EHS管理程序文件

EHS目的：對記錄進展有效把握和治理，使記錄符合標(biāo)準(zhǔn)化治理的要求，客觀、真實、準(zhǔn)確的反映安全、職業(yè)安康和環(huán)境治理體系的有效運行，為活動的可追溯性以及實行改進、訂正和預(yù)防措施供給依據(jù)。范圍：本程序適用于記錄的標(biāo)識、貯存、保護、檢索、保存期限以及記錄處置所需的把握和治理。術(shù)語及定義無職責(zé)：EHS負責(zé)編制、修訂、解釋本程序。負責(zé)對各部門編寫的記錄文件進展審核、批準(zhǔn)。對各部門的記錄的填寫和運行維護等活動進展監(jiān)視，指導(dǎo)實施。負責(zé)總要記錄的保管或存檔工作。各部門：各部門負責(zé)編制本部門運行所需的各種記錄。負責(zé)本部門所需文件的更，確保本部門文件適用、適宜性。負責(zé)填寫本部門所需的各種記錄，并確保記錄真實牢靠。內(nèi)容：記錄的籌劃及審核記錄的表式由各使用部門依據(jù)相關(guān)程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容EHS5．1.2識方法詳見《EHS體系文件把握程序》中的5.4.4，編號按程序文件中的規(guī)定執(zhí)行。經(jīng)備案的記錄表式不得任憑更改，如需更改，應(yīng)由使用部門依據(jù)《EHS5.7文件的修訂及廢除》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。EHS治理部確認記錄為最版次前方可印制，避開誤用作廢記錄。記錄設(shè)計的格式應(yīng)與公司產(chǎn)品實際和體系運行實際相結(jié)合。記錄的樣式及格式應(yīng)具有可操作性和適應(yīng)性，并便于填寫。記錄歸屬部門提出記錄樣稿，EHS治理部審核記錄內(nèi)容的設(shè)計是否能反響實際狀況，參與審核人員應(yīng)包括記錄填寫部門負責(zé)人。5.1.7EHS體系文件把握程序》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。記錄的使用使用部門把現(xiàn)行的記錄復(fù)印或印刷后，由使用人到部門負責(zé)人處EHS治理體系記錄封皮》裝訂成冊。已裝訂成冊的記錄不得缺頁，應(yīng)依據(jù)頁碼是挨次按時填寫。記錄的填寫內(nèi)容真實，數(shù)據(jù)完整，記錄準(zhǔn)時，不得提前或遲后填寫。字跡清楚，易于識別和檢索，不得用鉛筆填寫。記錄不得撕毀或任憑更改，如確需更正，更正錯誤內(nèi)容必需保證原文字或數(shù)據(jù)清楚可辨，不得任意涂改或使用涂改液。記錄如需重抄寫，則原有記錄不得銷毀，應(yīng)當(dāng)作為重抄寫記錄的附件保存。記錄按記錄工程填寫齊全，不得留有空格，如無填寫內(nèi)容則按以下方法填寫：〔包括備注記錄中的某一頁假設(shè)無填寫內(nèi)容，可以承受劃一條對角線的方式，表示無填寫內(nèi)容。2023年7月1日不得寫成“09”、“1/7”或“7/1”形式。記錄的保存崗位在用的記錄應(yīng)放于規(guī)定地點。有效，易于查找。公司使用的EHS相關(guān)記錄未經(jīng)EHS治理部批準(zhǔn)，不得擅自流轉(zhuǎn)到公司外。記錄的保管記錄由歸口治理部門收集、整理、編目、歸檔。保管方式應(yīng)便于檢索、查閱或存取。對于有永久性保存價值和重要、關(guān)鍵的記錄，由各部門在每月上旬整理后交檔案室保存，檔案室應(yīng)進展編目治理。記錄的保管部門應(yīng)供給適宜的貯存場所，使記錄在適宜的環(huán)境中貯存，以防喪失、損壞和變質(zhì)。EHS治理部依據(jù)記錄的重要程度確定保存期限：有長期保存價值的記錄，如：治理體系審核報告、治理評審記錄、產(chǎn)品鑒定報告、培訓(xùn)考核檔案、統(tǒng)計年報等整理后，交檔案室，保存期為五年。重要的記錄，如：檢測報告、檢驗記錄、工藝更改記錄、訂正和預(yù)防措施記錄等有保存價值的記錄，整理歸檔，保存三年。一般的記錄，如：過程記錄、定期檢查記錄等，由使用部門整理保管，保存期限為二年。記錄的作廢和銷毀記錄超過了規(guī)定保存期限，即為“作廢記錄”，除有特別緣由或連續(xù)有EHS治理部部統(tǒng)一回收后銷毀，銷毀前填寫《EHS治理體系記錄銷毀申請表》,經(jīng)EHS治理部部長確認后進展銷毀處理。銷毀