房地產(chǎn)項目會計檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書

總辦分發(fā)范圍分發(fā)號A（1-4）總部各部門分發(fā)范圍分發(fā)號B（1-7）各子公司分發(fā)范圍分發(fā)號C（1-5）董事長□A1人力行政部□B1xx□C1總經(jīng)理□A2財務(wù)管理部□B2xx□C2常務(wù)副總經(jīng)理□A3風(fēng)控審計部□B3xxx□C3副總經(jīng)理□A4成本管理部□B4xx□C4項目拓展部□B5□C5技術(shù)服務(wù)部□B6酒店管理部□B7文件更改記錄版次號修改頁碼修改后頁數(shù)更改內(nèi)容提要日期目的為加強置業(yè)會計檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》和財政部《會計檔案管理辦法》制定本規(guī)定。范圍本規(guī)定適用于xxxx總部及各控股子公司的會計檔案管理。定義會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。職責(zé)財務(wù)人員應(yīng)嚴格遵照本作業(yè)指導(dǎo)書做好會計檔案管理。內(nèi)容會計檔案分類會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附注及財務(wù)分析報告，驗資報告、審計報告等。稅務(wù)資料類：稅審報告、納稅申報表、月份繳稅情況表、稅收優(yōu)惠及退稅表等。經(jīng)濟合同類：各類采購合同、工程施工合同、設(shè)計合同等。其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。會計檔案日常管理當月工作結(jié)束后，須及時將記賬憑證裝訂成冊，月末結(jié)賬后，須及時打印月度會計報表，并連同報表附注及文字說明等整理歸檔。年終決算后，須將會計賬簿及時打印裝訂成冊，將年度財務(wù)報告及時歸檔。每月結(jié)賬后須將會計電子賬套進行備份；每季度將硬盤數(shù)據(jù)作一次性全部備份并刻錄光盤雙重備份存放于不同地點。會計檔案的裝訂會計憑證裝訂前的準備工作：分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全。按憑證匯總?cè)掌诨驊{證號歸集確定裝訂成冊的本數(shù)。摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的賬頁或附件要折疊成同記賬憑證大小且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整。整理和檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。要檢查附件是否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全。記賬憑證上有關(guān)人員（如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章或簽字是否齊全。會計憑證裝訂時的要求：憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。會計憑證裝訂后的注意事項：每本封面上填寫好單位名稱、憑證年月份、起止號碼、會計主管人員和裝訂人員簽章。會計賬簿的裝訂：年末結(jié)賬后，打印出紙質(zhì)賬簿，在賬本的封面上填寫好賬目的種類，賬簿年份，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、調(diào)頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計報表的裝訂：會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺的裝訂。會計檔案的整理立卷各單位每年形成的會計檔案，按照歸檔要求，由財務(wù)部門負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計年度終了后，在5月31之前完成上年會計檔案的整理立卷。會計檔案的整理采用統(tǒng)一的分類標準、管理要求。分類標準統(tǒng)一：詳見本指導(dǎo)書5.1會計檔案的分類。管理要求統(tǒng)一：建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計資料裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。會計檔案的移交當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。財務(wù)部門在會計檔案移交本單位檔案部門時，應(yīng)開列清冊，填寫交接清單；交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。會計檔案的保管會計檔案的保管要求會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材。會計檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕。設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密。會計檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。會計檔案的借閱內(nèi)部各部門需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸放原處；需要查閱入庫檔案室必須持財務(wù)負責(zé)人批準證明，方能由檔案管理人員接待查閱。外部人員需要查閱會計檔案時，持單位正式介紹信，經(jīng)財務(wù)部負責(zé)人確認，公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，方能由檔案管理人員接待查閱；借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，詳細登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、會計檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期等情況登記清楚。會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經(jīng)財務(wù)負責(zé)人和本單位負責(zé)人批準，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，限期歸還；查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度和會計檔案查閱登記簿，詳細記載有關(guān)內(nèi)容。會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。具體見《QR-WI-CW08-01會計檔案保