《秘書考證》課件-文檔管理

文檔管理教學(xué)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)：了解檔案、檔案收集、歸檔的含義，熟悉檔案的特點(diǎn)與種類，技能目標(biāo)：掌握立卷歸檔工作的內(nèi)容、方法與要求，能夠鑒別需要?dú)w檔的文件，進(jìn)行文書的立卷歸檔。情感目標(biāo)：培養(yǎng)認(rèn)真負(fù)責(zé)、耐心細(xì)致的工作態(tài)度和工作熱情。教學(xué)重點(diǎn)：

掌握立卷歸檔工作的內(nèi)容、方法與要求教學(xué)難點(diǎn)：

能夠鑒別需要?dú)w檔的文件，進(jìn)行文書的立卷歸檔導(dǎo)入在大家都把目標(biāo)盯著前方，不斷建設(shè)，不斷追求經(jīng)濟(jì)效益時(shí)，很多人都不太重視檔案工作，其實(shí)它才是我們發(fā)展的基石，不可動(dòng)搖。歸檔類小裝訂類檔案的概念和特點(diǎn)檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄，具有行政、業(yè)務(wù)、文化、法律和教育作用。

檔案具有社會(huì)性、歷史性、確定性和原始記錄性等特點(diǎn)。原始記錄性是檔案的本質(zhì)特性，是檔案區(qū)別于其他事物的本質(zhì)所在。

檔案的種類(1)公務(wù)檔案與私人檔案

公務(wù)檔案是公務(wù)機(jī)關(guān)或其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的原始記錄。私人檔案是個(gè)人在私人生活中形成的原始記錄。

(2)歷史檔案與現(xiàn)行檔案

歷史檔案是形成時(shí)間較早，主要起歷史文化作用的原始記錄?，F(xiàn)行檔案是形成時(shí)間較晚，對(duì)人們的現(xiàn)實(shí)工作、生活產(chǎn)生實(shí)際作用的原始記錄。

(3)文書檔案、科技檔案與專門檔案

文書檔案是在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中由各種行政性公文轉(zhuǎn)化而成的檔案?？萍紮n案是由人們?cè)诳萍?、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案，如圖紙、設(shè)計(jì)任務(wù)書、科研報(bào)告。

專門檔案是在專門活動(dòng)中形成的檔案，如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、訴訟檔案、醫(yī)院的病歷檔案、婚姻登記和工商注冊(cè)登記檔案。

歸檔、檔案收集的含義各單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，由單位的文書部門或業(yè)務(wù)部門整理，定期移交給檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員集中保存，即為歸檔。

檔案收集是將分散在單位各內(nèi)部工作機(jī)構(gòu)的有保存價(jià)值的文件材料向單位檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員移交、集中的工作。歸檔制度的內(nèi)容(1)歸檔范圍

歸檔范圍指辦理完畢的文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔及不應(yīng)歸檔的范圍。哪些文件不應(yīng)該歸檔，主要取決于這些文件本身的保存價(jià)值。一般而言，凡是反映本單位工作活動(dòng)，具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

(2)歸檔時(shí)間

歸檔時(shí)間指文書處理部門或業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的文件向檔案部門移交的時(shí)間。一般在形成的第二年上半年內(nèi)向檔案部門移交。

(3)歸檔要求

歸檔要求是單位文書部門向檔案部門移交檔案時(shí)應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量要求，也是檔案部門接收檔案時(shí)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

案例分析這是初萌第一次進(jìn)行歸檔工作。初萌把所有的文件材料集中到一起，然后進(jìn)行文件的選擇。到底哪些文件要?dú)w檔呢?初萌真有點(diǎn)難以取舍。拿起一份文件，覺得重要；再拿出一份文件，認(rèn)為有用，哪份都舍不得放棄。于是初萌請(qǐng)同辦公室的老王幫忙把把關(guān)，老王看了看這些文件，很快從里面挑出了介紹信、客戶來信、會(huì)客登記表等不需歸檔的材料放在一邊。

點(diǎn)評(píng)：進(jìn)行歸檔工作，首先要從辦理完畢的文件中挑選出有保存價(jià)值的文件。應(yīng)以歸檔文件范圍為依據(jù)確定歸檔文件，把不該歸檔的文件進(jìn)行歸檔不僅會(huì)浪費(fèi)時(shí)間、空間，還會(huì)給日后的查找、利用帶來不必要的麻煩。

歸檔的工作程序1．熟悉歸檔范圍

一個(gè)單位形成的文件材料并不是都要?dú)w檔，只有那些有保存價(jià)值的文件材料才需歸檔。因此，歸檔工作開始前秘書要熟悉歸檔范圍，知道哪些文件材料應(yīng)該歸檔、哪些文件不應(yīng)該歸檔，做到心中有數(shù)。

2．分析文件內(nèi)容

對(duì)僅從題目上無法判斷可否歸檔的文件，秘書要閱讀、分析文件的內(nèi)容，判斷文件的價(jià)值。

3．確定是否歸檔

根據(jù)對(duì)文件內(nèi)容的了解，按照歸檔文件的范圍，從形成的文件材料中選擇出具有憑證和參考價(jià)值的文件材料。

注意事項(xiàng)至少要背出8項(xiàng)哦立卷的含義和歸檔的要求1．立卷的含義

立卷是將文件組合成案卷的工作。

2．文書歸檔的要求

(1)歸檔份數(shù)的確定。凡是需要?dú)w檔的文件一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的歸檔份數(shù)可增加。

(2)履行歸檔手續(xù)。填寫移交清單，移交雙方按照移交清單核對(duì)清點(diǎn)，確保清單無誤后，雙方簽字，各留一份，以備查考。

案例分析為了提高歸檔案卷的質(zhì)量，檔案室安排有多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)的老李對(duì)初萌的立卷歸檔進(jìn)行指導(dǎo)。老李告訴初萌，做好立卷歸檔工作，要認(rèn)真進(jìn)行文件材料的收集，既全面收集反映各項(xiàng)工作的文件材料，又重點(diǎn)收集重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目形成的文件材料；既收集紙質(zhì)文件材料，又注意收集照片、錄音、錄像以及電子文件等特殊、新型載體的文件材料，確保文件材料的齊全完整。紙張破損的，要進(jìn)行裱糊；用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水和打印機(jī)色帶等不耐久字跡書寫或打印的文件材料，必須進(jìn)行復(fù)制或做必要的技術(shù)處理，以保證文件的長(zhǎng)久保存。初萌按照立卷歸檔的要求和老李的指導(dǎo)意見，將收集的文件組成案卷。最后，老李對(duì)案卷的質(zhì)量進(jìn)行了檢查驗(yàn)收，評(píng)價(jià)初萌的案卷質(zhì)量達(dá)到要求。

點(diǎn)評(píng)：立卷歸檔有嚴(yán)格的應(yīng)該遵循的工作程序和方法。秘書要遵循歸檔制度的要求，對(duì)單位工作中形成的、處理完畢的、具有保存價(jià)值的文件，經(jīng)立卷歸檔移交給檔案部門。文書立卷歸檔的工作程序1．收集文件

將工作活動(dòng)中形成的辦理完畢的文件材料收集齊全。

2．鑒別文件

對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分析，鑒別出需要?dú)w檔的文件材料。

3．歸卷

根據(jù)歸檔文件材料的特征，將文件歸入案卷。

4．調(diào)整

仔細(xì)檢查歸卷的文件材料是否齊全，是否有重份文件或不需要立卷歸檔的文件；檢查案卷文件的聯(lián)系、保存價(jià)值及卷內(nèi)文件的數(shù)量，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，最后確定組卷。

5．文件的排列、編號(hào)與編目

根據(jù)卷內(nèi)文件數(shù)量、來源、時(shí)間等情況，按時(shí)間、問題、作者、名稱、重要程度等進(jìn)行文件排列。文件排好順序后，按照排列順序逐件編號(hào)。然后填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。裝訂檔案的方法(1)線裝式。常見做法是用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊，對(duì)于較厚的文件也可采用“三孔一線”的裝訂方式。

(2)變形材料。使用變形材料裝訂方法簡(jiǎn)單，但對(duì)材質(zhì)要求較高。金屬制品，如不銹鋼夾、燕尾夾等，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品；塑料制品必須有足夠強(qiáng)度，以免斷裂。

(3)粘接式。一般采用漿糊、膠水粘貼的方法，成本較低。

但這種方式可逆性差，‘復(fù)印及掃描時(shí)不能拆除。

檔案裝訂的要求(1)去掉每份文件上原有的訂書釘。

(2)檢查是否有漏頁、重頁和倒頁。

(3)對(duì)殘破的文件進(jìn)行修補(bǔ)。

(4)裝訂不能覆蓋任何文字。

(5)裝訂一定要結(jié)實(shí)牢固。

案例分析2005年年底，天地公司的檔案管理人員為了降低成本，提高效率，在批發(fā)市場(chǎng)買了漿糊和膠水，采用粘接法進(jìn)行檔案裝訂，很快就把大量檔案裝訂完畢。2004年9月8曰，行政經(jīng)理要查閱2003年形成的辦公室管理規(guī)定。當(dāng)檔案管理人員調(diào)出這份文件時(shí)，不禁大吃一驚，漿糊粘接的這份文件，由于漿糊浸到了文字，字跡已經(jīng)模糊不清了。

點(diǎn)評(píng)：進(jìn)行檔案裝訂，裝訂方法十分重要，關(guān)系到檔案的保管與利用。秘書必須了解檔案裝訂工作的程序與方法，確保裝訂的檔案不致破損。裝訂檔案的工作程序1．整理歸檔的文件

歸檔文件以“件”為整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件，來文與復(fù)文為一件。2．修整歸檔的文件

(I)修裱破損文件。使用粘合劑和選定的紙張對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)或托裱，恢復(fù)文件的原有面貌，增加強(qiáng)度，延長(zhǎng)壽命。修補(bǔ)主要針對(duì)一些有孔洞、殘缺或折疊處被磨損的文件；托裱是在文件的一面或兩面托上一張紙用以加固文件。

(2)復(fù)制字跡模糊或易褪色變質(zhì)的紙質(zhì)文件。采用復(fù)印的方式，對(duì)字跡模糊或易褪色變質(zhì)的紙質(zhì)文件進(jìn)行復(fù)制。

(3)對(duì)超過A4紙張邊緣的文件進(jìn)行折疊。折疊時(shí)，盡量減少折疊次數(shù)，折痕最好位于文件字跡之外。文件頁數(shù)較多時(shí)，單張折疊，方便歸檔后的查閱利用。