,其書(shū)寫(xiě)記錄時(shí)有錯(cuò)應(yīng)用橫線劃掉,并且要能識(shí)別原記錄。

5.3編目:

5.3.1為了便于查閱存放記錄的資料表,文件柜應(yīng)按類(lèi)存放,并建立目錄,目錄應(yīng)存放在方便查閱的地方。

5.3.2各部門(mén)可根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際情況自行編目歸檔。

5.3.3綜合辦公室應(yīng)對(duì)所有質(zhì)量記錄編制一個(gè)總的《質(zhì)量記錄一覽表》,該表除標(biāo)明質(zhì)量記錄名稱(chēng)、編號(hào)外,應(yīng)有存放地點(diǎn)、責(zé)任人、保管年限,應(yīng)注明版號(hào)、發(fā)布日期,《質(zhì)量記錄一覽表》應(yīng)發(fā)放到各部門(mén),并抄送一份報(bào)管理者代表。

5.4貯存、保管:

5.4.1各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)確保質(zhì)量記錄完好無(wú)損,記錄的內(nèi)容完整清晰,可隨時(shí)作為質(zhì)量體系運(yùn)作的有效證據(jù)提供給需方或其代表或第三方機(jī)構(gòu)審核。

5.4.2如需查詢有關(guān)質(zhì)量記錄,經(jīng)該部門(mén)責(zé)任人同意,并填寫(xiě)《文件/資料借閱登記表》,查閱完畢,盡快還回,做好登記,以防遺失。

5.5保管年限:

5.5.1綜合辦公室根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際情況,對(duì)各種不同的質(zhì)量記錄的用途及合同中的規(guī)定或有關(guān)服務(wù)對(duì)保存質(zhì)量記錄的要求,作適當(dāng)規(guī)定,并在《質(zhì)量記錄一覽表》中明確。

5.5.2各部門(mén)保存的公司程序文件涉及到的每一種質(zhì)量記錄的表格需登記在《質(zhì)量記錄一覽表》中。

5.6質(zhì)量記錄的修改:

5.6.1各部門(mén)員工如在填寫(xiě)質(zhì)量記錄過(guò)程

篇3：小區(qū)業(yè)主委員會(huì)工作記錄控制程序

小區(qū)業(yè)主委員會(huì)工作記錄控制程序

1目的

為保證業(yè)主委員會(huì)的工作符合規(guī)定的要求并留有可追溯的證據(jù)，特制定本程序。

2適用范圍

本程序適用于業(yè)主委員會(huì)所有記錄的控制，包括財(cái)務(wù)預(yù)決算、工作日志、會(huì)議紀(jì)要、訴訟資料、收發(fā)文記錄、投訴及處理記錄等，業(yè)主大會(huì)相關(guān)資料也納入本程序管理。

3引用文件

YJ-002(09)《北京市朝陽(yáng)區(qū)YJ花園小區(qū)業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》

《北京市朝陽(yáng)區(qū)YJ花園小區(qū)業(yè)主委員會(huì)文件控制程序》

4職責(zé)

4.1業(yè)主委員會(huì)負(fù)責(zé)制定《記錄控制程序》并監(jiān)督實(shí)施;

4.2業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)建立并保存相關(guān)運(yùn)行記錄及記錄清單。

5工作程序

5.1業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)應(yīng)每天將日常工作中產(chǎn)生的記錄進(jìn)行收集、歸納和標(biāo)識(shí)，并按照“記錄類(lèi)型-編號(hào)-年份”的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，及時(shí)登入《記錄清單》;

5.2業(yè)主委員會(huì)記錄分為財(cái)務(wù)記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作日志、訴訟資料、投訴及處理記錄、其它記錄六大類(lèi)，簡(jiǎn)寫(xiě)分別為：

財(cái)務(wù)記錄：CW

會(huì)議紀(jì)要：JY

工作日志：RZ

訴訟資料：SS

投訴及處理記錄：TS

其它記錄：QT

5.3記錄應(yīng)貯存在防潮、防腐、防塵的適宜的環(huán)境中，并應(yīng)避免丟失和變質(zhì);

5.4每周五業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)將本周產(chǎn)生的記錄掃描，形成電子媒體記錄，并放于業(yè)主委員會(huì)的共用電子郵箱的相應(yīng)文件夾中;

5.5每屆業(yè)主委員會(huì)的運(yùn)行記錄的保存期限參照同屆的文件保存期限，由隔屆的業(yè)主委員會(huì)決議通過(guò)方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。

6記錄

《記錄清單》

篇4：業(yè)主委員會(huì)工作記錄控制程序

記錄控制程序

1目的

為保證業(yè)主委員會(huì)的工作符合規(guī)定的要求并留有可追溯的證據(jù)，特制定本程序。

2適用范圍

本程序適用于業(yè)主委員會(huì)所有記錄的控制，包括財(cái)務(wù)預(yù)決算、工作日志、會(huì)議紀(jì)要、訴訟資料、收發(fā)文記錄、投訴及處理記錄等，業(yè)主大會(huì)相關(guān)資料也納入本程序管理。

3引用文件

YJ-002(09)《北京市朝陽(yáng)區(qū)Z花園小區(qū)業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》

《北京市朝陽(yáng)區(qū)Z花園小區(qū)業(yè)主委員會(huì)文件控制程序》

4職責(zé)

4.1業(yè)主委員會(huì)負(fù)責(zé)制定《記錄控制程序》并監(jiān)督實(shí)施；

4.2業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)建立并保存相關(guān)運(yùn)行記錄及記錄清單。

5工作程序

5.1業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)應(yīng)每天將日常工作中產(chǎn)生的記錄進(jìn)行收集、歸納和標(biāo)識(shí)，并按照“記錄類(lèi)型-編號(hào)-年份”的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，及時(shí)登入《記錄清單》；

5.2業(yè)主委員會(huì)記錄分為財(cái)務(wù)記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作日志、訴訟資料、投訴及處理記錄、其它記錄六大類(lèi)，簡(jiǎn)寫(xiě)分別為：

財(cái)務(wù)記錄：CW

會(huì)議紀(jì)要：JY

工作日志：RZ

訴訟資料：SS

投訴及處理記錄：TS

其它記錄：QT

5.3記錄應(yīng)貯存在防潮、防腐、防塵的適宜的環(huán)境中，并應(yīng)避免丟失和變質(zhì)；

5.4每周五業(yè)主委員會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)將本周產(chǎn)生的記錄掃描，形成電子媒體記錄，并放于業(yè)主委員會(huì)的共用電子郵箱的相應(yīng)文件夾中；

5.5每屆業(yè)主委員會(huì)的運(yùn)行記錄的保存期限參照同屆的文件保存期限，由隔屆的業(yè)主委員會(huì)決議通過(guò)方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。

6記錄

《記錄清單》

篇5：質(zhì)量手冊(cè):質(zhì)量記錄控制工作程序

質(zhì)量手冊(cè)：質(zhì)量記錄控制程序

1目的

規(guī)定記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置所需的控制，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

2范圍

適用于為證明產(chǎn)品符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的記錄，包括外來(lái)相關(guān)方的記錄。

3職責(zé)

3.1各部門(mén)資料員負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門(mén)的記錄。

3.2管理部負(fù)責(zé)匯總、編制企業(yè)記錄控制清單。規(guī)定各項(xiàng)記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置所需的控制；負(fù)責(zé)服務(wù)質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告的歸檔和管理。

4定義

無(wú)

5程序

5.1記錄包括：全公司的檢驗(yàn)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)記錄、工作報(bào)告、本公司內(nèi)部審核過(guò)程記錄及報(bào)告等。記錄可以采用文字、照片、光盤(pán)、磁帶和磁盤(pán)等形式。

5.2記錄的標(biāo)識(shí)和檢索

5.2.1記錄的格式、編號(hào)按《文件控制程序》規(guī)定執(zhí)行。文字形式的記錄填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰、易于識(shí)別和檢索。記錄標(biāo)識(shí)應(yīng)反映活動(dòng)的名稱(chēng)、編號(hào)、時(shí)間。記錄可以按照活動(dòng)的時(shí)間歸類(lèi)，也可以按照活動(dòng)的類(lèi)別歸類(lèi)。必要時(shí)要對(duì)記錄進(jìn)行編目，以便檢索。

5.2.2照片形式的記錄必須附帶文字說(shuō)明。應(yīng)標(biāo)識(shí)活動(dòng)的內(nèi)容和時(shí)間。若照片是文字形式記錄的附件應(yīng)隨同文字記錄一并歸檔。

5.2.3光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等形式的記錄必須將儲(chǔ)存的位置、記錄保管人、記錄名稱(chēng)填入。必要時(shí)進(jìn)行備份，記錄文件按類(lèi)型和控制要求進(jìn)行歸類(lèi)整理，建立文件夾儲(chǔ)存以便檢索。

5.3記錄的保存、保護(hù)

5.3.1各部門(mén)的資料員必須把所有的記錄分類(lèi)，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥地方。所有的記錄保持清潔、字跡清晰。磁盤(pán)記錄還應(yīng)及時(shí)以其他形式備份，防止丟失，不被修改。各臺(tái)電腦由專(zhuān)人使用，密碼保護(hù)并及時(shí)殺毒。

5.3.2管理部編制《質(zhì)量記錄清單》，將企業(yè)所有與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄匯總，規(guī)定記錄名稱(chēng)、編號(hào)、保存期、使用部門(mén)、保存地點(diǎn)等內(nèi)容。

5.4記錄借閱和復(fù)制

5.4.1各部門(mén)保管的記錄應(yīng)便于檢索，需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量記錄借閱登記表》。

5.4.2企業(yè)的技術(shù)數(shù)據(jù)、商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)報(bào)表屬于企業(yè)的保密記錄。相關(guān)人員應(yīng)遵守企業(yè)保密制度。除非有合同的規(guī)定，經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)方可向外部提供。

5.5記錄的處置

5.5.1記錄必須按要求及時(shí)傳遞給相關(guān)部門(mén)或人員使用。

5.5.2記錄的收集保管部門(mén)