高效工作的時(shí)間管理

第1頁時(shí)間管理課程――提升個(gè)人時(shí)間管理素質(zhì)2010年第2頁BingoGame

“如果”你每天多出來一個(gè)小時(shí)，你將用它做什么？

時(shí)間管理課程就是教會(huì)你如何實(shí)現(xiàn)這個(gè)“如果”！第3頁第一單元：時(shí)間管理的目的及意義第二單元：時(shí)間管理存在的問題

第三單元：時(shí)間管理的原則、方法

第四單元：時(shí)間管理常用工具

第4頁第一單元：時(shí)間管理的目的及意義這最后的半年中你將做的最重要的三件事是什么？中國汽車市場(chǎng)90％份額由跨國公司品牌占領(lǐng)！中國汽車市場(chǎng)90％份額由跨國公司品牌占領(lǐng)！一顆小行星將在半年后與地球碰撞，而且人類目前的技術(shù)無法改變，到那時(shí)，整個(gè)地球的生命將全部毀滅!!!

第5頁第一單元：時(shí)間管理的目的及意義一、時(shí)間的概念和特性1.時(shí)間的概念2.時(shí)間的特性2.1供給毫無彈性：2.2無法蓄積：2.3無法取代：2.4無法失而復(fù)得：

第6頁第一單元：時(shí)間管理的目的及意義二、時(shí)間管理的意義睡覺：21年工作：14年個(gè)人衛(wèi)生：7年

學(xué)習(xí)：4年開會(huì)：3年打電話：2年一個(gè)活到72歲的美國人對(duì)時(shí)間是怎么花的

找東西：1年其它：3年

吃飯：6年旅行：6年排隊(duì)：6年第7頁第一單元：時(shí)間管理的目的及意義二、時(shí)間管理的意義1.個(gè)人的角度：2.公司的角度：

第8頁第一單元：時(shí)間管理的目的及意義第二單元：時(shí)間管理存在的問題

第三單元：時(shí)間管理的原則、方法

第四單元：時(shí)間管理常用工具

第9頁第二單元：時(shí)間管理存在的問題中國汽車市場(chǎng)90％份額由跨國公司品牌占領(lǐng)！中國汽車市場(chǎng)90％份額由跨國公司品牌占領(lǐng)！你是否終日忙碌卻覺得碌碌無為？你是否因不得不花更多的時(shí)間關(guān)注事業(yè)而忽略了與家人的溝通？你是否年紀(jì)輕輕就渾身是病而且精神委靡？你是否......

第10頁第二單元：時(shí)間管理存在的問題一、時(shí)間效率不高的原因分析

下面我們進(jìn)行一個(gè)測(cè)試，看看各位學(xué)員目前對(duì)自己時(shí)間的控制水平，請(qǐng)?zhí)顚憜柧?，你只需回答Yes”O(jiān)r“No”

答“Yes”加1分，答“No”加0分

第11頁第二單元：時(shí)間管理存在的問題得分分析12—16分救命！你的時(shí)間管理急需改進(jìn)8—12分當(dāng)心！你得重新審視你的時(shí)間計(jì)劃4—8分可以！你的方向正確，但需要提高0—4分恭喜！請(qǐng)繼續(xù)保持第12頁第二單元：時(shí)間管理存在的問題二、時(shí)間效率不高的幾種常見現(xiàn)象

1.無計(jì)劃——豬八戒踩西瓜皮，滑到哪算哪2.拖延3.大包大攬——花費(fèi)時(shí)間給別人幫忙而忽略自己的事情4.會(huì)議病——開會(huì)占用了過多的時(shí)間5.不速之客6.辦事缺乏條理第13頁你希望在這種環(huán)境下工作嗎？第14頁第二單元：時(shí)間管理存在的問題三、時(shí)光大盜——干擾

項(xiàng)目靜擾動(dòng)擾現(xiàn)象找文件同事打擾桌面混亂會(huì)議走神郵件、傳真、電話措施立即改善接受或影響第15頁每日被打擾的頻率圖78910111213141516171819干擾頻率時(shí)間〔時(shí)〕〔次〕第16頁一開始就做最重要

的工作工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準(zhǔn)工作要求與體力水準(zhǔn)生產(chǎn)力高

的時(shí)間注：陰影部分表示在工作與體力水準(zhǔn)配合的情況下，生產(chǎn)力會(huì)顯著提高工作與體力配合的情況工作時(shí)間第17頁第二單元：時(shí)間管理存在的問題四、如何應(yīng)對(duì)動(dòng)擾

1.影響圈2、影響力策略2.1直接控制的問題2.2可間接控制的問題：2.3無能為力的問題第18頁第一單元：時(shí)間管理的目的及意義第二單元：時(shí)間管理存在的問題

第三單元：時(shí)間管理的原則、方法

第四單元：時(shí)間管理常用工具

第19頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法一、時(shí)間管理理論的演變

著重利用便條與備忘錄

強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表

正流行、講求優(yōu)先順序的觀念。

第一代理論第二代理論第三代理論主張關(guān)鍵不在于時(shí)間管理，而在于個(gè)人管理

第四代理論第20頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法二、時(shí)間管理的原則

1.原則一：要事第一

我們用2個(gè)理論說明要事第一原則。80/20定律大石頭理論第21頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法二、時(shí)間管理的原則

1.原則一：要事第一“大石頭”理論石頭，砂子，水，如何才能把他們?nèi)垦b進(jìn)杯子里?第22頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法二、時(shí)間管理的原則

1.原則一：要事第一80/20定律

80%的銷售額源自20%的顧客；80%的電話來自20%的朋友；80%的問題來自20%的員工；80%的財(cái)富集中在20%的人手中

第23頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法二、時(shí)間管理的原則

1.原則一：要事第一日常生活中為什么有時(shí)候沒有先做大事呢？原因一抱著先處理完小事，再集中精力做大事的心態(tài)，但發(fā)現(xiàn)往往會(huì)是小事做完了以后會(huì)有新的小事出現(xiàn)，結(jié)果還是沒有時(shí)間做大事。原因二把最清醒的時(shí)間做了小事，效果最差。第24頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法二、時(shí)間管理的原則

2.原則二：輕重緩急有哪件事，你經(jīng)常做的話會(huì)對(duì)你個(gè)人生活或工作產(chǎn)生重大的正面影響，可是卻遲遲沒有去做?l改善人際關(guān)系（與愛人，朋友，同事相處，）l改善事先準(zhǔn)備工作（準(zhǔn)備工作做得更好）l更周詳?shù)匾?guī)劃與組織（工作和生活有目標(biāo)，規(guī)劃）l善待自己（保持良好的心情、健康、旅游、戒煙）l抓住機(jī)會(huì)（及時(shí)了解信息）l充實(shí)自我，增加能力（提高自身能力，學(xué)習(xí)）第25頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法二、時(shí)間管理的原則

1.原則二：輕重緩急2.1事件的分類每天我們都要面對(duì)許多事情，根據(jù)輕重緩急原則，我們將事情分為四種：重要緊急、重要不緊急、緊急不重要和不緊急不重要。通常用四象限法可以直觀的描述為：第26頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法二、時(shí)間管理的原則

1.原則二：輕重緩急2.1事件的分類（四象限法）重要性高M(jìn)2M1高度重要高度重要低度緊急高度緊急

M4M3

低度重要低度重要低度緊急高度緊急高緊急性第27頁M2有遠(yuǎn)見，有理想平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)M1壓力筋疲力盡危機(jī)處理忙于收拾殘局M4全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會(huì)維生M3短視近利危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力人際關(guān)系浮泛重要性高緊急性高第三單元：時(shí)間管理的原則、方法二、時(shí)間管理的原則1.原則二：輕重緩急2.2時(shí)間的分配第28頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法二、時(shí)間管理的原則

1.原則二：輕重緩急2.3重要緊急的事是如何產(chǎn)生的舉例：大家可能聽說過，2005年初敦睦路服裝城大火的事，凌晨的一場(chǎng)大火，造成12個(gè)女工死亡，最小的才19歲，最大的25歲，年輕的生命消失了。第29頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法二、時(shí)間管理的原則

1.原則二：輕重緩急2.4重要不緊急的事什么時(shí)候做？意識(shí)到后就馬上行動(dòng)第30頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法二、時(shí)間管理的原則

1.原則二：輕重緩急總結(jié)：對(duì)四個(gè)象限內(nèi)的事我們?cè)撊绾螌?duì)待M2（多投入時(shí)間）有遠(yuǎn)見，有理想平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)M1（避免擴(kuò)大）壓力筋疲力盡危機(jī)處理忙于收拾殘局M4（盡量避免）全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會(huì)維生M3（盡量減少）短視近利危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力人際關(guān)系浮泛重要性高緊急性高第31頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法二、時(shí)間管理的原則

1.原則二：輕重緩急練習(xí)：現(xiàn)在，請(qǐng)大家做一個(gè)練習(xí)，看各位學(xué)員是否掌握了要事第一和輕重緩急的原則。第32頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法二、時(shí)間管理的原則

3.原則三：個(gè)人生活與工作平衡我們每個(gè)人在生活中都有幾個(gè)角色：1）個(gè)人2）丈夫（妻子）/父親（母親）3）兒子（女兒）4）工作職務(wù)5）朋友第33頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法三、時(shí)間管理的方法

1.方法一：批處理1.1為什么要批處理1.2批處理的具體運(yùn)用方法1.3使用批處理可能遇到的問題及解決方法第34頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法三、時(shí)間管理的方法

2.方法二：時(shí)間計(jì)劃做計(jì)劃的原則：是把重要的事做計(jì)劃，而不是把所有事件都做計(jì)劃。

第35頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法三、時(shí)間管理的方法

2.方法二：時(shí)間計(jì)劃2.1設(shè)定目標(biāo)

練習(xí)：制定一個(gè)個(gè)人目標(biāo)

寫一個(gè)未來三年之內(nèi)要達(dá)到的生活目標(biāo),以小組為單位交流,衡量目標(biāo)像下面哪一個(gè)：我的目標(biāo)是生活幸福（口號(hào)或理想）我要買個(gè)房子（努力方向）我要在2005年底買一個(gè)100平米左右，價(jià)格在50萬以內(nèi)的房子，以搬家住進(jìn)去為衡量標(biāo)志（真正目標(biāo)）

第36頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法三、時(shí)間管理的方法

2.方法二：時(shí)間計(jì)劃2.1設(shè)定目標(biāo)

口號(hào)：提高客戶滿意度方向：提高交貨及時(shí)率目標(biāo)：在03年下半年將客戶交貨及時(shí)率由80％提高到95％。以第四季度的交貨統(tǒng)計(jì)報(bào)告來衡量區(qū)別：任務(wù)是指定擔(dān)任的工作和責(zé)任，目標(biāo)則是想要達(dá)到的境地或標(biāo)準(zhǔn)第37頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法三、時(shí)間管理的方法

2.方法二：時(shí)間計(jì)劃2.2目標(biāo)的五項(xiàng)特性2.2.1具體的(specific)：2.2.2可衡量的(measurable)：2.2.3可達(dá)到的(attainable)：2.2.4相關(guān)的(relevant)：2.2.5基于時(shí)間的(time-based)：第38頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法三、時(shí)間管理的方法

2.方法二：時(shí)間計(jì)劃2.3目標(biāo)分類第一類目標(biāo)：工作目標(biāo)第二類目標(biāo)：個(gè)人目標(biāo)第三類目標(biāo)：家庭目標(biāo)

第39頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法三、時(shí)間管理的方法

2.方法二：時(shí)間計(jì)劃2.3目標(biāo)分類練習(xí)二：制定自己的個(gè)人目標(biāo)和家庭目標(biāo)

練習(xí)一：寫出本年度最重要的三個(gè)工作目標(biāo)

第40頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法三、時(shí)間管理的方法

2.方法二：時(shí)間計(jì)劃2.3制定行動(dòng)計(jì)劃

大家是否喜歡爬山？目標(biāo)是爬哪座山？高度多少？如果是登山運(yùn)動(dòng)員，目標(biāo)是什么？

第41頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法三、時(shí)間管理的方法

2.方法二：時(shí)間計(jì)劃2.3制定行動(dòng)計(jì)劃

案例分析：減肥第42頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法三、時(shí)間管理的方法

2.方法二：時(shí)間計(jì)劃2.3制定行動(dòng)計(jì)劃

練習(xí):15分鐘時(shí)間根據(jù)前面制定的目標(biāo)制定行動(dòng)計(jì)劃

第43頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法三、時(shí)間管理的方法

3.方法三：流程化、標(biāo)準(zhǔn)化3.1流程標(biāo)準(zhǔn)化的定義3.2流程標(biāo)準(zhǔn)化的原則3.3化的適用條件第44頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法三、時(shí)間管理的方法

3.方法三：流程化、標(biāo)準(zhǔn)化案例一：小李需要做三件事：擦桌子需要2分鐘，燒水需要30分鐘，做飯需要20分鐘，如何最快的完成這些事情第45頁第三單元：時(shí)間管理的原則、方法三、時(shí)間管理的方法

3.方法三：流程化、標(biāo)準(zhǔn)化案例二、小張是公司辦公室的秘書，負(fù)責(zé)日常文檔管理和收發(fā)傳真的工作，辦公地點(diǎn)在行政樓四樓。小張的直接主管鄭主任要求小張下午3點(diǎn)到銷售大廈五樓參加由王總主持的會(huì)議、葉總要求小張到門衛(wèi)的收發(fā)室領(lǐng)取報(bào)紙、魏