房地產(chǎn)企業(yè)長(zhǎng)途電話(huà)、傳真機(jī)管理規(guī)定

房地產(chǎn)企業(yè)長(zhǎng)途電話(huà)、傳真機(jī)管理規(guī)定1.引言本文旨在為房地產(chǎn)企業(yè)制定長(zhǎng)途電話(huà)和傳真機(jī)的管理規(guī)定，以保障通信設(shè)備的正常使用和合理節(jié)約資源。該規(guī)定適用于所有房地產(chǎn)企業(yè)的內(nèi)部通信設(shè)備管理，包括長(zhǎng)途電話(huà)和傳真機(jī)的使用、維護(hù)和費(fèi)用管理。2.設(shè)備使用2.1長(zhǎng)途電話(huà)使用2.1.1每個(gè)部門(mén)/辦事處應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)合理數(shù)量的長(zhǎng)途電話(huà)機(jī)，并進(jìn)行統(tǒng)一管理。2.1.2長(zhǎng)途電話(huà)機(jī)的使用應(yīng)遵守以下規(guī)定：確保使用長(zhǎng)途電話(huà)機(jī)前，了解通話(huà)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)通話(huà)時(shí)長(zhǎng)合理控制通話(huà)時(shí)間。嚴(yán)禁將長(zhǎng)途電話(huà)機(jī)用于與個(gè)人無(wú)關(guān)的私人通話(huà)。在使用長(zhǎng)途電話(huà)機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)通話(huà)時(shí)，應(yīng)做好通話(huà)記錄，包括通話(huà)日期、對(duì)方單位/個(gè)人姓名、通話(huà)事由等。2.2傳真機(jī)使用2.2.1傳真機(jī)的設(shè)置應(yīng)合理布置，方便員工使用，并保證傳真的時(shí)效性。2.2.2傳真機(jī)的使用應(yīng)遵守以下規(guī)定：使用傳真機(jī)前，應(yīng)確保接收方能及時(shí)接收到傳真。確保傳真內(nèi)容的機(jī)密性和安全性，避免將機(jī)密信息傳真給錯(cuò)誤的收件人。保持傳真機(jī)的正常運(yùn)作狀態(tài)，及時(shí)處理傳真機(jī)的故障，并及時(shí)更換耗材。3.設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)3.1長(zhǎng)途電話(huà)機(jī)維護(hù)與保養(yǎng)3.1.1長(zhǎng)途電話(huà)機(jī)維護(hù)與保養(yǎng)應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，包括但不限于：定期清潔電話(huà)機(jī)外殼和按鍵，確保通話(huà)質(zhì)量。定期檢查電話(huà)線(xiàn)路的質(zhì)量，并及時(shí)修復(fù)故障。定期檢查通話(huà)記錄，核對(duì)通話(huà)事由。3.2傳真機(jī)維護(hù)與保養(yǎng)3.2.1傳真機(jī)維護(hù)與保養(yǎng)應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，包括但不限于：定期清潔傳真機(jī)外殼和傳真掃描頭，確保傳真質(zhì)量。定期檢查傳真機(jī)的傳真保存功能，及時(shí)清理存儲(chǔ)空間。定期檢查傳真記錄，核對(duì)傳真接收和發(fā)送情況。4.費(fèi)用管理4.1長(zhǎng)途電話(huà)費(fèi)用管理4.1.1長(zhǎng)途電話(huà)費(fèi)用管理應(yīng)遵循以下原則：各部門(mén)/辦事處的長(zhǎng)途電話(huà)費(fèi)用由各自負(fù)責(zé)，定期報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用。各部門(mén)/辦事處應(yīng)控制長(zhǎng)途電話(huà)費(fèi)用的合理使用，避免造成資源浪費(fèi)。長(zhǎng)途電話(huà)的費(fèi)用應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)，如國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途、國(guó)際長(zhǎng)途等，以便對(duì)費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。4.2傳真機(jī)費(fèi)用管理4.2.1傳真機(jī)費(fèi)用管理應(yīng)遵循以下原則：各部門(mén)/辦事處的傳真機(jī)費(fèi)用由各自負(fù)責(zé)，定期報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用。傳真機(jī)使用時(shí)產(chǎn)生的耗材費(fèi)用應(yīng)定期報(bào)銷(xiāo)，并保留相應(yīng)的購(gòu)買(mǎi)憑證。避免濫用傳真機(jī)，確保傳真機(jī)費(fèi)用的合理使用。5.處罰與獎(jiǎng)勵(lì)5.1針對(duì)長(zhǎng)途電話(huà)和傳真機(jī)的違規(guī)使用，可以采取以下處罰措施：第一次違規(guī)：口頭警告。第二次違規(guī)：書(shū)面警告。第三次違規(guī)：扣除績(jī)效獎(jiǎng)金。嚴(yán)重違規(guī)或影響公司利益的行為：紀(jì)律處分。5.2針對(duì)長(zhǎng)途電話(huà)和傳真機(jī)的優(yōu)秀使用，可以給予以下獎(jiǎng)勵(lì)措施：長(zhǎng)途電話(huà)節(jié)省費(fèi)用給予獎(jiǎng)勵(lì)。傳真機(jī)使用有效提高工作效率給予獎(jiǎng)勵(lì)?？?jī)效考核中根據(jù)通信設(shè)備使用情況進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)定。6.總結(jié)本文對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)長(zhǎng)途電話(huà)和傳真機(jī)的管理規(guī)定進(jìn)行了詳細(xì)闡述。通過(guò)合理的設(shè)備使用、維護(hù)與保養(yǎng)、費(fèi)用管理以及積極的處罰與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，能夠提高通信設(shè)備的使用效率，節(jié)約資源，促進(jìn)