公文處理基礎(chǔ)知識與常見問題(許云童)

公文處理基礎(chǔ)知識與常見問題

富寧縣人民政府辦公室2013年9月一、公文處理基礎(chǔ)知識（一）公文定義

黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具”。特定效力規(guī)范體式重要工具公文有具體的外在形式，同時有著嚴格的規(guī)范體式，所以還是一級行政機關(guān)、一個部門、一個單位的形象和窗口。各級黨政機關(guān)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，強化隊伍建設(shè)，設(shè)立文秘部門或者由專人負責(zé)公文處理工作。各級黨政機關(guān)辦公廳（室）主管本機關(guān)的公文處理工作，并對下級機關(guān)的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。（二）公文種類

2012年4月16日印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）第八條規(guī)定的15個文種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要。除上述15個法定文種外，公文還包括總結(jié)、計劃、條據(jù)、便函、調(diào)查報告、大事記、述職報告、典型材料、簡報、講話稿、規(guī)章制度、公示等。與舊的《條例》和《辦法》對比，在國家行政機關(guān)原來使用的13個法定文種基礎(chǔ)上，增加了“決議”和“公報”2個文種；“會議紀要”改為“紀要”；黨的機關(guān)原來使用的“指示”、“條例”、“規(guī)定”3個文種不再使用。

常見的按照行文方向的分類上行文：報告、請示、意見下行文：決議、決定、命令（令）、通知、通報、批復(fù)、意見、函（詢問函）不相隸屬或者平級：函命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實施重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。根據(jù)《憲法》及《地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》規(guī)定，中央人民政府及其部門，以下各級人民政府均可以發(fā)布（防火令、嘉獎令、行政令、公布令等）。實際工作中，一般只有縣級以上人民政府和國家部委使用（縣級政府只能在“宣布實施重大強制性措施和嘉獎有關(guān)單位和人員”時使用）。決議適用于經(jīng)會議討論通過的重大決策事項。在實際工作中，一般以黨的會議名義發(fā)布，行政機關(guān)一般不使用。決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。此文種須慎用，在實際工作中，一般只有縣級以上政府及同級機關(guān)可以使用。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。在《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中，“意見”可以用于上、平、下行文，但在實際工作中一般多用于下行文。通知通知是黨政機關(guān)使用頻率最高、適用范圍最廣的一個法定公文文種，適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。在《云南省貫徹<黨政機關(guān)公文處理工作條例>實施細則》中明確，不相隸屬同級機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍也可以使用，也適用于人員任免。請示適用于向上級機關(guān)請求指示、請求批準事項。多涉及“人、財、物、機構(gòu)、編制、出境出國”以及工作中遇到的需要上級作出決定的重大問題或應(yīng)由上級加以審批的事項。分直請性請示和批轉(zhuǎn)性請示。請示必須一事一請、一文一請，即一份請示只能向一個上級請求批準一個事項。遇到一個事項受兩個單位雙重管理的情況，在請示時，應(yīng)本著誰有權(quán)力批準這一問題就請示誰的原則，可將另一上級單位列為抄報，以便對方了解情況。通報適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神和告知重要事項。報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問事宜。分為：工作報告、情況報告、呈請性報告、檢討（檢查）報告、例行報告、回復(fù)性報告、送文送物報告。公報適用于公布重要決定或者重大事項。在實際工作中，縣一級機關(guān)除統(tǒng)計口和環(huán)?？谑褂猛?，均不使用，如人口普查公報、統(tǒng)計公報、環(huán)境狀況公報。作為內(nèi)部刊物。批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。一請一復(fù)，即有一份請示，就應(yīng)當(dāng)有一份批復(fù)。公告、通告“公告”適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項；“通告”在一定范圍內(nèi)，公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項?！肮妗鼻形馂E用，一般只有黨和國家高級機關(guān)才使用。一般的基層機關(guān)，地方各級行政主管部門和企事業(yè)單位不得使用“公告”，公民個人無權(quán)使用“公告”。各級行政主管部門（工商、稅務(wù)、物價、衛(wèi)生、文化、消防等）根據(jù)職權(quán)發(fā)布周知事項，應(yīng)使用“通告”。如嚴禁在富龍高速紅線內(nèi)新植林農(nóng)作物、縣城周邊磚廠關(guān)停、一定時限內(nèi)某條道路禁止通行等均應(yīng)使用通告。議案“議案”是各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提出并需大會列入議程，進行討論、審議和決定的議事原案，屬于建議性公文。如政府財政預(yù)算、決算，縣城總規(guī)修編，任免人事職務(wù)等。函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。紀要適用于記載會議的主要情況和議定事項。也就是說，“紀要”是對會議的目的、要求、主要精神及決定的事項加以文字歸納整理，以上傳下達，統(tǒng)一認識，推動工作。需要注意的是，“紀要”作為內(nèi)部文件，一般只印發(fā)參會及議定事項涉及的單位，不向社會公開。不得代替行政執(zhí)法文書，不得作為行政執(zhí)法依據(jù)。（三）公文格式《黨政機關(guān)公文處理工作條例》第九條：

公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。(18要素)

與舊的《辦法》相比：1.增加了“份號”；2.“發(fā)文機關(guān)標識”改稱為“發(fā)文機關(guān)標志”；3.增加了“發(fā)文機關(guān)署名”；4.不再使用主題詞；5.增加了頁碼；6.緊急程度分為“特急”和“加急”（《辦法》稱“急件”）。

涉密公文應(yīng)當(dāng)標注份號。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。公文的版式按照《黨政機關(guān)公文格式》國家標準執(zhí)行。

上距版心上邊緣35mm，距上頁邊72mm富寧縣人民政府文件下空2行編排發(fā)文字號（距發(fā)文字號約20mm，距分隔線約30mm）富政發(fā)〔2013〕1號

距發(fā)文字號4mm分隔線分隔線下空2行編排標題(距標題約20mm)富寧縣人民政府關(guān)于XXXXX的通知

各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府，縣直各部門：為深入貫徹落實XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

（不再區(qū)分上行文版頭）富寧縣人民政府文件

□富政請〔2013〕78號簽發(fā)人：陸勇□分隔線富寧縣人民政府關(guān)于XXXX的請示

州人民政府：為XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，現(xiàn)將有關(guān)事項請示如下：

懇請州人民政府劃撥抗旱救災(zāi)專項資金800萬元，支持富寧縣開展抗旱救災(zāi)工作。當(dāng)否，請示。附件：富寧縣XXXXXXXXX□□

（空二行）富寧縣人民政府2013年7月1日□□□□

□□（聯(lián)系人及電話：許云（版記示例）

由3號字改為4號字

不再標注主題詞

□抄送：州發(fā)改委，州財政局、民政局。————————————————————————————

□富寧縣人民政府辦公室2012年7月1日印發(fā)□分隔線上下粗(0.35mm)中間細(0.25mm)不再保留（共印份）（四）行文規(guī)則《黨政機關(guān)公文處理工作條例》第十四條：行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。向上級機關(guān)行文應(yīng)當(dāng)遵循的幾條規(guī)則1.上行文“原則上主送一個上級機關(guān)”（《辦法》只對請示作此規(guī)定)；2.“黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)”；3.“下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)”；4.“不得以本機關(guān)負責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文”。5.請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。向下級機關(guān)行文應(yīng)當(dāng)遵循的幾條規(guī)則黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。需要注意的新內(nèi)容：“屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文”。（五）公文擬制

·機關(guān)負責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作；

·重要公文和上行文由機關(guān)主要負責(zé)人簽發(fā)；

·黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公

文，由受權(quán)機關(guān)主要負責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。

（六）公文辦理

（發(fā)文辦理、收文辦理、公文歸檔等三章合并為一章）

·“收文辦理”中，將“審核”改為“初審”，將“分辦”、“批辦”并入“承辦”，并增加了“傳閱”、“答復(fù)”2個環(huán)節(jié)。

·“發(fā)文辦理”環(huán)節(jié)進行了簡化，“起草”、“審核”、“簽發(fā)”列入“公文擬制”，“用印”并入“印制”。

（七）公文管理

·著重強調(diào)了有關(guān)保密規(guī)定，提出了設(shè)立保密室和閱文室的要求，對公文定密和解密、密級文件的復(fù)制和匯編、公文的銷毀和移交、新設(shè)立單位的發(fā)文立戶等作出具體規(guī)定。

（八）附則二、公文處理常見問題

（一）文種使用方面

1.“公告”與“通告”濫用、錯用、混用2.“請示”、“報告”誤用和處理不規(guī)范

⑴向同級機關(guān)“請示”、“報告”或“批復(fù)”⑵多個事項同一請示⑶“報告”中夾帶請示事項3.“意見”、“通知”文種重疊使用

（二）格式規(guī)范方面1.上行文容易出現(xiàn)的問題：⑴沒有標注簽發(fā)人或者格式、字體使用錯誤⑵沒有標注附注（聯(lián)系人及電話）

2.標題容易出現(xiàn)的問題：

⑴錯用字體、字號⑵缺發(fā)文機關(guān)（3要素：發(fā)文機關(guān)、事由、文種）⑶標點符號使用不當(dāng)（除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標題一般不用標點符號，如條例、規(guī)定、辦法等。在實際工作中為使表意更加清晰嚴密，在特定情況下仍需要使用如：文山—百色跨省經(jīng)濟合作區(qū)、三個代表、十二五、試行、討論稿等）⑷介詞重疊或位置使用不當(dāng)⑸排列不規(guī)范

正確的如：《富寧縣人民政府辦公室轉(zhuǎn)發(fā)文山州人民政府辦公室關(guān)于××文件的通知》

⑹事由概括不當(dāng)、不準⑺文種使用不當(dāng)3.主送機關(guān)（用全稱或規(guī)范化簡稱，不得標識為個人）4.正文

層次序號：第一層為“一、”，黑體或仿宋體；第二層為“（一）”，楷體或仿宋體；第三層為“1.”，仿宋體；第四層為“（1）”，仿宋體。

第五層為“①”；（2000年省的細則規(guī)定）第六層為“a”。（2000年省的細