內(nèi)部控制手冊-票據(jù)管理

.4票據(jù)管理概述規(guī)定了XXX股份有限公司及其下屬公司有關(guān)票據(jù)管理方面的具體要求，旨在完善公司票據(jù)管理工作，提高資金管理水平，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)。適用范圍適用于XXX股份有限公司及其下屬公司。相關(guān)制度《XXX有限公司-財(cái)務(wù)管理制度》職責(zé)分工出納：根據(jù)需要提出票據(jù)購買申請，票據(jù)購買，并對票據(jù)進(jìn)行登記保管；使用票據(jù)，設(shè)立票據(jù)使用臺賬。資金會(huì)計(jì)：進(jìn)行票據(jù)業(yè)務(wù)賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)主管：對票據(jù)購買申請進(jìn)行審核，進(jìn)行票據(jù)盤點(diǎn)。財(cái)務(wù)經(jīng)理：審批票據(jù)購買申請。

1.5流程圖控制矩陣風(fēng)險(xiǎn)編號風(fēng)險(xiǎn)描述控制措施編號控制類型控制措施應(yīng)用系統(tǒng)控制控制頻率（隨時(shí)/日/周/月/季/年）控制實(shí)施證據(jù)對應(yīng)制度/管理辦法應(yīng)用系統(tǒng)控制所屬模塊系統(tǒng)控制措施6.4-PR1未制定支票購買計(jì)劃，可能導(dǎo)致支票管理混亂，支票剩余數(shù)量不夠使用，影響公司經(jīng)營目標(biāo)6.4-C2預(yù)防性開票人員定期檢查支票剩余數(shù)量，由會(huì)計(jì)人員根據(jù)支票剩余數(shù)量制定支票購買計(jì)劃，提出購買申請季支票申購單6.4-PR2支票的購買、保管、開立、臺帳登記等職責(zé)沒有分離，可能導(dǎo)致支票被盜用和丟失，造成公司資產(chǎn)損失6.4-C3預(yù)防性在財(cái)務(wù)制度中對支票的購買及保管、開票及臺賬記錄的職責(zé)明確分離，支票的使用及保管工作不得由同一人承擔(dān)年財(cái)務(wù)票據(jù)管理制度6.4-PR3支票保管不善，可能導(dǎo)致丟失或被盜用，造成公司資金損失6.4-C4A預(yù)防性出納應(yīng)將未使用的支票存放在財(cái)務(wù)部保險(xiǎn)柜內(nèi)保管月6.4-C4B預(yù)防性支票管理人員建立支票管理記錄簿，在每天下班前對保險(xiǎn)柜內(nèi)存放的支票進(jìn)行清點(diǎn)并詳細(xì)記錄月支票管理記錄簿6.4-PR4支票管理臺賬設(shè)立不合理，可能導(dǎo)致支票使用記錄不全，造成支票管理混亂，影響公司經(jīng)營目標(biāo)6.4-C5預(yù)防性建立支票管理臺賬，設(shè)立支票領(lǐng)用登記簿詳細(xì)登記支票使用信息，包括支票種類、支票領(lǐng)用日期、支票編號、支票領(lǐng)用號碼、金額、用途、領(lǐng)用人、審核人等月支票管理臺賬；

支票領(lǐng)用登記簿6.4-PR5未對支票進(jìn)行連續(xù)編號，可能導(dǎo)致無法核對支票數(shù)量并進(jìn)行跟蹤管理，影響公司經(jīng)營目標(biāo)6.4-C6發(fā)現(xiàn)性開具的支票必須進(jìn)行連續(xù)編號，如開票錯(cuò)誤或有廢票的，也需保留票根，以備每月盤點(diǎn)整理月支票領(lǐng)用登記簿6.4-PR6未定期進(jìn)行支票盤點(diǎn)，可能導(dǎo)致支票數(shù)量賬實(shí)不符，開票記錄存在問題未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，影響公司財(cái)務(wù)信息真實(shí)性目標(biāo)6.4-C7A發(fā)現(xiàn)性財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人定期檢查開票存根記錄并與支票領(lǐng)用簿核對，對開票數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)月支票盤點(diǎn)記錄6.4-C7B發(fā)現(xiàn)性支票盤點(diǎn)時(shí)由支票管理人員填制支票盤點(diǎn)記錄，主要包括盤點(diǎn)日期，盤點(diǎn)人，監(jiān)盤人，實(shí)盤數(shù)，盤點(diǎn)差異數(shù)等，盤點(diǎn)完畢后由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字月支票盤點(diǎn)記錄6.4-PR7無支票盤點(diǎn)記錄及支票缺失原因分析，可能導(dǎo)致支票盤點(diǎn)信息失真，影響公司財(cái)務(wù)信息真實(shí)性目標(biāo)6.4-C8發(fā)現(xiàn)性盤點(diǎn)后發(fā)現(xiàn)支票賬存數(shù)與實(shí)盤數(shù)不一致的，及時(shí)查明原因，在盤點(diǎn)差異處進(jìn)行情況原因說明并由盤點(diǎn)人、監(jiān)盤人及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字證明月盤點(diǎn)差異情況原因說明6.4-PR8對于支票的使用范圍和條件沒有明確規(guī)定，可能造成公司現(xiàn)金使用過多，資金風(fēng)險(xiǎn)增加，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C9預(yù)防性明確規(guī)定必須使用支票的事項(xiàng)，可以使用支票的事項(xiàng)，以及建議使用支票的事項(xiàng)，同時(shí)設(shè)定現(xiàn)金使用的上限年支票管理制度6.4-PR9沒有建立明確的支票使用的審批流程和授權(quán)范圍，可能造成支票被濫用濫開，資金風(fēng)險(xiǎn)增加，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C10預(yù)防性明確支票使用的審批流程以及各級主管人員不同的授權(quán)范圍，并要求相應(yīng)的人員嚴(yán)格執(zhí)行年支票管理制度6.4-PR10開票人員開票后沒有復(fù)核和檢查，可能導(dǎo)致開票金額出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成公司資金損失，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C11預(yù)防性建立支票授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人授權(quán)開票人員開票并由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核并提交財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)，開票后復(fù)核及審核人應(yīng)對開票金額、日期、用途及收票人等重要信息進(jìn)行確認(rèn)核對年支票管理制度6.4-PR11未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批允許，違規(guī)辦理空白支票業(yè)務(wù)或開具空頭支票，可能造成公司資金損失，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)6.4-C12預(yù)防性支票與銀行印鑒必須分開保管，無特殊情況下且未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批不得開具印章齊全的空白支票月支票管理制度6.4-PR12支票領(lǐng)用人在領(lǐng)取支票時(shí)未進(jìn)行信息登記，可能導(dǎo)致發(fā)生資金損失時(shí)無法及時(shí)查找相關(guān)責(zé)任人，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C13發(fā)現(xiàn)性支票領(lǐng)用時(shí)，領(lǐng)用人員必須進(jìn)行領(lǐng)用信息登記，包括領(lǐng)用人姓名、領(lǐng)用時(shí)間日期、開票金額月支票領(lǐng)用登記簿6.4-PR13支票領(lǐng)用時(shí)，開票人員未仔細(xì)核對領(lǐng)用用途及金額數(shù)量，導(dǎo)致公司資金損失，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C14發(fā)現(xiàn)性支票領(lǐng)用時(shí)，開票人員應(yīng)仔細(xì)核對支票金額及支票使用用途月支票領(lǐng)用登記簿6.4-PR14作廢支票處理不當(dāng)，可能導(dǎo)致支票被修改盜用，造成公司資金損失，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C15預(yù)防性支票領(lǐng)用登記簿中應(yīng)明確作廢支票的支票號碼、作廢日期及作廢原因并由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，所有廢票保管在財(cái)務(wù)保險(xiǎn)柜中，廢票處理時(shí)須由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)月廢票處理記錄6.4-PR15未按國家支票規(guī)定辦理對外背書轉(zhuǎn)讓手續(xù)，導(dǎo)致公司資金損失，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)6.4-C16預(yù)防性支票背書轉(zhuǎn)讓時(shí)，須遵守《中華人民共和國票據(jù)法》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行背書轉(zhuǎn)讓，票據(jù)的背書轉(zhuǎn)讓時(shí)須由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批確認(rèn)年背書轉(zhuǎn)讓支票6.4-PR16收取支票時(shí)，交接手續(xù)不齊全，可能導(dǎo)致誤收錯(cuò)收假支票、支票遺失、被盜或非法挪用，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C17預(yù)防性支票交接時(shí)，取票人員需詳細(xì)記錄取票日期、支票數(shù)量、金額并簽字確認(rèn)月支票交接記錄6.4-PR17財(cái)務(wù)部門承兌匯票保管人員兼管承兌匯票賬目登記錄入，或保管預(yù)留銀行印鑒等與承兌匯票業(yè)務(wù)相關(guān)的其他工作，不相容職責(zé)沒有分離，可能導(dǎo)致承兌匯票被盜用或非法挪用,影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C18預(yù)防性在公司基本財(cái)務(wù)制度中規(guī)定票據(jù)保管人員不得同時(shí)兼管票據(jù)賬目錄入，保管銀行預(yù)留印鑒等與票據(jù)業(yè)務(wù)有關(guān)的工作。承兌匯票由出納或其他會(huì)計(jì)人員收取后錄入財(cái)務(wù)賬，入賬后統(tǒng)一交給票據(jù)管理人員保管年票據(jù)管理制度6.4-PR18承兌匯票保管不善，丟失或被盜用，可能造成公司資金損失，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C19A預(yù)防性票據(jù)保管人員應(yīng)將未使用的承兌匯票存放在財(cái)務(wù)部保險(xiǎn)柜內(nèi)保管月6.4-C19B預(yù)防性票據(jù)保管人員應(yīng)建立承兌匯票管理記錄簿，在每天下班前對保險(xiǎn)柜內(nèi)存放的承兌匯票進(jìn)行清點(diǎn)并詳細(xì)記錄月承兌匯票保管記錄簿6.4-PR19承兌匯票管理臺賬設(shè)立不規(guī)范，使用記錄不全，可能造成承兌匯票管理混亂，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)6.4-C20預(yù)防性建立承兌匯票管理臺賬，設(shè)立承兌匯票備查賬簿逐筆登記承兌匯票使用信息，包括承兌匯票編號、出票日期、票面金額、付款人、承兌人及單位名稱、到期日利率、貼現(xiàn)日期、貼現(xiàn)率、收款日期等月承兌匯票管理臺賬6.4-PR20未對承兌匯票進(jìn)行連續(xù)編號，可能導(dǎo)致無法核對承兌匯票數(shù)量并進(jìn)行跟蹤管理，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C21預(yù)防性開具的承兌匯票必須進(jìn)行連續(xù)編號，如開票錯(cuò)誤或有廢票的，也需保留票根，以備每月盤點(diǎn)整理月承兌匯票領(lǐng)用登記記錄6.4-PR21未定期進(jìn)行承兌匯票盤點(diǎn)，可能導(dǎo)致承兌匯票數(shù)量賬實(shí)不符，開票記錄存在問題未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)6.4-C22A發(fā)現(xiàn)性財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人定期檢查開票存根記錄并與承兌匯票領(lǐng)用記錄核對，對開票數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)月承兌匯票盤點(diǎn)記錄6.4-C22B發(fā)現(xiàn)性承兌匯票盤點(diǎn)時(shí)由票據(jù)管理人員填制承兌匯票盤點(diǎn)記錄，主要包括盤點(diǎn)日期，盤點(diǎn)人，監(jiān)盤人，實(shí)盤數(shù)，盤點(diǎn)差異數(shù)等，盤點(diǎn)完畢后由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字月承兌匯票盤點(diǎn)記錄6.4-PR22無承兌匯票盤點(diǎn)記錄及承兌匯票缺失原因分析，可能導(dǎo)致承兌匯票盤點(diǎn)信息失真，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)6.4-C23發(fā)現(xiàn)性盤點(diǎn)后發(fā)現(xiàn)票據(jù)賬存數(shù)與實(shí)盤數(shù)不一致的，及時(shí)查明原因，在盤點(diǎn)差異處進(jìn)行情況原因說明并由盤點(diǎn)人、監(jiān)盤人及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字證明月盤點(diǎn)差異情況原因說明6.4-PR23承兌匯票的開立無明確的條件和審批流程，可能造成未經(jīng)授權(quán)就匯票被開立，影響公司的資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C24預(yù)防性明確承兌匯票使用的審批流程以及各級主管人員不同的授權(quán)范圍，并要求相應(yīng)的人員嚴(yán)格執(zhí)行年票據(jù)管理制度6.4-PR24未具體明確相關(guān)會(huì)計(jì)人員出票金額權(quán)限，可能導(dǎo)致出票金額無制衡機(jī)制，造成公司資金損失，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C25A預(yù)防性嚴(yán)格執(zhí)行承兌匯票授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理授權(quán)開票人員開票并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理開票年票據(jù)管理制度6.4-C25B預(yù)防性明確開票人員開票金額權(quán)限，開票金額在1萬元以下的由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核確認(rèn)；開票金額超過1萬元的由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核并提交分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批確認(rèn)年票據(jù)管理制度6.4-PR25出票人員未經(jīng)授權(quán)的財(cái)務(wù)經(jīng)理(或分管領(lǐng)導(dǎo))批準(zhǔn)辦理出票，違規(guī)使用承兌匯票，可能造成公司經(jīng)濟(jì)損失，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C26A預(yù)防性財(cái)務(wù)部經(jīng)理必須在核定的短期融資授信額度內(nèi)，在指定金融機(jī)構(gòu)辦理承兌匯票開票業(yè)務(wù)月承兌匯票開票記錄6.4-C26B預(yù)防性以承兌匯票結(jié)算的業(yè)務(wù)，公司須根據(jù)合同和發(fā)票或產(chǎn)品配置計(jì)劃，經(jīng)授權(quán)的財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，到銀行辦理開票業(yè)務(wù)月領(lǐng)導(dǎo)審批單據(jù)6.4-PR26審批人未對承兌匯票填寫內(nèi)容進(jìn)行審核，可能導(dǎo)致承兌匯票記載事項(xiàng)不合法，損害公司經(jīng)濟(jì)利益，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C27A發(fā)現(xiàn)性承兌匯票出票時(shí)，審核人員必須進(jìn)行出票信息登記，包括出票單位名稱、出票日期、開票金額月承兌匯票開票記錄6.4-C27B發(fā)現(xiàn)性承兌匯票出票時(shí)，總經(jīng)理或經(jīng)授權(quán)的財(cái)務(wù)部經(jīng)理（或分管領(lǐng)導(dǎo)）應(yīng)仔細(xì)核對承兌匯票金額及匯票使用用途月承兌匯票開票記錄6.4-PR27作廢承兌匯票處理不當(dāng)，可能導(dǎo)致承兌匯票被修改盜用，造成公司資金損失，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C28預(yù)防性承兌匯票領(lǐng)用登記簿中應(yīng)明確作廢票據(jù)的支票號碼、作廢日期及作廢原因并由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，所有廢票保管在財(cái)務(wù)保險(xiǎn)柜中，廢票處理時(shí)須由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)月廢票處置記錄6.4-PR28財(cái)務(wù)部門未及時(shí)與銷售部門或供方單位經(jīng)辦人辦理承兌匯票交接手續(xù)并在應(yīng)付承兌匯票簿上登記，可能導(dǎo)致承兌匯票被盜風(fēng)險(xiǎn)，承兌匯票管理混亂，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C29預(yù)防性承兌匯票出票后財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門或供方單位經(jīng)辦人聯(lián)系辦理承兌匯票交接手續(xù)并在應(yīng)付票據(jù)簿上登記月承兌匯票交接記錄6.4-PR29會(huì)計(jì)人員未得到授權(quán)進(jìn)行出票，可能導(dǎo)致虛開承兌匯票金額，造成公司資金損失，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C30A預(yù)防性財(cái)務(wù)部經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)在出差前應(yīng)指定相關(guān)人員在其出差期間承擔(dān)對承兌匯票出票的監(jiān)督審核職責(zé)權(quán)限，出具書面證明并簽字確認(rèn)月領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)審批記錄6.4-C30B預(yù)防性被授權(quán)人員在授權(quán)期間行使對開票人員出具承兌匯票的監(jiān)督審核的權(quán)利并做好出票審核記錄月票據(jù)審核記錄6.4-C30C預(yù)防性財(cái)務(wù)部經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)回公司后，被授權(quán)人員將所有檢查審核記錄向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并歸還授權(quán)證明月6.4-PR30承兌匯票交接手續(xù)不齊全，導(dǎo)致承兌匯票遺失、被盜或非法挪用，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C31預(yù)防性承兌匯票交接時(shí)，出票人員需詳細(xì)記錄出票日期、支票數(shù)量、金額并簽字確認(rèn)月承兌匯票交接記錄6.4-PR31未按國家承兌匯票規(guī)定辦理對外背書轉(zhuǎn)讓手續(xù)，可能導(dǎo)致公司資金損失，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)6.4-C32預(yù)防性承兌匯票背書轉(zhuǎn)讓時(shí)，須遵守《中華人民共和國票據(jù)法》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行背書轉(zhuǎn)讓，票據(jù)的背書轉(zhuǎn)讓時(shí)須由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批確認(rèn)年背書轉(zhuǎn)讓承兌匯票6.4-PR32會(huì)計(jì)人員辦理承兌匯票貼現(xiàn)業(yè)務(wù)未經(jīng)審批，可能導(dǎo)致資金截留風(fēng)險(xiǎn)，影響公司資產(chǎn)保全目標(biāo)6.4-C33預(yù)防性辦理承兌匯票貼現(xiàn)時(shí)，由會(huì)計(jì)人員向財(cái)務(wù)部經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)提出申請審批，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后授權(quán)相關(guān)會(huì)計(jì)人員與貼現(xiàn)金融機(jī)構(gòu)簽訂協(xié)議辦理貼現(xiàn)手續(xù)月領(lǐng)導(dǎo)審批記錄6.4-PR33承兌匯票貼現(xiàn)業(yè)務(wù)取得的貼現(xiàn)資金未及時(shí)劃入公司銀行賬戶，可能導(dǎo)致貼現(xiàn)金額被截留或被非法挪用的風(fēng)險(xiǎn)6.4-C34預(yù)防性會(huì)計(jì)人員辦理承兌匯票貼現(xiàn)業(yè)務(wù)取得的貼現(xiàn)資金，須于貼現(xiàn)當(dāng)天劃入本單位的銀行賬戶，會(huì)計(jì)人員將銀行對賬單及相關(guān)銀行轉(zhuǎn)賬資料交給財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核確認(rèn)月銀行對賬單；

轉(zhuǎn)賬憑證及附件6.4-PR34承兌匯票到期時(shí)未向銀行承兌付款，可能導(dǎo)致收款人追究法律責(zé)任及尋求經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，造成公司法律風(fēng)險(xiǎn)和資金損失6.4-C35預(yù)防性票據(jù)保管人員應(yīng)定期核對承兌匯票到期日期并確認(rèn)承兌日公司資金流是否足以支付款項(xiàng)，承兌匯票提示付款時(shí)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)向財(cái)務(wù)部經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)申請付款，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)辦理銀行轉(zhuǎn)賬手續(xù)，會(huì)計(jì)人員將銀行對賬單及相關(guān)銀行轉(zhuǎn)賬資