建筑公司合同管理業(yè)務(wù)流程-模版

合同管理業(yè)務(wù)流程一、業(yè)務(wù)目標(biāo)確保合同管理符合國(guó)家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求；規(guī)范合同管理制度及管理模式，依據(jù)公平公正及誠(chéng)實(shí)信用原則訂立合同，依法有效監(jiān)督、管理，保證履約順利進(jìn)行，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益；逐步建立體系化合同管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)整體合約管理水平，保證合同數(shù)據(jù)庫(kù)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合企業(yè)合同管理及信息披露的要求。二、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)合同條款違反國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定，導(dǎo)致合同效力出現(xiàn)瑕疵或者引發(fā)訴訟糾紛，造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)及名譽(yù)損失；合同的訂立、簽署和履約缺乏有效的管理，可能導(dǎo)致合同談判失誤、權(quán)責(zé)不清、索賠不暢等，影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的順利進(jìn)行，損害企業(yè)及中小股東利益；合同備案、臺(tái)賬及履約報(bào)表管理系統(tǒng)等管理不完善，導(dǎo)致企業(yè)合同臺(tái)賬信息缺失或者出現(xiàn)重大遺漏，無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)信息披露的要求。業(yè)務(wù)范圍該子流程主要描述了xx股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)為“股份公司”）關(guān)于合同訂立及合同履約管理的相關(guān)流程，包括合同訂立中的合同審核，對(duì)合同訂立及履約情況的監(jiān)督、檢查、考核和評(píng)估，合同文件備案管理等。合同管理主要有兩種情況，即以股份公司名義簽署的合同管理和二級(jí)單位以本單位名義簽署的合同的管理，股份公司各二級(jí)單位根據(jù)《股份公司合同管理制度》相關(guān)管理原則開(kāi)展對(duì)以本單位名義簽署合同的管理工作。在執(zhí)行合同管理業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)確保不相容職責(zé)相分離。業(yè)務(wù)流程描述合同審批合同相對(duì)方的確定與審批合同進(jìn)行招、投標(biāo)或簽署前，合同實(shí)施單位（指實(shí)施合同的股份公司業(yè)務(wù)主管部門(mén)或下屬單位，下同）對(duì)合同對(duì)方資信狀況進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，屬于工程承包、分包類(lèi)合同的，由經(jīng)辦人填寫(xiě)《中建股份公司合同對(duì)方資信情況調(diào)查評(píng)估表》，作為合同審核的重要依據(jù)資料。股份公司二級(jí)單位以自己名義簽署合同，參考《股份公司合同管理規(guī)定》相關(guān)流程，審查相對(duì)方資信情況，自行決定是否制作《資信評(píng)審文件》?！吨薪ü煞莨竞贤瑢?duì)方資信情況調(diào)查評(píng)估表》經(jīng)合同經(jīng)辦責(zé)任人和合同實(shí)施單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽署后，在辦理合同文件用印時(shí)交由股份公司法律事務(wù)部存檔備查并記入《股份公司合同專(zhuān)用章使用登記表》。合同文件的審批根據(jù)工程內(nèi)容的不同，由合同實(shí)施單位負(fù)責(zé)制作合同文本，依照《股份公司合同管理制度》規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行分級(jí)書(shū)面審核（分級(jí)審核權(quán)限參見(jiàn)本流程第1.2.3條），填寫(xiě)《合同文件審批會(huì)簽單》，參與評(píng)審部門(mén)在《合同文件審批會(huì)簽單》中填寫(xiě)意見(jiàn)。合同實(shí)施單位進(jìn)行合同評(píng)審后，報(bào)有權(quán)批準(zhǔn)人在《合同文件審批會(huì)簽單》簽字審批（有權(quán)批準(zhǔn)人權(quán)限見(jiàn)本流程第1.2.3條）?！逗贤募徟鷷?huì)簽單》于申請(qǐng)使用股份公司合同專(zhuān)用章時(shí)交由股份公司法律事務(wù)部存檔備案。根據(jù)《股份公司合同管理制度》規(guī)定，合同文件的審批權(quán)限如下：合同額10億人民幣以下（含本數(shù)）的境內(nèi)房建及基礎(chǔ)設(shè)施工程承包合同，5億美元以下（含本數(shù)）的境外工程承包合同，由業(yè)務(wù)主管事業(yè)部（業(yè)務(wù)部）組織有關(guān)子部門(mén)會(huì)同審核后，按股份公司常規(guī)授權(quán)權(quán)限由有權(quán)批準(zhǔn)人進(jìn)行審批；前述額度以上的合同，事業(yè)部（業(yè)務(wù)部）組織有關(guān)子部門(mén)會(huì)同審核，并送股份公司財(cái)務(wù)、法律事務(wù)部會(huì)同審核，填寫(xiě)《股份公司總部部門(mén)會(huì)同審核表》后，按股份公司常規(guī)授權(quán)權(quán)限由有權(quán)批準(zhǔn)人書(shū)面簽署審批；子公司使用股份公司資質(zhì)承接境內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施和境外項(xiàng)目的，子公司組織有關(guān)部門(mén)對(duì)工程承包合同進(jìn)行會(huì)同審核，并分別報(bào)送業(yè)務(wù)主管事業(yè)部（業(yè)務(wù)部），進(jìn)行分級(jí)審核后，按股份公司常規(guī)授權(quán)權(quán)限由有權(quán)批準(zhǔn)人進(jìn)行審批；子公司使用股份公司資質(zhì)承接境內(nèi)房建項(xiàng)目的，子公司組織有關(guān)部門(mén)對(duì)工程承包合同進(jìn)行會(huì)同審核后，報(bào)經(jīng)股份公司市場(chǎng)與項(xiàng)目管理部，送財(cái)務(wù)、法律事務(wù)部會(huì)同審核，按股份公司常規(guī)授權(quán)權(quán)限由有權(quán)批準(zhǔn)人進(jìn)行審批；股份公司簽署工程承包合同外的其他類(lèi)合同的，一般需財(cái)務(wù)、法律事務(wù)部會(huì)同審核。經(jīng)會(huì)同審核后，按股份公司常規(guī)授權(quán)權(quán)限由有權(quán)批準(zhǔn)人進(jìn)行審批；股份公司常規(guī)授權(quán)具體審批權(quán)限參見(jiàn)《股份公司授權(quán)管理規(guī)定（試行）》。選擇確定合同相對(duì)方之后，二級(jí)單位組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行合同評(píng)審，由有權(quán)批準(zhǔn)人進(jìn)行審批,具體批準(zhǔn)額度由二級(jí)單位控制.合同的簽署和備案合同簽署合同經(jīng)過(guò)審核程序之后，由合同實(shí)施單位申請(qǐng)股份公司法定代表人或公司授權(quán)委托的人簽署合同文件，并按照《股份公司授權(quán)管理制度》的規(guī)定進(jìn)行聯(lián)簽，加蓋合同專(zhuān)用章。聯(lián)簽是指，股份公司常規(guī)授權(quán)被授權(quán)人，及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)等授權(quán)事項(xiàng)約束、責(zé)任主體，在終合同及決策文件上聯(lián)合簽署的行為。聯(lián)簽有“A角+B角+草簽人”和“主簽人+草簽人”兩種形式。具體參考《股份公司授權(quán)管理制度（試行）》。合同用印申請(qǐng)單位申請(qǐng)使用股份公司合同專(zhuān)用章的，由經(jīng)辦人填寫(xiě)《股份公司合同專(zhuān)用章使用申請(qǐng)表》，報(bào)有權(quán)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)簽字后，送股份公司法律事務(wù)部審核用?。ㄓ袡?quán)批準(zhǔn)人權(quán)限見(jiàn)本流程第1.2.3條）。合同批準(zhǔn)人為股份公司分管副總經(jīng)理（含）以上領(lǐng)導(dǎo)的，申請(qǐng)單位以簽報(bào)方式報(bào)股份公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。缺少合同會(huì)同審核、批準(zhǔn)文件，以及代簽而缺少授權(quán)委托書(shū)等，不符合股份公司合同管理制度基本管理要求的合同不予用印，要求補(bǔ)辦或者退回處理。各二級(jí)單位以自己名義對(duì)外簽署合同，根據(jù)本單位權(quán)限進(jìn)行內(nèi)部評(píng)審程序，交由有權(quán)批準(zhǔn)人進(jìn)行批準(zhǔn)后簽署用印。重大合同備案股份公司簽署的重大合同，法律事務(wù)部留存原件一份備案。經(jīng)招投標(biāo)中標(biāo)的，各業(yè)務(wù)部門(mén)或單位于收到中標(biāo)通知書(shū)后，立即通知法律事務(wù)部，并報(bào)送中標(biāo)通知書(shū)復(fù)印件或電子掃描件，以保證及時(shí)對(duì)外進(jìn)行信息披露。（重大合同的標(biāo)準(zhǔn)參見(jiàn)《股份公司公司合同管理制度》）。股份公司各二級(jí)單位依照《中建股份公司新簽合同臺(tái)賬》，將以自己名義簽署的所有總承包合同，制作合同臺(tái)賬并報(bào)送股份公司法律事務(wù)部。其中的重大合同，填寫(xiě)《工程項(xiàng)目總承包合同卡片》報(bào)送股份公司法律事務(wù)部，并于合同簽訂后，及時(shí)將合同原件一份報(bào)股份公司法律事務(wù)部。經(jīng)招投標(biāo)中標(biāo)的，各單位于收到中標(biāo)通知書(shū)后，立即通知股份公司法律事務(wù)部，并報(bào)送復(fù)印件或電子掃描件，以保證及時(shí)對(duì)外進(jìn)行信息披露。股份公司法律事務(wù)部收到二級(jí)單位提交的2.3.2的資料后，根據(jù)報(bào)送情況進(jìn)行整理。對(duì)重大合同文件及中標(biāo)通知書(shū)統(tǒng)一留存?zhèn)浒?；?duì)電子報(bào)表文件進(jìn)行存檔。以備合同履約管理的需要。合同履約管理合同履約策劃工程承包、項(xiàng)目開(kāi)發(fā)類(lèi)合同，由合同實(shí)施單位組織有關(guān)人員，于合同簽署后及時(shí)編制《合同履行策劃書(shū)》，開(kāi)展合同履行策劃管理?！逗贤男胁邉潟?shū)》經(jīng)合同實(shí)施單位合同歸口管理部門(mén)及有關(guān)部門(mén)審核，單位分管領(lǐng)導(dǎo)（含）以上負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后組織實(shí)施。股份公司法律事務(wù)部采取措施開(kāi)展履約監(jiān)控管理，對(duì)股份公司合同履行管理情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，檢查要求依據(jù)部門(mén)工作計(jì)劃以通知形式下發(fā)。檢查后，股份公司法律事務(wù)部對(duì)檢查情況出具《合同檢查報(bào)告》并反饋給合同實(shí)施單位，就提出的具體問(wèn)題及時(shí)整改處理，保障在履約過(guò)程中維護(hù)公司合法權(quán)益，防范和控制合同風(fēng)險(xiǎn)。各單位根據(jù)《合同檢查報(bào)告》內(nèi)容進(jìn)行整改。合同簽署及合同文件備案法律事務(wù)部對(duì)合同簽署及用印情況進(jìn)行登記。業(yè)務(wù)主管部門(mén)建立合同臺(tái)賬，填寫(xiě)《中建股份公司新簽合同臺(tái)賬》及《工程項(xiàng)目總承包合同卡片》，并按月送法律事務(wù)部匯總留檔，法律部設(shè)專(zhuān)人進(jìn)行管理。股份公司工程項(xiàng)目委托子公司實(shí)施和管理的，或者股份公司事業(yè)部（業(yè)務(wù)部）實(shí)施和管理的項(xiàng)目，由合同實(shí)施單位組織編制填寫(xiě)《工程總承包合同履行情況報(bào)表》、《工程項(xiàng)目分包合同簽訂及用印情況臺(tái)賬》，并按月報(bào)送股份公司法律事務(wù)部留檔。五、相關(guān)制度目錄《中華人民共和國(guó)合同法》及相關(guān)司法解釋《中華人民共和國(guó)公司法》《xx股份有限公司合同管理制度》《xx股份有限公司授權(quán)管理制度（試行）》中建股法函字[2008]9號(hào)《關(guān)于報(bào)送合同臺(tái)賬、報(bào)表以及重大合同備案的通知》六、主要控制點(diǎn)合同相對(duì)方資信調(diào)查合同訂立的評(píng)審合同有權(quán)批準(zhǔn)人授權(quán)及書(shū)面審批簽字合同有權(quán)簽署人授權(quán)5 合同文件簽署及聯(lián)簽合同用印申請(qǐng)和評(píng)審合同文件備案8合同履約監(jiān)控七