學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)管理暫行規(guī)定

ZZZ學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)管理暫行規(guī)定

第一章總則第一條為了加強辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱“OA系統(tǒng)”）管理，確保OA系統(tǒng)順利運行，特制定本規(guī)定。第二條

OA系統(tǒng)是覆蓋學(xué)校各單位、各部門的網(wǎng)上辦公信息管理系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)，可以實現(xiàn)校內(nèi)網(wǎng)上收發(fā)文管理、會議管理、督察督辦管理、信訪管理等日常辦公事務(wù)處理的基本平臺和環(huán)境。第三條學(xué)校黨政辦公室是OA系統(tǒng)運行的主管部門，學(xué)校機關(guān)、學(xué)院（系）和直附屬單位為OA系統(tǒng)用戶單位。第二章系統(tǒng)用戶第四條

OA系統(tǒng)的用戶是根據(jù)教職工崗位設(shè)置的，并根據(jù)不同崗位擁有相應(yīng)的權(quán)限。其用戶范圍具體包括：1.校領(lǐng)導(dǎo)；2.全體中層干部；3.機關(guān)、二級學(xué)院（系）OA系統(tǒng)辦公秘書；4.校內(nèi)各單位、各部門因辦公需要增設(shè)用戶，向?qū)W校黨政辦公室提出申請。第五條

OA系統(tǒng)中用戶擁有的權(quán)限由學(xué)校黨政辦公室根據(jù)該用戶所賦予的崗位職責(zé)分配，并根據(jù)崗位和分工的調(diào)整作相應(yīng)調(diào)整。第六條新增人員的開戶和調(diào)離崗位人員的銷戶由相關(guān)部門和單位提出申請，由學(xué)校黨政辦公室審核辦理。第三章電子公文的辦理第七條

實施電子化辦公后，除涉密公文外，學(xué)校收文辦理和發(fā)文辦理均使用OA系統(tǒng)。第八條學(xué)校公文的收文辦理和發(fā)文辦理流程，由學(xué)校黨政辦公室依照各單位、各部門的職能和校領(lǐng)導(dǎo)的分工進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)定。第九條各單位、各部門將接收到的上級和非隸屬單位普通來文統(tǒng)一交黨政辦公室進(jìn)行數(shù)字化處理，再啟動辦理流程。第十條各單位、各部門涉及全校性的工作，可由學(xué)校黨委、行政名義向外或向下級行文；涉及部門日常性的工作，可由本單位、本部門自行下發(fā)便文。第十一條公文辦理每一環(huán)節(jié)的辦理人可使用系統(tǒng)提供的功能完成各自應(yīng)處理的工作，并在文件承辦單上留下痕跡，辦理人處理完自己應(yīng)處理事務(wù)后，應(yīng)將承辦單發(fā)送給流程規(guī)定的下一人。如下一人有多人可供選擇，則根據(jù)公文的內(nèi)容和學(xué)校的有關(guān)規(guī)定來確定正確的發(fā)送對象，系統(tǒng)將以一定的方式通知接受方，接受方收到通知信息后，應(yīng)及時辦理，如根據(jù)公文內(nèi)容判斷不屬于自己的職權(quán)范圍，應(yīng)及時退還流程中的上一人。在整個發(fā)文辦理流程中，主辦單位應(yīng)全程跟蹤催辦。第十二條為保證公文處理的快捷性，有關(guān)人員應(yīng)經(jīng)常進(jìn)入系統(tǒng)查看有無需要自己處理的事宜。第四章公文歸檔與效力第十三條校黨政公文存檔目前采用紙質(zhì)載體和電子文檔兩種方式，待條件成熟后再取消紙質(zhì)載體。第十四條發(fā)文文稿（包括辦理過程中各辦理人簽批的意見）、附件與文件正文由學(xué)校黨政辦公室打印后統(tǒng)一用印、存檔。第十五條與校黨政電子公文有關(guān)的電子文檔由學(xué)校黨政辦公室按檔案管理規(guī)定，定期移交學(xué)校檔案館存檔。第十六條學(xué)校黨政對外發(fā)文的報送采用紙質(zhì)形式的，辦理過程仍通過OA系統(tǒng)完成。第十七條校內(nèi)OA系統(tǒng)中的電子公文與原紙質(zhì)公文具有同等效力。第十八條

各單位、各部門可從OA系統(tǒng)中復(fù)制公開發(fā)布的公文為紙質(zhì)形式，注明復(fù)制單位、日期、份數(shù)并加蓋復(fù)制單位的公章后，在該單位內(nèi)與被復(fù)制的電子公文具有同等效力。第十九條非公開發(fā)布的校黨政電子公文，各單位、各部門和個人不準(zhǔn)復(fù)制成紙質(zhì)形式作正式文件使用。第五章系統(tǒng)安全與保障第二十條

系統(tǒng)管理員應(yīng)采取實時監(jiān)控、定期備份等措施，防止系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的丟失和被非法使用，確保系統(tǒng)安全和正常使用。系統(tǒng)管理員應(yīng)加強病毒監(jiān)控，用戶應(yīng)定期查殺病毒，保障系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)。第二十一條各用戶應(yīng)妥善保護自己的帳戶資料。密碼應(yīng)經(jīng)常更換，登錄系統(tǒng)后因故離開應(yīng)及時退出系統(tǒng)，以確保帳戶安全。用戶密碼遺失或遺忘應(yīng)及時通知黨政辦公室系統(tǒng)管理員，由系統(tǒng)管理員重新設(shè)定。第二十二條對于帶有密級的文件或信息，必須嚴(yán)格按照學(xué)校有關(guān)保密規(guī)章制度執(zhí)行，任何單位和個人不得通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，發(fā)生失泄密問題要追究當(dāng)事人和主管人的責(zé)任。第二十三條任何單位和個人不準(zhǔn)將OA系統(tǒng)的各類文件信息內(nèi)容轉(zhuǎn)載到國際互聯(lián)網(wǎng)或外部其