采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理及應(yīng)急計(jì)劃

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理及應(yīng)急計(jì)劃1目的通過(guò)對(duì)物資采購(gòu)全過(guò)程的監(jiān)督，加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)管理，為提高企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益提供有力保證。2適用范圍本辦法適用于物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理工作。3職責(zé)3.1質(zhì)量管理員負(fù)責(zé)識(shí)別本部門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)并制訂應(yīng)對(duì)措施，及時(shí)更新“風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別表”，并督促各部門(mén)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。3.2各業(yè)務(wù)組主管負(fù)責(zé)識(shí)別本業(yè)務(wù)組的風(fēng)險(xiǎn)并制訂相應(yīng)措施并確保措施的有效性，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，督促本組各員按措施實(shí)施。4管理程序4.1定義采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)是指在采購(gòu)過(guò)程中由于各種意外情況的出現(xiàn)，使采購(gòu)的實(shí)際結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)相偏離的程度和可能性。4.2風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)第一級(jí)（高度風(fēng)險(xiǎn)，需要立即改善）：指該風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生且未采取有效應(yīng)對(duì)措施將導(dǎo)致公司倒閉或破產(chǎn)；第二級(jí)（顯著風(fēng)險(xiǎn)，需要改善）：指該風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生且未采取有效應(yīng)對(duì)措施將導(dǎo)致公司重大經(jīng)濟(jì)（5萬(wàn)元以上）或重大名譽(yù)損失，或嚴(yán)重影響公司的正常計(jì)劃、生產(chǎn)和交貨；第三級(jí)（可能風(fēng)險(xiǎn)，建議改善）：指該風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生且未采取有效應(yīng)對(duì)措施將影響公司的計(jì)劃、生產(chǎn)、交貨的按時(shí)完成或造成一定的經(jīng)濟(jì)損失；第四級(jí)（稍有風(fēng)險(xiǎn)，或許可被接受）：指該風(fēng)險(xiǎn)即便是發(fā)生后再采取相應(yīng)措施，也不會(huì)影響公司的計(jì)劃、生產(chǎn)、交貨的按時(shí)完成。4.3風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別4.3.1將所有風(fēng)險(xiǎn)歸為七大類(lèi)（見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別匯總表），各業(yè)務(wù)組每年年初對(duì)本業(yè)務(wù)組的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識(shí)別，確定風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目和級(jí)別，若為一至三級(jí)風(fēng)險(xiǎn)，還應(yīng)制訂風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施并填寫(xiě)《風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后實(shí)施。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別匯總表序號(hào)風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)風(fēng)險(xiǎn)分析應(yīng)對(duì)措施1供應(yīng)商延遲交貨風(fēng)險(xiǎn)二級(jí)供應(yīng)商在生產(chǎn)要素的組織管理等方面存在不足或決策失誤，使交貨日期遲于采購(gòu)合同所要求的日期，從而使物流管理部不能及時(shí)采購(gòu)到領(lǐng)用單位所需的貨物，給采購(gòu)工作帶來(lái)延期交貨的風(fēng)險(xiǎn)。1、明確不同類(lèi)別物資的采購(gòu)周期，并建立多級(jí)供應(yīng)商體系，應(yīng)急時(shí)啟用儲(chǔ)備庫(kù)存或向次級(jí)供應(yīng)商提出緊急發(fā)送。2、及時(shí)將影響生產(chǎn)進(jìn)度的信息上報(bào)項(xiàng)目銷(xiāo)售部，經(jīng)與客戶溝通同意延遲交貨期限，銷(xiāo)售部調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃和生產(chǎn)安排。2采購(gòu)質(zhì)量不符合要求的風(fēng)險(xiǎn)二級(jí)供應(yīng)商由于自身生產(chǎn)能力上的局限或是為了追求自身利益的最大化而不擇手段，偷工減料、以次充好，所提供的物資沒(méi)有按訂貨技術(shù)條件及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)供貨，造成生產(chǎn)延誤。1、將不合格報(bào)告在第一時(shí)間內(nèi)傳遞給供應(yīng)商，在最短時(shí)間拿出整改方案及供貨計(jì)劃，必要時(shí)另選擇有一定技術(shù)實(shí)力的供應(yīng)商評(píng)審供貨。2、建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的履約能力進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，從質(zhì)量、服務(wù)、技術(shù)、價(jià)格、信譽(yù)、企業(yè)內(nèi)部管理等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面考核，培育優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立較為穩(wěn)定的采購(gòu)渠道；3、制定嚴(yán)密、可追溯、切實(shí)可行的《進(jìn)貨檢驗(yàn)管理制度》，明確各業(yè)務(wù)組的質(zhì)量職責(zé)，加大考核力度。4、嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量體系文件，所有采購(gòu)物資嚴(yán)格按檢驗(yàn)相關(guān)規(guī)定要求做好入庫(kù)前的質(zhì)量檢驗(yàn)工作，做到入庫(kù)物資檢驗(yàn)驗(yàn)收率100%，杜絕不合格物資流入各生產(chǎn)單位。3合同風(fēng)險(xiǎn)二級(jí)企業(yè)采購(gòu)人員在簽訂、履行合同過(guò)程中，由于合同條款考慮不當(dāng)，或供應(yīng)商違反合同條款，給企業(yè)造成的經(jīng)濟(jì)損失采取組織業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)《合同法》，在采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中除“即時(shí)清結(jié)”外，必須簽訂合同，明確雙方的權(quán)力、義務(wù)及違約責(zé)任，定期進(jìn)行合同追蹤調(diào)查，加強(qiáng)監(jiān)控力度4計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)三級(jí)計(jì)劃變更或材料采購(gòu)計(jì)劃性不強(qiáng)，計(jì)劃工作被動(dòng)化、零星化、臨時(shí)化、手段單一化，影響供應(yīng)的及時(shí)性及準(zhǔn)確性1、將計(jì)劃變更信息及時(shí)通知供應(yīng)商，讓供應(yīng)商調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，有必要時(shí)改變運(yùn)輸方式，如采用專(zhuān)車(chē)或空運(yùn)等方式，以縮短交貨期。2、根據(jù)月度生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃、生產(chǎn)單位材料申請(qǐng)計(jì)劃、材料定額、實(shí)際庫(kù)存等建立月度采購(gòu)計(jì)劃管理臺(tái)帳（ERP），及時(shí)掌握材料的實(shí)際消耗動(dòng)態(tài)。3、增設(shè)材料計(jì)劃管理環(huán)節(jié)，重點(diǎn)負(fù)責(zé)材料計(jì)劃的審核匯總、加強(qiáng)合同履約過(guò)程監(jiān)控、工作結(jié)果考核、內(nèi)外部工作協(xié)調(diào)。5預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)四級(jí)有時(shí)為了得到急需的物資，會(huì)采取預(yù)先支付貨款式的方式購(gòu)進(jìn)物資。如出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，款項(xiàng)被供方控制，易處于被動(dòng)局面對(duì)供貨方的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量好、信譽(yù)好、規(guī)模大的供貨方可實(shí)行預(yù)付款，并加強(qiáng)預(yù)付款購(gòu)貨的追蹤管理，防止欺詐行為6存貨風(fēng)險(xiǎn)三級(jí)采購(gòu)人員對(duì)市場(chǎng)變化的風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)不足，沒(méi)有很好地控制采購(gòu)，清理庫(kù)存，就有可能造成存貨積壓，占用資金。+J"定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，對(duì)不良物資及時(shí)清理和報(bào)批7采購(gòu)中的道德風(fēng)險(xiǎn)四級(jí)采購(gòu)人員和供應(yīng)商之間可能存在舞弊行為，破壞采購(gòu)所奉行的“公開(kāi)、公正和公平”準(zhǔn)則，給采購(gòu)帶來(lái)極大的道德風(fēng)險(xiǎn)。1、優(yōu)化物資采購(gòu)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)2、培養(yǎng)物資采購(gòu)人員的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)責(zé)任心的教育3、制定員工行為規(guī)范8材料短缺三級(jí)有時(shí)因產(chǎn)品試制，采購(gòu)量少或因市場(chǎng)產(chǎn)品已更新而無(wú)法采購(gòu)采購(gòu)人員和供應(yīng)商及時(shí)溝通，對(duì)材料采購(gòu)存在困難的應(yīng)與產(chǎn)品開(kāi)發(fā)部聯(lián)系能否采用其它材料代用9顧客退貨三級(jí)因產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題造成分（子）公司、事業(yè)部退貨，而影響生產(chǎn)進(jìn)度將不合格項(xiàng)點(diǎn)傳真給供應(yīng)商，在最短時(shí)間內(nèi)確保供貨4.3.2個(gè)業(yè)務(wù)組在日常工作中若發(fā)現(xiàn)級(jí)別為一至三級(jí)的新的風(fēng)險(xiǎn)存在，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別表》，制訂風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后交質(zhì)量管理員，質(zhì)量管理員及時(shí)更新《風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別匯總表》。4.3.3當(dāng)因公司的發(fā)展或其他原因，導(dǎo)致已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)發(fā)生變化或應(yīng)對(duì)措施失效時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)歸口管理業(yè)務(wù)組應(yīng)重新填寫(xiě)《風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別表》，重新確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和應(yīng)對(duì)措施并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后交質(zhì)量管理員，質(zhì)量管理員及時(shí)更新《風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別匯總表》。4.4風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的應(yīng)對(duì)4.4.1當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生時(shí)，若為《風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別匯總表》中列出的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目，則按相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施實(shí)施；若措施無(wú)效，風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的歸口管理業(yè)務(wù)組應(yīng)及時(shí)制訂新的應(yīng)對(duì)措施，以期最大限度降低損失，同時(shí)，還應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，確定該風(fēng)險(xiǎn)切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)措施。4.4.2若所發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)未在《風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別匯總表》中列出，則風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生業(yè)務(wù)組（必要時(shí)聯(lián)合相關(guān)業(yè)務(wù)組）制訂應(yīng)對(duì)措施，并驗(yàn)證措施的可行性，如果可行則填寫(xiě)《風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別表》交質(zhì)量管理員，質(zhì)量管理員及時(shí)更新《風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別匯總表》。結(jié)語(yǔ)：采購(gòu)管理是能夠在很大程度上影響企業(yè)產(chǎn)品最終定價(jià)的過(guò)程，做好采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)度量和管理工作有利于企業(yè)控制成本，可以使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)。本文作者結(jié)合我國(guó)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理的現(xiàn)狀，提出了加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理工作的方法和措施。