公文管理規(guī)定

公文管理規(guī)定第一章總

則為使廣西XX水泥有限責任公司（以下簡稱公司）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本規(guī)定。企業(yè)公文（包括電傳，以下簡稱公文），是企業(yè)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文管理指公文的格式、行文、辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文管理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、保密、集中。公文管理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。公文處理公司的公文處理工作，就是公司相關部門為制發(fā)、傳遞、辦理和保管公文所做的全部組織與處置工作，公文處理的基本任務是：及時、準確、安全地制發(fā)、傳遞、辦理和保管公文，充分發(fā)揮公文的作用，為公司的生產經營和管理服務。這些任務，具體來說，就是公文制發(fā)、傳遞、辦理和保管。1、公文制發(fā)。包括擬稿、核稿（會簽、審查）、簽發(fā)、登記、繕印、校對、用印、分發(fā)等具體任務。2、公文傳遞。公司內部的公文傳遞形式目前主要直接分發(fā)、掛號寄發(fā)、傳真送發(fā)、電子郵件發(fā)送等形式。3、公文辦理。包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等基本任務。4、公文保管。公文發(fā)出后，其定稿、存本以及重要公文的歷次修改稿進入保管階段；收文在閱辦結束之后，也應進入保管階段。草擬公文應當做到：1、符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

2、情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

3、公文的文種應當根據行文的目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

4、擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

5、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

6、結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。

7、應當使用國家法定計量單位。

8、文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

9、公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。收文辦理指對收到送達本機關公文后，在內部實施文件運行的全過程，包括簽收、登記、批辦、承辦、催辦等程序。

現將收文處理重點提示如下：1、簽收與登記對用郵政系統、機要系統傳遞的文件，存在簽收程序。應當注意的是拆封時不要破壞信封，不要破壞信內材料，同時要注意將信內的文件取清。寄往各公司字樣的信函，由各子公司辦公室指定專人拆封，私人信件或標有直寄負責人拆封的信件，一般在未得到授權時不得擅自拆封。拆封后的空封筒一般不立即銷毀，保存一定時間，以便查找或核對。收到文件或傳真后，應對收到的材料進行登記，對文件的來源、存在、去向、密級、編號、內容、處理、運轉過程進行記錄。登記時應注意不能漏登、省略，不得重復或跳號，字跡要工整、清楚，登記后的文件一般加蓋收文編號章，以示區(qū)分。2、批辦文件在登記并填寫“文電處理標簽”后，由工作人員送至辦公室負責人。辦公室負責人根據文電的主要內容，制定相應的處理辦法。3、承辦辦公室文秘工作人員根據批辦意見進行處理。對領導批閱后，要求相關部門或個人進行辦理的，辦公室要及時將文件內容送達，必要時可提供復印件。

承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉；緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。文件辦理結束后，相關的承辦部門或個人要在文件辦理情況一欄中，詳細記錄辦理情況，辦公室要負責將辦理情況及時反饋給相關領導。發(fā)文主要包括擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、編號、繕印（印刷）、用印、分發(fā)等環(huán)節(jié)。現將發(fā)文過程中的重點提示如下：1、擬稿。擬稿一般的原則是：業(yè)務類文稿，一般由相關業(yè)務部門撰擬；綜合性文稿，由辦公室起草。重要文稿，也可由領導指定專人草擬。2、審核。在文件未進入會簽程序或簽發(fā)程序前，一般由辦公室負責人對文稿的內容、體式等進行全面的審核檢查。審核要把握以下幾點：①注意本單位的文件內容是否符合國家及集團公司相關的規(guī)章制度和政策；是否切實可行是衡量文件質量效能的重要標準；文字表達是否準確、簡練。文件的行文一定要平實，要注意語體。②要達意。文件的政策性、操作性很強，因此文字把關的選擇首先要考慮達意，然后再考慮修辭。后者要服從前者，不能以文害意。③要盡可能保留文件原來的風格。3、簽發(fā)。文件簽發(fā)的一般原則是：涉及全局性的重要文件由主要負責人簽發(fā)；涉及某一方面問題的文件，可由負責人或授權分管領導簽發(fā)；一般事務性的文件，可視情況請分管領導簽發(fā)。簽發(fā)人的意見要明確具體，必須簽署自己的姓名和簽發(fā)日期。文件中的成文日期原則上以簽發(fā)日期為準。4、分發(fā)。印制好的公文按發(fā)放范圍進行發(fā)放，發(fā)放范圍一般由文件起草部門的負責人擬定，重大事項文件發(fā)放范圍應由主要領導審定。文件分發(fā)要有記錄，以便事后查找方便。公文送負責人簽發(fā)前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規(guī)范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。公文格式公司常用公文文種分成了三大類：文件、通報（工程簡報、治保通報、考核通報）、會議紀要（辦公會紀要、專題會議紀要、協調會紀要）。公司文件排版要求：1、紙張要求：大小為210mm×297mm，即A4紙。2、頁面要求：由版心和頁邊構成，文件的天、地頭為37mm+1mm，左右兩邊為27mm+1mm。3、眉首要求：①發(fā)文機關標識：發(fā)文機關標識即人們通常所稱的“紅頭”，用紅色標識，應由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”（指公司文件）或“文”組成：發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，因為小標宋體字顯得莊重。標識位置應在版心頂格位置，紅字部分大約距上頁邊45mm。發(fā)文機關標識的字號，應以22mm×15mm為限，現行“國務院文件”的字號即是22mm×15mm。各單位應以醒目美觀為原則確定字體的大小。②發(fā)文字號，由發(fā)文機關代字、年份和序號組成，居中排列，位置在紅色反線大約4mm之上，為三號仿宋字體，顏色為黑色（一般由公文主管部門統一編號，復印機或打印機打上去的）發(fā)文機關代字一般由兩個層次。第一層是發(fā)文機關代字，第二層是發(fā)文機關主辦文件的部門代字，如“XX政”就代表廣西XX水泥有限責任公司文件。年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，“[]”括入；序號不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。③反線，規(guī)定反線距上頁邊和版心上邊距離為91±1mm、59±1mm，線體為1.75磅，長度同版心，為156mm，顏色為紅色。④秘密等級，秘密等級是標識公文保密的一種標志。對涉及國家和企業(yè)秘密的公文應當按照國家規(guī)定秘密及其密級具體范圍，分為“絕密”、“機密”和“秘密”三個等級標識。位置在版心右上角。用3號黑體字，兩字間空1字距離。4、正文要求：①公文標題：紅色反線下空1行，用2號黑體（不要再加粗），可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當?；匦袝r不把完整的詞拆開。②主送機關：標題下空l行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行仍須頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關的統稱。同類型機關的統稱如“公司各相關單位”。③公文正文：主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。④附件：一是附件應與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標識所屬公文的發(fā)文字號及“附件”二字。二是正文后的附件標識應與附件的標識前后一致。三是細節(jié)規(guī)定，如：附件序號用阿拉伯數碼；附件名稱后不加標點符號。四是位置，附件要與正文空l行，左空2字；用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1.×××××”)；附件上的“附件”標識在左上角頂格第l行。⑤成文日期：成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”。印章要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的大小而定。⑥公文生效標識即印章：一般需加蓋在成文日期上，要求端正、居中下壓成方日期，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅對以下弧壓在成文日期上（公司法人章）；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心壓在成文日期上（如董事會章、部門印章）。5、版記要求：①主題詞，用三號黑體，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號黑體字，詞目之間空1字，不得用頓號。②抄送機關：在主題詞下1行，左空一格，用3號仿宋字標識“抄送”，后標全角冒號，不再有“抄報”，抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，結尾要標句號。③印發(fā)機關和印發(fā)日期：位于抄送機關之下（無抄送機關時位于主題詞之下）占一行位置，用3號仿宋體字，左空一格寫。印發(fā)日期以公文付印日期為準。印發(fā)機關不是公文的發(fā)文機關，而是公文印制的主管部門，一般為辦公室。④版記中的反線：版記中各要素均要加一條反線，長度同版心。⑤版記的位置：版記位于公文最后一面，版記的最后一個置于最后一行。⑥頁碼：用4號仿宋體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，居中放置；意的是：首頁也一并編號（如文件僅一頁可不頁碼），頁碼格式為：-1-，-2-。附件頁碼按正文頁碼順序編號。公司通報排版要求:（一）工程簡報1、格式要求：工程簡報也分為眉首、導讀、正文三個部分。①眉首部分首先是XX標記加標題—“XX簡報”六個字，采用插入藝術字形式，樣式為方正式，字體為華文行楷字，填充、線條顏色均為大紅色，版式為浮于文字上方、居中，大小為高3厘米、寬14厘米，XX標記等比例縮放，同標題等寬。按流水號編期號，采用二號楷體。然后是簡報發(fā)放機構和發(fā)文日期，分列兩邊，字樣用小三號宋體，一條反線，長度同版心。=2\*GB3②導讀，介紹本期簡報目錄，“本期導讀”四個字，采用楷體二號字，內容為楷體三號字，前加“☆”序號。③正文：使用頁眉、頁腳、正文標題可使用藝術字、藝術格式，形式可多樣，內容不作格式要求，要求排版與內容相協調，整齊大方。2、裝訂要求：采用騎馬裝訂，段落間距要視頁數作相應調節(jié)，一般應為4n、4n-1頁，訂眼距頁面上下各1/4的距離，允許誤差4mm。3、頁碼：用4號仿宋體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，居中放置（首頁不顯示號碼）。（二）通報（治保通報、考核通報、備忘錄等）1、格式要求：通報分為眉首、主體、版記三個部分。①眉首部分首先是標題—“XX考核通報”或“XX治安通報”、“XX備忘錄”，采用藝術字形式，樣式為方正式，字體為華文楷體字，填充、線條顏色均為黑色，版式為浮于文字上方、居中，大小為高2.5厘米、寬14厘米。向下空0.8厘米后，標記發(fā)文號，格式為[××××]×號，中括號為成文年號，后為流水號編號，采用三號楷體。然后是通報發(fā)放機構（三號仿宋字體）以及成文日期或內部資料，請勿外傳（三號仿宋字體），分別頂兩端，一條反線（4.5磅雙線），長度同版心。②正文前是按語，介紹情況背景，“按”字應在反線下第二行，頂格，按語部分采用三號楷體字，按語可不寫。正文部分通報情況內容，采用三號仿宋字，字符間距設置為標準。按語與正文部分應空開一行。③版記：應標明印發(fā)單位（左頂格）和印發(fā)日期（右頂格），采用三號仿宋字體，上下反格線。2、裝訂要求：情況通報頁數大于8頁以上應采用騎馬裝訂，段落間距要視頁數作相應調節(jié)，一般應為4n、4n-1頁，訂眼距頁面上下各1/4的距離，允許誤差4mm，低于8頁以下，應使用平訂。3、頁碼：用4號仿宋體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，居中放置（首頁顯示號碼，附件號碼從“1”計起）。公司會議紀要排版要求：（一）專題會議紀要1、格式要求：專題會紀要分為眉首、主體、版記三個部分。①眉首：首先是標題—“XX專題會紀要”字樣，采用藝術字形式，樣式為方正式，字體為華文楷體字，填充、線條顏色均為黑色，版式為浮于文字上方、居中，大小為高2.5厘米、寬14厘米。向下空0.8厘米后，標記發(fā)文號，格式為[××××]×號，中括號為成文年號，后為流水號編號，采用三號楷體。然后是專題會紀要形成機構（三號仿宋字體）及形成日期（三號仿宋字體），分列頂兩端，一條反線（4.5磅雙線），長度同版心。②正文部分——排版要求：同情況通報，采用三號仿宋字，段落間距大約28磅?！≌拢赫暮髴⒚魅掌?，附印鑒?！嬗洠簯獦嗣饔“l(fā)單位（左頂格）和印發(fā)日期（右頂格），采用三號仿宋字體，上下反格線。2、裝訂要求：騎馬裝訂或平訂，要求同文件和情況通報。3、頁碼：用4號仿宋體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，居中放置（首頁顯示號碼，附件號碼從“1”計起）。（二）辦公會紀要1、格式要求：辦公會紀要分為眉首、主體、版記三個部分。①眉首：首先是標題——“XX辦公會紀要”幾個字，采用藝術字形式，樣式為方正式，字體為華文楷體字，填充、線條顏色均為黑色，版式為浮于文字上方、居中，大小為高2.5厘米、寬14厘米。向下空0.8厘米后，標記發(fā)文號，格式為[××××]×號，中括號為成文年號，后為流水號編號，采用三號楷體。然后是辦公會紀要形成機構（三號仿宋字體）及形成日期（三號仿宋字體），分列頂兩端，一條反線（4②正文部分——排版要求：同辦公會紀要，采用三號仿宋字，段落間距大約28磅。——印章：正文后應注明日期，附印鑒?！嬗洠簯獦嗣饔“l(fā)單位（左頂格）和印發(fā)日期（右頂格），采用三號仿宋字體，上下反格線。2、裝訂要求：騎馬裝訂或平訂，要求同辦公會紀要。3、頁碼：用4號仿宋體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，居中放置（首頁顯示號碼，附件號碼從“1”計起）。（三）協調會紀要1、格式要求：協調會紀要分為眉首、主體、版記三個部分。①眉首：首先是標題——“XX××協調會紀要”幾個字，采用藝術字形式，樣式為方正式，字體為華文中宋字，填充、線條顏色均為黑色，版式為浮于文字上方、居中，大小為高2.5厘米、寬15厘米。向下空0.8厘米后，標記發(fā)文號，格式為[××××]×號，中括號為成文年號，后為流水號編號，采用三號楷體。然后是專題會紀要形成機構（三號仿宋字體）及形成日期（三號仿宋字體），分列頂兩端，一條反線（4.5磅雙線），長度同版心。②正文部分——排版要求：同辦公會紀要，采用三號仿宋字，段落間距大約28磅。——印章：正文后應注明日期，附印鑒?！嬗洠簯獦嗣饔“l(fā)單位（左頂格）和印發(fā)日期（右頂格），采用三號仿宋字體，上下反格線。2、裝訂要求：騎馬裝訂或平訂。3、頁碼：用4號仿宋體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，居中放置（首頁顯示號碼，附件號碼從“1”計起）。公文用紙為A4紙(2l0mm×297mm)或A3紙(297mm×420mm)，淘汰16開紙。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm（不含頁碼）。公文用紙的主要技術和質量指標要求：1、公文用紙一般使用紙張定量為60g／m2～80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。一般公文用紙采用70g／m2的膠版印刷紙。對于一些使用高檔印制設備的單位可以采用紙張質量不高于80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。2、紙張白度為85～90％：紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，對視力影響很大，所以國家標準對紙的白度作了規(guī)定。3、橫向耐折度≥15次：公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。4、不透明度≥85％，不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現相互洇透，看上去文字很花很亂，導致印制質量不高，影響公文的閱示傳看。5、pH值為7.5～9.5。根據公文存檔的要求，有的公文需存200年以上，此時就對紙張的酸堿度作要求，公文用紙的pH值應為7.5～9.5。目前，市場上銷售的公文用紙都符合國家標準要求。印刷裝訂要求:1、印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BLl00％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。2、裝訂要求：公文應左側或騎馬裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。公文中圖文的顏色一般情況下，除了發(fā)文機關標識、眉首的反線和發(fā)文機關印章為紅色外，其余部分均為黑色。結合實際情況，規(guī)定公司文件（董事會文件、公司行政文件等有專用的文頭的）按國家規(guī)定執(zhí)行，（即發(fā)文機關標識、眉首反線、印章為紅色外，其余部分為黑色）由于我