設計院檔案管理制度

年4月19日設計院檔案管理制度文檔僅供參考，不當之處，請聯系改正。設計院檔案管理制度技術檔案管理制度一、技術檔案的歸檔范圍(一)工程設計項目凡委托我院設計的新建,改建,擴建,加固等工程全部基礎資料,階段設計成果文件,設計修改文件以及與工程有關的同建設單位,施工單位發(fā)生的各類協議,合同,函件,公文和竣工驗收,調試,工程總結等文件,均應歸入技術檔案.1.初步設計階段初步設計的文件一般不歸檔,但我院只做到初步設計而由其它院完成施工圖設計的項目要存資料室及歸檔,歸檔文件包括以下內容:(1)初步設計最終成果(2)設計總概算書或綜合概算書底稿及打印件;(3)各專業(yè)有關的計算書底稿及電算資料;(4)設計方案審定記錄單,設計文件校審記錄單.2.施工圖設計施工圖設計文件歸檔包括以下內容:(1)各子項各專業(yè)設計底圖;(2)各專業(yè)設計計算書及電算資料;(3)《設計文件校審記錄單》;(4)修正概算書及打印件;(5)《設計修改通知單》以及因修改形成的計算書;(6)程序文件規(guī)定要歸檔的資料.3.工程建設各階段形成的文件資料(1)建設單位提供的全部設計基礎資料,原始資料〔含建設單位上級主管部門批準的設計任務書或計劃任務書(復印件);征地文件(復印件);規(guī)劃部門批準的建筑紅線圖;地形圖;選址報告及批件(復印件);工程地質及水文勘察資料;風洞試驗報告;工藝布置圖和技術要求資料以及我院向協作單位提供的技術資料底稿;公用工程協議(供水,排水,供電,供熱,人防,消防,環(huán)境保護等復印件);設計合同及協議書;方案或初步設計批準文件等〕.(2)工程設計,施工過程中與建設單位各種聯系中形成的有關文件,圖紙,資料,來往公文,函電,設計過程中的交底會審紀要,與工程有關的會議紀要.(3)工程竣工驗收,調試過程中形成的文件,圖紙,資料(含竣工驗收報告,調試,試用期間,使用期間發(fā)現的問題,修改,補充核定有關圖紙和文件)等;(4)工程事故與設計有關的結論分析報告等.(二)技術咨詢服務項目技術服務和咨詢項目歸檔包括以下內容:1.委托單位提供的全部文件資料(1)委托任務書;(2)委托單位交來的全部有關原始資料;(3)代委托單位收集的原始資料,調研資料等.2.成果底稿(包括鑒定書,咨詢報告,設計底圖,藍圖,說明書,計算書,電算資料,估算概算書底稿等).3.送交委托單位的正式咨詢報告及圖紙.(三)科研試驗項目科研試驗項目歸檔文件包括以下內容:1.科研規(guī)劃,科研項目任務書,課題擬定報告及經院認可的批文;2.科研會議紀要及有關重要文件;3.與主辦單位或協作單位簽訂的合同(協議)書文件副本,有關技術責任的各種來往函件;4.階段成果報告,如說明書,計算書底稿和打印件,底圖,藍圖(一份),照片,底片;5.和科研試驗項目有關的學術報告及會議交流文件原稿,鑒定書等資料.二、技術檔案的歸檔辦法(一)工程設計工程設計各階段成果均先歸檔,后復制對外發(fā)行.每個工程項目均應有一份歸檔登記表.每次歸檔均應登記.1.設計基礎資料建設單位提供的全部設計基礎資料,原始資料〔含建設單位上級主管部門批準的設計任務書和藹計劃任務書(復印件);征地文件(復印件);規(guī)劃部門批準的建筑紅線圖;地形圖;選址報告及批件(復印件);工程地質及水文勘察資料;風洞試驗報告;工藝布置圖和技術要求資料以及我院協作單位提供的技術資料底稿;公用工程協議(供水,排水,供電,供熱,人防,消防,環(huán)境保護等復印件);設計合同及協議書;方案或初步設計批準文件等.〕均必須在拿到該資料后立即復印,復印件作為設計資料,原件立即歸檔;對于內容較多的基礎資料(如工程地質及水文勘察資料,風洞試驗報告等),要求建設單位提供二份(在合同中注明),一份歸檔,一份作為設計資料.2.設計成果(圖紙)(1)初步設計我院完成初步設計,由其它院完成施工圖的項目,在將初步設計全部移交后,所有應歸檔的資料一次歸檔;由我院繼續(xù)完成施工圖的項目,初步設計階段的成果不歸檔.(2)施工圖設計施工圖一般按子項一次出圖,一次歸檔.對需分批出圖的項目,可按"分批出圖計劃表"的內容分批出圖,分批歸檔.分批出圖的項目,每次出圖歸檔必須有一份臨時圖紙目錄臨時歸檔,全部圖紙歸檔后,專業(yè)負責人必須根據以前的臨時圖紙目錄整理出最終圖紙目錄歸檔.施工圖的歸檔程序為:a)由專業(yè)負責人檢查確認底圖簽名完整,交設計總負責人b)由設計總負責人填寫"圖紙歸檔通知單",并在設計負責人一欄簽字,同時要在備注欄中注明本次出圖的圖紙編號,將"圖紙歸檔通知單"及底圖送計劃組.c)計劃組應再次檢查確認底圖簽名完整,并檢查本次出圖的圖紙編號與實際底圖是否相符,并簽署意見(是否出圖,是否歸檔),簽名;將"圖紙歸檔通知單"及底圖送圖檔組.d)圖檔員應檢查本次出圖的圖紙編號與實際底圖是否相符,并簽收,將底圖和"圖紙歸檔通知單"和底圖一并歸檔.e)由圖檔組通知曬圖組到圖檔組借底圖曬圖.3.內部作業(yè)文件內部作業(yè)文件為各專業(yè)的計算書,互提資料記錄,設計文件,校審記錄單,以及程序文件中規(guī)定要歸檔的資料.這些資料在全部設計完成后一個月內,由專業(yè)負責人整理后交圖檔組存檔.4.施工過程中形成的文件施工過程中形成的文件,包括圖紙會審紀要,與工程有關的會議紀要,往來的公文,函電,工程聯系單,修改設計通知單,竣工驗收資料等,由設計總負責人(與多專業(yè)有關的)或專業(yè)負責人(與本專業(yè)有關的)保存.工程竣工驗收后一個月之內一次交圖檔組歸檔,也可根據具體情況分批歸檔,但必須在工程竣工驗收后一個月之內全部歸檔.5.設計修改設計完成后的設計修改圖,按施工圖的歸檔辦法歸檔.修改圖的每次出圖歸檔,必須有一份臨時修改圖紙目錄臨時歸檔.全部工程竣工后,專業(yè)負責人必須根據以前的臨時修改圖紙目錄整理出最終修改圖紙目錄歸檔.(二)技術及咨詢服務項目技術及咨詢服務項目完成后,由設計總負責人將全部資料整理交圖檔組歸檔.(三)科研試驗項目自接受任務到各階段成果交院為止為歸檔階段,由設計總負責人分階段向圖檔組歸檔.三、技術檔案的分類編目(一)圖紙編號各專業(yè)各階段圖紙編號如下:專業(yè)設計階段建筑結構給排水通風空調電氣規(guī)劃方案設計建方1,建方2結方1水方1風方1電方1規(guī)方1初步設計建初1,建初2結初1水初1風初1電初1規(guī)初1施工圖建施1,建施2結施1水施1風施1電施1規(guī)施1注:若一個子項分為A,B,C……等區(qū),可在圖紙編號前加A-,B-,C-……,如建施A-1,建施B-1,建施C-1…….修改施工圖的編號,按不同情況編號(以建施為例):如果修改圖還要配合原圖使用,則編號如下:建施1修1(建施1第一次修改)建施1修2(建施1第二次修改)如果修改圖代替原圖,原圖作廢,則編號如下:建施1代1(第一次修改,替代建施1)建施1代2(第二次修改,替代建施1代1)如果修改內容同多張圖紙有關,而且必須配合原圖使用,則編號如下:建施修1建施修2(二)圖紙目錄圖紙目錄一律用A3幅面(三)檔案編號工程設計檔案大類代號為"C"1.工程業(yè)務號工程業(yè)務號的編號模式為年+順序號+標識碼年不省略的公元年號順序號1,2,3………標識碼A:一類工程(院管);B:二類工程(室管);C:合作項目;D:科研項目;E:咨詢項目;F:其它項目例:—08A2.工程設計檔案編號模式工程設計檔案編號模式為:工程設計檔案大類代號為"C"+工程業(yè)務號例:C08A3.工程設計文件材料檔案編號模式工程設計文件材料檔案編號模式為:工程設計檔案大類代號為"C"+工程業(yè)務號+文件材料號"W"+案卷號例:C08A1四、技術檔案的借閱管理(一)凡我院職工因工程設計,科研和技術管理工作需要都可直接向圖檔組借閱所需設計檔案資料.將要設計的新工程項目,設總要借原始資料,需持設計任務通知單,方可借給原始資料復印件。(二)工程底圖一律不外借.設計說明書,概預算底稿及計算書只能查閱摘錄,不外借.查閱時不得涂改.否則,按情節(jié)輕重處罰.(三)借閱技術檔案,必須認真辦理借閱手續(xù).借還技術檔案時,雙方必須當面點清,借時檔案員要看借者在借閱證和去向卡上簽名.還時,借者要看檔案員在借閱證和去向卡上注銷,以便分清責任.在圖檔組內臨時查閱的,查完后及時歸還,不得帶出圖檔組.科研檔案的調閱,對外必須經總工室批準,如需向外提供復制件,需經主管院長批準.(四)借閱人員必須愛護技術檔案材料,妥善保管,不得污損,涂改,亂作符號.否則,一經查出,按情節(jié)輕重給予處罰.借閱人丟失技術檔案,必須及時通知圖檔組,一般工程藍圖檔案,由丟失人書寫報告,經所在室主任簽字后方能注銷.由圖檔組負責補曬藍圖.補曬藍圖費用由丟失人支付.如系丟失設計說明書,計算書,概算書以及建設單位提供的原始資料和有關的重要文件等,則由圖檔組和院領導共同研究,根據情節(jié)處理.(五)外單位查閱技術檔案材料,一律憑單位介紹信經過總工室接洽.屬密級的檔案需由總工室批準后在閱覽室查閱;屬科研成果的檔案,須經主管副院長批準后查閱且不外借.查閱圖紙資料應收取信息費.本院職工一律不準為外單位代借技術檔案.如發(fā)現代借情況,檔案組須報告院領導給予紀律處分.(六)兄弟設計單位需要加曬或復印我院工程圖紙,一律憑單位介紹信接洽,并按有關規(guī)定辦理.建設單位加曬工程藍圖,需經計劃組簽注意見;其它單位需要加曬或復印工程藍圖,由計劃組簽注意見,屬密級的工程圖紙需建設單位簽章或公文證明,總工室主任批準后方能曬給,并按規(guī)定收費.(七)職工因工作外調,借調或因公外出超過三個月者,都必須先還清所借之技術檔案.否則,在其它同志急需時,將重新曬圖歸檔,曬圖費由借原該檔案資料者負責支付,另外,超過期限按天計算罰款.屬外調人員,應還清所借技術檔案,檔案組負責人才能在人事處所發(fā)調離單上簽字.五、技術檔案的保管要求(一)有關人員特別是檔案保管人員,要倍加珍惜設計科研技術檔案的安全完整,盡量減少磨損污染以延長使用壽命.(二)每月最后一天為檔案庫存的盤點清理和統計時間,對破損和變質的技術檔案及時采取措施,認真進行修補和復制.(三)工程底圖入庫上架要平放保管,并做到按順序號整理輕拿輕放,防止破損.(四)嚴格借閱制度和登記手續(xù),定期催還,不得造成檔案的錯亂和散失.(五)預防突然事件發(fā)生.機,絕密技術檔案應與一般檔案分開,并設專人保管,以保證在非常情況下能及時準確地先轉移機,絕密檔案.(六)要保持檔案庫房一定的濕度和溫度,在現有條件下要經常開啟門窗通風,保持庫房衛(wèi)生清潔.在可能的條件下增加有關設備和技術保護措施.(七)時刻注意檔案庫房的安全,保管人員一定要嚴守崗位.離開庫房時要仔細檢查,關好門窗,切斷所有電源.(八)庫房內嚴禁吸煙.無關人員不得進入庫房.六、科技檔案的鑒定和銷毀(一)根據技術檔案的鑒定原則和標準,確定技術檔案的科學歷史和現實的價值,把失去保存價值的檔案,經過一定的審批手續(xù),揀出銷毀或全部轉交建設單位處理.(二)由院領導,總工程師,圖檔組負責人以及有關科技檔案人員組成檔案鑒定小組,負責開展檔案鑒定銷毀工作.(三)檔案的保管期限分為永久,長期(十五年至五十年),短期(十五年以下)三種,鑒定小組對檔案應確定保管期限.(四)對到期的科技檔案由圖檔組清理登記,提出報告由檔案鑒定小組批準予以銷毀或移交.(五)對作廢工程由計劃組開出作廢通知單交圖檔組調銷有關作廢檔案.設計回訪管理規(guī)定工程竣工后,設計總負責人應組