南京大學財務報銷基本業(yè)務介紹

南京大學財務報銷基本業(yè)務介紹財務處2013年10月25日一、財務報銷票據(jù)的有關要求

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教學及科研活動中發(fā)生的支出應按照政策相符性、與教學科研任務相關性及經(jīng)濟合理性的原則，取得真實、合法的報銷憑證進行財務報銷。1、合理性：發(fā)票或收據(jù)上的付款單位、客戶名稱或交款人必須注明“南京大學”，其他要素如票據(jù)開具日期、內(nèi)容及其數(shù)量、單價、金額、開票人簽字等齊全；金額大小寫應相符；發(fā)票上的內(nèi)容一律不得涂改。2、合法性：要求“兩章”齊全：即發(fā)票上應有稅務局的發(fā)票監(jiān)制章和開具單位的財務（或發(fā)票）專用章；收據(jù)上應有財政部門收據(jù)監(jiān)制章和開具單位的財務專用章。

3、真實性：發(fā)票或收據(jù)開具內(nèi)容與實際經(jīng)濟業(yè)務一致并與開票單位的經(jīng)營范圍相符；開票單位與付款單位相一致；開票單位與合同或協(xié)議上列明的單位一致。不得虛構(gòu)經(jīng)濟業(yè)務或通過違規(guī)、違法手段取得票據(jù)或使用假發(fā)票套取現(xiàn)金。

二、財務報銷手續(xù)的基本要求：

1、各類財務報銷業(yè)務嚴格執(zhí)行“三字一章”制度，即經(jīng)手人、驗收（證明）人、審批人簽字，加蓋單位公章；所有人（含經(jīng)費審批人）簽字必須以親筆簽名為準，不得使用簽名章代替。2、對票據(jù)報銷的時間要求：所有財務事項的報銷應在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或票據(jù)開具之日起一年內(nèi)辦理，超過一年的不予報銷。

3、預借款項必須辦理借款手續(xù)，根據(jù)實際用途填寫借款憑據(jù)，借款金額、借款事由、借款時間及借款人等信息齊全。借款人應在規(guī)定報銷時間內(nèi)沖賬報銷，報銷票據(jù)內(nèi)容應與借款事由一致。借款人必須是校內(nèi)在編或經(jīng)身份認證的非編教職工或研究生。

4、網(wǎng)上購買物品的，除提供正式發(fā)票外還須附上商品發(fā)貨單或購物清單。5、不論乘坐國內(nèi)還是國際航班，報銷時均須提供機票與登機牌原件。

6、各類項目經(jīng)費支出必須嚴格按照項目預算或計劃書規(guī)定的支出項目、范圍和標準使用經(jīng)費；不得違反規(guī)定自行調(diào)整預算。

7、按照國家現(xiàn)金管理條例規(guī)定，單位之間發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務結(jié)算起點金額在1000元以上，應當通過銀行辦理轉(zhuǎn)帳結(jié)算，不得支付現(xiàn)金。根據(jù)目前的實際情況，特做如下規(guī)定：1000元以上付款，如不能通過銀行轉(zhuǎn)帳支付的，需通過銀行POS機刷卡支付或網(wǎng)上銀行支付，報銷時提供刷卡記錄單或銀行支付憑據(jù)。提供刷卡記錄單或銀行支付憑據(jù)的零星購物、住宿、餐飲等業(yè)務事項金額在5000元以下的，可以直接辦理報銷手續(xù)；5000-10000元的，需財務處會計核算科科長簽字；10000-20000元的，需財務處處長簽字；20000元以上的須各業(yè)務分管校領導簽字。銀行轉(zhuǎn)賬支付時，收款單位名稱、賬號等信息必須與所提供發(fā)票上的信息一致。

凡在校內(nèi)辦理的各項經(jīng)濟業(yè)務，原則上實行校內(nèi)轉(zhuǎn)賬，不得支付現(xiàn)金。

8、票據(jù)遺失的情況處理：①從外單位取得的發(fā)票或收據(jù)如有遺失，應當取得原票據(jù)記賬聯(lián)復印件，加蓋開票單位財務或發(fā)票專用章并由教師本人注明“發(fā)票遺失，保證不重復報銷否則責任自負”，經(jīng)本單位批準后，才能作為報銷憑證。②火車票、汽車票遺失需寫情況說明，注明車次、臥鋪等級、票價等事項，單位財務一支筆簽字并加蓋單位公章可予以報銷。③飛機票遺失需寫情況說明，取得售票單位出具的購票證明，單位財務一支筆簽字并加蓋單位公章，經(jīng)財務處長簽字后報銷。

三、財務報銷基本業(yè)務介紹

1、國內(nèi)差旅費

●報銷差旅費時，應按規(guī)定填寫《出差旅費報銷表》和《車船費詳細記錄表》，各要素填寫齊全、完整。

●辦理差旅費借款2萬元以上，須財務處核算科科長簽字，5萬元以上須提交差旅費預算，財務處處長簽字。

●學生出差原則上只能報銷硬座車票，如因科研工作需要代替教師出差的，須導師注明“同意學生享受教師待遇”，方可按照教師待遇辦理報銷。

●住宿費標準：教授及相當職務人員：標準間或300元/人·天；處級、副教授及以下人員：兩人一

個標準間或200/人·天；參加會議并由會議統(tǒng)一安排住宿的，原則上可憑票據(jù)實報銷。

●乘坐飛機的規(guī)定：原則上從嚴控制，出差路途較遠或出差任務緊急的，須書面說明情況，單位領導批準方可乘坐，副教授以下使用財政資金報銷的，須財務處核算科科長審批。

●出差人員一般不得租賃車輛出差。如遇出差任務緊急且交通不便、路途較短的，須書面說明情況，經(jīng)批準方可租賃車輛，須與出差旅費一并報銷。

●具有野外工作性質(zhì)的專業(yè)在外埠進行野外實習、工作、考察的，須提供野外津貼申請，根據(jù)野外實際工作天數(shù)發(fā)放伙食補助費。

●具體政策以國家和學校差旅費管理辦法及補充規(guī)定為準。

2、市內(nèi)交通費

●市內(nèi)交通費要求全部在網(wǎng)上預約報賬，需將小票橫向粘貼在專用的票據(jù)粘貼單(A4復印紙的二分之一)上，排列順序要與所列支出明細一致?！裨缕保?0元定額）充值發(fā)票一般不予報銷?！裢獾氐慕煌ㄙM原則上不予單獨報銷，須與出差旅費一同報銷。

●同一出租車號且時間連續(xù)明顯不合常理的出租車票不予報銷且予以收繳。3、國際旅費

●出國前須辦理出國任務批件，出國目的地、天數(shù)、費用承擔方式及經(jīng)費來源渠道等應與批件一致，持因私護照不得報銷出國費用。

●機票購買：因公出國人員在國內(nèi)（外）購買國際機票，應憑售票單位出具的航空旅客運輸行程單（發(fā)票）及登機牌辦理報銷手續(xù)；在國內(nèi)購買國際機票，應以轉(zhuǎn)賬支票結(jié)算，

刷卡支付的應提供付款依據(jù)。

●借款：先到國際合作與交流處辦理《出國用匯申請書》，再到財務處綜合科核算外匯，再憑借

款單及《出國用匯申請書》辦理借款手續(xù)。

●核銷：出國回來后攜帶相關票據(jù)到國際合作與交流處辦理《出國用匯核銷單》，到財務處綜合科核算外匯后辦理報銷手續(xù)。

●組團方式出國：參加上級單位組團出國的，憑上級單位相關通知函件辦理付款手續(xù)；因特殊情況須通過旅行社組團出國的，應出具與旅行社簽訂的合同、預算（費用）明細，經(jīng)國際處審核簽字后辦理借款或報銷手續(xù)。

●出國人員費用報銷標準按照國家和學校臨時出國人員費用開支標準和管理辦法執(zhí)行。

4、租賃費

●租車費

租車費報銷分以下幾種情況：（1）市內(nèi)租車：須提供出租方單位出具的費用清單，辦理轉(zhuǎn)賬或付款手續(xù)；（2）去外地（含當?shù)兀┳廛嚕喉毺顚憽冻霾盥觅M報銷表》，列明出差人員、地點、事由等信息，并附上出租單位或個人出具的費用清單或合同（金額超過兩萬元），與出差其他費用一并進行報銷。（一事一報）

（3）去外地租車當天來回：須書寫租車情況說明，包括出差人員、地點、事由等信息，并附租車費用報銷清單。

（4）會議租車：須憑發(fā)票及租車費用清單與會議費用一并辦理報銷手續(xù)。（5）校外產(chǎn)學研平臺、研究院等發(fā)生的交通用車：報銷時須提供租車發(fā)票及費用清單。

●設備租賃費報銷時須根據(jù)項目預算，提供設備租賃發(fā)票及租賃合同。

5、會議費

●在舉辦會議之前應做好會議預算，列明會議基本情況及會議經(jīng)費來源（包括會務費收入），根據(jù)不同經(jīng)費由相關管理部門和財務部門審批?！袷杖召M收入的，應開具合法票據(jù)專戶核算，實行收支兩條線管理，不允許坐支現(xiàn)金?！駮h不得在高檔酒店、度假村、會所等舉辦，不得發(fā)放禮品及組織旅游、考察等活動。

●借款須帶審批后的會議預算復印件辦理。

●支出須與預算及不同經(jīng)費管理規(guī)定相符合。

●會議結(jié)束后須及時進行會議決算。國際會議預算及決算均須經(jīng)國際交流合作處審批?！駮h費須一次性集中報銷，不得分次拆零報銷。

6、業(yè)務招待費、禮品費：●橫向經(jīng)費在一定額度（20%）內(nèi)開支（與改善工作條件及汽油費額度打通使用）?！窨v向經(jīng)費一般不予列支，但有間接費用的按照學校間接費用管理辦法及其實施細則執(zhí)行。院系單位業(yè)務招待費在單位特支費專戶中列支，捐贈經(jīng)費應根據(jù)經(jīng)費使用方向按照捐贈協(xié)議執(zhí)行。●高檔煙酒和貴重禮品及娛樂場所發(fā)票不予報銷。●嚴格控制各類商業(yè)預付卡、購物卡的購買?！裢馐陆哟M須經(jīng)國際合作與交流處審核后報銷。

7、勞務費和專家咨詢費。

●勞務費、專家咨詢費支出均須填寫專用申領表，包括姓名、工作單位、職稱職務、身份證（護照）號、工作時間、發(fā)放事由等，本人簽收或發(fā)至本人銀行賬戶，不得由他人代簽，并依法繳納個人所得稅。（專項經(jīng)費須提供身份證或護照復印件）。

●科研經(jīng)費支付勞務費（助研費除外）須科技處審批，專項經(jīng)費須各經(jīng)費管理部門審批。

●專家咨詢費支付標準嚴格按相關經(jīng)費管理辦法執(zhí)行。一般分為會議和通訊兩種形式。也包括其他咨詢方式。

●專家咨詢費不得支付給參與項目研究及課題管理的相關人員。

8、助研費

●助研費自2011年3月全部實行網(wǎng)上自助發(fā)放。

●支付渠道主要是橫向科研、縱向科研、教學經(jīng)費及某些專項經(jīng)費等。

●標準：橫向經(jīng)費取消上限，每人每月超過1萬元，須報研究生院、科技處審批；縱向科研根據(jù)項目預算執(zhí)行，實行總額控制；教學經(jīng)費碩士每月≤800元，博士≤

1500元。

●網(wǎng)上自助發(fā)放須注意：每人每月只能發(fā)放一次，不能預發(fā)，不能跨年度發(fā)放。

9、論文答辯費

●論文答辯費是支付給參與論文評閱的校內(nèi)外老師的勞務性費用，應按規(guī)定繳納個人所得稅。

●存在誤區(qū)：有部分研究生認為論文答辯費是以其名義領取的，財務處不應該扣稅。

●支付標準：碩士≤1100元，博士≤

4500元。

●支付渠道：教學經(jīng)費、橫向科研經(jīng)費、縱向科研間接費用。由于該費用開支與科研工作缺乏一定的相關性，因此，不允許從縱向科研經(jīng)費或?qū)ｍ椊?jīng)費支付。

10、維修費●儀器設備維修：金額較大的需提供維修清單。維修金額超過2萬元，須附維修合同。維修更換配件如只有發(fā)票須做簡要說明，不需要做固定資產(chǎn)增值。●公用房裝修改造：（1）立項：需填寫《南京大學公用房裝修審批與竣工驗收表》并審批；簽訂合同；單項合同預算10萬元以上的裝修項目，需由招標辦組織招投標。（2）借款：須憑相關部門審批的《南京大學公用房裝修審批與竣工驗收表》及合同復印件（財務人員在合同原件上登記）辦理借款手續(xù)。（3）裝修項目預付款總額不得超過合同總價的60%，余款待工程決算后按合同執(zhí)行。

（4）竣工驗收：由相關部門組織驗收，裝修決算金額5萬元以上（含5萬元）的，須按規(guī)定送審計處審計。

（5）報銷：憑裝修（或維修）工程發(fā)票（須房產(chǎn)處綜合科科長簽字）、工程決算、《南京大學公用房裝修審批與竣工驗收表》及合同原件辦理報銷手續(xù)。決算金額在5萬元以上的，須同時提供審計報告。（6）質(zhì)保金：如合同規(guī)定有質(zhì)保金的，報銷時須根據(jù)質(zhì)保金金額填寫一式三聯(lián)的《校內(nèi)經(jīng)費轉(zhuǎn)單》，財務人員做暫存賬務處理。待質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題時，由裝修（或維修）單位出具質(zhì)保金支付申請，并附《校內(nèi)經(jīng)費轉(zhuǎn)賬單》二、三聯(lián)辦理余款支付手續(xù)。

11、固定資產(chǎn)購置

●家具類：單價在500元及以上須辦理固定資產(chǎn)入賬手續(xù)；通過招投標購置的大宗辦公家具等（批量總價5萬元及以上）應按規(guī)定全部作為固定資產(chǎn)入賬。

●通用設備單價超過1000元（專用設備單位價值在1500元以上），須辦理固定資產(chǎn)建賬手續(xù)。

●購置單價5萬元以上的設備須進行可行性論證。

●購置2萬元以上的設備須通過國資處簽訂合同，購置國產(chǎn)設備還須辦理退稅手續(xù)。

●購置單價1萬元以上的軟件須進行可行性論證，單價800元以上（含800元）的計算機軟件，需在國資處辦理軟件資產(chǎn)驗收手續(xù)。

12、兩用物資的購置

●兩用物資指既可用于教學、科研、行政等公用又可用于私人、家庭生活的物資。

●凡購買冰箱、彩電、洗衣機、相機等兩用物資須寫書面報告，注明用途、經(jīng)費來源等，縱向科研須有項目預算，經(jīng)財務處長審批后辦理報銷手續(xù)。

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