西藏歐威醫(yī)療設(shè)備有限公司采購管理制度

西藏歐威醫(yī)療設(shè)備有限公司采購管理制度

一、目的

加強采購業(yè)務(wù)工作管理，做到有章可循，預(yù)防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益。

二、范圍

本制度適用于公司所有物品（原材料、輔料、備品備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采購。

三、職責(zé)

3.1市場部根據(jù)銷售訂單編制銷售計劃并下發(fā)相關(guān)部門。

3.2生產(chǎn)技術(shù)部根據(jù)市場部銷售計劃，編制原輔材料需求清單。負(fù)責(zé)制版、模具、量板等外包產(chǎn)品、技術(shù)服務(wù)以及其它外協(xié)業(yè)務(wù)采購申請及計劃的編制。

3.3采購部根據(jù)生產(chǎn)部門報送的材料需求清單，核實倉庫存量，結(jié)合材料庫存安全定額，編制采購計劃，報經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織采購。

3.4辦公室負(fù)責(zé)編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。

3.5設(shè)備工程部依據(jù)公司固定資產(chǎn)投資計劃、設(shè)備運行狀況以及生產(chǎn)經(jīng)營需要編制設(shè)備的采購、固定資產(chǎn)維修以及零星維修制造所用備品備件采購計劃。

3.6各物品、勞務(wù)需求部門根據(jù)需求物品或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬向辦公室、生產(chǎn)技術(shù)部、采購部、設(shè)備部提交申請，并經(jīng)初審后交各分管副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.7分管副總負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的采購審批和超出權(quán)限的采購初審，總經(jīng)理負(fù)責(zé)生產(chǎn)經(jīng)營采購、固定資產(chǎn)購置、維修等計劃的審批。

3.8財務(wù)部負(fù)責(zé)日常采購的價格審查。

3.9質(zhì)量部負(fù)責(zé)原材料、輔料的驗收，設(shè)備部會同生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)備品備件、設(shè)備、監(jiān)視和測量工具及維修等勞務(wù)的驗收。

3.10各采購經(jīng)辦人結(jié)合公司實際情況盡量索要發(fā)票、辦理結(jié)算，并對發(fā)票的真實性和合法性負(fù)責(zé)。

四、采購作業(yè)操作規(guī)程

4.1物資采購的計劃、申請與審批

4.1.1授權(quán)的請購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的采購計劃，報分管經(jīng)理審核。

4.1.2經(jīng)分管副總初審后的月度采購計劃報財務(wù)部審核，總經(jīng)理審批后財務(wù)部執(zhí)行。

4.1.3未列入月份采購計劃或超出計劃的臨時采購申請需根據(jù)需求物品或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬向辦公室、生產(chǎn)技術(shù)部、財務(wù)部、設(shè)備部提交申請，并經(jīng)初審后交各分管副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.1.4對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設(shè)備、儀器、勞務(wù)等需要由申請部門寫出申請報告經(jīng)分管副總簽署意見報總經(jīng)理審批后實施。

4.1.5采購計劃或申請應(yīng)列明采購物品或勞務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)要求、估計價值、交貨日期、用途等。

4.2采購比價

4.2.1采購部門在采購前須將采購計劃或申請，交財務(wù)部進(jìn)行比價；在提交采購計劃或申請的同時，采購部門應(yīng)對新采購物品提供至少3家以上的供應(yīng)商報價和聯(lián)系資料，有財務(wù)部隊提供的供應(yīng)商（但不僅限于）進(jìn)行詢價或?qū)嵉卣{(diào)查。

4.2.2價值在2萬元以上的維修、服務(wù)等勞務(wù)、5萬元以上的單臺（套）設(shè)備的采購需召集三家以上的供應(yīng)商報價，進(jìn)行比價；

4.2.4國家明碼標(biāo)價壟斷經(jīng)營的特殊商品采購以及政府有收費標(biāo)準(zhǔn)的行政事業(yè)性服務(wù)收費不實行比價程序，物價審計只對采購物品或勞務(wù)的價格、收費標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、質(zhì)量的真實性進(jìn)行審查。

4.2.5所有采購業(yè)務(wù)應(yīng)景物價審查后方可報總經(jīng)理簽批報銷。

回復(fù)1：全面點的采購管理制度

4.3采購實施及物資驗收

4.3.1公司的采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一由財務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理，其他部門或人員不得自行采購。

4.3.2財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)部下達(dá)的原輔材料需用計劃結(jié)合庫存物資的數(shù)量編制采購計劃，報分管副總批準(zhǔn)后執(zhí)行。

4.3.3供應(yīng)部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃組織采購，除零星采購?fù)?，批量采購業(yè)務(wù)必須先與供貨方簽訂采購合同，并與財務(wù)部、質(zhì)量部、生產(chǎn)技術(shù)部等相關(guān)部門進(jìn)行會審，采購合同應(yīng)包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨日期、運費承擔(dān)、結(jié)算方式及經(jīng)濟(jì)處罰等項條款。在采購合同有效期內(nèi)，若因市場行情發(fā)生較大變化時，經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)可以與供貨商簽訂《調(diào)價協(xié)議》，并報請財務(wù)部門備案。

4.3.4采購物資運到本公司時，先由供應(yīng)部門對照核對采購計劃，經(jīng)確認(rèn)無誤后開具《請驗單》交質(zhì)量部或設(shè)備部進(jìn)行質(zhì)量檢驗，質(zhì)量部、設(shè)備部在驗收條件允許的范圍內(nèi)組織物資檢驗，并出具檢驗報告單，檢驗合格的物資由保管點數(shù)入庫并辦理入庫手續(xù)，檢驗不合格的物資不得辦理入庫。

4.4結(jié)算

4.4.1采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，且在我方能夠抵扣增值稅的采購項目必須索取增值稅發(fā)票，不能取得的，價格按扣除增值稅以后執(zhí)行。

4.4.2無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結(jié)算付款時均需財務(wù)部門填開《采購付款申請單》，連同有關(guān)憑證報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，出納人員方可付款。

4.4.3財務(wù)部在對采購物品結(jié)算付款時，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核《請購單》、《采購合同》、《采購計劃單》、《采購付款申請單》、《入庫單》、《發(fā)票》或《收款收據(jù)》等有關(guān)單證，賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的結(jié)算憑證財務(wù)部門不得辦理相關(guān)手續(xù)。

4.4.4出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認(rèn)真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。

五、責(zé)任

5.1不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負(fù)責(zé)處理，已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔(dān)。

5.2經(jīng)審批的采購計劃和申請，負(fù)責(zé)采購的部門和人員應(yīng)在規(guī)定采購期限內(nèi)采購到位，因個人原因不能按時采購而影響正常經(jīng)營的，沒有造成財產(chǎn)損失的一次罰款100元，給公司造成損失的按確定損失額的40%。

5.4物品使用部門（車間）必須依據(jù)生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)管理實際需要，認(rèn)真按照4.1.5條之規(guī)定填制購物申請單。填寫不規(guī)范，導(dǎo)致無法確認(rèn)請購物資須知信息的，采購部門有權(quán)拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標(biāo)準(zhǔn)對有關(guān)責(zé)任人處以罰款。

5.5采購部門在確保品質(zhì)的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實供貨單位。并對采購物品的品質(zhì)、貨款結(jié)算安全負(fù)責(zé)。若因玩忽職守，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。特別是結(jié)算過程中產(chǎn)生的應(yīng)收款項，有關(guān)采購人員負(fù)有無條件的清收責(zé)任。

5.6財務(wù)部必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任，對審核把關(guān)工作不嚴(yán)、不及時向總經(jīng)理匯報有關(guān)事情真相，并造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處分。

5.7驗收部門必須對所有運抵本公司的采購物品，依照采購合同規(guī)定的質(zhì)量要求進(jìn)行質(zhì)量檢驗。若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時，必須及時報告采購部門（必要時直接報告總經(jīng)理）處理。嚴(yán)禁品質(zhì)不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經(jīng)濟(jì)損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處分。

5.8倉庫對驗收部門驗收合格的外購物品辦理入庫手續(xù)，并對入庫采購物品的數(shù)量負(fù)責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時，應(yīng)當(dāng)及時向有關(guān)部門報告（必要時直接報告總經(jīng)理），同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫的應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。為規(guī)范公司物料采購管理工作，特制定本制度，具體事宜如下：

一、適用范圍

集團(tuán)總部及各分子公司所有生產(chǎn)原輔料、包裝、福利用品、辦公用具等一切物料的采購。

二、采購原則

所有需要采購的物料一律歸各采購部門統(tǒng)一采購。禁止誰用誰購買。

三、物料計劃申報程序

1、申報程序圖

2、設(shè)備、基建等專用物料計劃申報程序：按照立項管理規(guī)定的程序辦理立項完畢后，按簽批呈流程上報專項物料，簽批結(jié)果后轉(zhuǎn)采購部采購。

3、突發(fā)用物料計劃申報程序：除按上述程序申報外，按權(quán)限范圍核準(zhǔn)簽批后交采購部；對緊急生產(chǎn)物資可先請領(lǐng)導(dǎo)購買，再補報計劃。

4、各單位物料申報計劃；物料計劃要將藥品、疫苗類計劃，勞保、福利、辦公用品類計劃，正常生產(chǎn)用物料計劃分類申報。

5、各單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃申報物料采購計劃，在每月20日前物料需求計劃交倉庫保管核庫存并簽字，采購計劃轉(zhuǎn)交采購員匯總，采購經(jīng)理審批，總經(jīng)理（或授權(quán)）簽批，總經(jīng)理簽批后采購實施。

6、物料申報計劃應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計單價、建議廠家、到貨時限及特殊要求、說明等主要內(nèi)容，到貨時限按物品采購情況一般不低于7天(普通物料采購周期7個工作日)，路途較遠(yuǎn)和特殊物料可酌情順延（并第一時間通知使用部門），涉及到版面印刷包裝類和定做模具的物料采購周期為一般為（15-25天）。

7、對新增加的或改變規(guī)格、版面技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)外包裝物及尚需品管部驗質(zhì)的其它大宗物品（或按新產(chǎn)品、新廠家、新技術(shù)開發(fā)流程驗收）的申報計劃應(yīng)經(jīng)品管部鑒定核準(zhǔn)、簽字。

8、一般生產(chǎn)零用配件、小宗輔料按正常性材料每月申報，在特殊情況下經(jīng)分管副總審批后可臨時申報，對于新成立的公司前期銷量不穩(wěn)定的可以以周采購計劃為準(zhǔn)，進(jìn)行采購。對因市場不需要或客戶變更造成的原輔料、包裝等滯銷庫存，凡是申報計劃部門按銷售計劃量申報采購計劃的，與銷售主管考核掛鉤；對于計劃申報部門超出銷售量申報的，與申報計劃部門主管考核掛鉤。

9、各單位除對采購部上報月計劃外，還需上報物資使用情況日報表（報表內(nèi)容需注明品名、購進(jìn)、出庫、使用量、購進(jìn)時間）和自購物資采購日報明細(xì)表（應(yīng)注明品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、結(jié)算方式、供貨廠家、品檢結(jié)果）。

10、采購部對未按申報程序申報的物料計劃或?qū)λ少彽奈锲窇?yīng)該特殊說明但未說明的物料計劃有權(quán)退回，重新申報。

11、采購物資與集團(tuán)其他部門同類或同一供應(yīng)商的，可執(zhí)行聯(lián)合比價與采購。

四、采購程序

1、統(tǒng)購物資采購程序圖

2、動態(tài)預(yù)警系統(tǒng)的建立：每月的24日前，物料保管員應(yīng)根據(jù)下月的生產(chǎn)經(jīng)營情況，設(shè)置主要物料的預(yù)警線并報送采購部。進(jìn)口用材料，庫內(nèi)至少存15天用量（特殊材料或購物所需時間較長的另定），其它生產(chǎn)用料至少存7天用量；庫存低于規(guī)定庫存量的，保管員立即向使用單位和采購部報警，使用單位接到報警的當(dāng)天要進(jìn)入計劃申報程序。

3、計劃一式肆份：采購部一份據(jù)以備查，財務(wù)部一份據(jù)以審批采購用款計劃，保管員一份據(jù)以驗收入庫、生產(chǎn)單位一份。

4、對技術(shù)性強、科技含量高的物資，品管部或工程師室要參與采購和相關(guān)論證。對用現(xiàn)金采購的大宗物品，必要時質(zhì)檢部門要到廠檢驗。

5、數(shù)量多、金額較大（批次采購在5000元以上）而且經(jīng)常使用的物資（如內(nèi)外包裝物、生產(chǎn)原輔料、藥品、墊料、煤等），采購部按要求詢價和比價程序執(zhí)行，采購部要建立比價系統(tǒng)，隨時掌握價格信息。

6、采購過程要遵循“貨比三家”的原則，以同等質(zhì)量比價格、同等價格比質(zhì)量比服務(wù)的選擇方式進(jìn)行采購。

7、對大宗物資批量采購金額超過5000元-（特殊情況報總經(jīng)理批準(zhǔn)）的一律實行合同供貨制，按權(quán)責(zé)核批。供貨合同一式肆份，公司存檔、客戶、采購部、財務(wù)部各一份。

8、對藥品、疫苗、生產(chǎn)原料的的采購，由品管部根據(jù)實際使用情況確定廠家或經(jīng)銷單位，采購人員采購；出現(xiàn)大批量采購時，品管部需派人到廠驗質(zhì)、驗貨。

9、采購物資需要運輸時，采購人員要簽定貨運合同，如出現(xiàn)不按規(guī)定簽訂貨運合同貨物丟失由當(dāng)事人承擔(dān)責(zé)任。

10、采購物資與集團(tuán)其他部門同類或同一供應(yīng)商的，可執(zhí)行聯(lián)合比價與采購。

五、驗收入庫程序

1、所購物資到貨后屬大宗材料的，如原輔料、紙箱、包裝袋、清潔劑、打包帶、煤等，采購人員要通過品管人員（沒有品管人員的由使用部門驗收）與倉庫保管員一起，按照批準(zhǔn)后的購料計劃或供貨合同嚴(yán)格進(jìn)行驗質(zhì)、驗量，驗收入庫。

2、一般生產(chǎn)性常用零配件、輔料、辦公用品、福利用品等，由倉庫保管員根據(jù)批準(zhǔn)后的購料計劃或供貨合同，按質(zhì)、按量驗收入庫，對計劃外購物保管員有權(quán)拒絕驗收。

3、對專用電器、大型設(shè)備、土建材料等大型笨重物品，采購人員采購到廠后，要通知保管員及其它技術(shù)專業(yè)人員進(jìn)行交接驗收。

4、藥品、疫苗、食品原輔料、包裝、各種添加劑采購到廠后，采購人員要及時通知品管人員及保管員對所采購物質(zhì)盡快辦理手續(xù)，妥善保管。

5、物料檢驗合格后，保管員要隨時開具入庫單；對貨到發(fā)票未到的物資要先入帳，并在入庫單上注明“發(fā)票未到”字樣。

6、品管人員對驗質(zhì)合格入庫的物料要隨時開具驗質(zhì)報告單，以便采購人員及時報票。

7、對不合格產(chǎn)品由品管通知采購與供應(yīng)廠商聯(lián)系退貨或讓步接收（品管及使用部門領(lǐng)導(dǎo)、采購三方參與鑒定，保證不影響產(chǎn)品質(zhì)量）。

六、其它事項

1、采購人員在實施采購過程中，不準(zhǔn)向客戶吃請，索要回扣，不準(zhǔn)接受饋贈，否則一經(jīng)查出將從重處理。

3、對主要原材料