《國(guó)際商務(wù)函電》440-5（曾勇民）課件 00-英文商務(wù)函電寫(xiě)作的基本知識(shí)

國(guó)際商務(wù)函電英文商務(wù)函電寫(xiě)作的基本知識(shí)目錄模塊一：交易磋商模塊二：簽訂合同模塊三：履行合同掃碼下載文旌課堂APP掃碼簽到（202X.XX.XXXX:XX至202X.XX.XXXX:XX）簽到方式教師通過(guò)“文旌課堂APP”生成簽到二維碼，并設(shè)置簽到時(shí)間，學(xué)生通過(guò)“文旌課堂APP”掃描“簽到二維碼”進(jìn)行簽到。簽到FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商務(wù)函電寫(xiě)作的基本知識(shí)作業(yè)布置單擊此處獲取APP掃碼作業(yè)布置方法作業(yè)布置宣傳片，歡迎播放了解單擊此處獲取微信掃碼作業(yè)布置方法使用說(shuō)明文檔本課作業(yè)布置二維碼老師掃描此碼，即可進(jìn)行線上作業(yè)布置英文商務(wù)函電寫(xiě)作的基本知識(shí)FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters第7頁(yè)1.BeabletowritetheenvelopeofanEnglishbusinesslettercorrectly.2.BeabletowriteanEnglishbusinessletterwithcorrectformatandstructure.SkillObjectives第8頁(yè)KnowledgeObjectives1.BefamiliarwiththeenvelopeformatofanEnglishbusinessletter.2.BefamiliarwiththeformatsandstructuresofEnglishbusinessletters.3.BefamiliarwiththebasicprinciplesforEnglishbusinessletterwriting.第9頁(yè)QualityObjectivesDevelopapassionforinternationalbusiness.第10頁(yè)典型工作任務(wù)Task1

請(qǐng)根據(jù)如圖所示的英文信函信封，完成以下兩個(gè)任務(wù)：（1）指出收信人的姓名與地址是哪一個(gè)，寄信人的姓名與地址是哪一個(gè)。（2）英文姓名與地址的書(shū)寫(xiě)順序是怎樣的？StampABCTradingCo.168ZhongshanRoadBeijing100020P.R.ChinaOverseasTradingCo.88HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlands第11頁(yè)典型工作任務(wù)Task2

請(qǐng)根據(jù)信函內(nèi)容，完成以下兩個(gè)任務(wù)：（1）指出該信函由哪幾部分組成。（2）指出該信函采用了什么寫(xiě)作格式。NANJINGSICOTEXTILEGARMENTCO.,LTD.NO.168EASTBEIJINGROADNANJING210008CHINA

TEL:0086-25-88010168FAX:0086-25-88010169November8,2021

CANADIANFASHIONTRADECO.,LTD.P.O.BOX8935NEWTERMINAL,ALTAVISTAOTTAWACANADATEL:001-613-4563508FAX:001-613-4562421第12頁(yè)典型工作任務(wù)Task2

DearSirorMadam,WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers.Wearenowwritingtoyouwithaviewtoestablishingbusinessrelationswithyou.Ourcompanywasestablishedin1992.Wespecializeinallkindsofgarments,suchascottonblazers.Wearebothamanufacturerandanexporterofgarments.Ourproductssellwellinmanycountries,suchasAmerica,Canada,andJapan.Thequalityofourcottonblazersissuperiorandthepriceisalsofavorable.Enclosedisourcatalogandprospectusforyourreference.Inordertogiveyouageneralideaofourproducts,wewillsendyouourpricelistandsampleassoonaswereceiveyourspecificenquiry.Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.Yoursfaithfully,Victor第13頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)1.TheNameandAddressoftheEnvelope(英文信封姓名和地址的寫(xiě)法)（1）寄信人的姓名和地址寫(xiě)在信封的左上角，且務(wù)必與信封內(nèi)地址在形式和標(biāo)點(diǎn)上一致。寄信人的姓名和地址第14頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)（2）收信人的姓名和地址寫(xiě)在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和國(guó)名須分行書(shū)寫(xiě)。收信人的姓名和地址1.TheNameandAddressoftheEnvelope(英文信封姓名和地址的寫(xiě)法)第15頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)（3）先寫(xiě)姓名后寫(xiě)地址。地址的書(shū)寫(xiě)應(yīng)由小至大，即先寫(xiě)機(jī)構(gòu)名稱(chēng)，再依次寫(xiě)門(mén)牌、街道、城市、州/省及郵政編碼，最后寫(xiě)國(guó)名。寄信人和收信人的姓名和地址的書(shū)寫(xiě)順序1.TheNameandAddressoftheEnvelope(英文信封姓名和地址的寫(xiě)法)第16頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)一封英語(yǔ)商務(wù)信函主要包括以下七個(gè)部分：結(jié)束語(yǔ)（ComplimentaryClose）正文（Body）信內(nèi)地址（InsideAddress）稱(chēng)呼（Salutation）簽名（Signature）信頭（Heading）日期（Date）第17頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)有些信函還會(huì)含有以下六個(gè)部分的某幾個(gè)部分或全部：抄送（CarbonCopy）附件（Enclosure）事由標(biāo)題（SubjectLin）經(jīng)辦人代號(hào)（ReferenceNotation）附言（Postscript）參考號(hào)（ReferenceNumber）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第18頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)若一封信函包括以上十三個(gè)部分，則其寫(xiě)作順序是：附言

Postscript信頭Heading參考號(hào)ReferenceNumber日期Date信內(nèi)地址InsideAddress結(jié)束語(yǔ)ComplimentaryClose正文Body事由標(biāo)題SubjectLine稱(chēng)呼Salutation簽名Signature

代號(hào)ReferenceNotation附件Enclosure抄送CarbonCopy/C.C.2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第19頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)信頭（Heading）信頭也稱(chēng)為信箋抬頭，內(nèi)容包括寄信人公司名稱(chēng)、地址、電話號(hào)碼、E-mail和傳真。信頭通常位于信紙的最上端。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第20頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)參考號(hào)（ReferenceNumber）信函參考號(hào)是為了便于往來(lái)書(shū)信的存檔和查閱，一般采用YourRef.（你方編號(hào)）或OurRef.（我方編號(hào)）。信函編號(hào)通常放在日期的上方或與日期平齊靠左的位置。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第21頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)日期（Date）商務(wù)信函中決不能遺漏或?qū)戝e(cuò)日期。書(shū)寫(xiě)日期時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：①年份必須全部寫(xiě)出。②月份最好用英文全拼，一般不用縮略式。③日期可以用序數(shù)詞或基數(shù)詞。④年份前要加逗號(hào)。⑤日期切忌全部用數(shù)字表示，避免讓人產(chǎn)生誤解。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第22頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)信內(nèi)地址（InsideAddress）信內(nèi)地址包括收信人的姓名、頭銜、公司名稱(chēng)、地址，以及城市、郵政編碼和國(guó)名。收信人的姓名和地址應(yīng)和信封上的內(nèi)容相同。信內(nèi)地址放在日期下方靠左。書(shū)寫(xiě)順序由小單位到大單位，最好每項(xiàng)內(nèi)容都單獨(dú)成行。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第23頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)稱(chēng)呼（Salutation）稱(chēng)呼寫(xiě)在信內(nèi)地址下面空兩行處。常見(jiàn)的正式稱(chēng)呼有：DearMr.Smith、DearMrs.Smith、DearMissBrown、DearMs.White。Ms.用于不知是否已結(jié)婚的女子姓名之前。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第24頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)事由標(biāo)題（SubjectLine）事由是讓對(duì)方在閱讀信的正文之前對(duì)信的主題、內(nèi)容有一個(gè)了解，也便于登記歸檔和查閱。事由寫(xiě)在稱(chēng)呼下面、信的中間位置。事由下面可劃線或不劃線，有時(shí)可全部用大寫(xiě)字體。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第25頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)正文（Body）正文是商務(wù)信函中最重要的部分。商務(wù)信函的目的是傳遞信息。在書(shū)寫(xiě)時(shí)，要遵循“7C”原則。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第26頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)正文（Body）7C原則清楚clarity簡(jiǎn)潔conciseness正確correctness具體concreteness禮貌courtesy體諒consideration完整completeness2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第27頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)正文（Body）第一段一般是引入主題1第二段是詳細(xì)討論2第三段以總結(jié)或建議來(lái)結(jié)束全文3正文內(nèi)容一般遵循三段式格式需兩頁(yè)或更多的信紙時(shí)，在前一頁(yè)最后一行的右邊寫(xiě)上tobecontinued。續(xù)頁(yè)應(yīng)采用不帶信頭的信紙，并注明收信人名稱(chēng)、頁(yè)數(shù)和日期。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第28頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)結(jié)束語(yǔ)（ComplimentaryClose）信尾結(jié)束語(yǔ)是一種禮貌用語(yǔ)，是結(jié)束信函的正式方式，常用的有：Sincerely、Sincerelyyours、Yourssincerely、Bestregards；注意，只有第一個(gè)字母大寫(xiě)。一般寫(xiě)在正文下面空一行處。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第29頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)簽名在信尾結(jié)束語(yǔ)下空兩至三行的位置。簽名可采用不同的寫(xiě)法，一般包括：公司名稱(chēng)、寫(xiě)信人的手寫(xiě)簽名、寫(xiě)信人的打印簽名、寫(xiě)信人的頭銜。通常在簽名下面直接寫(xiě)上寫(xiě)信人和打印信函人的名字的首字母縮寫(xiě)。簽名（Signature）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第30頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)經(jīng)辦人代號(hào)是提供信件產(chǎn)生的信息資料，便于在必要時(shí)查對(duì)之用。經(jīng)辦人代號(hào)由信件口授者和秘書(shū)的姓名首字母組成，用冒號(hào)或斜線號(hào)分開(kāi)。經(jīng)辦人代號(hào)（ReferenceNotation）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第31頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)假如信封內(nèi)除信紙外尚附有其他文件，可以在信中說(shuō)明附件份數(shù)和內(nèi)容。當(dāng)附件只有一件時(shí)，只需注明Enclosure或Encl.即可；若有一件以上，則要加上編碼，以便收信人識(shí)別，用Enclosures說(shuō)明。附件（Enclosure）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第32頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)寄信人若需把此信抄送給有關(guān)單位，可在附件下方，即信左下端打上C.C.，然后打上抄送單位的名稱(chēng)。抄送（CarbonCopy/C.C.）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第33頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)附言的作用：附加其他項(xiàng)目故意引起對(duì)方的注意。附言被放在抄送下方。在寫(xiě)完P(guān).S.之后寫(xiě)，有時(shí)也把簽字人姓名的首字母縮寫(xiě)附在最后。附言（Postscript）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語(yǔ)商務(wù)信函的主要組成部分)第34頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)3.TheFormatofanEnglishBusinessLetter(英文商務(wù)信函的格式與布局)要撰寫(xiě)恰如其分的句子和段落1運(yùn)用恰當(dāng)有效的信函格式2常用的格式：齊頭式和縮行式3商務(wù)信函要達(dá)到良好的溝通效果第35頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)（1）齊頭式（theblockform）齊頭式信函的每一行都從左面的邊界開(kāi)始寫(xiě)，前面不留空格。Heading(信頭)OurRef.(我方參考號(hào)):YourRef.(你方參考號(hào)):

Date(日期)

InsideAddress(信內(nèi)地址)_______________________

Salutation(稱(chēng)呼)SubjectLine(事由標(biāo)題)Body(正文)_________________________________________________ComplimentaryClose(結(jié)尾敬語(yǔ))Signature(簽名)_______________________Enclosure(附件)CarbonCopy(抄送)Postscript(附言)第36頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)（2）縮行式（theindentedform）縮行式信函的日期行、結(jié)束語(yǔ)、作者姓名和頭銜都從所在行中間偏右的位置開(kāi)始寫(xiě)，事由行居中。正文每個(gè)段落的第一行從左邊界空四個(gè)或五個(gè)字母的位置開(kāi)始，其他各行都從左邊頂頭寫(xiě)。Heading(信頭)OurRef.No.(我方參考號(hào)):YourRef.No.(你方參考號(hào)):

Date(日期)

InsideAddress(信內(nèi)地址)______________________________________________

Salutation(稱(chēng)呼)SubjectLine(事由標(biāo)題)Body(正文)____________________

ComplimentaryClose(結(jié)尾敬語(yǔ))

Signature(簽名)_______________________Enclosure(附件)CarbonCopy(抄送)Postscript(附言)第37頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)4.E-mail(電子郵件)電子郵件溝通效率高、使用簡(jiǎn)單，因而成為國(guó)際貿(mào)易交往中使用最頻繁、最廣泛的溝通方式之一。除了可以發(fā)送各類(lèi)文件，包括文本、圖片、音頻、視頻等，還可以將文件以附件的形式發(fā)送給對(duì)方。英文函電主要組成部分及常用格式第38頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)組成部分解釋發(fā)件人（From）郵件系統(tǒng)自動(dòng)生成，不用輸入收件人（To）寫(xiě)信人輸入，有多個(gè)收信人，各個(gè)收信人郵箱之間用逗號(hào)隔開(kāi)抄送（CarbonCopy/C.C.）發(fā)信人在給收信人發(fā)送郵件的同時(shí)，將郵件發(fā)送給其他更多人電子郵件主要的組成部分有以下幾個(gè)方面：4.E-mail(電子郵件)第39頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)電子郵件主要的組成部分有以下幾個(gè)方面：組成部分解釋暗送（BlackCarbonCopy/B.C.C.）暗送表示隱藏的副本拷貝，在暗送一欄中的收信人都會(huì)收到郵件，但其他收信人無(wú)法看到暗送中的郵件地址主題（Subject）發(fā)信人在給收信人發(fā)送郵件的同時(shí)，將郵件發(fā)送給其他更多人附件（Enclosure）附件是和電子郵件一起發(fā)送的附帶文件。附件一般可以發(fā)送文本、圖片、音頻、視頻等4.E-mail(電子郵件)第40頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)電子郵件主要的組成部分有以下幾個(gè)方面：組成部分解釋稱(chēng)呼（Salutation）一般使用較為正式的稱(chēng)呼，如Dear+姓名或Dear+職位名稱(chēng)正文（Body）一般情況下，電子郵件的正文包含三段文字，如果需要交涉的內(nèi)容過(guò)多，可以先在正文部分簡(jiǎn)單概述一下，然后再將詳細(xì)信息以附件的形式發(fā)送4.E-mail(電子郵件)第41頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)電子郵件主要的組成部分有以下幾個(gè)方面：組成部分解釋結(jié)尾敬語(yǔ)（ComplimentaryClose）結(jié)尾敬語(yǔ)是電子郵件的固定部分，常用的有“Yoursfaithfully”“Bestregards”“Yourssincerely”，等等署名（Signature）署名一般包括發(fā)信人的姓名、職務(wù)、公司名稱(chēng)、地址、電話或傳真號(hào)碼等信息4.E-mail(電子郵件)第42頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)電子郵件常見(jiàn)格式：發(fā)件人（From）victor@163.com收件人（To）ellen@抄送（C.C.）

暗送（B.C.C.）

主題（Subject）TheCottonBlazer附件（Enclosure）

DearEllen,WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers……Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.Yoursfaithfully,Victor4.E-mail(電子郵件)第43頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)5.Fax(傳真)一封傳真通常包括標(biāo)題、信頭和正文。標(biāo)題標(biāo)題一般包含公司名稱(chēng)、商標(biāo)、地址及聯(lián)系電話等信頭包括接受傳真方的名稱(chēng)、傳真號(hào)、電話號(hào)、發(fā)送日期、頁(yè)數(shù)及主題等正文在正文處，把需要磋商的事宜寫(xiě)清楚即可第44頁(yè)商務(wù)信函基礎(chǔ)知識(shí)NANJINGSICOTEXTILEGARMENTCO.,LTD.NO.168EASTBEIJINGROAD,NANJING210008,CHINATEL:0086-25-88010168FAX:0086-25-88010169FaxMessageTo:EllenAttention:Mr.SmithFax:001-613-4562421Tel:001-613-4563508From:VictorDate:November8,2021Subject:ThecottonblazerNumberofpages:1DearEllen,WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers.Wearenowwritingtoyouwithaviewtoestablishingbusinessrelationswithyou……Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.Yoursfaithfully,Victor傳真常見(jiàn)格式5.Fax(傳真)第45頁(yè)操作示范函Task1OverseasTradingCo.88HooigrachtStreet Amsterdam,theNetherlands

收信人的姓名與地址寄信人的姓名與地址ABCTradingCo.168ZhongshanRoadBeijing100020P.R.China第46頁(yè)操作示范函英文信封的寫(xiě)法及地址的書(shū)寫(xiě)順序Task1第47頁(yè)操作示范函英文姓名與地址英文姓名與地址的書(shū)寫(xiě)順序是先寫(xiě)姓名后寫(xiě)地址。地址的書(shū)寫(xiě)應(yīng)由小至大，即：先寫(xiě)機(jī)構(gòu)名稱(chēng)；再依次寫(xiě)門(mén)牌、街道、城市、州/省及郵政編碼；最后寫(xiě)國(guó)名。ABCTradingCo. 公司名稱(chēng)168 門(mén)牌號(hào)ZhongshanRoad 街道Beijing 城市100020 郵政編碼P.R.China 國(guó)名Task1第48頁(yè)操作示范函Task2NANJINGSICOTEXTILEGARMENTCO.,LTD.NO.168EASTBEIJINGROADNANJING210008CHINA

TEL:0086-25-88010168

FAX:0086-25-88010169

信頭

(Heading)November8,2021

日期

(Date)CANADIANFASHIONTRADECO.,LTD.P.O.BOX8935NEWTERMINAL,ALTAVISTAOTTAWACANADATEL:001-613-4563508FAX:001-613-4562421

信內(nèi)地址

(InsideAddress)第49頁(yè)操作示范函DearSirorMadam, 稱(chēng)呼(Salutation)WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember

3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers.Wearenowwritingtoyouwithaviewtoestablishingbusinessrelationswithyou……Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply. 正文(Body)Yoursfaithfully,結(jié)尾敬語(yǔ)(ComplimentaryClose)Victor簽名(Signature)Task2第50頁(yè)能力訓(xùn)練Ⅰ.Arrangethefollowinginformationinproperformastheyshouldbesetoutinaletter.Sender’sName:GuangzhouInternationalTradingCorp.Sender’sAddress:198YuekenRoad,TianheDistrict,Guangzhou,ChinaSender’sTelephoneender’sCableAddress:5527GZSender’sTelexAddress:3328GZCNDate:May15,2021Receiver’sName:StandardOilCompanyReceiver’sAddress:38FifthAvenue,London,U.K.Subject:RefrigeratorsMessage:WethankyouforyourletterofMay14,2021,inquiringaboutthecaptionedgoods.Theenclosedbookletcontainsdetailsofallourrefrigeratorsandwillenableyoutomakeasuitableselection.Welookforwardtoreceivingyourspecificenquirywithkeeninterest.第51頁(yè)能力訓(xùn)練Ⅱ.Addressanenvelopefortheaboveletter.交易背景介紹南京思科紡織服裝有限公司（NA