工業(yè)企業(yè)合同管理辦法

銷售協(xié)議管理措施第一章簽訂協(xié)議之前的舉證規(guī)定一、銷售業(yè)務活動必須具有如下5種合法證據(jù)：書面正式協(xié)議、正式訂單、貨品簽收單、發(fā)票簽收（回執(zhí)）單、對賬單，只有具有合法的證據(jù)才能順利地對應收賬款進行非訟及訴訟追收。二、在銷售業(yè)務活動中，往往因需方項目審核等原因而無法在我方發(fā)貨之前簽訂書面正式協(xié)議，這時，應做好事前的舉證工作：1、由需方提供符合規(guī)定的正式訂單之后才發(fā)貨，正式訂單應有需方簽字蓋章。2、假如客戶既不能簽協(xié)議，又不能及時提供正式訂單，但又須先供貨，怎么辦？必須做好下面三項工作：第一、我方先發(fā)傳真讓客戶負責人簽名或蓋章確認，傳真內(nèi)容注明：***企業(yè)（客戶名稱）確實因某項目需要先發(fā)貨，但因***原因暫未提供正式訂單，并承諾在日內(nèi)補充提供蓋章的正式訂單→舉證之一。另一方面，做好貨品到貨簽收工作，對暫無訂單的貨品，簽收單必須詳細注明工程項目名稱、產(chǎn)品明細和單價以及總貨款，客戶簽收必須符合規(guī)范規(guī)定→舉證之二。第三、完善管理制度，責任清晰，跟蹤到位，保證補簽的協(xié)議或訂單限時追回，實行閉環(huán)管理。對一種月之內(nèi)仍不能提供蓋章的正式訂單的，暫停發(fā)放主辦業(yè)務人員及主管領導的提成工資（基本工資先發(fā)放）及暫停他們的一切費用報銷，直至提供正式訂單為止。三、對電子版訂單的處理程序有些訂單是通過電子版方式下達的，如中國移動通過電子商務平臺公布訂單信息，這屬于電子版訂單，其電子截屏文檔是有法律效力的，但必須注意的是，客戶方的服務器保留這些數(shù)據(jù)的時效是有限的，也就是說，若干年后，這些數(shù)據(jù)在客戶處也許查不到，其法律效力的現(xiàn)實意義將大大減少，訴諸法律時的采信度也將大大減弱，為此，我們應做好如下工作：1、在保留電子截屏文檔的同步，確認客戶有關數(shù)據(jù)的存儲時間，并在該時限內(nèi)獲得書面的正式協(xié)議；2、做好貨品到貨簽收工作，簽收單必須詳細注明工程項目名稱、產(chǎn)品明細和單價以及總貨款，客戶簽收必須符合規(guī)范規(guī)定，必須有蓋章確認。第二章協(xié)議的會簽審核與簽訂一、企業(yè)協(xié)議的會簽審核由承接部門和法務部等有關部門負責，原則上，一般性協(xié)議直接由承接部門負責，集采或標的超過100萬元以上的重要協(xié)議先由承接部門審核，之后再由法務部會簽審核。二、在履行協(xié)議之前（即生產(chǎn)、供貨之前），承接部門應對協(xié)議另一方當事人的主體資格和資信進行理解和審查，詳細內(nèi)容有：1、主體資格合格：具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容與實際相符；2、協(xié)議標的符合當事人經(jīng)營范圍，波及專營許可證或資質(zhì)的，應具有對應的許可、等級、資質(zhì)證書；3、代簽協(xié)議的，應出具真實、有效的法定代表人（負責人）身份證明書、授權委托書、代理人身份證明（僅限初次簽協(xié)議或代理人變更時合用），授權委托書必須明確委托權限和期限，嚴禁使用“全權代理”一類的文字；4、具有對應的履約能力：具有支付能力或生產(chǎn)能力或運送能力等。必要時應規(guī)定其出具資產(chǎn)負債表、由開戶銀行或會計（審計）事務所出具的資信證明、驗資匯報等有關文獻；5、有擔保的協(xié)議，要審查擔保人的擔保能力和擔保資格；6、對于重大協(xié)議，還須理解和審查協(xié)議另一方當事人的履約信用：無違約事實，現(xiàn)時未波及重大經(jīng)濟糾紛或重大經(jīng)濟犯罪案件。承接部門或承接人應將審查成果在會簽表中加以陳說。上述所列多種文獻為協(xié)議不可或缺的構(gòu)成部分，其文本為復印件時，提交方須加蓋公章，并須加注“與原件查對無誤”的字樣，同步由承接人簽字確認。承接部門在協(xié)議簽訂過程中須將與本協(xié)議有關的資料作為附件供會簽審核部門參照。三、法務部負責對協(xié)議中下列內(nèi)容的會簽審核：1、協(xié)議締約方主體、企業(yè)資質(zhì)的時效與合法性；2、協(xié)議標的合法性；3、協(xié)議條款的合法性、完整性及存在的法律漏洞；4、也許存在或輕易發(fā)生法律風險的條款；5、與協(xié)議業(yè)務有關的其他法律問題；6、需審核的其他內(nèi)容。四、承接部門和承接人在簽訂書面協(xié)議步，除審查主體資格和資信外，還應對如下內(nèi)容進行審核和確定：1、協(xié)議各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人（負責人）或代理人姓名、職務、聯(lián)絡方式；2、簽約的目的和根據(jù)；3、標的，動產(chǎn)應標明名稱、型號、規(guī)格、品種、等級、花色等；不易確定的無形財產(chǎn)、勞務、工作成果等描述要精確、明白；不動產(chǎn)應注明名稱和座落地點；貨幣應注明幣種；4、數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測原則和方式，數(shù)量要精確，計量單位、計量措施和計量工具符合國家規(guī)定，國家有強制性原則的，應寫明該原則的代號全稱。如有多種原則的，應約定與協(xié)議標的相合用的原則，并寫明質(zhì)量檢查的措施、責任期限和條件、質(zhì)量異議期限和條件等；5、價款和酬金，包括支付方式，協(xié)議中應明確規(guī)定價款或酬勞數(shù)額、計算原則、結(jié)算方式和程序；6、履約期限、地點或方式，履約期限、地點和方式要詳細明確，地點應冠以省、市、縣名稱，交付標的物方式、勞務提供方式和結(jié)算方式應詳細；7、爭議處理方式，約定通過訴訟處理的，應寫明約定的有管轄權法院的名稱，一般應約定由我方所在地法院管轄，約定由仲裁機構(gòu)裁決的，應寫明詳細的仲裁機構(gòu)的名稱和詳細祈求裁決的事項；8、違約責任，協(xié)議中應明確規(guī)定違約責任或賠償金的計算措施；9、協(xié)議變更和解除條件；10、根據(jù)法律或協(xié)議性質(zhì)必須具有的條款或雙方當事人共同認為必須明確的條款；11、生效的時間和條件；12、附件名稱；13、簽約地點、日期；14、簽約各方開戶銀行及帳號；15、簽約各方公章或協(xié)議專用章；16、法定代表人（負責人）或代理人簽字。凡國家、行業(yè)或我司有原則或格式文本的，應當優(yōu)先參照合用，所有條款欄目均應做出約定，不得不采用由對方確定格式文本的，應當列出履行協(xié)議的要點或要點，如包裝標識規(guī)定、到貨簽收措施、初驗終驗規(guī)定、付款流程及注意事項等等，以便在履行協(xié)議步符合規(guī)定，能對的、完全舉證。當事人協(xié)商一致的修改、補充協(xié)議的文書、電報、電傳、圖表等是協(xié)議的構(gòu)成部分。訂貨單、計劃單、調(diào)撥單（發(fā)貨單）、任務單（書）、預算單（書）等一類文獻可以作為協(xié)議的構(gòu)成部分，但不得以其替代書面協(xié)議。五、各會簽審核部門在會簽審核協(xié)議步，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時，應在會簽審核意見或法律意見中予以明示并提出修改意見；需要退改時，應連同所有文獻退還承接部門或承接人。對需要辦理同意、鑒證、登記、交付，設置抵押、質(zhì)押等擔保的協(xié)議，承接人應按國家有關規(guī)定和雙方約定嚴格履行同意、鑒證、登記、交付等手續(xù)。協(xié)議承接人員對會簽審核部門提出的意見必須予以采納，但經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理明確書面指示不予采納的除外。應當辦理會簽審核的協(xié)議而未辦理會簽審核或協(xié)議正式文本沒有按照本規(guī)定采納會簽審核意見的，印章部門不得加蓋印章，簽約代表不得簽字。單份協(xié)議文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。第三章協(xié)議檔案管理一、協(xié)議檔案，是指協(xié)議、意向文書、信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、傳真、電子數(shù)據(jù)互換的電子郵件）等可以有形地表達所載內(nèi)容歸檔的所有文字材料。二、協(xié)議資料包括：1、有關協(xié)議的項目計劃文獻、可行性匯報、項目提議及上級有關批復文獻；2、協(xié)議談判會議紀要；3、有關協(xié)議招、投標及中標告知書等文獻資料；4、對方營業(yè)執(zhí)照（復印件）、稅務登記證（復印件）、法人代表身份證明書、授權委托書、代理人身份證（復印件）以及其他有關文獻；5、協(xié)議項目的增減憑證及我方人員的簽證；6、協(xié)議糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、判決書；7、協(xié)議履約過程中的催貨函、違約告知書和往來函件；8、協(xié)議的變更、解除協(xié)議書；9、其他有關材料。三、每一份履行完畢的協(xié)議或不再履行的協(xié)議，或長期協(xié)議的每一階段完畢，各有關人員應及時將協(xié)議資料整頓清晰，然后交承接部門歸檔。協(xié)議資料不得隨意擱置、銷毀、遺失。四、企業(yè)人員如需借用或復印協(xié)議資料，必須持部門負責人書面簽章的借用單，并按照資料的秘密程度報有關主管領導同意，否則存檔部門不得辦理。五、企業(yè)的協(xié)議資料、協(xié)議信息是企業(yè)的商業(yè)秘密，任何人不得隨意泄漏。第四章協(xié)議履行的糾紛處理一、在協(xié)議簽訂或履行中發(fā)生糾紛，應首先采用協(xié)商、調(diào)解方式處理，可以到達一致意見時，應依協(xié)議簽訂程序修改或重新簽訂協(xié)議。協(xié)商、調(diào)解不能到達協(xié)議時，承接人應及時向企業(yè)負責人或簽約人匯報，并報法務部做好仲裁或訴訟準備。在協(xié)議糾紛處理過程中，未經(jīng)法務部審核和承接部門負責人同意，不得向協(xié)議另一方作出實質(zhì)答復、提供文獻資料。二、訴訟是指以我司為一方當事人或作為第三人，通過人民法院，采用訴訟方式處理糾紛的法律事務活動。這些訴訟案件包括：民事訴訟案件、行政訴訟案件、刑事及刑事附帶民事訴訟案件。非訴訟是指以我司為一方當事人，采用協(xié)商、調(diào)解、仲裁、復議等方式處理有關糾紛或爭議的法律事務活動。三、企業(yè)的訴訟與非訴訟案件的處理須遵照有效維護企業(yè)合法權益和充足協(xié)調(diào)必要關系相統(tǒng)一的原則。案件起因人與起因部門負責人負有配合、協(xié)助法務部處理案件中的有關問題、搜集和提供案件的原始證據(jù)及有關根據(jù)的責任。法務部可根據(jù)案件詳細狀況對外委托律師進行法律協(xié)助。四、波及企業(yè)財產(chǎn)等經(jīng)濟糾紛的案件，由法務部負責處理，波及勞動協(xié)議爭議等糾紛的案件，由人力資源部負責處理。五、經(jīng)濟糾紛案件在案件審結(jié)后，根據(jù)人民法院的生效判決，法務部應繼續(xù)作好