某公司合同管理制度

某公司合同管理制度（制度、流程、審批權(quán)限、審查標(biāo)準(zhǔn)、審查表）完整版合同管理辦法1.0目的規(guī)范合同的評(píng)審、簽署、履行、歸檔等管理程序，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.0適用范圍適用于本公司和分支機(jī)構(gòu)。3.0職責(zé)3.1總經(jīng)辦：批準(zhǔn)或授權(quán)批準(zhǔn)合同簽訂；負(fù)責(zé)合同用印。3.2行政管理部：起草、制定格式化合同；審查合同的合法性、嚴(yán)密性；建檔管理合同原件；參與合同糾紛處理。3.3財(cái)務(wù)中心：審查合同支付或結(jié)算條款的合理性、可行性；確定我方簽約主體。3.4合同承辦部門：負(fù)責(zé)合作方資信、履約能力等情況調(diào)查并提供相應(yīng)資料；歸檔所承辦合同；對(duì)合同業(yè)務(wù)的必要性和履行情況負(fù)責(zé)。4.0定義4.1本辦法所稱的合同，是指本公司及其關(guān)聯(lián)公司簽訂及履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類法律文件，包括但不限于租賃合同、加盟商合同、采購合同、專項(xiàng)服務(wù)合同、投融資合同、債權(quán)債務(wù)擔(dān)保合同等。4.2租賃合同，包括但不限于店鋪、員工宿舍、辦公（經(jīng)營）場所、辦公設(shè)備等相關(guān)合同、協(xié)議。4.3加盟商合同，包括但不限于加盟、商品銷售、區(qū)域經(jīng)銷、意向加盟等合同。4.4采購合同，包括但不限于原材料、促銷品、OEM產(chǎn)品加工、其他產(chǎn)品等采購合同。4.5專項(xiàng)服務(wù)合同，包括但不限于策劃推廣、廣告、培訓(xùn)、招聘、通訊、運(yùn)輸、網(wǎng)絡(luò)、顧問、委托代理等合同。4.6重大合同，包括但不限于資產(chǎn)（股權(quán)）買賣、贈(zèng)與、借款、融資租賃、轉(zhuǎn)讓、擔(dān)保（保證、抵押、質(zhì)押、留置）合同、投資并購等債權(quán)債務(wù)、投融資、擔(dān)保類合同。4.7格式化合同，是指由我公司事先單獨(dú)預(yù)訂好合同框架，提供給合作方協(xié)商確定文本內(nèi)容的合同形式。5.0管理辦法5.1合同準(zhǔn)備5.1.1格式化合同制作5.1.1.1行政管理部對(duì)屬我方常用業(yè)務(wù)合同的，如加盟合同、商品銷售合同、區(qū)域經(jīng)銷合同、意向加盟協(xié)議、產(chǎn)品加工合同、物流運(yùn)輸合同、委托代理合同等，提供格式化合同；5.1.1.2合同承辦部門應(yīng)要求及促成合作方簽訂我公司提供的格式化合同；5.1.1.3合作方對(duì)我公司提供的格式化合同有異議的，可采用政府機(jī)關(guān)、行業(yè)協(xié)會(huì)發(fā)布的示范文本；如無相應(yīng)范本，合同的起草工作應(yīng)爭取由本公司承擔(dān)，由業(yè)務(wù)部門與行政管理部法務(wù)人員共同起草。5.1.2業(yè)務(wù)商談5.1.2.1合同立項(xiàng)：承辦部門依據(jù)年度經(jīng)營計(jì)劃和《預(yù)算管理制度》，經(jīng)審批人確認(rèn)業(yè)務(wù)開展的必要性；5.1.2.2意向接觸：確定合作主要條件及運(yùn)作方式，開展相關(guān)合作條件或價(jià)格方面的咨詢，或者組織招標(biāo)；5.1.2.3資信調(diào)查：確定合作主體是否符合簽約要求、是否具備履行合同的能力，范圍包括（可參照附件三《合同承辦部門審查項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)》）：1）合作方當(dāng)事人主體資格審查。包括：合作方為法人的，需查驗(yàn)?zāi)隀z合格的《營業(yè)執(zhí)照》，并提供復(fù)印件（須加蓋公章）；合作方為自然人的，需查驗(yàn)并提供有效的身份證復(fù)印件。合作項(xiàng)目涉及專營許可證或資質(zhì)的，應(yīng)查驗(yàn)相關(guān)原件并提供相應(yīng)的許可、等級(jí)、資質(zhì)證書；2）合作方當(dāng)事人資信情況及履約能力審查。包括：資產(chǎn)負(fù)債、產(chǎn)權(quán)歸屬、技術(shù)設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量、商業(yè)信譽(yù)等；3）合作方合同承辦人員資格審查。包括簽約代理人的身份證明、授權(quán)委托書；4）其他與合同簽訂、履行相關(guān)的事項(xiàng)。5.1.3合同文本準(zhǔn)備5.1.3.1合同必備條款包括標(biāo)的（規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量或具體事項(xiàng)）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求、履行期限、地點(diǎn)、方式、價(jià)款與支付方式或合作條件、雙方權(quán)利與義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等；5.1.3.2對(duì)非使用格式化合同的文本，合同承辦部門應(yīng)提前與行政管理部法務(wù)人員確認(rèn)合同文本后，再填寫《合同審查表》（見附件四）進(jìn)行審核；5.1.3.3合同文本份數(shù)按實(shí)際需要確定，準(zhǔn)備并簽署二份，其中合作方一份，另外一份在合作方蓋章簽字后與審批文件及相關(guān)證明材料一起交行政管理部法務(wù)人員統(tǒng)一編號(hào)存檔并建立臺(tái)帳。各部門若有特別需要，可與合作方簽署多份，但須在合同中注明。5.2合同審查及簽訂5.2.1承辦人填制《合同審查表》（見附件四），并附合同草案、合作方當(dāng)事人的資信狀況證明材料，送會(huì)簽部門審查。5.2.2審查部門應(yīng)提出具體的審查意見，如有必要，可附書面審查意見返回承辦部門。如沒有具體意見，應(yīng)按職責(zé)在會(huì)簽單上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見，并由審核人簽字。5.2.3業(yè)務(wù)審核：各中心(事業(yè)部)總監(jiān)對(duì)合同的業(yè)務(wù)、技術(shù)條款進(jìn)行審查并負(fù)責(zé)。5.2.4財(cái)務(wù)審核：在一個(gè)工作日內(nèi)完成對(duì)合同支付條款的審查并負(fù)責(zé)；同時(shí)，確認(rèn)我方簽約主體是否符合公司相關(guān)規(guī)定。5.2.5法務(wù)審核：在一個(gè)工作日內(nèi)完成對(duì)非格式化合同的審查并負(fù)責(zé)，包括但不限于形式的規(guī)范性，內(nèi)容的合法性、嚴(yán)密性，資料的完整性等；如果格式化合同簽署時(shí)未改變擬定條款，可不經(jīng)法務(wù)審核。5.2.6合同批準(zhǔn)：5.2.6.1對(duì)經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務(wù)合同，可由指定人員批準(zhǔn)。具體詳見附件二《合同審批權(quán)限》；5.2.6.2經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的中心總監(jiān)或有關(guān)人員可以簽訂合同。但授權(quán)人應(yīng)將《總經(jīng)理授權(quán)書》在合同審核時(shí)，送財(cái)務(wù)中心、行政管理部各一份。5.2.7合同簽訂5.2.7.1合同經(jīng)批準(zhǔn)人簽批后，按《印章管理辦法》規(guī)定，由印章保管人負(fù)責(zé)用??；5.2.7.2合同簽訂必須要有我方和合作方的負(fù)責(zé)人簽字、蓋章和簽字日期；5.2.7.3單份合同文本達(dá)二頁或以上的需加蓋騎縫章，騎縫章蓋在全部合同內(nèi)容及附件內(nèi)容的側(cè)面。5.3合同履行5.3.1合同經(jīng)簽字、蓋章，且約定的生效條件達(dá)成時(shí)方可全面實(shí)際履行。合同生效之前，原則上不得實(shí)際履行。由于商場等合作方要求，必須先行支付直營店鋪支付的房租等費(fèi)用，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的除外。5.3.2承辦人按合同約定，承擔(dān)通知義務(wù)，組織合同的履行，辦理相關(guān)事項(xiàng)。如有付款事項(xiàng)，承辦人應(yīng)向財(cái)務(wù)部門提供合同復(fù)印件。5.3.3承辦部門實(shí)施履約跟蹤統(tǒng)計(jì)，掌握實(shí)際履行情況。對(duì)出現(xiàn)的各種問題，及時(shí)獲取證據(jù)、協(xié)調(diào)處理。5.4合同變更或解除5.4.1合同需要變更或解除時(shí)，合同承辦部門應(yīng)在與行政管理部溝通情況后，以書面形式通知合作方，說明變更或解除合同的原因和答復(fù)的期限。變更或解除合同的協(xié)議草案一經(jīng)達(dá)成，需按本辦法5.2的相關(guān)規(guī)定辦理。

5.4.2合同承辦部門收到合同合作方要求變更、解除合同的文書、電報(bào)、電話、信函、圖表、數(shù)據(jù)電文，應(yīng)及時(shí)與行政管理部溝通情況、請(qǐng)示合同簽署人后，在法定或約定的期限內(nèi)書面答復(fù)合作方。如果必須變更或解除，應(yīng)與合作方達(dá)成變更或解除合同的書面協(xié)議草案，確定索賠條件，并按本辦法5.2的相關(guān)規(guī)定辦理。

5.4.3對(duì)不可抗力或國家宏觀政策調(diào)整原因而使合同不能履行或延期履行的，應(yīng)及時(shí)書面通知合作方或者及時(shí)取得合作方遇有上述情況的證明材料，主動(dòng)與合同有關(guān)各方協(xié)商處理。

5.4.4有擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位公章或者合同專用章。

5.4.5經(jīng)公證、鑒證的合同，所達(dá)成的變更或解除合同的協(xié)議需報(bào)原公證、鑒證機(jī)關(guān)備案。5.5合同糾紛處理5.5.1合同合作方當(dāng)事人違反約定或提出履行異議的，承辦部門必須在法定或約定的時(shí)間內(nèi)以法定或約定的方式答復(fù)。5.5.2出現(xiàn)糾紛，承辦部門應(yīng)立即通知合同簽署人和行政管理部，并收集整理處理合同爭議的文件和證據(jù)資料。

5.5.3合同糾紛協(xié)商、調(diào)解，應(yīng)由合同承辦部門與行政管理部共同進(jìn)行。協(xié)商或調(diào)解達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效期間內(nèi)，可按合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛，承辦部門應(yīng)同行政管理部確定代理人、應(yīng)對(duì)方案等，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。5.6合同續(xù)約5.6.1合同期滿且需辦理續(xù)約的，合同承辦單位或指定負(fù)責(zé)人必須合同期滿前至少一個(gè)月提前辦理續(xù)約手續(xù)。5.6.2續(xù)約的合同，如沒有更改合同條款的，可不經(jīng)行政管理部審核；如有更改合同條款的，合同承辦部門需提前知會(huì)行政管理部法務(wù)人員進(jìn)行法務(wù)審核。5.6.3續(xù)約的合同原件除5.6.2條款及審批權(quán)限外，其他按新簽合同程序進(jìn)行管理。5.7合同保管與借閱5.7.1行政管理部統(tǒng)一歸口管理本辦法所稱的合同并建立適時(shí)動(dòng)態(tài)《合同臺(tái)賬》（見附件五）。對(duì)直營店鋪?zhàn)赓U合同，自雙方簽字蓋章之日起十個(gè)工作日內(nèi)必須由合同承辦人將合同原件寄回行政管理部法務(wù)人員，歸檔期限最長不得超過自本公司蓋章之日起三個(gè)月；其他合同，自雙方簽字蓋章之日起十個(gè)工作日內(nèi)必須由合同承辦人將合同原件寄回，歸檔期限最長不得超過自本公司蓋章之日起一個(gè)月。5.7.2合同承辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的保管與借閱。5.7.3合同簽訂前和履行過程中雙方的來往信函、傳真、票據(jù)、履約憑證等合同附屬文件，由業(yè)務(wù)部門存檔，在合同完全生效后三十個(gè)工作日內(nèi)移交行政管理部法務(wù)人員與相關(guān)合同一起存檔。5.7.4因工作需要借閱合同原件的，應(yīng)憑《合同借用申請(qǐng)單》（見附件六）經(jīng)中心總監(jiān)批準(zhǔn)后向行政管理部法務(wù)人員辦理借閱登記。5.8管理要求5.8.1除公司書面授權(quán)的情形外，公司所有分支機(jī)構(gòu)一律不得以自己的名義對(duì)外簽訂合同或者其它具有履約性質(zhì)的任何書面文件。5.8.2除另有規(guī)定外，與公司有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來、產(chǎn)生債權(quán)債務(wù)關(guān)系，都應(yīng)當(dāng)訂立書面合同：采購合同除因即時(shí)現(xiàn)金交易性質(zhì)不能訂立書面合同外，單筆業(yè)務(wù)金額超過10000元或同筆連續(xù)業(yè)務(wù)金額超過10000元，須按本辦法規(guī)定訂立書面合同。5.8.3合同承辦人員出現(xiàn)下列情形的，公司將追究相關(guān)責(zé)任人及合同批準(zhǔn)人的責(zé)任：

5.8.3.1未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同；

5.8.3.2應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同；5.8.3.3發(fā)生糾紛后隱瞞不報(bào)或私自了結(jié)或報(bào)告避重就輕，從而貽誤時(shí)機(jī)的；5.8.3.4遺失重要證據(jù)，不按時(shí)歸檔的。5.8.4合同審查人員出現(xiàn)下列情形的，公司將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任：

5.8.4.1延誤審查時(shí)間而又沒有正當(dāng)理由的；5.8.4.2簽訂有重大缺陷或無效合同的；5.8.4.3材料不全的合同審查通過的；5.8.4.4違反5.3.1條款，未見到生效合同就同意支付合同款項(xiàng)的。5.8.5合同承辦部門或合同借用部門出現(xiàn)下列情形的，公