人事檔案管理制度范本

員工檔案管理制度第一章總則第一條目的：為加強公司員工檔案的科學管理，逐步實現員工檔案管理科學化、統(tǒng)一化、標準化，特制定本辦法。員工檔案工作，是人力資源工作的重要組成部分，是人力資源工作的基礎之一。第二條適用范圍：本制度適用于XX公司及其下屬項目部，凡在本公司試用、在職和離職的正式員工，自入職開始均應建立員工檔案。第三條歸檔范圍：凡員工的簡歷、由公司保管的證書、各類證書復印件、應聘申請表、面試評價單、入職體檢單、背景調查文件、擔保書、入職通知單、員工異動表、薪資調整表、公司獎勵證明、員工調查表、轉正審批表及轉正材料、勞動合同、離職通知單等只涉及員工本人的資料均應歸入員工檔案。第四條職責分工：人力資源部負責員工檔案的管理工作，指定專人（兼職）負責員工檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計和借閱工作。公司全體員工有義務提供建立檔案所需資料。第五條密級分類：公司檔案分為絕密、機密和一般檔案，公司副總及以上領導檔案密級為絕密，其它員工檔案除特別注明密級應為機密。第二章員工檔案的建立第六條歸檔時間：員工應聘申請表審批結束后，7個工作日內應當建立員工檔案。員工在工作過程中產生的需補充至員工檔案的文件，應在文件正式完成后的7個工作日內存入檔案。第七條歸檔要求：歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正文與附件、過程文件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，合并立在一起，不得分開；適用于員工檔案歸檔范圍且涉及副總及以上領導的絕密文件可歸入員工檔案，適用于員工檔案歸檔范圍但涉及副總以下員工的絕密文件應單獨立卷歸入其它人事檔案。員工檔案每名員工分設一卷，每個部門（或項目部）分設一檔。卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。案卷裝訂：裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷。第二十五條庫房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設，便于通風降溫。卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。案卷各部分的排列格式：案卷封面（含卷內文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。企業(yè)新購重要設備儀器和引進項目的文件材料到貨時，有關專業(yè)部門應會同檔案管理員檢查驗收文件材料并及時歸檔。企業(yè)工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案管理員歸檔。企業(yè)各類文件材料歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。照片檔案歸檔要求：照片、底片、說明三部分組成；錄像、磁盤要求附編號、內容、攝制者時間。第一條檔案借閱制度借閱檔案者應先向檔案管理員說明借閱理由和要求，借閱只限本人工作范圍內，查閱后必須在利用登記簿上認真登記，寫明借閱理由，如借閱要求不當，檔案員有權拒絕借閱。外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，經有關領導批準后方可查閱。凡抄錄復制檔案的單位和個人都必須嚴格履行審批手續(xù)，經有關領導批準方可復制抄錄。檔案利用者，歸還檔案時，工作人員必須當面查清、注銷，如有損壞和丟失應及時追查，并報領導，追究處理。借閱密級檔案，必須經過主管領導和檔案管理員同意批示，方可借閱，手續(xù)不齊，檔案員有權拒絕借閱，借閱者應嚴格遵守保密制度。借閱者要精心保護好檔案，不得在檔案上隨意涂劃、折頁、作記號，如造成檔案資料損壞、遺失或失密者，應寫出書面檢查，并視情節(jié)經重追究處理。第二條檔案保密制度檔案管理員對企業(yè)檔案的保密負有主要責任，檔案管理員必須有高度的責任感，反對麻痹思想，嚴防事故的發(fā)生。不該說的機密絕對不說，不該知道的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，絕對不利用機密謀取私利。各種機密檔案材料，要實行定期清查和按時歸檔，收退、銷毀。銷毀的文件資料均應造冊登記，并經領導批準，不得把密級文件刊物、資料向廢品收購部門投售。密級檔案必須按規(guī)定范圍閱讀，嚴禁外借、外帶。廠內借閱要經過主管領導和部門負責人同意批示，密級文件不準抄錄、復印、轉載。檔案存放室屬機要重地，未經批準，不得擅自進入。第4頁，共7頁經發(fā)現泄密事件，應按級負責，追究責任，對泄密者，要進行批評教育，嚴重者給予處分。第三條保密范圍凡是形式上不能公開的，直接影響企業(yè)利益和內部團結的文件、表冊、照片等檔案材料均屬保密范圍。具體內容如下：不作公開的廠務會議、黨委會議的記錄以及有關工作記事。人事方面的關于個人檔案及有關資料。來信、來訪反映有關情況記錄等。上級規(guī)定的密級文件。財務檔案中的機密事項。重要的出口產品生產技術。本企業(yè)創(chuàng)造發(fā)明的新工藝、新技術、新產品等。其他應該保密的科技技術檔案。第四條文書檔案管理制度文書檔案形成文書檔案的形成是本公司發(fā)展過程中逐步積累的資料，經辦人員經過收集、記錄，定期整理、歸類，保持文書檔案的完整性。文書檔案書寫一律用鋼筆或毛筆，不得用非文書用筆或水，字跡要清楚，書寫要端正。文書檔案的保管立卷的文書檔案根據其使用價值分為永久、長期、短期三種保管形式。文書檔案專柜應統(tǒng)一集中保管，分類要清楚，取閱要方便。文書檔案專柜，設在干燥通風，不易漏水的地方，注意受潮變質，防止蟲蛀。不歸檔的文書材料1．無查考價值的臨時事務文件。2．無特殊保存價值的信封。3．各部門之間互送的一般文字材料。4．以參考為目的從各方面搜集來的文字材料。5．參加會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文字材料。文書檔案的銷毀1．已滿保管期限，確認失去繼續(xù)保存價值的。2．上級文件有明文規(guī)定應銷毀的。3．應銷毀的文書檔案，由檔案管理員填寫銷毀文件登記表，召集有關人員進行鑒定和核對，并經批準后方可銷毀。第五條人事檔案管理制度人事檔案由人力資源部在檔案管理員的指導下收集和立卷，并定期向檔案管理員提交檔案目錄。三年以上的人事檔案可移交檔案管理員保管。人事檔案的保管參照文書檔案管理制度執(zhí)行。人事檔案為秘密文件，一般不允許借閱。特殊情況，確實需要借閱的，需主管領導批準方可。第六條會計檔案管理制度立卷和歸檔1．會計檔案的歸檔范圍是一個核算單位在會計核算中形成的會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計核算專業(yè)材料，不包括與財會工作有第6頁，共7頁關的政策、制度、預算、計劃、工作總結和報表、統(tǒng)計資料及往來文書等材料。2．企業(yè)每年形成的會計核算材料，由財務部按照歸檔要求，負責建立案卷，連同移交清冊交檔案管理員保管。3．對以下會計專業(yè)材料另行組卷土地征用及重大固定資產的買賣單據。債權債務單據。交通肇事、工傷事故處理單據。涉外（含港、澳、臺地區(qū)）的會計材料。有必要延長保管期限的其他會計材料。4．會計檔案分類方法年度 形式 保管期限5．會計檔案立卷后，可暫由本部門保存一至三年，保存期滿前移交給檔案管理員。移交會計檔案時，要由財務部編造移交清單，檔案管理員根據移交清單，認真核對清楚后辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人需在移交清單上簽名蓋章。6．撤銷、關閉、停辦、合并單位的會計檔案，應隨同本單位的其他檔案一并移交給有關企業(yè)或檔案管理員，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。管理和利用1．企業(yè)要建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等各項制度。3．檔案館梨園保管的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，不得隨意拆封，如確需要重新加工整理，需報分管領導批準，會同財務部門共同拆封整理，重新整理裝訂后，雙方應加蓋印章。4．會計檔案管理要做到安全，有專柜（箱）存放，不得隨意堆放，不得毀損、散失和泄密。5．檔案管理員對會計檔案的保管與同其他檔案管理。制定管理制度，對違反制度的有權進行監(jiān)督糾正，情節(jié)嚴重的向領導提出處理意見。6．積極開發(fā)會計檔案信息資源，為本企業(yè)經濟效益提供利用。會計檔案原件原則上不得外借。向外單位提供利用時，要經本企業(yè)分管領導批準。鑒定和銷毀1．會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期，從會計年度終了后第一天算起。2．會計檔案保管期期滿，需要銷毀時，由檔案管理員提出銷毀意見，會同財務部門派人監(jiān)銷。3．企業(yè)銷毀會計檔案經企業(yè)領導審批，報上級主管部門批準，同時派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，認真進行清點核對，銷毀后在清單上簽名蓋章。第七條檔案保管制度檔案保管接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)。存放檔案必須有專用柜、架，存放方法要科學和便于查找。底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖入庫，要認真檢查其修改、補充等情況，底圖存放以平放為宜。存放照片、磁帶要用特制的密封盒，膠片頁夾和影集按編號順序存放。要定期進行庫存檔案的清理核對，做到賬、物相等，對破損或載體變質的檔案，要進行修補和復制，庫存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時，要查明原因，保存依據。檔案庫房的一般要求1．保持檔案庫房良好的衛(wèi)生環(huán)境，檔案柜、箱、木櫥排列整齊有序。2．落實防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害物質，防污染等安全措施，發(fā)現隱患，立即整改。保管、保養(yǎng)好庫房內的工具、設備，定期進行保養(yǎng)。庫房系機要部位，除檔案員及主管領導外，其他人員未經允許，不得進入庫房。2本部門檔案指本部門過去和現在從事招聘、培訓、考核、薪酬福利管理等人事工作中，產生的具有保存價值的各種文字、圖表、音像、電子文檔等不同載體形式的記錄，是人事部門全部檔案的組成部份。3歸檔的文件材料必須按年度立卷，本部門在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。4部門歸檔工作由部門負責人領導，按檔案的分類指定人員負責收集、整理、立卷歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀本部門檔案分為：招聘類檔案、考核類檔案、培訓類檔案、薪酬福利類檔案、員工檔案、電子文檔、凡屬本制度第二章歸檔范圍中產生的音像、證件、證書、光盤、軟件等特殊載體檔案，以所含內容歸屬其相應類目。各類檔案的歸檔范圍：員工檔案、人事異動表、勞動合同、簡歷（書面、電子）、面試者資料、考勤記錄、考勤表、簽到簿、工資表、傭金表、餐費發(fā)放表、交通費發(fā)放表、過節(jié)費發(fā)放表、慰問品發(fā)放表、保險申報表公司發(fā)文、各類批示、請示、批復、培訓資料電子文檔聲像資料購買的資料簡報、工作計劃各類統(tǒng)計報表為員工開具的各類證明：考試、收入證明、職工身份證明、婚育證明、情況說明員工社保轉移單、入職體檢單、健康體檢結果借據考核類：考核表1．歸檔要求、時間和手續(xù)3．1公司各部門應根據本部門職責和文件材料歸檔范圍的規(guī)定，對歸檔前的文件材料妥善保管。3．2公司各部門應當指定人員負責文件材料的收集、積累工作，并根據文件材料的有機聯(lián)系進行預立卷。3．3凡屬歸檔的文件材料一律用鋼筆或毛筆書寫，不得用圓珠筆、鉛筆或復寫紙復寫，文件材料的紙張整齊、紙質優(yōu)良，無污物、無撕裂。3．4歸檔文件材料必須完整、準確地反映本公司生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。3．5照片檔案必須連同底片一起歸檔，做到底片、正片相附；錄音、錄像、磁盤、光盤檔案應填寫其相應的技術內容和著錄項。3．6案卷裝訂前，檔案部門應協(xié)同立卷單位對案卷質量進行一次認真地檢查。（二）文件材料的收集管理第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專（兼）職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室第11頁，共7頁辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。第七條各部門專（兼）職文書的職責：.了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。.認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。（三）歸檔范圍〖HT〗第八條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。第九條上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。第十一條本公司的請示與上級機關的批復。第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結。第十三條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第十四條信訪工作材料。第壹拾伍條本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第壹拾陸條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。（四）平時歸卷第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。第二十條各部門應根據本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。第二十二條專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。（五）立卷（案卷質量要求）〖HT〗第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。第二十四條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第二十五條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。第二十六條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在