世界500強(qiáng)前十央企集團(tuán)公司子公司行政公文處理實(shí)施細(xì)則

總則第一條為使企業(yè)行政公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)中華人民共和國國務(wù)院8月24日公布，1月1日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理措施》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本實(shí)行細(xì)則。第二條*****有限企業(yè)行政公文（如下簡稱“公文”），是企業(yè)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。第三條公文處理指公文的辦理、管理、歸檔等一系列互相關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時、精確、安全。第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，保證國家秘密的安全。第六條各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)對本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第七條綜合辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管企業(yè)公文的處理工作。第八條各單位行政秘書負(fù)責(zé)該單位的公文處理工作。公文種類第九條企業(yè)行政公文的種類重要有：決定合用于對企業(yè)重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。通告運(yùn)用于公布企業(yè)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。告知合用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相從屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)規(guī)定下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（四）通報合用于表揚(yáng)先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者狀況。（五）匯報合用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反應(yīng)狀況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)問詢。（六）請示合用于向上級機(jī)關(guān)祈求指示、同意。（七）函合用于不相從屬單位之間商洽工作，問詢和答復(fù)問題，祈求同意和答復(fù)審批事項(xiàng)。會議紀(jì)要合用于記載、傳達(dá)會議狀況和議定事項(xiàng)。公文格式第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件闡明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分構(gòu)成。（一）企業(yè)商業(yè)秘密分為2級，即*****商業(yè)秘密和*****商業(yè)機(jī)密。公文密級由主辦部門確定。公文密級標(biāo)注現(xiàn)方式為“商業(yè)秘密”、“商業(yè)機(jī)密”。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。（三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。以企業(yè)名義印發(fā)的上行文，使用“*****”紅色公文首頁（見附圖1）；以企業(yè)名義印發(fā)的某些平行文、下行文，視實(shí)際狀況酌情使用“廣東*****工程有限企業(yè)”紅色公文首頁（見附圖2）；以企業(yè)名義印發(fā)的信函式公文使用“*****工程有限企業(yè)”信函紙（見附圖3）。（四）發(fā)文字號由機(jī)關(guān)代字、年份、序號構(gòu)成。以企業(yè)名義印發(fā)的公文，由綜合辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號。機(jī)關(guān)代字一般由發(fā)文機(jī)關(guān)代字和發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文獻(xiàn)的部門代字構(gòu)成。以企業(yè)名義印發(fā)的上行文，發(fā)文字號為*****〔20××〕×號；以企業(yè)名義印發(fā)的平行、下行文，機(jī)關(guān)代字應(yīng)包括“*****”和主辦文獻(xiàn)部門代字，如綜合辦公室起草的文獻(xiàn)發(fā)文字號為“*****辦〔20××〕×號”，人力資源部起草的文獻(xiàn)為“*****人事〔20××〕×號”，財(cái)務(wù)部起草的文獻(xiàn)為“*****財(cái)務(wù)〔20××〕×號”等；以企業(yè)名義印發(fā)的信函式公文，發(fā)文字號為“*****函〔20××〕×號”。（五）請示、匯報等上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)絡(luò)人的姓名和電話。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)精確簡要地概括公文的重要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。（七）主送機(jī)關(guān)指公文的重要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。以企業(yè)名義下發(fā)全企業(yè)的公文，主送機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱為：各部門。（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件次序和名稱。（九）公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。（十一）公文如有附注（需要闡明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機(jī)關(guān)的規(guī)定標(biāo)注主題詞。（十三）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）文字從左至右橫寫、橫排。第十一條公文中各構(gòu)成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《企業(yè)公文格式模板》執(zhí)行。第十二條公文用紙采用原則A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。發(fā)文辦理第十三條發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等過程。以企業(yè)名義印發(fā)的公文制作流轉(zhuǎn)程序重要包括：主辦單位擬稿、綜合辦登記審核、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)、綜合辦排印樣稿、擬稿單位校對、綜合辦印刷、加蓋印章、擬稿單位分發(fā)等。第十四條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以闡明。（二）狀況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述精確，構(gòu)造嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)對的，篇幅力爭簡短。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。“特急件”應(yīng)提前一種工作日、“急件”應(yīng)提前二個工作日送達(dá)綜合辦公室。（五）人名、地名、數(shù)字、引文精確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引起文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明詳細(xì)的年、月、日。（六）構(gòu)造層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明精確的中文譯名。（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分構(gòu)造層次序數(shù)和在詞、詞組、常用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用中文外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第十五條草擬以企業(yè)名義印發(fā)的公文，擬稿單位應(yīng)按規(guī)定填寫“*****發(fā)文稿紙”（見附圖4）有關(guān)內(nèi)容，連同按公文規(guī)范格式打印的文稿和公文電子版一并送綜合辦公室，由綜合辦公室按程序辦理。第十六條企業(yè)所屬各單位擬制的以企業(yè)名義印發(fā)的公文送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，由綜合辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：與否確需行文，行文方式與否妥當(dāng)，與否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)規(guī)定，公文格式與否符合本實(shí)行細(xì)則和有關(guān)規(guī)定等。第十七條企業(yè)發(fā)文內(nèi)容如波及多種部門業(yè)務(wù)，應(yīng)事先會簽。會簽部門必須明確簽訂意見或表明態(tài)度。第十八條各單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，由各單位自行發(fā)文或聯(lián)合發(fā)文，自行編號，重要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，須經(jīng)企業(yè)審批的事項(xiàng)，經(jīng)企業(yè)同意也可以由下屬單位行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)企業(yè)同意。第十九條除以公函形式商洽工作、問詢和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不應(yīng)向企業(yè)系統(tǒng)外企事業(yè)單位正式行文。確需向企事業(yè)單位行文的，應(yīng)按企業(yè)行文程序辦理。第二十條擬制公文，對波及其他單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦單位應(yīng)當(dāng)積極與有關(guān)單位協(xié)商，獲得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能獲得一致時，主辦單位可以列明各方理據(jù)，提出意見，并與有關(guān)單位會簽后報請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第二十一條公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)與否完備，附件材料與否齊全，格式與否統(tǒng)一、規(guī)范等。收文辦理第二十二條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承接、催辦等程序。流轉(zhuǎn)程序重要包括：簽收、登記、辦公室按分工送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批辦、有關(guān)部門承接、綜合辦公室催辦、反饋執(zhí)行信息等。第二十三條收到公文，辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，按分工送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批辦。需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。第二十四條承接部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時限規(guī)定辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以闡明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回綜合辦公室并闡明理由。第二十五條公文辦理中遇有波及其他單位職權(quán)的事項(xiàng)，主辦單位應(yīng)當(dāng)積極與有關(guān)單位協(xié)商；如有分歧，主辦單位負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能獲得一致，可以報請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第二十六條送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示或者交有關(guān)部門辦理的公文，綜合辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。請示匯報第二十七條嚴(yán)格執(zhí)行請示、匯報制度，保證企業(yè)政令暢通、協(xié)調(diào)統(tǒng)一。需要向上級單位請示、匯報的事項(xiàng)，由綜合辦公室歸口，按規(guī)定渠道上報。第二十八條各單位需向企業(yè)請示或匯報的事項(xiàng)，包括：（一）需要企業(yè)經(jīng)理辦公會議研究決定的事項(xiàng)；（二）企業(yè)財(cái)務(wù)、人事、資本運(yùn)行、項(xiàng)目管理和行政后勤中規(guī)定需要請示或匯報的事項(xiàng)；（三）企業(yè)決定和布署的執(zhí)行狀況及工作中碰到的重大問題；（四）重大工程項(xiàng)目的動工建設(shè)及進(jìn)展?fàn)顩r；（五）對市場及有關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的重大研究成果及分析預(yù)測；（六）重大公共和突發(fā)事件以及重特大安全、環(huán)境保護(hù)事故和也許引起次生事故或引起公共事件的事故及重大隱患；（七）波及全局穩(wěn)定的重大群體性上訪事件以及出現(xiàn)的帶有普遍性的傾向和問題；（八）各單位機(jī)構(gòu)及編制的調(diào)整；（九）各單位舉行確實(shí)需邀請企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人參與的多種會議、周年慶祝、動工典禮、奠基典禮、經(jīng)驗(yàn)交流、總結(jié)、表揚(yáng)和團(tuán)體活動等各類活動；（十）各單位重要負(fù)責(zé)人離開駐地（緊急狀況，可電話匯報總經(jīng)理，事后補(bǔ)辦手續(xù)并在總部總經(jīng)理辦公室立案）；（十一）其他應(yīng)向企業(yè)請示、匯報的事項(xiàng)。第二十九條企業(yè)各單位向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報事項(xiàng)，應(yīng)填寫“公文呈批表”（見附圖5），經(jīng)部門重要負(fù)責(zé)人簽字后方可呈報。連同“請示”或“匯報”原件送交綜合辦公室辦理，不適宜直接送領(lǐng)導(dǎo)個人。第三十條波及兩個及兩個以上部門事項(xiàng)的，主辦部門報送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)前，經(jīng)各有關(guān)部門會簽，協(xié)商一致；如狀況特殊，意見難以統(tǒng)一，由主辦部門將多種不一樣意見以附件形式一并上報。會簽部門明確簽訂意見或表明態(tài)度。會簽后的請示、匯報呈報，由綜合辦公室統(tǒng)一管理。第三十一條堅(jiān)持重要事項(xiàng)逐層請示匯報制度。除突發(fā)事件外，企業(yè)所屬各單位一般不得越級向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)請示和匯報。第三十二條除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以單位名義向上級單位負(fù)責(zé)人報送“請示”和“匯報”。確需請示的事項(xiàng)，由單位負(fù)責(zé)人提出，以部門名義呈文至綜合辦公室辦理。第三十三條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一種主送機(jī)關(guān)，不要同步多頭報送?！皡R報”不得夾帶請示事項(xiàng)。第三十四條企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批公文時，對有詳細(xì)請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽訂意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱表達(dá)已閱知。第三十五條突發(fā)公共事件處置，按照*****企業(yè)有關(guān)應(yīng)急預(yù)案和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。公文管理第三十六條公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第三十七條企業(yè)各行政單位應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文處理的有關(guān)制度。第三十八條公開公布行政公文，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)同意。公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。第三十九條公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整頓（立卷）、歸檔。個人不得保留應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第四十條歸檔范圍內(nèi)的公文根據(jù)其互相聯(lián)絡(luò)、特性和保留價值等整頓（立卷），要保證歸檔公文齊全、完整，能對的反應(yīng)本單位的重要工作狀況，便于保管和運(yùn)用。第四十一條不具有歸檔和存查價值的公文，通過鑒別并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意，可以銷毀。公文的保密按有關(guān)規(guī)定辦理。第四十二條各單位的辦公室或主管領(lǐng)導(dǎo)對上級部門和本單位發(fā)出公文的貫徹貫徹狀況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。第四十三條本實(shí)行細(xì)則自年月日起施行。企業(yè)過去印發(fā)和施行的有關(guān)公文處理的多種文獻(xiàn)同步廢止。第四十四條本細(xì)則由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

附圖一：*****有限企業(yè)文獻(xiàn)*****業(yè)〔20╳╳〕╳號 簽發(fā)人：╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳請示╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳：╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳附件：1．╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳2．╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳二○╳╳年╳月╳日（聯(lián)絡(luò)人：╳╳╳，聯(lián)絡(luò)電話：╳╳╳╳╳╳）主題詞：╳╳╳╳╳╳請示抄送：╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳。*****綜合辦公室20╳╳年╳月╳日印

附圖二：*****有限企業(yè)文獻(xiàn)*****╳╳〔20╳╳〕╳號╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳告知╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳：╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳附件：1．╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳2．╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳二○╳╳年╳月╳日（聯(lián)絡(luò)人：╳╳╳，聯(lián)絡(luò)電話：╳╳╳╳╳╳╳╳）主題詞：╳╳╳╳╳╳告知抄送：╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳。*****綜合辦公室20╳╳年╳月╳日印發(fā)

附圖三：*****有限企業(yè)*****函〔20╳╳〕╳號╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳函╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳：╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳