檔案管理實(shí)施細(xì)則

附件：松江電站工程建設(shè)局工程檔案管理實(shí)行細(xì)則（試行）根據(jù)國家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收措施》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工程實(shí)際狀況，特制定實(shí)行細(xì)則如下:一、職責(zé)工程檔案要與工程建設(shè)同步管理,各參建單位的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視工程檔案的管理和歸檔工作,在工程建設(shè)過程中,把各自職責(zé)范圍內(nèi)建設(shè)項(xiàng)目文獻(xiàn)材料的形成、積累、整頓、歸檔工作做好，保證檔案資料的完整、精確和及時(shí)歸檔。建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各參建單位編制項(xiàng)目竣工文獻(xiàn)和整頓項(xiàng)目文獻(xiàn)。按國家規(guī)范規(guī)定，完畢各自職責(zé)范圍內(nèi)的竣工文獻(xiàn)的編制和項(xiàng)目文獻(xiàn)整頓、歸檔工作。（一）設(shè)計(jì)單位要提交工程各階段的勘測設(shè)計(jì)文獻(xiàn)，提交所有設(shè)計(jì)修改告知單和設(shè)計(jì)總結(jié)。（二）施工單位負(fù)責(zé)編制、搜集、整頓、提交所有竣工圖、施工、安裝記錄（含隱蔽工程及測量記錄）、工程聯(lián)絡(luò)單、機(jī)組啟動(dòng)試運(yùn)方案、試運(yùn)記錄、驗(yàn)收簽證書、移交試生產(chǎn)前的消缺記錄、質(zhì)量等級(jí)評(píng)價(jià)表、繼電保護(hù)整定單、施工總結(jié)等。（三）監(jiān)理單位（部門）負(fù)責(zé)編制、搜集、整頓、提交工程監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)形成的各項(xiàng)監(jiān)理事項(xiàng)（工程質(zhì)量、工期、投資等）的所有文獻(xiàn)材料和監(jiān)理工作總結(jié)；負(fù)責(zé)定期深入施工現(xiàn)場，對各施工單位項(xiàng)目檔案的搜集、積累、整頓、立卷、保管等工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，保證施工單位項(xiàng)目檔案完整、精確；負(fù)責(zé)對各施工單位提交的工程竣工檔案資料進(jìn)行審核并履行簽字手續(xù)。（四）質(zhì)量監(jiān)督單位負(fù)責(zé)編制、搜集、整頓、提交工程質(zhì)量監(jiān)督工作中形成的各類質(zhì)量監(jiān)督文獻(xiàn)。（五）移民監(jiān)理單位負(fù)責(zé)搜集、整頓、提交在征地移民工作中形成的所有文獻(xiàn)資料。（六）建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行總承包的，各分包單位負(fù)責(zé)搜集、整頓分包范圍內(nèi)的檔案資料，交總承包單位匯總、整頓?？⒐r(shí)由總承包單位向建設(shè)單位提交完整、精確的項(xiàng)目檔案資料。監(jiān)理部門審查合格后，辦理移交手續(xù)。（七）其他設(shè)備、技術(shù)、工藝及商檢、索賠文獻(xiàn)應(yīng)由承接單位整頓；其他參建單位按工作職責(zé)范圍搜集、整頓、提交有關(guān)的檔案資料。二、項(xiàng)目檔案的搜集（一）搜集歸檔范圍但凡反應(yīng)與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考價(jià)值的多種載體的文獻(xiàn)資料（圖紙、照片、錄音、錄像、光盤等），都應(yīng)搜集齊全，歸入項(xiàng)目檔案。1、前期文獻(xiàn)：流域水電規(guī)劃、預(yù)可行性研究匯報(bào)、移民安頓初步規(guī)劃、水庫沉沒實(shí)物指標(biāo)、投資估算、選壩匯報(bào)及審查會(huì)議紀(jì)要、可行性研究匯報(bào)、批復(fù)、移民安頓包干協(xié)議、移民賠償投資包干協(xié)議、后期扶持原則的同意文獻(xiàn)等。2、招投標(biāo)設(shè)計(jì)階段：設(shè)計(jì)院編制的主體工程、永久設(shè)備和項(xiàng)目法人委托的其他工程的招投標(biāo)文獻(xiàn)。3、施工圖設(shè)計(jì)階段：所有施工圖和施工預(yù)算。4、施工階段：土建施工文獻(xiàn)，設(shè)計(jì)變更資料，設(shè)備及管線、電氣、儀表安裝施工文獻(xiàn)，原材料和施工質(zhì)量保證文獻(xiàn)，設(shè)備調(diào)整方案、措施、調(diào)試匯報(bào)和調(diào)試過程中的設(shè)備缺陷處理記錄、調(diào)試試運(yùn)質(zhì)量驗(yàn)評(píng)表、調(diào)試工作總結(jié)；監(jiān)理文獻(xiàn)、質(zhì)量監(jiān)督文獻(xiàn)、試生產(chǎn)文獻(xiàn)等。5、階段驗(yàn)收文獻(xiàn)：階段和單項(xiàng)工程驗(yàn)收鑒定書、總結(jié)，待驗(yàn)收工程已完和未完畢項(xiàng)目清單。6、試生產(chǎn)階段：生產(chǎn)準(zhǔn)備文獻(xiàn)，企業(yè)技術(shù)原則（現(xiàn)場運(yùn)行規(guī)程、操作及事故處理規(guī)程、管理制度與措施等）；機(jī)組整套啟動(dòng)及試生產(chǎn)期間的文獻(xiàn)材料（試生產(chǎn)記錄、設(shè)備缺陷及事故處理記錄、分析、結(jié)論、試生產(chǎn)工作總結(jié)等）；設(shè)備命名，主系統(tǒng)啟動(dòng)及倒送廠用電方案，繼電保護(hù)整定單等。7、竣工驗(yàn)收階段：工程建設(shè)總結(jié)（各參建單位）、工程總體竣工驗(yàn)收文獻(xiàn)和樞紐工程、庫區(qū)移民、工程檔案、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、環(huán)境保護(hù)、消防等單項(xiàng)的竣工驗(yàn)收文獻(xiàn)、竣工決算匯報(bào)、審計(jì)匯報(bào)、竣工驗(yàn)收鑒定書等。8、工程管理文獻(xiàn)：如項(xiàng)目審批文獻(xiàn)、土地征用文獻(xiàn)（包括附圖紅線確認(rèn)）等，按階段搜集歸檔。詳細(xì)歸檔范圍和保管期限詳見附錄C（二）搜集時(shí)間各類文獻(xiàn)均按文獻(xiàn)資料形成的先后次序或項(xiàng)目完畢狀況及時(shí)搜集；引進(jìn)設(shè)備文獻(xiàn)應(yīng)首先由松江電站工程建設(shè)局登記、歸檔，再行譯校、復(fù)制和分發(fā)使用。三、組織案卷（一）組卷原則組卷要遵照竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)的有機(jī)聯(lián)絡(luò)，便于檔案的保管和運(yùn)用。（二）組卷規(guī)定1、案卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)內(nèi)容必須精確反應(yīng)生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的真實(shí)狀況。2、案卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)要齊全、完整。3、案卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性規(guī)定。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。復(fù)印、打印文獻(xiàn)及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的規(guī)定。錄音、錄像文獻(xiàn)材料應(yīng)保證載體的有效性。電子文獻(xiàn)應(yīng)使用不可擦除型光盤。4、對于出廠的多種原始材料（含鋼筋、水泥、焊條、混凝土等）的試驗(yàn)匯報(bào)、合格證、質(zhì)量保證書必須是原件。5、項(xiàng)目文獻(xiàn)的紙張應(yīng)采用可以長期保留的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)圖。6、文字材料幅面為統(tǒng)一原則A4（297×210mm）規(guī)格。不小于A4規(guī)格的折疊成A4規(guī)格，不不小于A4規(guī)格的要粘貼在70克以上白紙上，粘貼時(shí)原件下邊及右邊與白紙對齊。需裝訂的文獻(xiàn)應(yīng)留25mm的空白裝訂邊。7、所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽訂竣工圖章。竣工圖章中的內(nèi)容填寫應(yīng)齊全、清晰、不得代簽。（簽字人必須用筆簽字不能蓋章，竣工圖章的尺寸見下圖，為紅色。）竣工圖章8、有修改內(nèi)容的竣工圖要注明變更的根據(jù)，（文字、數(shù)字一般用杠改，線條更改一般是劃，局部圖形變更可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。修改內(nèi)容不能超過幅面的35%，若超過此原則應(yīng)重新繪制竣工圖。）簽字手續(xù)要完備。各工程項(xiàng)目的竣工圖和竣工文獻(xiàn)要按《水電管理手冊》第60頁國家基本建設(shè)委員會(huì)《有關(guān)編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》（詳見附錄A）的規(guī)定編寫、整頓。9、照片、錄像帶、電子光盤的編制（1）歸檔的聲像材料必須是原版、原件；必須圖像清晰，聲音清晰，并加以文字闡明；對事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。（2）磁性栽體檔案必須由形成部門編寫必要的文字闡明，闡明軟件名稱及對應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境，闡明形成時(shí)間和版本、加密的密碼和原作者。（3）照片按照GB/T11821-《照片檔案管理規(guī)范》的規(guī)定編制。錄像帶按照DA/T15-1995《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的規(guī)定編制。電子光盤按照GB/T18894-《電子文獻(xiàn)歸檔與管理規(guī)范》的規(guī)定編制。電子光盤的標(biāo)簽應(yīng)做成圓形，同光盤大小一致，內(nèi)圓直徑為40mm。標(biāo)簽左側(cè)闡明應(yīng)用軟件名稱，標(biāo)簽右側(cè)闡明運(yùn)行環(huán)境，標(biāo)簽上方闡明光盤存儲(chǔ)文獻(xiàn)的內(nèi)容、責(zé)任者和時(shí)間。四、案卷和案卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)的排列（一）產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程度，或按其產(chǎn)品系列、構(gòu)造排列。（二）科研類案卷按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究試驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段排列。（三）基建類案卷按項(xiàng)目根據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。（四）設(shè)備類案卷按設(shè)備根據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文獻(xiàn)材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。（五）案卷內(nèi)管理性竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)按問題、時(shí)間或重要程度排列。（六）案卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)排列應(yīng)文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。五、案卷的編目（一）卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)頁號(hào)的編寫1、案卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。2、單面書寫的竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)在其右下角編寫頁號(hào)；雙面書寫的竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)，下面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號(hào)。圖樣頁號(hào)編寫在標(biāo)題欄外。3、成套圖樣或印刷成冊的竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)，自成一卷的，原目錄可替代卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)；與其他竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)構(gòu)成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文獻(xiàn)材料最終，將其作為一份文獻(xiàn)填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)，可在備注中注明總頁數(shù)。4、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。（二）案卷封面的編制1、案卷封面印制在卷盒的正表面，內(nèi)封面（即卷皮）樣式詳見附錄B圖2。2、案卷題名應(yīng)簡要、精確地揭示卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)的內(nèi)容，重要包括項(xiàng)目名稱或代字、代號(hào)及其構(gòu)造、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人確定。3、立卷單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。4、起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)形成的起止日期。5、保管期限應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。6、密級(jí)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)的最高密級(jí)。7、檔號(hào)應(yīng)填寫全宗號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)，中間以“－”隔開。全宗號(hào)為1107；項(xiàng)目代號(hào)是指科技檔案所反應(yīng)的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號(hào)，前兩位為工期代號(hào)02，后兩位為工程代號(hào)（03為雙溝水電站工程，04為石龍水電站工程）；目錄號(hào)一般指分類目錄號(hào)；案卷號(hào)是指科技檔案按一定次序排列后的流水號(hào)。（三）案卷脊背的編制案卷脊背式樣及規(guī)格詳見附錄B圖3，填寫措施同案卷封面填寫措施。（四）卷內(nèi)目錄的編制1、卷內(nèi)目錄式樣及規(guī)格詳見附錄B圖4。2、序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)件數(shù)的次序。3、文獻(xiàn)編號(hào)應(yīng)填寫竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等。4、責(zé)任者應(yīng)填寫竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)的形成部門或重要責(zé)任者。5、文獻(xiàn)材料題名應(yīng)填寫竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)的全稱。6、日期應(yīng)填寫竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)的形成日期。7、頁號(hào)應(yīng)填寫每件竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)首頁上標(biāo)注的頁號(hào)，最終一件填寫首尾頁上標(biāo)注的頁號(hào)。8、卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)首頁之前。（五）卷內(nèi)備考表的編制1、卷內(nèi)備考表式樣詳見附錄B圖5。2、闡明包括：案卷內(nèi)竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要闡明的問題。3、立卷人應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名。4、立卷日期應(yīng)填寫完畢立卷的日期。5、檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。6、檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。7、互見號(hào)應(yīng)填寫反應(yīng)同一內(nèi)容而形式不一樣且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)，檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。8、卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文獻(xiàn)材料之后。（六）案卷的裝訂1、案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。2、案卷內(nèi)不一樣幅面的竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復(fù)。幅面為國際原則A4型（297mm×210mm）。圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。3、案卷內(nèi)不容許有金屬物。4、不裝訂的案卷，應(yīng)在每份竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)的右上角加蓋檔號(hào)章，式樣見附錄B圖6。檔號(hào)填寫措施同案卷封面填寫措施，序號(hào)填寫措施同卷內(nèi)目錄序號(hào)填寫措施。（七）卷內(nèi)表格的制成材料卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表宜采用70g/m2以上白色書寫紙制作。六、歸檔時(shí)間及份數(shù)（一）歸檔時(shí)間各參建單位在承建項(xiàng)目實(shí)體完畢后的三個(gè)月內(nèi)或按協(xié)議考核規(guī)定的規(guī)定期間內(nèi)將項(xiàng)目文獻(xiàn)向建設(shè)單位歸檔（有尾工的在尾工完畢后及時(shí)歸檔）。項(xiàng)目檔案移交需編制項(xiàng)目檔案移交清冊，一式兩份。一份由立卷單位保留，一份隨項(xiàng)目檔案移交松江電站工程建設(shè)局檔案管理部門存檔。清冊內(nèi)容包括：案卷目錄、項(xiàng)目檔案歸檔審定表。電子文獻(xiàn)應(yīng)填寫《歸檔電子文獻(xiàn)登記表》。（二）歸檔份數(shù)1、多種文字資料及對應(yīng)的電子文獻(xiàn)各三份；多種原始資料一份，復(fù)印件兩份，對應(yīng)的電子文獻(xiàn)三份；竣工圖紙及對應(yīng)的電子文獻(xiàn)各三份（電子文獻(xiàn)應(yīng)為AUTOCAD）；設(shè)備圖紙及對應(yīng)的電子文獻(xiàn)各三份。歸檔的電子文檔必須與紙質(zhì)文獻(xiàn)內(nèi)容相符。2、反應(yīng)項(xiàng)目工程基地原貌、施工、安裝過程、管網(wǎng)布置、隱蔽工程、施工工藝、竣工建筑、竣工驗(yàn)收、構(gòu)造物等的音像資料，每個(gè)單位工程的不一樣階段必須移交的工程照片應(yīng)不少于四張，其中電子文獻(xiàn)三份，紙質(zhì)文獻(xiàn)一份。七、編制竣工文獻(xiàn)和項(xiàng)目文獻(xiàn)的費(fèi)用1、施工單位應(yīng)向建設(shè)單位提交兩套屬于職責(zé)范圍內(nèi)形成的竣工文獻(xiàn)，其費(fèi)用由施工單位負(fù)責(zé)。如有特殊規(guī)定按規(guī)定或協(xié)議規(guī)定提供。2、因設(shè)計(jì)失誤導(dǎo)致設(shè)計(jì)變更較大，施工圖不能代用或運(yùn)用的，由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)繪制竣工圖，并承擔(dān)其費(fèi)用。因建設(shè)單位或主管部門規(guī)定變更設(shè)計(jì)，需要重新繪制竣工圖時(shí)，由建設(shè)單位繪制或委托設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)繪制，其費(fèi)用由建設(shè)單位在基建投資中處理。八、其他闡明1、工程檔案的整頓質(zhì)量，是衡量工程建設(shè)各階段（包括勘測、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理）工作質(zhì)量的重要內(nèi)容。假如工程檔案整頓不合格，闡明某首先的工