國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法實(shí)施細(xì)則

廣東省《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理措施》實(shí)行細(xì)則（一九八八年三月二十三日廣東省人民政府辦公廳）第一章總則第一條為了使本省各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理措施》（國(guó)辦發(fā)〔１９８７〕９號(hào)）的規(guī)定，結(jié)合本省狀況，特制定本實(shí)行細(xì)則。第二條各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，公布行政法規(guī)和行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，匯報(bào)狀況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)同志主管公文處理工作，常常檢查督促和指導(dǎo)，認(rèn)真做好公文處理工作，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。第三條各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入實(shí)際、聯(lián)絡(luò)群眾、調(diào)查研究、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，不停提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。第四條公文處理必須做到精確、及時(shí)、安全。公文統(tǒng)一由文書部門負(fù)責(zé)收發(fā)、登記、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。第五條國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理工作，應(yīng)貫徹黨政分開的原則。第六條各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，保證國(guó)家秘密。第七條上級(jí)行政機(jī)關(guān)的秘書部門對(duì)下級(jí)行政機(jī)關(guān)的秘書部門的公文處理工作，在業(yè)務(wù)上負(fù)有檢查、指導(dǎo)的責(zé)任。第二章公文重要種類第八條各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文種類重要有：一、命令（令）、指令公布重要的地方性行政規(guī)章，采用重大強(qiáng)制性行政措施，任免、獎(jiǎng)懲有關(guān)人員，撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不合適的決定等，用“命令（令）”。公布指示性和規(guī)定性相結(jié)合的措施或規(guī)定，用“指令”。二、決定、決策對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過并規(guī)定貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決策”。三、指示對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用“指示”。四、布告、公告、通告公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守或周知的事項(xiàng)，用“布告”。向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)，用“公告”。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“通告”。五、告知公布行政規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相從屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，規(guī)定下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“告知”。六、通報(bào)表?yè)P(yáng)先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要狀況，用“通報(bào)”。七、匯報(bào)、請(qǐng)示向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反應(yīng)狀況、提出提議，用“匯報(bào)”。向上級(jí)機(jī)關(guān)祈求指示、同意，用“請(qǐng)示”。八、批復(fù)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。九、函互相商洽工作，問詢和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門祈求同意等，用“函”。十、會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神，規(guī)定與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。第三章公文格式第九條公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分構(gòu)成。一、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)精確簡(jiǎn)要地概括公文的重要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、公文種類三部分構(gòu)成；公文版頭已經(jīng)有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的，標(biāo)題可省去發(fā)文機(jī)關(guān)。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文獻(xiàn)外，公文標(biāo)題一般不加書名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。二、發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、次序號(hào)。文獻(xiàn)有版頭的，發(fā)文字號(hào)注在版頭與紅線之間；無版頭的，注在標(biāo)題的右上方。機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。三、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示或匯報(bào)，應(yīng)注明簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名注在紅線的右上方，文獻(xiàn)末尾應(yīng)注明聯(lián)絡(luò)人和電話號(hào)碼。四、公文必須加蓋印章。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。如正文末面無空檔，可另加一空白面注上日期蓋章，并在該頁(yè)的左上方標(biāo)明“（此面無正文）”。五、發(fā)文時(shí)間，原則上以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最終機(jī)關(guān)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。六、秘密公文應(yīng)根據(jù)秘密程度分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”，秘密等級(jí)注在版頭右上方，加中括號(hào)，密件次序號(hào)注在版頭左上方。七、緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急件”、“急件”，緊急等級(jí)注在標(biāo)題左上方，加中括號(hào)。八、會(huì)議通過的文獻(xiàn)，應(yīng)在標(biāo)題之下、正文之前居中注明通過日期和會(huì)議名稱。九、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。十、公文如有附件，應(yīng)在正文之后、發(fā)文日期之前注明附件名稱和件數(shù)。十一、公文字體。鉛印文獻(xiàn)，正文一般用三號(hào)字體，打印的文獻(xiàn)，一般用三號(hào)或四號(hào)字體。十二、公文文字應(yīng)從左至右橫寫橫排。第十條公文用紙一般用十六開型（長(zhǎng)二百六十毫米、寬一百八十五毫米），在左側(cè)裝釘。布告、通告用紙大小，根據(jù)實(shí)際狀況確定。公文左側(cè)空白二十毫米，右側(cè)空白二十毫米，天白四十五毫米，地白三十毫米。第四章行文規(guī)則第十一條各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自從屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一、省人民政府對(duì)市、縣人民政府和省人民政府各部門直接行文。二、各市人民政府和省人民政府各部門向省人民政府匯報(bào)和請(qǐng)示工作。三、各縣（市）、自治縣、市轄區(qū)人民政府向市人民政府匯報(bào)和請(qǐng)示工作。四、政府各部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)可以互相行文，可以同上一級(jí)政府有關(guān)部門或下一級(jí)政府有關(guān)部門互相行文；也可以根據(jù)本級(jí)政府授權(quán)和有關(guān)規(guī)定，對(duì)下一級(jí)政府行文。第十二條各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)一般不要越級(jí)請(qǐng)示。因緊急、特殊狀況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄報(bào)所越過的機(jī)關(guān)。第十三條同級(jí)政府可以聯(lián)合行文，各級(jí)政府可以和上一級(jí)政府有關(guān)部門聯(lián)合行文，政府各部門可以聯(lián)合行文。第十四條部門之間需要行文協(xié)商處理的問題，應(yīng)直接行文，不應(yīng)報(bào)政府轉(zhuǎn)辦。同級(jí)政府之間可以協(xié)商處理的問題，不應(yīng)報(bào)請(qǐng)上級(jí)政府轉(zhuǎn)辦。第十五條向上請(qǐng)示或匯報(bào)波及到其他部門或地方職權(quán)范圍的，主辦機(jī)關(guān)要與有關(guān)部門或地方協(xié)商一致；經(jīng)協(xié)商仍不一致的，應(yīng)如實(shí)上報(bào)上一級(jí)政府裁決。未經(jīng)協(xié)商一致或未經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)裁決的，不得各自向下行文。第十六條向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)抄報(bào)直接上級(jí)機(jī)關(guān)。第十七條請(qǐng)示的公文，應(yīng)一文一事，主送一種機(jī)關(guān)，不要同步抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。除上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)直接交代的外，請(qǐng)示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。第十八條上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，應(yīng)同步抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上請(qǐng)示匯報(bào)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主報(bào)機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，由主報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。第十九條發(fā)文應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要確定主、抄送機(jī)關(guān)，不得濫發(fā)濫抄。第二十條通過同意在報(bào)刊刊登注明不另行文的公文，應(yīng)視為正式公文根據(jù)執(zhí)行，并予以立卷歸檔。除法規(guī)、規(guī)章外，一般不再印發(fā)。第五章公文辦理第二十一條收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。一、主送本機(jī)關(guān)的文獻(xiàn)，抄送本機(jī)關(guān)的重要文獻(xiàn)，以及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、資料等，均應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行登記。二、來文可按辦件、閱件進(jìn)行分類。辦件一般包括上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)的指示、告知，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、匯報(bào)，同級(jí)機(jī)關(guān)需要答復(fù)的來文。閱件一般包括抄送文獻(xiàn)、簡(jiǎn)報(bào)、資料和不需要本機(jī)關(guān)辦理的其他參閱文獻(xiàn)。三、需在辦理的公文應(yīng)根據(jù)來文內(nèi)容，分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)人指示后辦理。需要送領(lǐng)導(dǎo)人批辦的公文，承接人應(yīng)提出詳細(xì)的擬辦意見，領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)公文怎樣辦理應(yīng)作出明確指示。緊急公文應(yīng)明確承接期限。文書部門應(yīng)根據(jù)時(shí)限規(guī)定對(duì)承接單位和承接人進(jìn)行督促催辦，以防止遲延積壓或漏辦。四、抄送件、簡(jiǎn)報(bào)、資料等閱件，屬一般的可分送給有關(guān)部門閱存，重要的應(yīng)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人傳閱。五、需要傳閱或批辦的公文，承接人應(yīng)根據(jù)文獻(xiàn)規(guī)定的閱讀范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或批辦，領(lǐng)導(dǎo)人之間不適宜直接橫向傳遞，以防積壓或傳失。第二十二條發(fā)文處理。一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。一、草擬公文的規(guī)定（一）要符合國(guó)家的法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)盡量與本來的有關(guān)政策相銜接，并加以闡明。（二）行文所根據(jù)的事實(shí)要確實(shí)，行文的指導(dǎo)思想和處理問題的重要意見、原則、方針、措施要明確，辦理事項(xiàng)的時(shí)間、地點(diǎn)、范圍、原因、理由要交代清晰。（三）根據(jù)行文目的和內(nèi)容，確定合適的公文種類，要注意辨別請(qǐng)示與匯報(bào)、告知與函。（四）草擬文稿應(yīng)根據(jù)行文目的與公文種類，構(gòu)思公文的層次構(gòu)造，選擇合適的文字，力爭(zhēng)層次分明，構(gòu)造嚴(yán)謹(jǐn)，文字樸實(shí)精煉，書寫工整。引用公文應(yīng)注明引文的時(shí)間、機(jī)關(guān)、標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)。使用簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，并在括號(hào)中注明簡(jiǎn)稱稱謂。要使用規(guī)范的中文。公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號(hào)、登記表、計(jì)劃表、序號(hào)、比例、專用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外，一般用中文書寫。同一公文中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。（五）草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙。公文稿紙一般為十六開、橫寫。其欄目一般包括主辦機(jī)關(guān)、發(fā)文范圍、擬稿人、核稿人、簽發(fā)人、發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、印刷份數(shù)等。二、公文審核。文稿在送領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)前，應(yīng)由有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或秘書部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)：（一）與否需要行文，行文的名義、公文種類與否合適；（二）文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)以及上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定與否一致，與本機(jī)關(guān)發(fā)過的公文與否銜接；（三）根據(jù)的事實(shí)與否充足、確實(shí)，政策、措施和規(guī)定與否明確詳細(xì)、切實(shí)可行；（四）處理程序與否完備，波及其他部門的問題與否協(xié)商一致，行文關(guān)系及公文格式與否符合規(guī)定；（五）文字論述與否符合文法和邏輯，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)與否對(duì)的。審核時(shí)如發(fā)既有不妥之處，必須進(jìn)行修改。屬于重要的原則性問題，應(yīng)退回原承接部門修改。不必行文的，應(yīng)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人同意后告知原承接部門或人員。三、公文簽發(fā)。各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)出的公文，應(yīng)由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；重要的或波及面廣的，由正職或主持平常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。有的公文（如會(huì)議通過的公文等），可由秘書長(zhǎng)或辦公廳（室）主任根據(jù)受權(quán)簽發(fā)。聯(lián)合行文，應(yīng)由行文機(jī)關(guān)的重要領(lǐng)導(dǎo)人分別在同一稿件上簽發(fā)。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，要在“簽發(fā)人”欄內(nèi)寫明詳細(xì)意見和簽訂姓名、時(shí)間，不要以劃圈替代簽發(fā)。四、草擬、修改、審核和簽批公文，要用鋼筆、毛筆或檔案圓珠筆。五、公文簽發(fā)后付印。印件頁(yè)面要美觀大方，符合公文格式。裝釘要整潔牢固，不漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、粘頁(yè)。六、公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn)，重點(diǎn)校對(duì)文字和格式，非承接人不得私自改動(dòng)原文，如對(duì)內(nèi)容有疑問或發(fā)現(xiàn)錯(cuò)漏，應(yīng)請(qǐng)承接人予以查對(duì)。七、蓋印。監(jiān)印員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)和應(yīng)發(fā)份數(shù)蓋印。鉛印公文一般由專門機(jī)要印制單位用機(jī)器套印。委托其他單位套印公文時(shí)，應(yīng)指定專門人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印。八、公文的秘密等級(jí)，應(yīng)根據(jù)公文的內(nèi)容和印發(fā)范圍，由承接人提出提議，簽發(fā)人核定。九、上一級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，除絕密或注明不準(zhǔn)翻印的外，紅下一級(jí)機(jī)關(guān)的秘書長(zhǎng)或辦公廳（室）主任同意，可以翻印、轉(zhuǎn)發(fā)。翻印時(shí)要注明翻印的機(jī)關(guān)、時(shí)間和份數(shù)。第六章立卷、銷毀第二十三條公文辦完后，機(jī)關(guān)文書部門應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整頓立卷。立卷的范圍：本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的重要文獻(xiàn)、會(huì)議文獻(xiàn)、會(huì)議記錄以及反應(yīng)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)需要立卷的有關(guān)材料（包括照片、錄像帶、錄音帶、電腦軟盤、出版物）等。第二十四條公文立卷應(yīng)以本機(jī)關(guān)形成的公文為重點(diǎn)，根據(jù)公文形成的的特性、互相聯(lián)絡(luò)和保留價(jià)值分類整頓，保證齊全、完整，對(duì)的反應(yīng)本機(jī)關(guān)的重要工作狀況，便于保管、查找和運(yùn)用。第二十五條立好的案卷，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，定期向檔案部門移交。個(gè)人不得保留應(yīng)存檔的公文。第二十六條沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文，通過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人同意，可以銷毀。銷毀秘密公文要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不錯(cuò)銷、漏銷。第七章附則第二十七條外事、軍事、司法、行政