通信行業(yè)案例：卓揚科技全力打造內(nèi)部管理的高效與暢通

卓揚科技全力打造內(nèi)部管理的高效與暢通用戶背景上海卓揚科技有限公司是由招商局集團投資成立的一家從事網(wǎng)絡通信產(chǎn)品研究、設計、生產(chǎn)、銷售及服務的高科技企業(yè)。作為一家專業(yè)的寬帶互聯(lián)網(wǎng)設備供應商，卓揚科技專注于為網(wǎng)絡運營商提供具備持續(xù)發(fā)展能力的網(wǎng)絡通信解決方案和產(chǎn)品技術服務。公司總部位于上海漕河涇新興技術開發(fā)區(qū)，為開發(fā)區(qū)重點扶持企業(yè)，并在國內(nèi)的主要地區(qū)設立了分支機構。作為一家外商獨資企業(yè)，卓揚科技在創(chuàng)立之初就極為重視管理體系的建立和企業(yè)文化的形成。公司在內(nèi)部管理方面，按照ISO9001：2000的要求建立了質(zhì)量管理體系，并依照國際先進管理思想，以企業(yè)運營戰(zhàn)略為導入點，面向業(yè)務流程進行了全面的資源規(guī)劃和機構設計，隨著業(yè)務的不斷發(fā)展，卓揚科技希望對管理進行進一步的提升，利用先進的信息技術打造高效與順暢的管理和辦公平臺，于是公司引進了e-cology協(xié)同管理平臺，幫助卓揚科技有效提升管理水平，從而實現(xiàn)其市場戰(zhàn)略和持續(xù)性發(fā)展目標。信息化動因及目標伴隨著企業(yè)越來越快的發(fā)展，企業(yè)管理上存在的一些問題逐漸突顯，很大程度了降低了員工的工作效率，阻礙了公司戰(zhàn)略發(fā)展的整體步伐，主要集中體現(xiàn)在：在人員管理方面：企業(yè)的發(fā)展使公司規(guī)模不斷擴大，人員不斷增多，人力資源部門每天都需要處理很多不同形式的應聘文件，紙質(zhì)、郵件的，整理起來需要花費很多時間；公司每月都要安排培訓，培訓后很多員工還是經(jīng)常會問一些很基礎的問題，培訓的效果也不是很明顯；新員工招聘進來，但是很多人都不知道有這個新員工進來，在一起工作一年多，也不知道這個新員工是誰，員工之間還是很陌生；異地機構的管理總是遇到很多問題，往往匯報的情況與現(xiàn)實情況有比較大的差異，而且很多分公司的員工經(jīng)常找領導，因為他遇到問題后總是找最熟悉的人解決，但是這樣做加大了領導的工作壓力；員工一旦請假，很多工作都沒有辦法正常開展；領導對每一個員工的情況不是很了解，沒辦法與每一位員工很好的溝通；員工出差在外，遇到問題很難得到快速解決；在企業(yè)文化建立和知識管理方面：公司成立到現(xiàn)在也已經(jīng)有十幾年的歷史，但是在企業(yè)文化、知識的積累方面做得很不夠，很多寶貴的經(jīng)驗，案例、設計等都隨著員工的流失而流失；經(jīng)常發(fā)覺自己要找資料參考很難，經(jīng)常需要問很多人，在自己的筆記本上也經(jīng)常翻來覆去找資料，每天都很浪費時間；每周寫計劃、月工作總結都很頭疼，每周、每月都要花很多精力督促員工，不是因為他們不愿意寫，而是很多時候需要絞盡腦汁的回憶一周、一個月的工作，工作效率很受影響；在公司各種制度和管理體系上：公司制度都是在掛在墻上，寫在紙上，沒有深入到每一個員工的工作中；每天都收到很多人的郵件，但是每次想追逆的時候都很難，一個事情的處理要經(jīng)過很多人，但是郵件經(jīng)過層層轉(zhuǎn)發(fā)之后，連自己都不知道現(xiàn)在是誰在處理；領導休假很困難，因為一旦休假很多工作根本就沒有辦法正常開展；公司按照現(xiàn)有制度運營了很多年，不知道制度到底是否合理，效率高不高，不知道如何改善；公司的預算和成本很模糊，不清楚花了多少錢，花在什么地方，預算很難做，成本也不好控制；領導對銷售過程不是很了解，不知道從何幫助員工改善。問題的出現(xiàn)催生了對信息技術和辦公管理系統(tǒng)的迫切需要，卓揚科技希望借助協(xié)同OA系統(tǒng)滿足日常辦公信息化管理，同時實現(xiàn)了公司內(nèi)部人員的順暢溝通，為管理層提供一個透明清晰的組織管理，形成企業(yè)特有的組織文化。關鍵需求協(xié)同辦公OA解決方案卓揚科技借助泛微協(xié)同辦公OA系統(tǒng)e-cology建立了一個電子化的虛擬企業(yè)組織，利用系統(tǒng)人員的角色、權限、安全級別與企業(yè)人員一一對應，將企業(yè)各種管理制度用電子化流程一一體現(xiàn)，建立了標準化的管控體系和電子化管控模式：建立標準管控體系以往卓揚的制度都有，但是往往執(zhí)行過程中，每一個員工都憑自己的經(jīng)驗來做事，尤其是很多的事情的辦理與簽批都是按照對于制度的理解去辦理，而管理層也缺乏對制度的完全理解，甚至在某些事情上礙于情面而無法處理。因此，卓揚科技與泛微公司一起聯(lián)手花了2個多月的時間在系統(tǒng)上重新制定和梳理了管理流程，包括了：人事類流程：請假、加班、升職、用人申請、離職申請、總結與計劃、考核流程后勤類流程：資產(chǎn)申請、辦公用品申請、會議室申請、車輛申請、公章管公文管理：發(fā)文管理、收文管理、電子簽章行政類流程：簽報、工作報告、新聞、通知、公告、請示批復銷售管理流程：報價審批、特價審批、方案審批項目審批流程：立項審批、項目過程控制、項目計劃變更審批合同審批：銷售合同、采購合同、行政合同、廣告合同審批費用審批流程：出差、借款、請款、付款、資金、預算審批、預算變更審批。各項流程的電子化流轉(zhuǎn)使領導從監(jiān)督和繁瑣的事務中走出來，使員工擺脫成篇的條條規(guī)定，而更專注于自己所負責的各項工作上。架設了統(tǒng)一的信息與知識獲取通道在知識管理方面：卓揚科技建立了內(nèi)部知識倉庫，將文檔、新聞、公告、通知、規(guī)章制度、員工手冊、員工獎勵等信息都集中在知識庫中，及時將這些數(shù)據(jù)與信息都通過統(tǒng)一的通道獲取，同時又將已經(jīng)沉淀的知識作了二次整理，將文檔匯編成了知識地圖，在企業(yè)內(nèi)部建立了專家網(wǎng)絡，并且定期的組織員工進行知識的更新。企業(yè)的知識與文化在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)中逐漸積累和沉淀下來，自動地被更多的員工逐漸了解和獲取，促進員工的自我學習和快速成長，擺脫對領導的依賴，帶來員工之間交流學習的良好的氛圍。合同臺帳管理卓揚的營銷是以過程銷售控制為核心的，因此卓揚要求每一個銷售人員都必須把與客戶的所有信息都建立起來，其中包括了以下：客戶管理：客戶檔案管理、客戶的聯(lián)系過程管理、客戶的相關資料管理；合同審批：對合同相關的所有的審批過程進行管理，包括合同的起草、審核、修改、會簽、以及最后的歸檔；合同登記：對所有簽訂合同的檔案以及執(zhí)行過程，包括了合同關鍵信息管理；合同付款管理：對執(zhí)行中的合同的付款等情況進行管理，對付款進行審批、付款的情況進行追蹤；合同的查詢與統(tǒng)計：對合同的付款、執(zhí)行等情況做分析；實現(xiàn)遠程移動辦公e-cology系統(tǒng)采用B/S架構的客戶端設計，可以應用于互聯(lián)網(wǎng)絡。卓揚科技的全國各地分支機構、合作伙伴、客戶可以通過Internet與卓揚科技總部保持溝通，信息及時而高效地傳輸匯總并得到處理。避免了由于人員外出而帶來的工作停滯問題。應用成果通過了將近三年的努力，卓揚科技目前基本上完成了整個管理體系架構的建設。在這個虛擬的網(wǎng)絡辦公室中，領導可以輕松的處理日常事務、下達任務和指令、查看工作報表和財務報表；各個部門經(jīng)理可以掌握下屬的工作情況；客戶可以通過門戶了解卓揚的產(chǎn)品信息，提交問題并得到快速的解決。員工之間、部門之間以及公司與客戶之間建立了一個高效的協(xié)作組織，使得業(yè)務的處理更加快速和便捷，交流和溝通變得更加順暢。協(xié)同辦公OA系統(tǒng)改變了卓揚傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，使員工可在任何時間，在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡連接隨時辦公。協(xié)同辦公OA平臺幫助卓揚建立了內(nèi)外部的平滑業(yè)務鏈，各人員、各部門、各機構、客戶、伙伴都可參與企業(yè)的商務過程，建立高效的協(xié)作體系。我們希望協(xié)同辦公系統(tǒng)在卓揚的成功使用，可以樹立成為協(xié)同辦公系統(tǒng)在通信行業(yè)的一個典范，為更多的同行業(yè)企業(yè)在信息化建設過程中提供一定的參考和借鑒。577100180309001209557903682285963308257710018030900123865761373997357606965771001803090013594578077579902515512577100180309001238757716498260181805157710018030900121385721311921589183265771001803090012359579036822361076053577100180309001235657613528614379174257710018030900123555750878697046932791708810034335527410122994432583337917088100343355275101866732938832008170881003433561071015811525015005221708810034335610810100018005987173217088100343354295101074194142687017170881003433561841018786608696288021708810034335618510177583117408667417088100343356109101086014373