DB45-T 2618.3-2022 行政復議工作規(guī)范 第3部分：案卷管理

03.160CCS

A

1245

DB45/T

—2022行政復議工作規(guī)范第

3

部分：案卷管理

for

reconsideration—Part

Case

file

廣西壯族自治區(qū)市場監(jiān)督管理局發(fā)

布DB45/T

2618.3—2022 前言

.................................................................................

II1

...............................................................................

12 規(guī)范性引用文件

.....................................................................

13 術語和定義

.........................................................................

14 總體要求

...........................................................................

15

...............................................................................

16

...............................................................................

27

...............................................................................

2附錄

A（規(guī)范性） 檔案盒封面和盒脊.....................................................

6附錄

B（規(guī)范性） 案卷封面和目錄

.......................................................

8附錄

C（規(guī)范性） 卷內備考表..........................................................

15參考文獻

.............................................................................

16圖

A.1

檔案盒封面格式.................................................................

6圖

A.2

檔案盒盒脊格式.................................................................

7圖

B.1

行政復議案卷封面（正卷）

.......................................................

9圖

B.2

行政復議案件卷內目錄（正卷）..................................................

10圖

B.3

行政復議案卷封面（副卷）

......................................................

11圖

B.4

行政復議案件卷內目錄（副卷）..................................................

12圖

B.5

行政訴訟案卷封面..............................................................

13圖

B.6

行政訴訟案件卷內目錄..........................................................

14圖

C.1

卷內備考表....................................................................

15DB45/T

2618.3—2022本文件按照GB/T

—《標準化工作導則 第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件是DB45/T

2618—2022《行政復議工作規(guī)范》的第3部分。

2618—2022已經發(fā)布了以下部分：——第

1

部分：案件辦理；——第

2

部分：文書格式；——第

3

部分：案卷管理；——第

4

部分：基礎保障。本文件由廣西壯族自治區(qū)司法廳提出、歸口并宣貫。本文件起草單位：廣西壯族自治區(qū)司法廳、廣西壯族自治區(qū)標準技術研究院。本文件主要起草人：林金文、范小輝、唐政、李文金、農榮飛、曹吉鋒、周玲、林建業(yè)、吳寧忠、韋懌琳、盧藝、王歡、蘇紫敏、梁源。IIDB45/T

2618.3—2022

1范圍本文件規(guī)定了行政復議工作相關案卷管理的總體要求、案號、案由和案卷。本文件適用于廣西壯族自治區(qū)行政區(qū)域內各級人民政府行政復議機構開展行政復議工作相關案卷管理工作。2 規(guī)范性引用文件文件。GB/T

棉本色紗線GB/T

9705 文書檔案案卷格式DA/T

紙質檔案數(shù)字化規(guī)范DB45/T

2618.2 行政復議工作規(guī)范

第2部分：文書格式3 術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1正卷 main

file行政復議案件可對外公開的案件材料。3.2副卷 secondary

file行政復議機關內部運轉形成的不宜對外公開的文書材料。4總體要求4.1 案件檔案按年度管理，遵循“一案一號”原則，每個案件應形成一個獨立案卷，賦予唯一案號。4.2 結案后

1

個月內完成案卷資料整理。4.3 應建立案件檔案安全保密制度。5案號按DB45/T

中的規(guī)定執(zhí)行。DB45/T

2618.3—20226案由應根據(jù)《行政復議決定書》和判決書內容填寫。7 案卷7.1 組成案卷組成如下：a)

封面；b)

卷內文件目錄；c)

卷內材料；d)

封底（卷內備考表）。7.2 制作7.2.1 紙質案卷7.2.1.1 檔案盒7.2.1.1.1外形尺寸和材質應符合GB/T

9705的要求。宜使用250

g無酸牛皮紙制作。7.2.1.1.2 封面封面的樣式應符合附錄A中的要求，項目包括：a)

全宗名稱；b)

結案日期；c)

保管期限；d)

全宗號；e)

目錄號；f)

案卷號。7.2.1.1.3 盒脊盒脊的樣式應符合附錄A中的要求，項目包括：a)

全宗號；b)

目錄號；c)

案卷號；d)

案件文號；e)

保管期限；f)

盒號。7.2.1.2 案卷封面案卷封面應采用120

g無酸牛皮紙，按附錄B中規(guī)定的樣式制作，項目包括：DB45/T

2618.3—2022a)

案件文號；b)

申請人；c)

被申請人；d)

第三人；e)

案由；f)

處理結果；g)

結案日期；h)

保管期限；i)

件數(shù)和頁數(shù)；j)

全宗號；k)

目錄號；l)

案卷號。7.2.1.3 卷內文件目錄7.2.1.3.1 行政復議案卷卷內文件目錄和行政訴訟案卷卷內文件目錄應按附錄

B

規(guī)定的樣式制作。7.2.1.3.2 卷內文件目錄的項目包括：a)

類別；b)

序號；c)

檔案文書名稱；d)

頁號。7.2.1.3.3 卷內文件目錄各項目填寫要求如下：a)

序號：1)

按照卷內文件排列的先后順序填寫，每一份文書材料編寫一個順序號；2)

用

3

位阿拉伯數(shù)字編排，不足

3

位數(shù)字時，設虛位補齊；0013)

同類文件有多份的，按照文書形成時間先后排列并分別編號；4)

案件存在多份調查筆錄的，按照筆錄形成時間先后分別排列、編號。b)

檔案文書名稱：1)

文書材料有標題，且該標題能說明文件內容的，填寫文書材料的標題，照實抄錄；2)

并使用中括號“[]c)

1

7.2.1.4 卷內材料7.2.1.4.1 卷內文書文書排列完畢后，應逐頁編寫頁碼。頁碼編寫應符合以下要求：a)

從卷內目錄后的第一份文書的首頁開始編寫；b)

以頁面為單位編號，每個頁面編一個號碼，無文字記載的空白頁面不編號；c)

從頁碼“1”開始，正面的頁碼標注在頁面的右上角，反面的頁碼標注在頁面的左上角；d)

頁碼無漏編和重復編號。DB45/T

2618.3—20227.2.1.4.2 不宜裝訂的材料7.2.1.4.2.1 不宜裝訂的材料包括：a)

案件相關音像材料；b)

照片、圖紙及其他材料。7.2.1.4.2.2對于

7.2.1.4.2.1b

A4

7.2.1.5 封底7.2.1.5.1 案卷封底為卷內備考表，應采用

120

g

無酸牛皮紙，按附錄

C

規(guī)定的樣式制作。7.2.1.5.2 案卷封底的項目包括：a)

本卷情況說明；b)

立卷人；c)

檢查人；d)

立卷日期。7.2.1.5.3 封底各項目填寫要求如下：a)

本卷情況說明：卷內文書材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等；b)

立卷人：由負責制作本案卷的人員簽名或蓋章；c)

檢查人：由負責案卷質量檢查或審核的人員簽名或蓋章；d)

立卷日期：用阿拉伯數(shù)字填寫。7.2.1.6 組裝7.2.1.6.1 排列各組成部分內容的排列順序為“案卷封面—卷內文件目錄—案卷材料—案卷封底”。7.2.1.6.2 修繕案卷裝訂前應按以下要求進行修繕：a)

剔除文書材料上的金屬物；b)

對破損或褪色的材料，進行修補或復制；c)

裝訂部位過窄或有字跡的材料，用紙加襯邊；d)

紙面過小的書寫材料，加貼白色

A4

紙襯紙；e)

紙張大于卷面的材料，按卷宗大小折疊整齊；f)

需附卷的信封應打開展平加貼襯紙，郵票不可移除；g)

文件制成材料或字跡材料等不利于保存的（如熱敏紙傳真件、用鉛筆或圓珠筆等不耐久材料書寫的文書等），將原件復制

1

份，放在原件之后，另編張次；h)

文書材料中有票據(jù)需要加貼襯紙時，應平鋪粘貼；粘貼多張票據(jù)時，防止重疊遮蓋，并在空白處注明此頁粘貼票據(jù)張數(shù)；i)

對字跡難以辨認的材料，附上抄件，載明抄件制作人；j)

案卷內的照片（包括底片）附有文字說明；k)

將外文和少數(shù)民族語言材料譯成漢語附在原文后面；l)

翻譯件載明翻譯單位名稱或個人姓名。DB45/T

2618.3—20227.2.1.6.3 裝訂案卷應采用“三孔一線”方式裝訂，具體要求如下：——裝訂孔位于裝訂頁面左側，距頁面左側邊緣

12

mm為

80

，中間孔位于與頁面長邊垂直中位線上；——裝訂線采用棉紗線，棉紗線規(guī)格、質量、檢測符合

GB/T

中的規(guī)定。7.2.1.6.4 封裝案卷裝訂后，應在卷底裝訂線結扣處粘貼封志，由立卷人或檔案管理員加蓋騎縫章。7.2.2 電子案卷7.2.2.1

帶有彩色照片、紅色印章、手印等的案卷材料，應采用彩色掃描。7.2.2.2

掃描結果應清晰完整，與紙質案卷材料保持一致，防止出現(xiàn)漏頁、重復、歪斜等情形。7.2.2.3

不宜進行掃描的材料，同時在電子案卷對應頁碼予以說明。7.2.2.4

圖片處理應遵循

DA/T

31

的要求。7.3 保管和銷毀7.3.1 保管7.3.1.1 紙質案卷有破損、變質情形或電子案卷管理系統(tǒng)損壞時，應及時采取補救措施。7.3.1.2 案件檔案保管期限為

30

7.3.2 銷毀按照《機關檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。DB45/T

2618.3—2022

附錄 A（規(guī)范性）檔案盒封面和盒脊A.1 圖

A.1

規(guī)定了行政復議案件檔案盒封面和行政訴訟案件檔案盒封面的格式。310mmmm圖A.1

檔案盒封面格式DB45/T

2618.3—2022A.2 圖

A.2

規(guī)定了行政復議案件檔案盒盒脊和行政訴訟案件檔案盒盒脊的格式。310mm30mm50圖A.2

檔案盒盒脊格式DB45/T

2618.3—2022

附錄 B（規(guī)范性）案卷封面和目錄圖B.1給出了行政復議案卷（正卷）封面的參考樣式。圖B.2給出了行政復議案件卷內文件目錄（正卷）的參考樣式。圖B.3給出了行政復議案卷（副卷）封面的參考樣式。圖B.4給出了行政復議案件卷內文件目錄（副卷）的參考樣式。圖B.5給出了行政訴訟案卷封面的參考樣式。圖B.6給出了行政訴訟案件卷內文件目錄的參考樣式。DB45/T

2618.3—2022300

mm圖B.1

行政復議案卷