辦事處管理手冊

ＬＯＧＯXXXX有限公司文件編號SLKG-GL-112文件名稱密級版本頒布日期頁碼辦事處管理手冊普通A/02021-12-26第1頁共11頁P(yáng)AGE第一部分：辦事處設(shè)置及崗位責(zé)任體系辦事處機(jī)構(gòu)辦事處機(jī)構(gòu)性質(zhì)銷售辦事處是XXXX銷售部的二級操作平臺。嚴(yán)格遵守公司各項(xiàng)管理制度，接受公司銷售部直接領(lǐng)導(dǎo)，完成公司下達(dá)的銷售目標(biāo)，承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任。辦事處機(jī)構(gòu)職能在公司銷售政策和規(guī)定的指導(dǎo)下，根據(jù)本區(qū)域市場的具體特點(diǎn)，制定適用的市場策略和管理方式；對公司下達(dá)的銷售目標(biāo)進(jìn)行分解，完成銷售任務(wù)，并對其運(yùn)作費(fèi)用進(jìn)行有效控制；規(guī)劃、建立并優(yōu)化完善銷售網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)體系；建立客戶檔案，負(fù)責(zé)維護(hù)區(qū)域市場，并做好售后服務(wù)。管理總則辦事處管理應(yīng)納入銷售管理系統(tǒng)，員工的思想和行為必須符合公司要求和規(guī)范；明確分工、職責(zé)與權(quán)限，實(shí)行激勵考核制度。辦事處組織結(jié)構(gòu)設(shè)置辦事處經(jīng)理（直屬銷售經(jīng)理）辦事處經(jīng)理（直屬銷售經(jīng)理）服務(wù)人員服務(wù)人員業(yè)務(wù)員業(yè)務(wù)員業(yè)務(wù)員業(yè)務(wù)員業(yè)務(wù)員業(yè)務(wù)員（注：未設(shè)辦事處區(qū)域之業(yè)務(wù)員歸屬銷售經(jīng)理直接管理）辦事處崗位責(zé)任制度辦事處經(jīng)理崗位職責(zé)任用原則：由公司銷售部派出直接上級：銷售部經(jīng)理傳達(dá)、分解、落實(shí)銷售部下達(dá)的公司政策與任務(wù)。對本辦事處的各項(xiàng)工作的成果和經(jīng)營業(yè)績承擔(dān)全部責(zé)任。主持每月銷售目標(biāo)的制定，報(bào)批銷售部后，分解落實(shí)，并督導(dǎo)實(shí)施；簽發(fā)各類單據(jù)。監(jiān)督業(yè)務(wù)員填寫各類報(bào)表、報(bào)告，以及銷售工作計(jì)劃的制定與總結(jié)，并對其進(jìn)行評審、指導(dǎo)。保持本轄區(qū)市場網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的合理性與秩序性。合理開發(fā)經(jīng)銷商，關(guān)注區(qū)域市場情況，及時(shí)應(yīng)對區(qū)域市場變化；親自對重要客戶定期巡訪與維護(hù)。協(xié)助經(jīng)銷商做好售前售后服務(wù)工作，解決質(zhì)量問題。組織建立健全客戶檔案，分析市場需求，提出產(chǎn)品改善和產(chǎn)品開發(fā)建議。負(fù)責(zé)費(fèi)用的控制與現(xiàn)金收付的簽發(fā)及監(jiān)督。組織辦事處人員的上崗培訓(xùn)及定期培訓(xùn)，召集辦事處人員例會，及時(shí)解決員工在業(yè)務(wù)、思想動態(tài)等方面出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)辦事處員工的月度績效考評工作。業(yè)務(wù)員崗位職責(zé)任用原則：由銷售部派出，或由銷售部授權(quán)當(dāng)?shù)卣衅钢苯由霞墸恨k事處經(jīng)理（或直屬銷售經(jīng)理）協(xié)助辦事處經(jīng)理制定銷售目標(biāo)計(jì)劃和目標(biāo)分解計(jì)劃，完成辦事處經(jīng)理下達(dá)的銷售綜合目標(biāo)，提出工作建議。負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)市場開發(fā)，對客戶分類管理；積極進(jìn)行市場開拓，積極發(fā)展有潛質(zhì)的客戶。建立客戶檔案，按計(jì)劃巡訪客戶，進(jìn)行市場調(diào)查，及時(shí)反饋市場信息，協(xié)助辦事處經(jīng)理進(jìn)行客戶評估。填寫各類報(bào)表、報(bào)告，每月巡訪工作計(jì)劃，上報(bào)辦事處經(jīng)理（或直屬銷售經(jīng)理）。服務(wù)人員崗位職責(zé)派出原則：由公司派出，或由銷售部授權(quán)在當(dāng)?shù)卣衅福ㄐ杞?jīng)由公司培訓(xùn)合格）。上崗前必須具備有產(chǎn)品維護(hù)方面的知識。直接上級：具體工作服從辦事處經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)。協(xié)助銷售員做好產(chǎn)品售前、售后工作，解決質(zhì)量問題。建立客戶產(chǎn)品檔案。填寫《售后服務(wù)信息反饋表》。

第二部分：辦事處管理體系第一章辦事處管理制度一、辦事處例會制度為使辦事處的各項(xiàng)例會有計(jì)劃地納入制度管理，特制定辦事處例會制度。月會每月26或27日由辦事處經(jīng)理組織召開月會，全體員工參加。時(shí)間為晚上，2個(gè)小時(shí)左右。會議前，須完成各項(xiàng)上報(bào)公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及業(yè)務(wù)經(jīng)理下月業(yè)務(wù)計(jì)劃表，各位員工做好自己本月的工作總結(jié)。會議主題為：總結(jié)一個(gè)月來的業(yè)務(wù)情況；員工工作述職；工作紀(jì)律與業(yè)績完成情況進(jìn)行點(diǎn)評；下月工作計(jì)劃與目標(biāo)進(jìn)行分解；責(zé)任落實(shí)。會議結(jié)束后，辦事處經(jīng)理完成對各員工的業(yè)績考評，填寫《員工職能履行表》，上報(bào)公司銷售部。會議記錄經(jīng)整理，上報(bào)公司銷售部。二、辦事處考勤制度(一)、上班時(shí)間：上午7：30上班、工作安排會8：00執(zhí)行工作計(jì)劃下午5：00當(dāng)天工作總結(jié)，準(zhǔn)備第二天的工作（具體作息時(shí)間，各辦事處經(jīng)理按當(dāng)?shù)厍闆r制定，并上報(bào)銷售部）(二)、簽到員工未有出差計(jì)劃的，應(yīng)在每天早晨上班時(shí)間前，在簽到簿上簽到，若發(fā)現(xiàn)代簽一次，扣除代簽者和被代簽者當(dāng)月工資各20元。(三)、出差因工作需要出差，需填寫出差申請單，經(jīng)辦事處經(jīng)理審批后方可出差。如需預(yù)借款的，需辦理借款手續(xù)，返回后及時(shí)核銷，憑報(bào)銷憑證確認(rèn)出差之間的考勤。(四)、事假員工因私請假，以書面報(bào)告申請，一天內(nèi)由辦事處經(jīng)理批準(zhǔn)，兩天（含兩天）以上應(yīng)上報(bào)銷售部經(jīng)理審批，由公司辦公室備案。(五)、病假員工因病休息應(yīng)有市級醫(yī)院開據(jù)診斷證明，否則按事假處理。(六)、曠工員工不請假不上班者為曠工。曠工三天（含三天）以上者，按自動離職處理；三天以內(nèi)（含三天）者，處以三倍曠工時(shí)間工資的罰款，或視情節(jié)處罰。(七)、遲到、早退員工如有遲到早退現(xiàn)象發(fā)生，一次扣20元工資。外出業(yè)務(wù)人員需須及時(shí)通知辦事處經(jīng)理，未及時(shí)通知者視同遲到早退。(八)、考勤記錄考勤記錄由辦事處經(jīng)理負(fù)責(zé)，根據(jù)實(shí)際情況嚴(yán)格登記，作為員工考核的依據(jù)。三、辦事處工作制度辦事處全體員工須嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，不可肆意散漫，自行其事。對違反各項(xiàng)制度者必給予相應(yīng)的處分。給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)損企業(yè)形象者，當(dāng)即除名，并承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。辦事處全體員工須服從直接上級領(lǐng)導(dǎo)的安排，可就其指令提出合理建議，不可肆意頂撞違抗。上級員工要主動做好溝通工作，營造良好的溝通氛圍，不可粗魯武斷。各級員工必須明確各自的權(quán)責(zé)范圍，可對職責(zé)外的事務(wù)提出合理建議，不可肆意干涉。辦事處全體員工須以嚴(yán)謹(jǐn)、謙虛、認(rèn)真的態(tài)度對待工作，按時(shí)完成上級安排的各項(xiàng)工作，同時(shí)發(fā)揮團(tuán)結(jié)協(xié)作的團(tuán)隊(duì)精神，一切從公司的整體利益出發(fā)，不可在工作中謀取私利，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理。全體員工須樹立以客戶為中心，以企業(yè)形象為生命的思想，做到儀容整潔端莊，待人接物文明禮貌，嚴(yán)守公司秘密。對待客戶耐心認(rèn)真，尊重團(tuán)結(jié)同事和領(lǐng)導(dǎo)。上班時(shí)間禁止大聲喧嘩、談?wù)撍绞潞痛蛩饺穗娫?。辦事處員工在工作和使用辦公用品中，須本著節(jié)約的原則，不可肆意浪費(fèi)。員工對所需的辦公用品，須向辦事處經(jīng)理提出申請。辦事處的全體員工須在月初向辦事處經(jīng)理提交月計(jì)劃，在例會中上交月總結(jié)。計(jì)劃與總結(jié)工作作為績效考核的一項(xiàng)依據(jù)，與個(gè)人獎懲相聯(lián)系。員工出差時(shí)，須提交出差費(fèi)用申請，報(bào)請辦事處經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可從公司借取相應(yīng)款項(xiàng)。出差完畢，須在10天內(nèi)進(jìn)行核銷，不可滯留公款。員工在出差中，須及時(shí)向辦事處經(jīng)理匯報(bào)出差進(jìn)度及所遇到的各項(xiàng)問題。對于超出個(gè)人職責(zé)權(quán)限以及疑難的問題，須報(bào)請辦事處經(jīng)理批示后方可行事,不可自作主張。辦事處員工應(yīng)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)反映各種市場問題和情況，鼓勵提出個(gè)人見解，參與討論解決方案。四、辦事處辦公設(shè)備使用制度辦事處的辦公設(shè)備應(yīng)由辦事處經(jīng)理進(jìn)行登記，辦事處經(jīng)理為各設(shè)備的保管責(zé)任人。辦公室的計(jì)算機(jī)嚴(yán)禁進(jìn)入計(jì)算機(jī)游戲程序，不得做與工作無關(guān)的行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200元。員工要愛護(hù)所有公司的公共設(shè)備，離開辦公室時(shí)，要檢查關(guān)閉所有設(shè)備電源及容易發(fā)生危險(xiǎn)的器具，保證安全。五、辦事處保密制度所有員工須定期與公司簽署保密協(xié)議，遵守協(xié)議內(nèi)容。必須遵守國家有關(guān)的保密法規(guī)和安全制度。不得向他人泄露公司的技術(shù)秘密與商業(yè)數(shù)據(jù)。不得向他人泄露公司的銷售策略、市場策劃方案及秘密。不得向他人泄露公司的客戶秘密及客戶檔案。違反以上規(guī)定者，將處以重罰；情節(jié)嚴(yán)重的予以除名，并追究其給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失。第二章辦事處銷售目標(biāo)計(jì)劃管理月度銷售計(jì)劃的編制依據(jù)公司下達(dá)的年度計(jì)劃銷售指標(biāo)及辦事處年度經(jīng)營計(jì)劃。上個(gè)月度的銷售實(shí)際完成狀況和各區(qū)域匯報(bào)的下月份計(jì)劃匯總情況。綜合區(qū)域市場需求，競爭對手情況，歷史銷售資料而做出的銷售預(yù)測。銷售計(jì)劃編制、修改和確認(rèn)辦事處月度銷售計(jì)劃由辦事處經(jīng)理負(fù)責(zé)制訂，業(yè)務(wù)員協(xié)助完成。在辦事處月度工作會議上，辦事處經(jīng)理召集業(yè)務(wù)員討論銷售計(jì)劃，同時(shí)制定市場開發(fā)計(jì)劃。根據(jù)銷售部批準(zhǔn)后的月度銷售目標(biāo)計(jì)劃，辦事處經(jīng)理需嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行。銷售計(jì)劃執(zhí)行情況的考核辦事處銷售計(jì)劃分為年度計(jì)劃、季度計(jì)劃和月份計(jì)劃。按照區(qū)域以“銷售目標(biāo)計(jì)劃表”的方式分別展開、下達(dá)。對各區(qū)域細(xì)分的計(jì)劃，按周進(jìn)行跟蹤和檢查，每月中對各區(qū)域計(jì)劃完成情況和工作計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行一次通報(bào)和總結(jié)，辦事處經(jīng)理應(yīng)及時(shí)檢查和督促業(yè)務(wù)員的工作。月末由辦事處經(jīng)理將辦事處以及各區(qū)域銷售計(jì)劃完成情況上報(bào)銷售部。月末辦事處經(jīng)理組織全體職員進(jìn)行月度總結(jié)，對整體和各區(qū)域市場銷售計(jì)劃和工作計(jì)劃完成情況進(jìn)行考評和總結(jié)，填寫《辦事處工作人員月度考核表》；并寫出書面分析說明后，一同上報(bào)銷售部。第三章人事管理制度基本原則按需設(shè)崗，按崗定員，按崗定薪。招聘程序申請辦事處如因業(yè)務(wù)需要增加人員時(shí)，提前一周提交申請，報(bào)銷售部審批后，由辦公室安排人員招聘工作。招聘（1）如辦公室通知辦事處在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行招聘，進(jìn)行招聘工作時(shí)應(yīng)優(yōu)先考慮從事過此類工作的人員。（2）人員招聘條件：誠實(shí)、責(zé)任心強(qiáng)；有良好的敬業(yè)精神及鍥爾不舍的精神；身體健康；有良好的溝通、洞察及應(yīng)變能力；（3）人員面試合格后填寫應(yīng)聘人員登記表和新員工試用期評估表，經(jīng)辦事處經(jīng)理簽字后，報(bào)銷售部核定后上崗。試用期情況：面試合格者，按規(guī)定的崗位試用。試用期為1-3個(gè)月，試用合格后提交《新進(jìn)員工試用評估表》，經(jīng)銷售部核定合格后轉(zhuǎn)為正式員工。人員工資執(zhí)行公司《銷售人員的薪資及規(guī)章制度》的規(guī)定。培訓(xùn)新進(jìn)員工上崗前，如公司有培訓(xùn)安排的，由公司組織培訓(xùn)，否則辦事處經(jīng)理應(yīng)組織培訓(xùn)，內(nèi)容包括：（1）公司發(fā)展史、企業(yè)文化簡述。（2）辦事處各項(xiàng)管理制度及工作程序。（3）銷售政策（4）產(chǎn)品知識（5）銷售技巧、人員溝通及禮儀培訓(xùn)專題培訓(xùn)定期或不定期對員工就某個(gè)專題進(jìn)行集中培訓(xùn)，提高辦事處人員的整體素質(zhì)、工作水平。6、離職（1）辭職員工辭職需提前三個(gè)月提出書面申請，在離職前必須追回公司有關(guān)貨款、歸還借款和超支的銷售費(fèi)用，辭職核準(zhǔn)后，辭職員工應(yīng)同辦事處經(jīng)理確定交接時(shí)間、交接人，進(jìn)行工作交接，填寫《離職交接書》。工作交接結(jié)束后，憑《離職交接書》結(jié)算工資。辭退/開除員工辭退，辦事處經(jīng)理需得到銷售部經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。辭職核準(zhǔn)后，辭職員工應(yīng)同辦事處經(jīng)理確定交接時(shí)間、交接人，進(jìn)行工作交接，填寫《離職交接書》。工作交接結(jié)束后，憑《離職交接書》結(jié)算工資，被開除人員無工資。自動離職自動離職是指本人申請辭職而未獲批準(zhǔn)，自動離開的行為