文件管理規(guī)定

文件管理規(guī)定第一章總則第一條為了進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范公司文件管理工作，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本文件管理規(guī)定。第二條本規(guī)定所述文件是指上級(jí)、外單位及公司所屬部門(mén)來(lái)往公司的公文。 第三條公司辦公室負(fù)責(zé)公司的文件管理工作。第四條公司各部門(mén)指定有責(zé)任心的人員負(fù)責(zé)文件的管理工作。第二章公文種類(lèi)第五條公文種類(lèi)主要有：（一）命令（令）：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。（二）決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（四）通告：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（五）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（六）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（七）報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。（八）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（九）批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。（十）意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（十一）函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十二）會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章擬文規(guī)定第六條公司各部門(mén)行文，應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。第七條行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。行文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文部門(mén)的職權(quán)和主送部門(mén)的關(guān)系確定。第八條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確，篇幅立求簡(jiǎn)短。（二）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引用標(biāo)題，后引用文件字號(hào)，引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義，日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。（三）結(jié)構(gòu)層次編號(hào)樣式，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，第五層為“①”，第六層為“a”。（四）使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（五）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)，使用國(guó)際組織外文名稱(chēng)或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（六）行文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次編號(hào)序數(shù)和在詞語(yǔ)、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)言中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第九條行文涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文。第十條對(duì)不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，辦公室可退回呈報(bào)部門(mén)。第四章成文規(guī)定第十一條文件簽發(fā)前，擬文單位負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是：是否需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合相關(guān)規(guī)定及擬定公文的有關(guān)要求等。第十二條以公司名義制發(fā)的上行文，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；以公司名義制發(fā)的平行文或下行文，可由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第十三條以公司名義發(fā)出的公文，使用公司的行政印章。第十四條用印時(shí)，蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱(chēng)與用印件的落款要一致，不漏蓋，不多蓋。第十五條加蓋印章的文件，印章一般蓋在成文日期處，上不壓正文，下騎年蓋月。第五章文件收發(fā)第十六條簽收文件時(shí)，應(yīng)逐件清點(diǎn)，檢查收文單位名稱(chēng)、收件人姓名、文件密封是否完好、件數(shù)和清單是否相符，準(zhǔn)確無(wú)誤后再進(jìn)行簽收，簽收要簽寫(xiě)全名，并注明時(shí)間。第十七條拆封文件時(shí)，要對(duì)照文件清單登記字號(hào)、份數(shù)、編號(hào)順序逐份清點(diǎn)，若有不符，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位及經(jīng)辦人聯(lián)系。第十八條文件拆封后，應(yīng)分類(lèi)逐件在《收文登記薄》上填寫(xiě)收文日期、收文編號(hào)、來(lái)文機(jī)關(guān)、原文字號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、題目等，登記項(xiàng)目要齊全。第十九條各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交辦公室登記，傳閱，存檔備用。第二十條分發(fā)文件時(shí)，要認(rèn)真填寫(xiě)文件登記本，當(dāng)面清點(diǎn)，簽名收取。部門(mén)文件由部門(mén)分發(fā)，公司文件由辦公室分發(fā)。第二十一條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意電傳的文件，電傳后須電話落實(shí)收件人是否收到文件，并在《發(fā)文登記薄》上登記齊全。第二十二條公文須經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)后，由辦公室統(tǒng)一印發(fā)。重要公文應(yīng)當(dāng)由公司主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，須經(jīng)所有聯(lián)署部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫(xiě)上姓名和時(shí)間。第六章文件傳閱第二十三條公司辦公室負(fù)責(zé)文件的傳閱工作。第二十四條辦公室完成收文登記后，要及時(shí)填寫(xiě)文件傳閱單，辦理好文件的上呈下達(dá)工作。第二十五條領(lǐng)導(dǎo)批示需要辦理的文件，辦公室要及時(shí)送達(dá)相關(guān)部門(mén)辦理。第二十六條傳閱文件要填寫(xiě)《領(lǐng)導(dǎo)閱文登記表》，注明送達(dá)日期，隨時(shí)掌握文件去向，避免漏傳、誤傳和延傳。第二十七條傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何部門(mén)不許擅自擴(kuò)大或縮小閱讀、傳閱范圍。第二十八條領(lǐng)導(dǎo)閱文時(shí)，不得相互間橫傳文件夾，需要傳閱時(shí)，應(yīng)批示交辦公室傳送。第二十九條涉密文件只限于相關(guān)人員知曉，嚴(yán)禁將文件內(nèi)容透露給無(wú)關(guān)人員，涉密文件須有專(zhuān)人簽字并負(fù)責(zé)管理，保證涉密文件的存放安全。第七章文件管理第三十條公司各部門(mén)文件應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)做好清退前的文件保管工作，確保不泄密，不遺失。第三十一條未經(jīng)批準(zhǔn)的文件不得在內(nèi)部媒體上發(fā)布、傳播、復(fù)制。第三十二條不得在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中存儲(chǔ)、傳輸涉密文件，不得在移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備內(nèi)存儲(chǔ)涉密文件。第三十三條文件銷(xiāo)毀由辦公室安排造冊(cè)登記按規(guī)定并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)