FK-QG-01文件控制程序

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文件控制程序文件編號：FK-QG-01版本版次：A0總頁數(shù)：5制訂日期19年12月02日核準(zhǔn)審核制表發(fā)行章制定單位文控部文件類別文件控制程序支持編號頁次支持文件FK-QG-011修正記錄項次修訂日期前版本版次修訂頁次新版本版次修訂內(nèi)容修訂人核準(zhǔn)文件類別文件控制程序支持編號頁次支持文件FK-QG-012一、目的對于本公司運營反恐安全文件進(jìn)行控制，以確保：1）文件的充分性和有效性；2）防止未經(jīng)批準(zhǔn)或作廢文件的非預(yù)期使用；3）文件能夠滿足美國海關(guān)C—TPAT防恐指導(dǎo)要求。二、范圍本程序適用于公司反恐體系文件的編制、發(fā)放、使用、變更、回收、作廢等一系列活動進(jìn)行必要的控制。三、程序文件編制各部門按照反恐要求編寫相應(yīng)的反恐程序文件及相應(yīng)的記錄表單。文件編號由公司指定的安全員按照文件編號規(guī)則統(tǒng)一對反恐程序文件進(jìn)行編號。程序文件編號□□□反恐程序文件流水號例如：FK—QG—01FK:反恐，QG:程序文件，01序號：第一份文件文件類別文件控制程序支持編號頁次支持文件FK-QG-013□□-□□□□反恐程序文件程序文件流水號表單文件流水號例如：FK—QG—01-0001FK:反恐，QG:程序文件，01序號：第一份文件,0001序號：第一份表單文件審核反恐程序文件和記錄表單統(tǒng)一由公司管理代表進(jìn)行審核。文件批準(zhǔn)反恐程序文件統(tǒng)一由副總經(jīng)理批準(zhǔn)。文件歸檔安全員對受控文件進(jìn)行分類建檔，并建立《文件更新一覽表》(FK-QG-01-0001),以便對文件的版本的有效性進(jìn)行動態(tài)管理；各類文件的原稿最終批準(zhǔn)后統(tǒng)一交由安全員歸檔保存；各部門也應(yīng)對反恐文件建立《文件更新一覽表》(FK-QG-01-0001),以便對文件版本的有效性進(jìn)行動態(tài)管理。受控發(fā)放對于需要發(fā)放至部門或現(xiàn)場的文件，由安全員填寫《文件收發(fā)記錄表》(FK-QG-01-0002)按規(guī)定范圍發(fā)放，文件領(lǐng)用者需在《文件收發(fā)記錄表》(FK-QG-01-0002)上簽名領(lǐng)取。所有發(fā)放的文件需在文件上和其發(fā)放的記錄上按注明相應(yīng)的分發(fā)號，并作好分發(fā)記錄，以便于追溯。各部門必須建立屬于本部門文件類別文件控制程序支持編號頁次支持文件FK-QG-014文件的文檔目錄，并定期進(jìn)行更新，以確保部門文件的保存完整及有效性。所有發(fā)放至公司內(nèi)部使用的文件為受控文件，須加蓋"受控〃印章及部門編碼，所有發(fā)放給客戶、供方或第三方機構(gòu)參考的文件為非受控文件，須加蓋〃非受控〃印章由公司提供給供應(yīng)商或船運公司的內(nèi)審表視為“非受控文件〃。文件使用受控文件的原件一律不外借，如需臨時借閱文件的人員應(yīng)向安全員說明，借閱者應(yīng)在指定日期內(nèi)歸還，到期不歸還者由安全員負(fù)責(zé)查明原因并收回；所有受控文件不得亂涂亂改、標(biāo)注或故意損壞。凡于公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上設(shè)置為共享的文件，一律設(shè)定為〃只讀〃，除安全員外，任何人無權(quán)改寫。所有共享文件（除記錄表單外），使用部門不得隨意下載，下載文件如無文控中心加蓋受控印章,均為無效文件。因特殊情況下載文件時必須通過安全經(jīng)理，任何人不得私自下載。文件破損嚴(yán)重，影響使用時，使用人應(yīng)到安全員辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新的文件。新文件的分發(fā)號仍用原文件分發(fā)號，收回的破損文件須加蓋〃作廢〃章。變更與新增部門反恐程序文件需要進(jìn)行變更，需由部門向文控提出申請，文件變更后交由管理代表審核后由文控受控發(fā)行，舊版回收作廢；部門需要反恐文件新增時，需由部門向文控提出申請，文件變更后交由管理代表審核后由安全員受控發(fā)行，舊版回收作廢；文件類別文件控制程序支持編號頁次支持文件FK-QG-015文件的版本依次用26個大寫英文字母A-Z/數(shù)字（0-5）來表示，首次版本為N0。當(dāng)進(jìn)行小范圍修改時，版本依次為A/0、A/2 當(dāng)文件修改至A/5后即整個文檔進(jìn)入B/0,依此累進(jìn)。大范圍（40%以上的內(nèi)容）修改可由上一個英文字母的版本直接進(jìn)入下一個英文字母的版本，如〃A/0"— 文件換版后,原版文件作廢，換發(fā)新版本；文件因換版、丟失、破壞、取消等原因需作廢時，由安全員按《文件收發(fā)記錄表》（FK-QG-0