采購(gòu)訂單管理作業(yè)流程

大楓紙業(yè)集團(tuán)股份有限公司文獻(xiàn)編號(hào)DF-QW-7.4.1-002采購(gòu)訂單管理流程版本第一版頁(yè)次1/5編制：時(shí)間：審核：時(shí)間：批準(zhǔn)：時(shí)間：目規(guī)范采購(gòu)訂單作業(yè)流程；規(guī)范采購(gòu)物料跟催及到料異常解決作業(yè)流程；明確采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)物流部、質(zhì)量部職責(zé)；保證采購(gòu)作業(yè)對(duì)的性、時(shí)效性、規(guī)范化、流程化；用最迅速度及時(shí)解決不符合公司規(guī)定品質(zhì)物料，嚴(yán)格控制工廠(chǎng)呆料、廢料庫(kù)存；合用范疇合用于全集團(tuán)物資采購(gòu)、收貨、倉(cāng)儲(chǔ)和使用不良反饋?zhàn)鳂I(yè)職責(zé)3-1基地采購(gòu)部/集團(tuán)采購(gòu)部：保證采購(gòu)訂單對(duì)的性及精確性，以及后段物料交期跟催、到貨/使用異常及時(shí)解決；3-2集團(tuán)供應(yīng)管理部：負(fù)責(zé)制定供應(yīng)商配額；3-3倉(cāng)儲(chǔ)物流部：負(fù)責(zé)到貨品資收貨和數(shù)量、包裝驗(yàn)收，在發(fā)生收料異常（短裝、沒(méi)有按采購(gòu)籌劃送貨）時(shí)必要及時(shí)告知采購(gòu)部解決；告知品管驗(yàn)貨；3-4質(zhì)量部：接到倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)貨告知后必要立即安排驗(yàn)貨；如有品質(zhì)異常必要告知采購(gòu)部并協(xié)同采購(gòu)一起解決；3-5采購(gòu)部經(jīng)理：對(duì)采購(gòu)訂單對(duì)的性、合理性進(jìn)行審核；分類(lèi)和指引原則：4.1分類(lèi)a）采購(gòu)訂單管理流程，涉及采購(gòu)訂單作業(yè)、采購(gòu)訂單變更、采購(gòu)訂單取消、采購(gòu)采購(gòu)物料到料跟催、到貨/使用異常及品質(zhì)異常解決；4.2指引原則4-1采購(gòu)訂單作業(yè)4-1-1基地籌劃部提供采購(gòu)籌劃；集團(tuán)供應(yīng)管理部制定供應(yīng)商配額；4-1-大楓紙業(yè)集團(tuán)股份有限公司文獻(xiàn)編號(hào)DF-QW-7.4.1-002采購(gòu)訂單管理流程版本第一版頁(yè)次2/5編制：時(shí)間：審核：時(shí)間：批準(zhǔn)：時(shí)間：最新有效價(jià)格資料開(kāi)立采購(gòu)訂單；4-1-3訂單必要下給集團(tuán)公司在冊(cè)4-1-4采購(gòu)訂單要素需填寫(xiě)齊全，基本要素包括昂首（公司全稱(chēng)、地址）、供應(yīng)商（公司全稱(chēng)、地址）、訂單號(hào)碼、采購(gòu)日期、品名、規(guī)格、數(shù)量、幣種、單價(jià)、總價(jià)、交貨條件、付款條件、稅別、單位、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、包裝方式、檢查、交易模式等內(nèi)容；4-1-5.采購(gòu)訂單需經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理簽核后4-1-6.訂單變更時(shí)需經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理重新核準(zhǔn)后，采購(gòu)應(yīng)以書(shū)面方式告知供應(yīng)商并得到確認(rèn)；4-1-7.訂單取消需要獲得供應(yīng)商書(shū)面確認(rèn)；4-1-8.定期與供應(yīng)商核對(duì)剩余采購(gòu)訂單量，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及早解決；如剩余訂單量超過(guò)設(shè)定原則，必要時(shí)取消訂單。4-2采購(gòu)物料到料跟催及異常解決作業(yè)4-2-4-2-2倉(cāng)庫(kù)根據(jù)采購(gòu)籌劃安排收貨，認(rèn)真核對(duì)交期規(guī)定、品名、規(guī)格、數(shù)量等基本要素；如有異常應(yīng)及時(shí)告知采購(gòu)部；無(wú)異常則對(duì)供應(yīng)商提供送貨單簽字確認(rèn)，并告知質(zhì)量部門(mén)檢查；4-2-34-2-4品管根據(jù)品質(zhì)規(guī)定驗(yàn)貨，如有異常應(yīng)及時(shí)告知采購(gòu)部；無(wú)異常則在倉(cāng)庫(kù)提供進(jìn)貨驗(yàn)收單（送貨單）上簽字確認(rèn)；4-2-4采購(gòu)接到品管驗(yàn)貨品質(zhì)異常時(shí)應(yīng)及時(shí)告知供應(yīng)商解決并提交品質(zhì)改進(jìn)辦法；4-2-5如供應(yīng)商品質(zhì)異常再三發(fā)生，采購(gòu)人員在必要時(shí)應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)品管有關(guān)人員4-2-6采購(gòu)物料在制造過(guò)程中發(fā)生品質(zhì)問(wèn)題，在質(zhì)量部檢核鑒定責(zé)任歸屬后來(lái)，必要立即告知采購(gòu)部解決，由采購(gòu)員告知供應(yīng)商解決；工作流程5-1采購(gòu)訂單作業(yè)細(xì)則5-1-1采購(gòu)員根據(jù)基地籌劃部提供采購(gòu)籌劃表，并參照集團(tuán)供應(yīng)管理部制定供應(yīng)商配額及最新有效價(jià)格資料開(kāi)立采購(gòu)訂單，然后提交給采購(gòu)5-1-2審核完畢，采購(gòu)員通過(guò)電話(huà)、傳真形式將訂單傳5-1-3供應(yīng)商書(shū)面回答交期5-1-4采購(gòu)訂單擬定；大楓紙業(yè)集團(tuán)股份有限公司文獻(xiàn)編號(hào)DF-QW-7.4.1-002采購(gòu)訂單管理流程版本第一版頁(yè)次3/55-2采購(gòu)訂單變更作業(yè)細(xì)則5-2-1采購(gòu)員根據(jù)集團(tuán)籌劃部提供采購(gòu)籌劃變更申請(qǐng)表開(kāi)立采購(gòu)訂單變更告知單，然后提交給采購(gòu)部經(jīng)理審核；5-2-2審核完畢，采購(gòu)員將采購(gòu)訂單變更告知以書(shū)面形式傳達(dá)給供應(yīng)商；5-2-3供應(yīng)商書(shū)面回答交期給采購(gòu)；采購(gòu)再將該交期回答給集團(tuán)采購(gòu)部；5-2-4采購(gòu)訂單變更擬定；5-3采購(gòu)訂單取消作業(yè)細(xì)則5-3-1采購(gòu)員根據(jù)集團(tuán)籌劃部提供采購(gòu)籌劃取消申請(qǐng)表開(kāi)立采購(gòu)訂單取消告知單，然后提交給采購(gòu)部經(jīng)理審核；5-2-2審核完畢，采購(gòu)員將采購(gòu)訂單變更告知以書(shū)面形式傳達(dá)給供應(yīng)商，并通過(guò)電話(huà)同供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)；5-2-3供應(yīng)商書(shū)面回答意見(jiàn)給采購(gòu)；如不批準(zhǔn)，采購(gòu)將該回答轉(zhuǎn)達(dá)給集團(tuán)采購(gòu)部；如批準(zhǔn)，采購(gòu)訂單正式取消；5-4采購(gòu)物料到料跟催、異常解決；5-4-1采購(gòu)員跟催采購(gòu)物料交期，必要時(shí)可此前去供應(yīng)商工廠(chǎng)催貨，供應(yīng)商如因某種因素不能準(zhǔn)時(shí)到貨，采購(gòu)員必要提前知悉，并在溝通協(xié)調(diào)未果狀況下及時(shí)告知基地籌劃部調(diào)節(jié)生產(chǎn)籌劃；5-4-2采購(gòu)物料到達(dá)基地后，倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)及時(shí)安排收貨；如有收貨異常及時(shí)告知采購(gòu)部，短裝即在送貨單上注明實(shí)收數(shù)量；無(wú)異常則在送貨單上簽字確認(rèn)，并留下一聯(lián)送貨單以作入庫(kù)根據(jù)；5-4-35-4-4倉(cāng)庫(kù)告知品管驗(yàn)貨；5-4-5品管收到倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)貨告知后，及時(shí)驗(yàn)貨，并將檢查成果在進(jìn)貨驗(yàn)收單(送貨單)上注明，如有異常及時(shí)告知采購(gòu)部；5-4-5采購(gòu)部接到品質(zhì)異常告知后，及時(shí)告知供應(yīng)商來(lái)基地解決，并規(guī)定供應(yīng)商提交品質(zhì)改進(jìn)辦法；5-4-6物料驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)根據(jù)進(jìn)貨驗(yàn)收單辦理入庫(kù)，并開(kāi)立入庫(kù)單；5-4-7采購(gòu)物料在制造過(guò)程中發(fā)生品質(zhì)問(wèn)題，在質(zhì)量部檢核鑒定責(zé)任歸屬后來(lái)，必要立即告知采購(gòu)部解決，由采購(gòu)員告知供應(yīng)商解決；6記錄管理規(guī)定：6-1采購(gòu)記錄跟蹤表：采購(gòu)員及時(shí)記錄采購(gòu)有關(guān)信息，并每周匯總一次反饋給采購(gòu)籌劃部；大楓紙業(yè)集團(tuán)股份有限公司文獻(xiàn)編號(hào)DF-QW-7.4.1-002采購(gòu)訂單管理流程版本第一版頁(yè)次4/56-2到貨反饋表：倉(cāng)庫(kù)及時(shí)記錄到貨狀況，并每周匯總一次反饋給采購(gòu)部和采購(gòu)籌劃部；6-3材料質(zhì)量進(jìn)貨檢查匯總表和使用質(zhì)量周報(bào)表：基地質(zhì)量部門(mén)每周將本周到貨質(zhì)量檢查成果和使用部門(mén)反饋質(zhì)量異常匯總表反饋至物控部和采購(gòu)部。7工作流程圖7-1采購(gòu)訂單管理流程大楓紙業(yè)集團(tuán)股份有限公司文獻(xiàn)編號(hào)DF-QW-7.4.1-002采購(gòu)訂單管制作業(yè)系統(tǒng)版本第一版頁(yè)次5/58有關(guān)表單（見(jiàn)附件）8.1采購(gòu)訂單8.2采購(gòu)訂單變更告知單8.3采購(gòu)訂單取消告知單8.4采購(gòu)記錄跟蹤表8.5到貨