公司檔案利用管理辦法

2-1-公司檔案利用管理辦法第一章總則第一條為促進公司（以下簡稱集團公司）檔案工作發(fā)展，提高檔案利用效率和檔案服務(wù)質(zhì)量，根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團公司實際工作，特制訂本辦法。第二條范圍本辦法規(guī)定了集團公司及所屬單位檔案提供利用的標(biāo)準要求。本辦法適用于集團公司檔案利用管理工作，所屬各單位應(yīng)參照本辦法，結(jié)合自身實際，制定本單位檔案利用管理制度。第二章檔案利用細則第三條各單位應(yīng)積極開展檔案利用工作，主動了解檔案需求，開展檔案的電子著錄和掃描等數(shù)字化工作，編制適用的檢索工具，為集團公司的生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理和科學(xué)研究等工作提供檔案信息服務(wù)。匯編類檔案資料如需印發(fā)或出版，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準，并報上級主管部門備案。第四條各單位檔案部門應(yīng)設(shè)立檔案閱覽室，健全檔案借閱和復(fù)印制度，嚴格履行檔案借閱手續(xù)。第五條檔案形成部門工作人員因工作需要借閱紙質(zhì)檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》（見附件1），寫明借閱范圍和用途，由本人到檔案館（室）借閱，嚴格履行借閱手續(xù)。第六條外單位或部門借閱本部門紙質(zhì)檔案時，必須持有《檔案借閱申請表》，借閱檔案應(yīng)經(jīng)檔案形成部門負責(zé)人同意后方可借閱。涉密檔案應(yīng)經(jīng)主管部門負責(zé)人批準后方可查閱有關(guān)內(nèi)容，不得借出檔案部門。第七條聲像檔案實行兩套制，以復(fù)制件為主提供利用。聲像檔案借出應(yīng)經(jīng)形成部門同意后方可借閱。借出的聲像檔案不得在有磁場和不潔環(huán)境中保存，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。第八條紙質(zhì)檔案借閱期限：文書檔案為15天，建設(shè)項目檔案為1個月，聲像檔案為7天，會計檔案應(yīng)在檔案部門查閱，原則上不準借出檔案館（室）。若因特殊情況需延長借期，應(yīng)及時到檔案部門辦理續(xù)借手續(xù)，對超期未辦理續(xù)借手續(xù)的人員，檔案部門有權(quán)停止其檔案借閱權(quán)利。第九條根據(jù)檔案利用者需求，可對紙質(zhì)檔案進行縮微、抄錄、復(fù)制、復(fù)印等工作，經(jīng)檔案人員核對無誤后，可加蓋“檔案專用章”。第十條電子檔案按照有關(guān)規(guī)定應(yīng)納入提供利用范圍。已完成數(shù)字化掃描的檔案，原則上不再提供檔案原件。第十一條檔案部門應(yīng)規(guī)范電子檔案在線利用流程，檔案利用者應(yīng)嚴格遵循線上借閱要求，在借閱期限內(nèi)可在線閱覽及下載，借閱期限到期，自動收回利用權(quán)限。第十二條電子檔案提供在線利用時，應(yīng)采取身份認證、權(quán)限控制、電子水印等安全保密措施，保障電子檔案安全利用。第十三條未經(jīng)檔案人員同意，檔案利用者不得強行破解加密電子檔案，不得私自拷貝電子檔案，如有上述行為，檔案人員有權(quán)依法追究其法律責(zé)任。第十四條凡查、借閱檔案，檔案利用者均應(yīng)在《檔案借閱登記簿》（見附件2）上登記并簽字。第十五條檔案利用者應(yīng)對所借紙質(zhì)檔案（包括復(fù)印件）負有保護和嚴守秘密的責(zé)任，不得損毀、丟失和抽取、拆散檔案，不得自行轉(zhuǎn)借、翻印，嚴禁在檔案上批注、涂改、圈點、折疊、污損。若檔案在借閱利用中造成損壞、泄密等不良后果和影響，檔案人員將依法依規(guī)嚴肅追究責(zé)任。如若丟失檔案，由責(zé)任者所在單位按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定，視情節(jié)輕重給予處理。檔案利用者應(yīng)提交書面報告，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，交檔案部門存檔備查。第十六條檔案利用者因公差、休假、探親、調(diào)動工作和離休、退休時，應(yīng)及時將所借檔案歸還。檔案人員需定期檢查檔案歸還情況，并及時催還。歸還檔案時檔案人員要認真檢查，點交清楚后，簽字確認注銷。第十七條因利用檔案產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，檔案利用者應(yīng)填寫《檔案利用效果登記表》（見附件3），各單位檔案部門做好收集和匯總工作。第三章附則第十八條本辦法由公司黨委辦公室負責(zé)解釋。第十九條本辦法自X年X月X日起執(zhí)行。

附件1檔案借閱申請表借閱單位（蓋章）：借閱人：借閱檔案名稱：借閱時間：借閱檔案形式（原件或復(fù)?。航栝喥谙蓿簹w還日期：借閱事由：相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見：年月日附件2檔案借閱登記簿年度：案卷形成年代保管期限檔號案卷題名卷數(shù)調(diào)卷日期調(diào)卷者收卷者還卷者單位姓名電話日期姓名姓名附件