物業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度物業(yè)公司的檔案管理目錄(3篇)

第頁(yè)共頁(yè)物業(yè)工程檔案管理制度物業(yè)公司的檔案管理目錄(3篇)物業(yè)工程檔案管理制度物業(yè)公司的檔案管理目錄篇一1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)視保管,內(nèi)務(wù)管理員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理答應(yīng),任何人不得動(dòng)用。3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔清單和編號(hào)目錄。4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離任或調(diào)職時(shí),應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可前方可分開(kāi)。6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用局部應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。7、因工作需要借閱、復(fù)印專(zhuān)管局部檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書(shū)面認(rèn)可,如有違背的,作泄密處理。8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況,對(duì)不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對(duì)小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保存追究其法律責(zé)任的權(quán)利?！裥^(qū)管理保密規(guī)定1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)絡(luò)、購(gòu)/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個(gè)人情況等均屬保密范圍。2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專(zhuān)人管理。3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí),由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的`聯(lián)絡(luò)、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。5、公司制定的各類(lèi)規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。6、公司發(fā)布的各類(lèi)通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。7、員工應(yīng)具有維護(hù)別人隱私的法律意識(shí),主動(dòng)為公司和小區(qū)住戶保守機(jī)密,對(duì)任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅(jiān)決回絕并向公司報(bào)告。8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良損害的,公司將從重處分,并由當(dāng)事人個(gè)人承當(dāng)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任?！裥^(qū)檔案資料1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝開(kāi)工資料(圖紙、設(shè)備資料)。2)小區(qū)各類(lèi)設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門(mén)驗(yàn)收合格文件。3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。6)單元驗(yàn)收及移交記錄。2、小區(qū)二次裝修檔案:1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。2)二次裝修期間管理處監(jiān)視檢查資料。3、住戶資料:1)小區(qū)住戶入伙資料。2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號(hào)、聯(lián)絡(luò)人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。4、小區(qū)管理文本匯編:1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊(cè)。2)小區(qū)各類(lèi)管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:1)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備專(zhuān)門(mén)的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。4)住戶維修報(bào)修單及維修后的回訪記錄。6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測(cè):1)電梯有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告。2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測(cè)報(bào)告。4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料。7、日常文檔:1)日常通知、文件的存檔。2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。4)會(huì)議記錄。5)值班記錄。6)安保值班記錄。7)其他管理記錄?！駲n案資料的管理要求1、采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤(pán)、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９?、?chǔ)存方法。2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。3、電腦文件必須由專(zhuān)人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)展分類(lèi)管理,并定期去除過(guò)期無(wú)效文件。4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)展分類(lèi),并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)受權(quán)者無(wú)權(quán)決定。6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類(lèi),逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)局部分柜保存。7、檔案保管有專(zhuān)人負(fù)責(zé),以到達(dá)文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識(shí)明晰、分類(lèi)明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過(guò)登記前方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否那么追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過(guò)檢查,如有細(xì)微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理忽略所導(dǎo)致的文件流失和泄密。8、檔案保管環(huán)境要求到達(dá)防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)展檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。物業(yè)工程檔案管理制度物業(yè)公司的檔案管理目錄篇二一、各類(lèi)技術(shù)資料必須裝訂成冊(cè)，由工程部?jī)?nèi)勤保管并編制詳細(xì)目錄。二、資料室要有兩套完好的開(kāi)工驗(yàn)收后的.圖紙和設(shè)備技術(shù)資料，其中一套存檔作備用，另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。三、檔案室的備用圖紙，如設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)等，如要借用，必須填寫(xiě)資料借用單，經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)前方可借閱，但必須限期歸還。四、工程部重要設(shè)備的運(yùn)行記錄，每月必須裝訂成冊(cè)，歸檔保存。如有破損應(yīng)責(zé)成班組重新抄寫(xiě)，保存期三年，記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。五、工程部班組值班記錄，須每月歸檔保存，保存期三年，記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。六、《報(bào)修工作單》每月裝訂成冊(cè)，歸檔保存，保存三年。七、每一臺(tái)設(shè)備都必須建立設(shè)備臺(tái)賬卡，詳細(xì)記錄設(shè)備的消費(fèi)廠家，各種性能、技術(shù)參數(shù)、安裝位置、調(diào)試驗(yàn)收記錄，每次維修維護(hù)記錄，每次設(shè)備事故記錄等，臺(tái)帳記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。八、設(shè)備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊(cè)，編制目錄。物業(yè)工程檔案管理制度物業(yè)公司的檔案管理目錄篇三1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)搜集、集中管理。1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期效勞協(xié)議"、"接房登記表"等。1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、方案、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。2.1為防止檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)展嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。2.2檔案管理要求：2.2.1進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。2.2.2采用多種形式的'信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過(guò)程中的平安、不喪失、不泄密。2.2.4實(shí)