PD12-AMD02 檔案管理辦法

檔案管理辦法版次實(shí)施日期更改單號(hào)更改原因編制審核批準(zhǔn)A/02017.08.01//何文蘭邵慶輝姚春峰1目的為加強(qiáng)公司重要檔案、資料管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益,特制訂本辦法。2職責(zé)1綜合管理部資料室負(fù)責(zé)公司全部檔案的標(biāo)識(shí)、歸檔、保存、檢索及處置。2各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案收集、整理，并定期送資料室存檔。3內(nèi)容1定義本辦法所稱(chēng)的檔案是指公司籌建以來(lái)各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2文件材料的歸檔范圍主要包括1公司開(kāi)辦和變更的申請(qǐng)、審批、登記、注冊(cè)、企業(yè)章程、投資各方簽訂的合同、協(xié)議等方面的文件；2.2總公司董事會(huì)及所屬機(jī)構(gòu)形成的文件材料；2.3產(chǎn)品生產(chǎn)方面有關(guān)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝、圖樣和技術(shù)文件；2.4經(jīng)營(yíng)管理的各種記錄、合同、協(xié)議等文件材料；3.2.5設(shè)備儀器圖樣，設(shè)備儀器安裝、調(diào)議、驗(yàn)收、維修改進(jìn)過(guò)程中技術(shù)性、憑證性文件材料；3.2.6生產(chǎn)技術(shù)管理的各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析活動(dòng)形成的文件材料；3.2.7科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料；3.2.8基本技術(shù)工程竣工圖紙及文件材料；2.9勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)等方面的文件材料；10財(cái)務(wù)管理的各種賬冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件材料；3.2.11情報(bào)信息和專(zhuān)利性文件材料；3.2.12黨群組織和工會(huì)組織形成的文件材料；3.2.13教育培訓(xùn)方面的文件材料；2.14所有與管理體系有關(guān)的管理體系手冊(cè)、程序文件等；15其它具有利用和保存價(jià)值的文件、照片、錄音、錄像等。以上所列各項(xiàng)，要求必須是原件，涉及財(cái)務(wù)相關(guān)材料考慮到工作性質(zhì)的特殊性，可以是復(fù)印件。3歸檔管理及利用方式1資料室管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、借閱及下發(fā)工作。3.3.2各部門(mén)指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)，根據(jù)上述3.2款收集本部門(mén)存檔資料到綜合管理部填寫(xiě)《檔案入檔記錄》歸檔。3.3.3利用方式a）提供檔案原件；b）提供檔案復(fù)印件；c）提供文獻(xiàn)索引資料。4檔案的借閱與索?。?總經(jīng)理、副總經(jīng)理借閱非密級(jí)檔案可通過(guò)資料管理員直接提檔。3.4.2公司其他人員需借閱/借出檔案時(shí),需填寫(xiě)《文件/記錄借閱（借出）登記表》并按照證件審批權(quán)限經(jīng)主管審批后,可辦理借閱/借出手續(xù)。借閱/借出檔案必須保持整潔、嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案可由資料室主管人員批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。4檔案的銷(xiāo)毀4.1任何部門(mén)或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。4.2若按規(guī)定需要銷(xiāo)毀時(shí)，凡屬密級(jí)須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，一般內(nèi)部檔案，經(jīng)相關(guān)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可銷(xiāo)毀。4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀