高校實(shí)驗(yàn)室低值易耗品和耗材的一站式管理研究

高校實(shí)驗(yàn)室低值易耗品和耗材的一站式管理研究

1低值易耗品的管理低值易用品是低值耐用性和易用性的總稱。與固定資產(chǎn)的概念相比，它指的是不符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)且不屬于材料范圍的材料。高校低值易耗品和耗材的特點(diǎn)即管理難點(diǎn)為：價(jià)值低、數(shù)量大、品種多、型號(hào)雜、范圍廣、部門(mén)多、易損耗、周期短、時(shí)間緊、變化快、流動(dòng)強(qiáng)、管理難。低值易耗品的全生命周期管理包括申報(bào)、批準(zhǔn)、采購(gòu)、入庫(kù)、貯存、調(diào)領(lǐng)、出庫(kù)、使用、檢修、報(bào)廢、回收、清查、統(tǒng)計(jì)(1）計(jì)劃環(huán)節(jié)。預(yù)算計(jì)劃性弱，經(jīng)費(fèi)復(fù)雜，使用低效，轉(zhuǎn)單審批繁冗不透明。(2）采購(gòu)環(huán)節(jié)。重復(fù)購(gòu)置，貨不對(duì)版，價(jià)格偏高，不方便、不及時(shí)，不公平、不透明，有惡性競(jìng)爭(zhēng)、濫用職權(quán)和腐敗風(fēng)險(xiǎn)。(3）庫(kù)管環(huán)節(jié)。無(wú)專人專管，登記混亂，擺放無(wú)序，積壓浪費(fèi)，調(diào)領(lǐng)隨意。(4）使用環(huán)節(jié)。日常浪費(fèi)較多，維修低效，報(bào)廢隨意，回收率低。(5）審計(jì)環(huán)節(jié)。無(wú)法妥善便捷統(tǒng)計(jì)分析前4個(gè)環(huán)節(jié)信息，未單列低值易耗品或材料，存在無(wú)法監(jiān)督追責(zé)、物賬相符率低、存在審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)等。耗材和低值易耗品是實(shí)驗(yàn)室用于人才培養(yǎng)、科學(xué)研究的重要物資和物質(zhì)基礎(chǔ)2高校低值易耗品和耗材的“一站式”管理低值易耗品和耗材的管理問(wèn)題成因復(fù)雜，根源都溯及組織、制度和技術(shù)3個(gè)層面，我校遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工管理、專人負(fù)責(zé)、合理調(diào)配、節(jié)約使用”的原則，有針對(duì)性地構(gòu)建高校低值易耗品和耗材的“一站式”管理。2.1實(shí)驗(yàn)室三級(jí)單位相關(guān)職能部門(mén)相對(duì)于高校固定資產(chǎn)有相對(duì)完善的管理體系，低值易耗品和耗材的管理過(guò)于隨意，客觀造成重視程度不高，缺乏校級(jí)層面的有效管理；管理權(quán)力下放給學(xué)院或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，分散地自用自購(gòu)、以報(bào)列支，給運(yùn)行監(jiān)督造成困難。我校將低值易耗品和耗材的管理歸口到學(xué)校直接領(lǐng)導(dǎo)的職能部門(mén)，構(gòu)建由“學(xué)校-學(xué)院-實(shí)驗(yàn)室”三級(jí)單位相關(guān)責(zé)任人員組成的低值易耗品和耗材管理體系：實(shí)驗(yàn)教學(xué)類低值易耗品和耗材歸口實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處管理，主要負(fù)責(zé)在學(xué)校層面對(duì)經(jīng)費(fèi)需求的調(diào)研、計(jì)劃和采購(gòu)的審批、使用臺(tái)賬的監(jiān)管以及對(duì)管理人員的培訓(xùn)；在學(xué)院層面實(shí)現(xiàn)專人專管，培養(yǎng)富有責(zé)任心、專業(yè)能力強(qiáng)的專職管理人員，并由學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行計(jì)劃審批；實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人進(jìn)行采購(gòu)審核并具體負(fù)責(zé)本實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)物料的使用和管理。充分利用互聯(lián)網(wǎng)+的優(yōu)勢(shì)，建立全校管理人員線上線下通訊組，發(fā)布通知、開(kāi)展培訓(xùn)等，并對(duì)計(jì)劃經(jīng)費(fèi)和物資使用效率進(jìn)行年終考核。通過(guò)提升重視程度和管理意識(shí)，進(jìn)一步完善低值易耗品和耗材的管理體系，提高管理水平。2.2實(shí)驗(yàn)經(jīng)費(fèi)管理部分高校對(duì)低值易耗品和材料還沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理制度，缺乏科學(xué)完整的管理程序制度設(shè)計(jì)方針考慮成本效益，力爭(zhēng)以最合理的管理成本取得最大效益，避免控制點(diǎn)過(guò)多，既加快周轉(zhuǎn)又防止舞弊(1）計(jì)劃采購(gòu)。明確規(guī)定各學(xué)院應(yīng)根據(jù)教學(xué)大綱規(guī)定的實(shí)驗(yàn)教學(xué)內(nèi)容和科研生產(chǎn)的實(shí)際需要編制年度計(jì)劃和學(xué)期計(jì)劃，經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)審核鑒定，在學(xué)期結(jié)束前報(bào)歸口部門(mén)。采購(gòu)經(jīng)費(fèi)原則上按計(jì)劃執(zhí)行，對(duì)于計(jì)劃外特殊需求的采購(gòu)須進(jìn)行專項(xiàng)審批(2）分門(mén)別類。規(guī)定使用單位對(duì)貴重、稀缺物品必須指定專人保管，建立明細(xì)賬和使用登記簿；單價(jià)較低的低值耐用品由于使用年限相對(duì)較長(zhǎng)，由院系（部門(mén)）建賬管理(3）物賬相符。根據(jù)集中管理、方便使用的原則，規(guī)定物品保管應(yīng)科學(xué)化，做到存放定位，排列有序，零整分開(kāi)，賬物對(duì)號(hào)。必須建立出入庫(kù)明細(xì)賬和使用登記簿，定期全面清點(diǎn)，歸口部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)管(4）權(quán)責(zé)分明。明確校、院、實(shí)驗(yàn)室相關(guān)人員在計(jì)劃、采購(gòu)、庫(kù)管、使用、審計(jì)等環(huán)節(jié)的職責(zé)分工和權(quán)限，制定浪費(fèi)和損壞的賠償懲罰措施，及責(zé)任到人的追責(zé)機(jī)制。2.3低值易耗?；肪C合管理系統(tǒng)各高校低值易耗品和耗材的管理從人工管理階段向互聯(lián)網(wǎng)管理階段轉(zhuǎn)變。建設(shè)基于互聯(lián)網(wǎng)的低值易耗品和材料信息化管理平臺(tái)我校在信息化管理平臺(tái)的研發(fā)思路上打破了物資與財(cái)務(wù)、科研、行政管理之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)與管理信息化，開(kāi)發(fā)了“低值易耗?；肪C合管理系統(tǒng)”，并著力提升系統(tǒng)的互聯(lián)互通性能，系統(tǒng)功能模塊如圖1所示。學(xué)校遵循“業(yè)財(cái)整合”的嶄新設(shè)計(jì)研發(fā)理念，將低值易耗?；肪C合管理系統(tǒng)與“天財(cái)高校財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)”（財(cái)務(wù)系統(tǒng)）進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)執(zhí)行的信息共享，提高財(cái)務(wù)信息綜合利用率，改變以往低值易耗品和材料管理孤立運(yùn)行模式，加強(qiáng)管理單位、使用單位與財(cái)務(wù)部門(mén)之間的聯(lián)系，擴(kuò)展財(cái)務(wù)邊界，提升低值易耗?；饭芾淼呢?cái)務(wù)業(yè)務(wù)支撐能力、工作效率和便利化程度。低值易耗危化品綜合管理系統(tǒng)包括“經(jīng)銷商管理”“采購(gòu)助手”（物資）、“實(shí)驗(yàn)室管理”（科研）、“學(xué)校行政審批”（行政）4大模塊，增強(qiáng)了系統(tǒng)的全面性和協(xié)作性，力圖實(shí)現(xiàn)整體架構(gòu)性能最大化。(1）“經(jīng)銷商管理”模塊。用于經(jīng)銷商上傳低值品試劑耗材等產(chǎn)品信息、定價(jià)及訂單處理，支持多家經(jīng)銷商同時(shí)入駐，負(fù)責(zé)產(chǎn)品上架、跟蹤訂單和發(fā)貨。(2）“采購(gòu)助手”模塊。用于產(chǎn)品目錄檢索、在線下單和一鍵購(gòu)買(mǎi)低值品試劑耗材，類似于學(xué)校專屬的京東商城。登錄數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢已遴選準(zhǔn)入供應(yīng)商提供的產(chǎn)品信息，選擇計(jì)劃經(jīng)費(fèi)來(lái)源，下單生成電子合同，通過(guò)行政審批系統(tǒng)批準(zhǔn)，供貨商發(fā)貨物流追蹤，到貨后使用者在線驗(yàn)收，電子出庫(kù)單匯總到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)付款給供應(yīng)商賬戶（?；凡少?gòu)須單獨(dú)進(jìn)行，平臺(tái)沒(méi)有的商品可自采并在平臺(tái)備案）。(3）“實(shí)驗(yàn)室管理”模塊。用于實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)方法、實(shí)驗(yàn)物料管理。系統(tǒng)中創(chuàng)建與線下實(shí)驗(yàn)室一一對(duì)應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室信息，成員加入具體實(shí)驗(yàn)室才能在平臺(tái)內(nèi)進(jìn)行實(shí)驗(yàn)物料的采購(gòu)、領(lǐng)用和廢棄申報(bào)，實(shí)現(xiàn)對(duì)低值易耗品和材料使用狀態(tài)的動(dòng)態(tài)追蹤，避免了繁瑣的人工記錄。(4）“學(xué)校行政審批”模塊。用于計(jì)劃審批、訂單審核，并具備統(tǒng)計(jì)分析功能。多角色審核實(shí)現(xiàn)了“學(xué)校–學(xué)院–實(shí)驗(yàn)室”三級(jí)管理，每學(xué)期計(jì)劃須由學(xué)院在系統(tǒng)中向?qū)W校提交審批，具體采購(gòu)由實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人審核各個(gè)實(shí)驗(yàn)室用戶提交的訂單，通過(guò)后由校歸口部門(mén)管理人員進(jìn)行審核（?；钒磳W(xué)校相關(guān)規(guī)定通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行審核備案）。統(tǒng)計(jì)分析功能是平臺(tái)的重要功能，幾乎涵蓋所有字段的查詢，能建立清晰準(zhǔn)確的管理臺(tái)賬，分析低值易耗品和耗材的計(jì)劃、采購(gòu)及使用的效益，幫助進(jìn)一步作出科學(xué)合理的決策。我校低值易耗?；肪C合管理系統(tǒng)的特點(diǎn)是互聯(lián)互通性，包含在線低值易耗品和耗材的計(jì)劃審批、采購(gòu)申請(qǐng)、驗(yàn)收申請(qǐng)、網(wǎng)上審核入庫(kù)、領(lǐng)用出庫(kù)、廢棄申報(bào)以及統(tǒng)計(jì)查詢等?？蓪?shí)現(xiàn)“一站式”處理訂單申請(qǐng)、審核、采購(gòu)、簽收、結(jié)賬；跟蹤記錄低值易耗品及材料的名稱規(guī)格、經(jīng)銷商、經(jīng)費(fèi)審批、物流簽收、庫(kù)存消耗、廢棄申報(bào)等。全程溯源、低風(fēng)險(xiǎn)精細(xì)物料管理，將低值易耗品和材料看作與實(shí)驗(yàn)室綜合管理相關(guān)聯(lián)的重要部分，打破物資與財(cái)務(wù)、科研、行政管理之間的壁壘，提供“一站式”解決方案。3成本效益兼顧學(xué)校職能部門(mén)并培養(yǎng)專職管理人員低值易耗品和耗材管理在高校實(shí)驗(yàn)室物資日常管理中的作用日益重要，其本身的特點(diǎn)和管理難點(diǎn)造成管理工作面臨諸多問(wèn)題。我校從實(shí)際出發(fā)，打破管理壁壘，加強(qiáng)低值易耗品和耗材的“一站式”管理。組織上，構(gòu)建“學(xué)校–學(xué)院–實(shí)驗(yàn)室”三級(jí)管理體系、歸口到學(xué)校職能部門(mén)并培養(yǎng)專職管理人員；制度上，制定成本效益兼顧的“低值耐用品、易耗品、材料管理辦法”，明確相關(guān)學(xué)院（部門(mén)）和個(gè)人的權(quán)責(zé)；技術(shù)上，開(kāi)發(fā)物資與財(cái)務(wù)、科研、行政管理間聯(lián)通的信息化管理平臺(tái)，旨在解決教學(xué)科研人員進(jìn)行實(shí)驗(yàn)試劑、耗材、小儀器的產(chǎn)品購(gòu)買(mǎi)過(guò)程的繁瑣問(wèn)題。通過(guò)“一站式”管理可以連接起天財(cái)高校財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)與經(jīng)銷商管理、采購(gòu)助手、實(shí)驗(yàn)室管理、學(xué)校行政審批模塊，快速實(shí)現(xiàn)低值易