秘書崗前培訓課件-秘書實務

秘書實務千里之行，始于足下……追尋成功者的腳步，你會發(fā)現(xiàn)，他們往往是從普通的秘書職業(yè)啟程……秘書實務課程的性質(zhì)1，文秘方向的基礎課；2，……專業(yè)主干課；3，……專業(yè)必修課；4，取得秘書資格證的重要基礎課程；5，實踐性較強的課程；6，最為強調(diào)團隊合作精神的課程；秘書實務的內(nèi)容文書制寫與處理檔案管理信息工作會議組織通訊工作接待工作信訪工作日程安排與差旅事宜協(xié)調(diào)與督查工作辦公室日常事務秘書自我設計和發(fā)展臨時交辦事項關于團隊合作精神1，本課程要求正式上課前分好小組；2，分組原則上一般以寢室為單位；3，各小組選出臨時小組長一人；4，小組長工作職責是臨時召集本組同學課堂討論、分工處理作業(yè)。為方便評講，請各小組長安排專人將作業(yè)制成WORD文檔（若能制成PPT更好），發(fā)送至xuxu@；5，無故遲交作業(yè)或不交作業(yè)的小組，該次成績計0分；6，團隊合作精神既是完成作業(yè)、獲得平時成績的重要保障，也是本門課程要求訓練的一項內(nèi)容。畢業(yè)生李俐來到一家旅游公司面試，公司的人事主管問了她這樣幾個問題：

第一題

老總的照片

這是一家以家電制造為主業(yè)的上市公司。最近，公司為了實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)升級，正在收購一家上市的生物制藥公司的股份。為了避免兩家公司在股票市場上的大幅波動，兩家簽訂了嚴格的保密協(xié)議，規(guī)定這件事雙方只能讓少數(shù)人知道。這天，負責與對方秘密談判的公司副總從對方的所在地來電話，說談判己經(jīng)完成，讓秘書趕緊用快件寄3張作為公司法人代表的總經(jīng)理照片過去，以辦理有關手續(xù)。這天總經(jīng)理正好在市政府開會，秘書一時找不到總經(jīng)理的照片。就在秘書不知怎么辦好時，她看到掛在自己胸前的胸卡，想起半年前公司為了實施CI戰(zhàn)略，公司公關部統(tǒng)一為公司每個員工拍照制作胸卡，便估計公關部留有總經(jīng)理照片。秘書給公關部打電話，對方接電話的正是秘書中學的同學小諾。

小諾是公關部的辦事員，公司所有人的照片都是她拍的。她說他們那有總經(jīng)理的照片，并答應馬上給送過來。當秘書剛剛松口氣，公關部的雷經(jīng)理來電話，問秘書要照片做什么用。秘書有這么幾種回答：

a.這是總經(jīng)理要的，我不知道！

b.我可以告訴你，但你不能對別人說。

c.拿到報紙上去發(fā)表（因為總經(jīng)理前幾天剛接受一家財經(jīng)報紙的采訪）。

d、對不起，我暫時不能說。

e、你問那么多干什么？

請從以上5個選項中找出合適的回答，并說明其理由。李俐的回答：d。

本題的關鍵堅持原則，但又不能狐假虎威。

第二題

副總的私生活

公司有位年富力強的副總姓馬，他的才能和魄力在公司上下都得到了一致的公認。但另一方面，在公司內(nèi)部中也不時能聽到一些有關他的風流韻事。

這天，總經(jīng)理問秘書：“近來公司好像有人在議論馬總，作為公司秘書，你常去他的辦公室，是否知道一些情況？”

事情是這樣的：幾天前，馬總把秘書叫到自己的辦公室，說：“麻煩你幫我辦件事。我現(xiàn)在馬上要準備出差了，后天下午你去王府井某某商店的首飾柜臺，你說出我的名字后，人家就會給你一包東西。取到東西后，你再幫我送一下?！闭f著，遞給秘書一張寫著門牌號碼的紙條。

秘書在某某商店首飾柜臺取到東西后準備離開，柜臺里一位年紀較大的員工在身后又特地關照秘書：“您是打出租嗎？這包東西很貴重，在路上要小心一點?！泵貢斎幻靼?，在首飾柜臺前說的貴重東西，不是幾百元或者一兩千元能買得起的。

根據(jù)馬總的紙條，秘書在亞運村找到了一棟高層公寓的××號房。出來給秘書開門的是一位穿著睡衣的年輕漂亮女郎，她接過東西，高興得幾乎有些忘形：“啊！馬哥連我的生日也沒有忘記，真是太好了，謝謝馬哥！”

總經(jīng)理問的就是這件事。那么，對于總經(jīng)理的詢問，秘書應該怎樣回答？

李俐的回答：說出事情的真相：“幾天前，馬總讓我去王府井某某商店首飾柜臺取一包東西，送給住在亞運村的一位年輕女士，那女士收到東西后說：‘謝謝馬哥！’”本題的關鍵既不添枝，也不加葉，如實向上司匯報，這是秘書的天職。

第三題

常委會的“溫度表”

人到中年的趙秘書擔負著縣委常委會的記錄工作，和已經(jīng)升任為縣委縣政府的部長、局長的一些同事比，沒有什么實權，但他能參加一個縣的最高決策會議，還是令人刮目相看的。趙秘書當然深知保密工作的重要性，一般情況下，他對不該說的重大機密還是能做到守口如瓶的。但他有一個弱點——虛榮心強，有時愛顯擺自己，還好講所謂義氣。有時向他打聽縣委常委會情況的人，只要幾句好話一說，高帽子一戴，他就有點把持不住了，時不時地會用暗示性的語言泄露一些消息。比如常委會決定提拔此人，他就會說一句“準備請客吧”，

要是調(diào)動、處分某人，他會說情況不太好，這實際上是說出了常委會的決定。雖然這些事不一定都是國家機密，但都有一定的辦事程序，有一定的保密期。隨便泄露，很可能會給工作造成被動，甚至不良后果。于是。一些人給趙秘書起了個外號，叫“溫度表”，意思是從他身上能看出常委會的有關情況?？h委領導發(fā)現(xiàn)這個問題后，為了對工作和他本人負責，及時給他調(diào)換了工作。趙秘書為何被調(diào)換了工作崗位，從趙秘書身上，你得到什么啟示？

本題的關鍵秘書的“秘”就是秘密的“秘”，即使在英文中亦是如此：

secret→secretary。

公司的人事主管對李俐的表現(xiàn)非常滿意，李俐順利地通過面試。上班的第一天，公司人事部趙經(jīng)理就遞了一份試用期用工合同在她的面前：臨時勞動合同甲方：風光旅游有限責任公司乙方：甲方經(jīng)過面試，決定錄用乙方為甲方總經(jīng)理辦公室秘書。試用期間，乙方應按甲方工作要求做好本職工作，相關待遇按甲方有關規(guī)定執(zhí)行：一、甲方為乙方提供必備的工作條件，乙方應服從甲方的相關工作安排，并遵守甲方的一切規(guī)章制度。二、乙方試用期為三個月整，從雙方共同簽字之日算起。雙方若有一方要求提前解除本協(xié)議，需提前三天通知對方。試用期滿，經(jīng)雙方共同協(xié)商一致后，可簽訂正式勞動合同。三、本協(xié)議一式二份。甲、乙雙方各一份。

甲方：風光旅游有限責任公司（章）乙方：年月日李俐仔細看過后，沒發(fā)現(xiàn)有什么問題，很快就簽了字，交了上去，自此，她的三個月試用期開始了。第一章

秘書培訓總經(jīng)理辦公室：李總：“李俐啊，這次公司召了一批辦公室文員，我打算在她們崗前培訓班上講一講秘書工作的內(nèi)容、職責、作用等，當然是很簡單的，重點是要講一下秘書的素質(zhì)，你是秘書專業(yè)畢業(yè)的，這個講話稿就由你來起草吧！”李俐：“好的，李總！”秘書辦公室：李俐第一次接受李總的任務，可是一定要做好的哦！經(jīng)過思考，她終于擬定了要寫的內(nèi)容：1，秘書是什么；2，秘書做什么；3，公司秘書的作用；4，公司秘書的職責；5，上司的標準；6，秘書的素質(zhì)。一、秘書是什么首先我們不妨來看一個這樣的例子。

下個星期要開董事會了。這天上午，總經(jīng)理秘書正在埋頭匯總各部門送上來的材料。這些材料有書面總結，也有口頭記錄；有從外面收集來的，也有本公司自己提供的。由于各種材料來路不一，形式不同，真假難辨，因此，將這些材料交給上司之前，秘書要對這些材料進行篩選、甄別、分類和整理。上司作決策需要有真實可靠的信息，否則就等于盲人騎瞎馬，而秘書幫上司匯總材料就是收集信息。就在秘書忙于整理材料時，總經(jīng)理來電話，讓她幫他去接待客人，他要靜下來想些問題；剛剛把客人送走，總經(jīng)理又來電話，說自己差點忘了，答應給自己在外地念書的兒子寄生活費，讓秘書幫他寄一下，寄完后打電話通知一下……

從這個例子可以看出，作為公司的秘書主要有兩項工作，一項工作就是協(xié)助上司收集決策所需的信息。有了正確的信息，上司在決策過程中還要有一個平和的心態(tài)，所以，秘書的另一項工作就是幫上司排除在他決策過程中的各種干擾。上司也是人，他們的情緒也容易受外界的影響。如果沒有一個平和的心態(tài)，就很難保證決策的正確。

秘書是什么？秘書就是為了給上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人。

二、秘書做什么

秘書工作對一些人來說顯得非常神秘。許多人以為秘書每天的工作就是陪老板外出談生意，出席各種豪華宴會，非常風光。那么，秘書每天實際上都在做些什么呢？先來看一個在北京某外企總經(jīng)理辦公室工作的秘書一天的工作吧！她畢業(yè)于北京某大學中文系，在這家公司的總經(jīng)理辦公室已經(jīng)工作了2年，頂頭上司是公司副總，美籍華人，負責公司銷售。

8：40到達自己的辦公室

8：45打掃上司的辦公室、接待室等房間，查點備用物品

9：00上司到辦公室

9：15為上司沖咖啡，確認當天的日程安排，通知總經(jīng)理辦公室主任在接待室接待預約好的客人

9：30有傳真或電子郵件的話，根據(jù)上司的指示回復

9：45郵件到達后進行分揀，將緊急的信件和包裹分發(fā)給收件人

10：00接聽電話，將前一天來訪客人的數(shù)據(jù)輸入電腦中的顧客名錄，整理報紙雜志，剪報、掃描等等

10：30接待客人，給客人沏茶等11：40上司外出，將上司交待的文件打完

12：00午休

13：00回到辦公桌前，上網(wǎng)查資料，接聽電話等等

13：10上司回到公司，給上司沖咖啡，報告電話留言，領回上司上次出差時的單據(jù)，核算出差費用

14：00根據(jù)總經(jīng)理辦公室主任的指示，復印并打印文件

14：30招待客人，給沏茶

15：25回到辦公桌前繼續(xù)起草報告（計劃明天寫完）

15：30為公司司務會準備咖啡

16：00

幫總經(jīng)理辦公室主任的信寫好之后，寫好信封，并通知快遞公司將信取走；公司司務會結束后清理會場，打印出第二天上司的工作日程表，交給上司

17：30上司出門辦事，整理未完成的文件

18：00下班

除此以外，秘書還經(jīng)常要預訂飯店、為上司準備午飯、準備客戶禮品、打掃秘書辦公室、給會議準備茶水等。微軟與露寶的故事微軟的總裁比爾·蓋茨曾說過：“我和微軟的成功因為有露寶?！甭秾氄撬拿貢?、秘書的作用

從上面的例子可以看出，給領導配備秘書就是協(xié)助他們處理一些日常雜事，減少他們在決策過程中受到的干擾。領導人在處理各種問題的過程中，都常常被迫作出各種明確的決策，而這些決策都伴隨著相應的責任風險。如果沒有人幫助他們排除決策過程中受到的干擾，那他們的決策就不一定能做到科學而且及時。

當一個公司的規(guī)模還不大的時候，企業(yè)領導人的決策風險往往容易被人們忽視；隨著它們的規(guī)模的逐漸擴大，領導人在決策過程中的責任風險會愈來愈明顯。

秘書在公司運行過程中起著一種中樞神經(jīng)的作用，在許多企業(yè)里，公司內(nèi)外的各種信息，大多是通過秘書轉(zhuǎn)到上司那里，而從上司那里發(fā)出來的指令也幾乎都是通過秘書發(fā)出去的。因此，如果沒有秘書的存在，公司運轉(zhuǎn)的效率有可能下降甚至處于癱瘓。如果秘書在這個過程中出現(xiàn)失誤的話，就有可能造成整個公司運行的混亂。比如，秘書為了個人目的晚傳“圣旨”甚至假傳“圣旨”，就有可能損害整個公司的利益。四、秘書的職責范圍

在實際工作中，許多秘書從為上司出謀劃策，到幫上司接送上幼兒園的孩子，似乎什么都要管，儼然一個“管家婆”，因此一些秘書對此頗有微詞。那么，到底有哪些工作是秘書應該做的，哪些事情不應劃入秘書工作的職責范圍呢？不僅在那些管理水平較高的企業(yè)，就是在現(xiàn)在的各種秘書學教科書中，也似乎是仁者見仁，智者見智。

從“秘書是為上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人”這個定義出發(fā)，對秘書的職責范圍進行劃分不是一件很難的事。

上司的工作主要是決策。決策需要一個良好的環(huán)境。決策環(huán)境分“硬”環(huán)境和“軟”環(huán)境。從這個角度出發(fā)，秘書的職責范圍可以劃分為這幾類：a.整理辦公室

b.收集信息

c.上司的保健五、上司的標準看起來舒心在身邊放心用起來省心毛澤東選秘書的標準

1962年3月25日，毛澤東致信時任中共中央總書記的鄧小平等同志，就為其選調(diào)秘書的問題提出了一些具體要求。信的全文如下：小平、尚昆、冷西同志：林克下放，我這里缺少一個替我看國際資料的人，也沒有人幫我讀英文了。因此，請你們替我從新華社國際部編輯及翻譯同志們中，找一位適當?shù)娜?。①年齡不要太大，②有過翻譯英語新聞一段經(jīng)驗，③聰明、誠實、有朝氣、有造就為理論干部可能的，④性格較溫和，說話不堪刺耳，⑤英文程度有中等水平，⑥只是試用，如不行，仍回原職，⑦能保守機密。此外，我這里的兩位秘書，①文化政治水平低，②不能向我提意見，③此人最好是在地方群眾工作中有過實際經(jīng)驗，④如能找到，也要講明試用，不行另換他人。至于“收發(fā)”性質(zhì)的秘書，有一個夠了，可以減去一人。以上兩事，請你們費心一辦為盼。毛澤東

三月二十五日領導評測秘書二十題在領導者的心目中秘書怎樣才算合格？美國著名的管理學家K·亞力克·麥肯齊在其所著的《時間管理》一書中，提出20道評測題目：1．秘書知道你在組織中的職權范圍和全部活動嗎？他是否了解你的目標和意向？以及怎樣將目標和意向同組織的總目標相結合？2．假如你離開機關3～4周，你是否深信你的秘書仍能認真負責地處理你的公事和私事？3．他是否幫助你安排活動日程、協(xié)調(diào)約會，使你如期踐約，一切都不用你催促和煩神？他本人是不是一個很會安排自己時間的人？4．如果別人不提醒他，他能否主動執(zhí)行和堅決完成你交給他的工作？5．他對待你的同事、來訪者和客戶是否有禮貌？他能尊重人、肯幫助人、把別人的事放在心上嗎？6．他是一個富有想象力和創(chuàng)造力的人嗎？他能否提出一些新的設想和建議供你參考？他能否經(jīng)常采用新的方法來改進你的工作和他自己的工作？他是否能制訂新的工作制度或工作程序？他的工作有條理嗎？7．他是一個機智的人嗎？他能否主動地解決一些問題而不麻煩你？他害怕困難嗎？8.他能否提高文件運轉(zhuǎn)效率？他能否及時發(fā)現(xiàn)你辦公桌上擱置很久而其他領導人正等著看的文件？他能否及時地從其他領導處取來你正需要的文件？9．他所具備的秘書基本技能（例如文件歸檔、速記和聽電話的態(tài)度）是否無可指責？10．他在危急關頭是否沉著？在緊急狀態(tài)下是否冷靜？當你承受壓力而沉不住氣或發(fā)脾氣時，他是否仍然平靜得像平常那樣繼續(xù)工作？11．他對你的忠誠值得你信賴嗎？你能把一些公和私的秘密資料委托給他嗎？12．他是否有較廣的閱讀面和知識面？他是否能經(jīng)常提醒你本單位及與你個人事務有關的出版物？13．他是否成為本單位的一個有價值的信息來源？而這些信息靠你自己很難獲得、不便獲得或不能獲得的？14．他是否有個人進修計劃？他是否參加管理方面的課程或討論、參與管理方面的活動？他是否要求更多地了解你的單位、你的工作、你的顧客，或者你的行業(yè)？15．他發(fā)言是否清晰？他能否以書面或口頭的方式簡要地向你匯報情況？他能否清楚而正確地傳達你的指示？他能否了解你關于某項政策和行動的想法，并象你一樣把它準確地告訴別人？16．他是否不計時間地將每天的工作做完？他是否根據(jù)需要自愿在夜間或周末加班？17．他是否象管理者那樣，必要時將自己未作完的工作委托給別人，并督促他人完成？18．在你沒有插手的情況下，他能否替你處理好每日的例行公事？19．他能否記住一些重要日期（如紀念日、某人生日、傳統(tǒng)節(jié)日、假期等），代你為上級、家庭或顧客安排好慶?；顒?？20．在協(xié)調(diào)員工工作中他是否稱職？如能否收集資料、調(diào)查某件事情的經(jīng)過，并寫出有事實、有分析、有建議的調(diào)查報告等？從文員到總經(jīng)理

文潔長相平平，默默無聞，是一家房地產(chǎn)公司辦公室的文員。雖然她工作的地方與老板的辦公室之間隔著一塊大玻璃，但她很少向那邊多看一眼。她總是低頭忙于打不完的材料，只有埋頭苦干才有立足公司的資本。一年后，公司資金有些緊張，員工工資發(fā)不出了，人們紛紛跳槽，最后總經(jīng)理辦公室就剩下她一人了。她要打字，接聽電話，為老板整理文件等。一天，文潔對精神不佳的老板問到，您認為您的公司就要垮掉了嗎？老板說，沒有，但目前確實很困難。于是她直截了當說，既然沒有垮，您就不該這樣消沉，現(xiàn)在許多公司都面臨資金短缺的問題，我們可以想辦法走出困境。公司不是有一個公寓的項目，我們可以試一試。她被派去搞那個項目。三個月后，那個位置不算太好的公寓基本都售出，她找回了3800萬的資金。兩年后她由部門經(jīng)理提升為副總經(jīng)理，又做成了幾個大項目，為公司賺了600萬。幾年后，公司改為股份制公司，老板當了董事長，文潔升任為總經(jīng)理。有人要她對公司的幾百員工講幾句話，她說，我是一個很普通的人，但我為公司做事一心一意，從未打過自己的小算盤，所以有了一點成績。希望大家珍惜我們的公司，共創(chuàng)光明的未來。歷經(jīng)四代的輔政元老

古代用人，歷來都是一朝天子一朝臣。但三國的劉放和孫資卻歷經(jīng)四代而不衰，當權者不疑，同事者不妒，終其一生而未離權臣之位。這在中國歷史上不能不說是一個例外。漢末政治污濁，民不堪命。外有黃巾之起，內(nèi)有董卓之亂。董卓誅后，朝政仍然顫亂，矜功爭權，互相攻擊，不可一日。曹操挾天子以令諸侯，置秘書令，典尚書奏事。秘書一詞由此而起。公元205年，曹操任劉放為主簿記室，后與孫資具為秘書郎。曹操死后，魏文帝曹丕于公元220年即位，改秘書為中書，任劉放為中書監(jiān)，孫資為中書令，并加級晉爵，賜爵劉放關內(nèi)侯，孫資關中侯；三年后又晉爵劉放魏壽亭侯，孫資關內(nèi)侯。文帝死后，明帝曹睿于公元227年即位，尤見寵臣。故同加散騎常侍，晉爵劉放西鄉(xiāng)侯，孫資樂陽亭侯。明帝死后齊王曹芳于公元240年即位，以劉放、孫資決定大謀，加官進爵幾近于一身。直到嘉平二、三年，劉放、孫資相繼逝世，分別晉敬侯、貞侯。劉放、孫資在輔政工作中有“四不”：一是能力高超而不自狂。二是品行卓越而不顯。三是處世寬容而不偏。四是待人以誠而不虛。六、秘書的素質(zhì)a.認真b.誠實c.保守秘密d.謙遜e.忍耐f.開朗g.自信特別注意禮貌

大慶油田的地址是如何泄露的

20世紀60年代初，我國大慶油田的地址屬于國家秘密，這也成為一些西方國家的情報部門急于獲取的重要情報，他們雖然花了很大氣力但始終沒能如愿以償。沒想到一家日本咨詢公司卻很輕松得到這個情報。一次，這家咨詢公司得到了一份《人民畫報》，上面登載了一張宣傳鐵人精神的照片。畫面上的王進喜，肩扛鉆機零件，頑強地跋涉在紛飛的大雪中。畫面背景除了皚皚白雪之外，還一個半掩著的火車站標牌，“薩爾圖”三個字隱約可見，畫面的下部分人拉肩扛也要把鉆機拉到井位。日本人通過對這一畫面分析，認為：畫面上王進喜頭戴棉帽，頂著狂舞的雪片，如此大的雪只有在中國的西北和東北才有；從附近隱隱約約的“薩爾圖”站分析，油田就在火車站附近。在此判斷的基礎上，他們還找到大量的日軍侵華資料，并對一些關東軍的殘留人員進行了調(diào)查，終于得知“薩爾圖”就在東北松嫩平原上一片人煙稀少的沼澤地帶，從而確定了大慶油田的位置。

請仔細閱讀下一材料后，試從秘書心理品質(zhì)角度分析羅伯特作為秘書失敗的原因及后果：

1865年4月，林肯總統(tǒng)飲彈身亡，副總統(tǒng)安德魯·約翰遜成為新一任美國總統(tǒng)。兩個月后，他把二兒子羅伯特·約翰遜帶到華盛頓，讓他擔任總統(tǒng)秘書這一角色。總統(tǒng)很清楚自己兒子放縱的個性，但他希望白宮重要的工作能使他清醒過來。羅伯特最初幾個月表現(xiàn)似乎還不錯，他處理總統(tǒng)信件，攜帶總統(tǒng)的信前往國會和各個部門，他的略帶稚氣的微笑與總統(tǒng)的滿臉嚴肅形成鮮明對照，令人感到愉快。但是，問題不久就出現(xiàn)了：1866年的新年招待會，由于羅伯特草率的安排而混亂不堪，引起人們的不滿。緊接著，總統(tǒng)的一位勁敵來訪白宮，看到羅伯特喝得酩酊大醉。不久流傳開的說法卻是：總統(tǒng)是個酒鬼。

羅伯特還喜歡結交水性揚花的女人，讓一些不三不四的女人在白宮進進出出。新聞界對此大加渲染。一位評論家說：“白宮里的威士忌酒實在太多了，一些妓女在光天化日之下未經(jīng)通報就走進私人秘書的辦公室?！绷_伯特的所作所為，使約翰遜總統(tǒng)很不光彩地離開的白宮。不久，年僅30歲的羅伯特在他出生的小鎮(zhèn)上被放縱和酗酒奪去了年輕的生命……小知識：“國際行政管理者協(xié)會”和秘書節(jié)INTERNATIONALASSOCIATIONOFADMINISTRATIVEPROFDSSIONALS縮寫為IAAP，即“國際行政管理者協(xié)會”，是世界上30多個國家和地區(qū)的秘書成員交流秘書工作經(jīng)驗的中心平臺。前身為“國際職業(yè)秘書協(xié)會”，成立于1942年，原名美